Figura 2.1: níveis hierárquicos de uma decisão. Fonte: Chiavenato, 1994.

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1 2 QUEM DECIDE? Saber tomar as decisões é a principal função do administrador da empresa, pois não existe decisão perfeita, ele terá que pesar as vantagens e desvantagens de cada alternativa para escolher a melhor, sempre visando o desempenho econômico, lembrando que também existem os resultados não econômicos, como a satisfação dos membros do negócio e dos colaboradores. A tomada de decisão é um processo que consta identificação do problema, dos critérios, a forma de elaborar, analisar e escolher alternativas, verificando a eficácia da decisão. Neste capítulo vamos estudar quem decide e os níveis hierárquicos de uma decisão. 2.1 Níveis hierárquicos de decisão Os níveis ou tipos de informação e de decisão organizacional obedecem à hierarquia padrão existente na maioria das organizações. É a chamada pirâmide organizacional, em que os níveis são conhecidos como estratégico, tático ou gerencial e operacional. Figura 2.1: níveis hierárquicos de uma decisão Fonte: Chiavenato, Decisões estratégicas relacionam-se com objetivos de longo prazo, com maneiras e ações que afetam toda a empresa. Decisões táticas relacionam-se com objetivos de mais curto prazo e com maneiras e ações que, geralmente, afetam somente parte da empresa. 1

2 Decisões operacionais relacionam-se com as rotinas operacionais da empresa e afetam somente as unidades setoriais. O planejamento estratégico: se refere às decisões e ações que os dirigentes da empresa (presidente, diretores e ou executivos) tomam para o desenvolvimento e direcionamento da empresa, sempre antevendo o futuro, relacionadas com a adaptação da organização a um ambiente mutável; serve, antes de mais nada, para nortear decisões. Exemplos de decisões tomadas em nível estratégico: novo produto; ampliação da empresa; novas estratégias de marketing; ampliação do mix de produtos; exportação; parcerias empresariais; atuação no comércio eletrônico; redução do tamanho da empresa; mudança no nome; fusão com outra organização. Ao planejamento tático cabe: acatar as decisões do planejamento estratégico; planejar e controlar as decisões administrativas e operacionais, procurando obter sempre a eficiência (fazer bem aquilo que nos dispusemos a fazer). Exemplos de decisões a serem tomadas em nível tático: planos de produção: quais métodos e tecnologias serão utilizados pelas pessoas em seu trabalho, qual será o arranjo físico do trabalho e quais serão os equipamentos para dar suporte às atividades e tarefas; planos financeiros, que envolvam captação e aplicação do dinheiro necessário para suportar as várias operações da organização; 2

3 planos de marketing: quais os requisitos para vender e distribuir bens e serviços no mercado e atender bem o cliente; planos de recursos humanos, que envolvem recrutamento, seleção e treinamento das pessoas nas várias atividades da organização. Quando nos referimos ao planejamento operacional, estamos falando sobre decisões rotineiras que englobam: os recursos necessários para seu desenvolvimento e implantação; os procedimentos a serem adotados; os produtos ou resultados finais esperados; os prazos estabelecidos; os responsáveis pela sua execução e implantação. Cada decisão tomada, segundo o nível em que ela se insere, requer diferentes tipos de informação. No nível estratégico, as decisões ocorrem na cúpula dirigente da organização e os efeitos gerados por essas decisões são duradouros e de difícil reversão. São decisões elaboradas pelo planejamento estratégico da organização, que visa ao estabelecimento de ações de longo prazo. Essas decisões estabelecem o rumo a ser seguido pela organização de maneira a otimizar sua relação com o ambiente. Exemplos disso são a construção de uma nova fábrica, a implantação de uma nova linha de produção, prospectar novos mercados a serem explorados, construir um novo portfólio de produtos, etc. As decisões tomadas pelos gerentes do nível estratégico devem se respaldar em informações internas e externas que forneçam material para análise de ações que serão de longo prazo. Como competência básica, a alta gerência que é o nível hierárquico que toma decisões de nível estratégico necessita traduzir as incertezas de um mercado altamente dinâmico e globalizado para uma visão estratégica, de forma que a organização aumente seu nível de competitividade no mercado. Nesse caso, o nível da informação necessária para a tomada de decisão é macro, engloba toda a organização, ou seja, relaciona-se de maneira sistêmica com o meio ambiente, seja ele interno ou externo. 3

4 As decisões de nível tático ou gerencial ocorrem nos escalões intermediários e geram ações que terão efeito de menor prazo e que terão um impacto menor no funcionamento estratégico da organização. O nível tático, representado pela média gerência, traduz as estratégias estabelecidas pela alta cúpula em planos e projetos a serem realizados pelo nível operacional. Podemos dizer que o nível tático de decisão é responsável por arrumar ou providenciar os meios que a empresa necessita para executar os planos estratégicos da empresa. De maneira geral, consiste em utilizar e alocar, da melhor maneira possível, os recursos disponíveis da organização para alcançar os objetivos propostos e que estão previamente fixados. A informação requerida no nível tático é ordenada em grupos (agrupada, sintetizada). A finalidade é visualizar e agrupar determinadas informações de uma unidade departamental, de um negócio ou atividade da organização. Quando nos referimos ao nível operacional de decisão, temos em mente decisões que estão ligadas ao controle das atividades operacionais da organização. Essas decisões visam alcançar padrões de funcionamento estabelecidos previamente, com controle dos detalhes e do planejamento operacional. Criam condições para que a realização de trabalhos diários da organização seja feita de maneira adequada. O tipo da informação requerido chega ao detalhamento (informação analítica, singular), mostrando pormenores específicos de um dado, de uma tarefa ou atividade da organização. O nível operacional executa os projetos e não está acostumado a lidar com incertezas. Portanto, as decisões do nível operacional são aquelas que colocam em ação os meios e os recursos de que dispõe a empresa para assegurar, de maneira efetiva, a execução dos planos tático e estratégico previamente elaborados. É importante salientar que os três níveis hierárquicos de decisão devem atuar de maneira integrada. É a estratégia que orienta e determina as demais decisões. As decisões estratégicas lidam, antes de mais nada, com o ambiente, o que, em outras palavras, quer dizer com a incerteza. Já as decisões tática e operacional lidam, sobretudo, com os objetivos determinados pela estratégia, bem como com os recursos da organização, isto é, com elementos conhecidos e previsíveis. O planejamento é a instrumentalização para que os três níveis de decisão possam ser implementados e integrados. 4

5 Como vimos, cada nível hierárquico da organização tem uma competência básica essencial. Quanto à condição de incerteza, ela deve se reduzir, a partir dos escalões superiores, drasticamente à medida que caminha do nível estratégico até o operacional. 2.2 Centralização versus descentralização Podemos dizer que a autoridade (segundo o Aurélio, uma das acepções desta palavra significa direito ou poder de ordenar, de decidir, de atuar, de se fazer obedecer ) permeia todos os níveis hierárquicos de uma organização. Quanto mais alto for o cargo ocupado pelo decididor, maior será o nível de autoridade que ele possuirá. Na área de administração de empresas, autoridade é, de maneira geral, o direito de conduzir pessoas e recursos e de tomar decisões sobre as tarefas a serem executadas. À medida que o nível de autoridade aumenta, também aumenta o nível de responsabilidades do indivíduo. Autoridade e responsabilidade precisam estar equilibradas em cada nível de hierarquia. Suponha que exista um gestor, sob cuja responsabilidade está um determinado projeto diversas tarefas devem ser executadas para poder levá-lo a cabo, entretanto, sua autoridade é pequena em relação ao grupo de pessoas que realizam o trabalho. Daí se pode deduzir que ele poderá ter problemas para cumprir os prazos do projeto, uma vez que seus subordinados poderão questionar suas decisões Delegação, descentralização e centralização Quando dizemos delegação estamos nos referindo à transferência de autoridade de um chefe para seu subordinado. Essa transferência cria uma responsabilidade correspondente no indivíduo ao qual foi delegada a autoridade para executar determinada tarefa. Entretanto, isso não exime o chefe gestor de suas responsabilidades (inerentes a seu cargo) frente ao cumprimento do trabalho, pois responsabilidade é algo que não há como delegar. Ao se delegar autoridade deve-se levar em conta que essa atribuição deve ser na medida necessária para a concretização dos resultados esperados. Além disso, é preciso escolher a pessoa adequada para o serviço, isto é, ela tem que estar plenamente apta a realizá-lo. 5

6 É importante lembrar que quando houver delegação a comunicação do que está sendo delegado tem que ser clara e precisa, de maneira que se tenha certeza de que foi entendida e aceita pelo subordinado Importância da delegação A delegação aumenta a produtividade da equipe, pois ocorre um aumento considerável da motivação nas pessoas envolvidas, diminui-se a burocracia na tomada de decisões, reduzindo o tempo de execução do trabalho e melhorando o desempenho e o desenvolvimento do time. Além disso, permite ao gestor coordenar projetos mais complexos e de maior abrangência. A amplitude de controle se torna maior. Em consequência desses fatores, o gestor terá seu tempo otimizado, poderá fazer um planejamento e uma programação melhores das atividades de seus projetos, engajando-se em decisões que sejam específicas de seu cargo. Um planejamento melhor redundará em um maior aproveitamento de recursos, que, por sua vez, resultará em mais benefício para a organização. Outro ponto a ser ressaltado a partir da delegação é o treinamento e desenvolvimento de novas lideranças Regras básicas para a delegação eficaz A seguir vamos lidar algumas regras básicas para uma delegação eficaz. São elas: selecionar o subordinado adequado, que seja comprometido e competente para a tarefa; proporcionar um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado; comunicar com clareza e com precisão as atividades e os resultados esperados para aquela tarefa ou projeto; motivar sua equipe, através de recompensas, pelos resultados apresentados; manter sua equipe motivada; estabelecer controles apropriados para as tarefas para monitorar adequadamente os resultados. Esses controles devem estar claros e precisam ser divulgados e aceitos. 6

7 treinar e desenvolver seus subordinados, bem como ajuda-los de maneira conveniente (sem mostrar algum tipo de necessidade de centralização) em suas atividades; ao delegar, evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a abrir mão de determinadas atividades estratégicas que possam promover uma situação adequada de motivação nos subordinados; ter canais de comunicação apropriados; ter disposição para aceitar os erros dos outros; encontrar maneiras de incrementar o nível de participação dos subordinados; perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização; criar condições para incentivar os subordinados a tomar decisões, dando-lhes o apoio que se fizer necessário; não criticar excessivamente quando os subordinados cometem erros; fazer com que os subordinados saibam claramente o que deve ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e o prazo de realização; promover incentivos adequados para que os subordinados se sintam seguros, dispostos e capazes de aceitar maior delegação Centralização Entende-se por centralização o poder de decisão que se concentra mais na alta administração. Existem vários motivos que podem levar a um estilo de tomada de decisão mais centralizado, entre eles: 1. condições internas encontradas; 2. fatores do ambiente da empresa; 3. maneira de ser do executivo/dono. Esse estilo de tomada de decisão muitas vezes é utilizado em decorrência dos seguintes fatores: para manter nível de maior integração na empresa; 7

8 para manter a uniformidade de ações e decisões; para administrar com mais eficiência as urgências; quando o empresário não quer um segundo homem que lhe faça sombra; quando a estrutura organizacional da empresa não possibilita a descentralização ou para aumentar o nível de controle das atividades da empresa. As vantagens da centralização são: menor número de níveis hierárquicos; melhor uso dos recursos humanos, materiais, financeiros e de equipamentos; melhor possibilidade de interação no processo de planejamento, controle e avaliação; maior uniformidade em termos de processos técnicos e administrativos; decisões estratégicas mais rápidas; maior segurança nas informações Descentralização Ocorre quando a organização diminui a concentração da tomada de decisão na alta administração da empresa, delegando-a pelos seus diversos níveis hierárquicos. Ela se dá quando: a carga de trabalho da alta administração está volumosa e/ou complexa; há lentidão no processo decisório; percebe-se a necessidade de desenvolvimento gerencial dos executivos da média/baixa administração; necessita-se maior participação e motivação por parte do time. Como vantagens da descentralização podemos citar: possibilidade de gerar maior especialização nas diversas unidades organizacionais; menor exigência de tempo na obtenção de informações e na tomada de decisões; aumenta o efeito competitivo; melhora na definição de objetivos e metas para as unidades e para as pessoas; 8

9 ocorre maior desenvolvimento das pessoas no aspecto administrativo e gerencial; aumento de motivação na equipe; aumento de participação por parte do funcionário; possibilidade de atendimento mais rápido das necessidades da empresa e das unidades organizacionais; desenvolvimento da capacitação gerencial e profissional; redução do tempo de tomada de decisão, pois o decididor passa a estar mais próximo da ocorrência dos fatos; diminuição dos conflitos entre os níveis organizacionais; aumento da geração de ideias inovadoras. Como desvantagens da descentralização temos: possibilidade de efeitos negativos na motivação; maior necessidade de controle e coordenação; risco de duplicar esforços para executar determinadas atividades; maior dificuldade de normalização e padronização; maior deficiência na utilização de recursos da empresa (humanos, financeiros, materiais e de equipamentos); maior dificuldade de coordenação de atividades que envolvem alto nível de interdependência. Podemos dizer que: se existe um alto número de decisões que são tomadas nos escalões mais baixos, o grau de descentralização é maior; grau de descentralização é maior na medida em que as decisões a serem tomadas nos escalões mais baixos são mais importantes; há maior descentralização onde há maior número de funções afetadas por decisões tomadas em níveis mais baixos; quanto menor a exigência nas verificações das decisões, maior é a descentralização; 9

10 um maior grau de descentralização é verificado quando menos pessoas são consultadas e quanto mais baixo estiverem na hierarquia no momento de tomada de decisão. Resumindo... Dentro dos atuais contextos organizacionais da administração, os níveis hierárquicos são uma importante forma de definição de escopo administrativo, ou seja, os níveis hierárquicos são os responsáveis pela definição estratégica do administrador dentro da instituição. É importante reconhecer o papel estratégico de cada um dos níveis administrativos, pois se não houver competências correlacionadas entre os setores, a chance de que as decisões tomadas não sejam repassadas ou cumpridas de maneira eficiente são grandes. Os níveis hierárquicos da administração são importantes definições para o contexto organizacional da empresa. Autoestudo 1. Cite três vantagens da descentralização. 2. Os níveis ou tipos de informação e de decisão organizacional obedecem à hierarquia padrão existente na maioria das organizações. É dividido em três níveis distintos. Quais são eles? 3. Qual a importância da delegação para uma organização. 4. Entende-se por centralização o poder de decisão que se concentra mais na alta administração. Existem vários motivos que podem levar a um estilo de tomada de decisão mais centralizado. Descreva três deles. 5. Cite três desvantagens da descentralização. Referências bibliográficas BAZERMAN, Max. H. Processo decisório. Rio de Janeiro: Elsevier, CHIAVENATO, Idalberto. Administração. 2.ed. SÃO PAULO: Makron-Books, STAIR, Ralph M. Princípios de sistemas de informação. Rio de Janeiro: LTC,