Funções de Administração

Transcrição

1 Funções de Administração Organização A Língua Portuguesa, como outros idiomas, utiliza uma mesma palavra com diversos significados. Neste curso, você já viu ou ainda verá algumas palavras ou expressões utilizadas com sentidos diversos. É o caso da palavra organização. Como foi dito no princípio deste módulo, organização significa a ordenação, a arrumação das partes de um todo, a partir de um conjunto de normas estabelecidas para esse fim. Tal conceito abrange desde uma iniciativa individual doméstica até a sistematização de uma entidade, de uma instituição que serve à realização de interesse social, político e/ou econômico. Você teve oportunidade de estudar a organização como uma instituição, uma empresa. Agora, você vai estudar organização como uma função administrativa. Organização, no sentido de função administrativa, é a forma de inter-relacionamento regular da partes de um sistema. É a construção de um padrão de relacionamento entre os membros de uma instituição, caracterizado pela distribuição e ordenação do trabalho, definição formal de tarefas, responsabilidades e relações entre os participantes, a fim de estabelecer um modelo de funcionamento julgado adequado à consecução dos objetivos da mesma. A forma de organizar esse modelo é denominada Estrutura Organizacional ou Organização Formal. É importante observar que em qualquer instituição que venha a se contrapor à supracitada é chamada Organização Informal. Essa é representada pelo padrão de relacionamento que surge, espontaneamente, entre os participantes do grupo, em função de afinidades, interesses comuns e da própria convivência. A organização informal é, reconhecidamente, importante nas organizações. Esse tipo de relacionamento tem um lado negativo, quando é conflitante com os objetivos e expectativas da instituição, mas também tem um lado positivo. A prática demonstra que inovações tecnológicas, arranjos na estrutura formal vigente ou de situações em que as modificações na estrutura formal ocorrem para agilizar o fluxo de tarefas e comunicações. E, com isso, podem acarretar procedimentos mais eficazes do que outros preestabelecidos pelos modelos formais. A montagem de uma estrutura formal como um processo abrange as seguintes fases:

2 A organização, como função administrativa, é caracterizada por diferentes elementos básicos. São eles: Especialização de Atividades é a especificação de tarefas, a divisão do trabalho e agregação das mesmas em unidades de trabalho (departamentalização); Padronização de Atividades são procedimentos utilizados para garantir a previsibilidade de comportamentos (organogramas, descrições de trabalho e atribuições de cargos, instruções operacionais, regimentos, etc.); Unidade de Comando - cada subordinado deve receber instruções e reportar-se unicamente a um superior; Unidade de Direção - as atividades que convergem para o mesmo objetivo devem subordinar-se a uma única chefia; Cadeia Escalar - a autoridade (poder de comando) se dispõe em uma linha que parte do mais alto para o mais baixo escalão, de forma a caracterizar nitidamente a subordinação de um nível hierárquico àquele imediatamente superior e à delimitação do poder decisório atribuído a cada chefia; Coordenação de Atividades são procedimentos integrativos das funções das unidades (reuniões, sistemas de comunicação e informação, etc.);

3 Centralização e Descentralização de Decisões - grau de concentração ou dispersão do poder decisório nos diversos níveis hierárquicos; Amplitude de Supervisão (de Controle) - número de subordinados que podem ser supervisionados diretamente por um único chefe; Funções de Linha - conjunto de atividades voltadas diretamente para a consecução dos objetivos de uma entidade (atividades-fim); Funções de Apoio ou Staff - conjunto de atividades voltadas para a sustentação administrativa das demais funções, em termos de criar condições e/ou facilitar o seu desempenho (atividades-meio); Organização Formal x Organização Informal - estrutura construída previamente contraposta pela resultante da prática institucional. Métodos de Representação de uma Estrutura Organizacional Uma organização institucional pode ser representada em diversas situações. São elementos de representação de uma organização: o organograma, estatutos, regimentos e os manuais de organização. Organograma representação gráfica e abreviada da estrutura organizacional de uma empresa, apresentando-a de forma visual e contendo obrigatoriamente: - os órgãos componentes com as respectivas funções, de forma genérica; - os padrões (critérios) utilizados de departamentalização; - as vinculações e/ou relações de interdependência entre os órgãos; - caráter de cada órgão identificado na estrutura (permanente, temporário, criado formalmente ou informalmente, implantado ou não); - a explicitação das convenções especiais utilizadas na representação. Estatutos, Regimentos, Manuais de Organização Formas de representação mais detalhadas, especificando minuciosamente as atribuições de todos os setores, cargos e funções existentes em uma organização, bem como os sistemas de comunicação e coordenação estabelecidos. Departamentalização Significa o agrupamento de atividades, de forma que as tarefas relacionadas logicamente entre si sejam executadas em conjunto; é a reunião dos empregados responsáveis pelas mesmas em uma unidade organizacional comum. Obedece a alguns critérios ou padrões, assim discriminados:

4 - Departamentalização por Funções - agregação das atividades análogas e interdependentes, relacionadas a uma área especializada da empresa. A base para essa forma de agrupamento é o subsistema básico examinado no capítulo I, constituindo-se os departamentos de produção, marketing e finanças; - Departamentalização por Produtos ou Serviços - onde o fator básico para o agrupamento associa-se às particularidades de cada um dos produtos/serviços ou linhas desenvolvidas, sendo comum nas empresas imobiliárias, nas quais temos os departamentos de locações, imóveis residenciais, comerciais; - Departamentalização por Território - comumente aplicada à área de vendas das empresas, onde constituem-se unidades ou setores encarregados para atender às diferentes áreas geográficas; - Departamentalização por Clientela - aplicável a empresas que operam com segmentos de mercado diversificados, cada um com características diferentes em termos de processo de aquisição, preferências ou características pessoais e sociais; no caso das lojas, podemos ter a divisão por faixa de renda, faixa etária ou por sexo; nesses casos, até a programação de marketing pode acompanhar a divisão da clientela para a obtenção de melhores resultados; - Departamentalização por Projeto - estrutura transitória e de duração limitada ao tempo, voltada para um desenvolvimento de uma atividade nova ou especial, constituindo-se uma equipe integrada por elementos de diversas áreas para a implementação de um projeto, de forma independente em relação às atividades normais da empresa. Como conclusão, podemos dizer que a departamentalização ideal é aquela que atenda ao projeto da organização e que distribua e coordene todas as atividades desenvolvidas pela empresa. Na verdade, podemos combinar todos os tipos de departamentalização com o objetivo de melhor organizar a empresa. Conceito de Autoridade A autoridade pode ser definida como o direito de dirigir outras pessoas dentro da organização. Quem tem autoridade pode mandar e se fazer obedecer. Dentro das organizações, encontramos a delegação de autoridade, em que se formam os níveis hierárquicos e onde a autoridade emana dos níveis superiores para os inferiores. Fazse então uma distribuição uniforme da autoridade e também das responsabilidades. Na figura abaixo podemos visualizar a representação gráfica destes níveis.

5 Lembramos, porém, que a autoridade não é restrita às organizações. A autoridade pode surgir sempre que existe um esforço em grupo, podendo ser ele organizado ou não. Limitação de Autoridade - a autoridade nunca é irrestrita. Primeiramente, devem ser observadas as leis, depois os objetivos da empresa e finalmente as limitações dos departamentos. O chefe do departamento de vendas não pode dar ordens ao pessoal da produção, assim como o chefe de serviços não pode dar ordens ao pessoal de vendas. O que deve acontecer é a divisão da autoridade de acordo com suas funções e cada responsável pelas unidades se reportarem a um chefe comum, para que exista uma perfeita coordenação dos trabalhos. No que se refere à delegação, pode-se constatar que: À medida que aumenta seu trabalho e responsabilidade, o dirigente deve transferir parte dele para outras pessoas, delegando-lhes a competente autoridade e responsabilidade para o desenvolvimento do mesmo, não se esquecendo de cobrar os resultados; Existem dirigentes que têm medo de delegar suas atribuições a outra pessoa e, assim, podem impedir o crescimento da organização. Tal receio não se justifica, pois, existem muitos meio de controle; A delegação deve ser dada a pessoas com capacidade e responsabilidade para o cargo. Nunca deve ser dada a pessoas incompetentes, mesmo que se trate de amigos, parentes ou pessoas de nosso relacionamento íntimo. A delegação de autoridade impede a concentração do poder que, geralmente, impede o crescimento da organização, pois, cria muita dependência de poucas pessoas, sendo, às vezes, de uma única pessoa.

6 Existem diversos tipos de limitação da autoridade: Limitações legais e institucionais como as leis e regulamentos aplicáveis na empresa; Limitações da divisão do trabalho, cada um tem autoridade dentro da sua unidade; Limitações físicas, biológicas, técnicas e financeiras. Responsabilidade - A responsabilidade é a obrigação de execução da tarefa a quem foi dada a autoridade. A responsabilidade advém da autoridade. Em sendo dada a autoridade, a responsabilidade a acompanha e essa não pode ser delegada. Assim, também, acontece com os executores das tarefas, cada um precisa realizar seu trabalho a contento e prestar contas ao chefe dentro do prazo estipulado. Isto é responsabilidade. Autoridade de Linha e Autoridade Funcional - A autoridade pode decidir e mudar linha pode ser observada na Figura 6. A autoridade é sempre exercida a partir de um nível superior ao, imediatamente, inferior e, em teoria, cada pessoa da empresa recebe ordens somente de um chefe. Na prática, em empresas cuja estrutura é mais complexa, podemos observar, também, a utilização da autoridade funcional, ou seja, certos departamentos podem definir metas, políticas e diretrizes a outros departamentos da empresa. Por exemplo, tem-se o departamento pessoal de uma empresa que pode definir a política salarial para toda a empresa, obrigando a todos que a sigam para que não haja discrepâncias. Autoridades e Assessoria - A assessoria não costuma ter autoridade, a função da assessoria é auxiliar o departamento que a tiver. Como assim? As assessorias trabalham em conjunto com departamentos que têm autoridade; desenvolvem trabalhos técnicos, de planejamento, de detecção de falhas ou problemas e sugerem as soluções. Cada assessoria, por si, apenas sugere, cabe a quem tem autoridade executar ou não a sugestão dada. Centralização e Descentralização de Autoridade - A empresa, sob o aspecto da autoridade, pode ser centralizada ou descentralizada. A centralizada concentra o poder decisório nos níveis hierárquicos mais elevados, enquanto a descentralizada tem o poder de decisão pulverizado nos níveis mais baixos. Como vantagem da administração com autoridade centralizada, temos uma maior uniformidade nas decisões e a necessidade de poucos administradores de alto nível. Em contrapartida, na administração descentralizada, temos uma maior agilidade nas decisões e um aumento na auto-estima dos administradores e responsáveis pelos escalões médios e baixos da organização. Um exemplo claro de organização descentralizada são os bancos, pois, observamos que cada agência tem vida própria; as decisões são tomadas ali mesmo, sem depender de ordens superiores.