SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E AS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE

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1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO E AS EMPRESAS DE PEQUENO PORTE Gilka Rocha Barbosa Universidade Federal de Pernambuco Av. Acadêmico Hélio Ramos, s/n, Cidade Universitária, Recife PE CEP Abraham Benzaquen Sicsú Universidade Federal de Pernambuco Av. Acadêmico Hélio Ramos, s/n, Cidade Universitária, Recife PE CEP Abstract The significant evolution of information technologies has become accessible, flexible, powerful, of easy generation and manipulation great databases This paper deals with the importance of the acquisition of the knowledge from information systems in the companies, viewing competitiveness. To the end some difficulties and solutions for the use of the information systems for small business companies are presented. Keywords: Information Systems, Knowledge, Small Business Companies 1. Introdução A busca por informação e conhecimento, acentuada pela globalização dos mercados e a velocidade dos avanços tecnológicos, tem sido um dos objetivo da sociedade atual. Ter acesso à informação que subsidie a tomada de decisão é diferencial em uma sociedade chamada sociedade do conhecimento. O avanço que ocorre nas tecnologias de informação e nas comunicações contribui para esse diferencial. A tecnologia da informação potencializa o processo de difusão, disseminação e transferência de informação, fornecendo possibilidades de permanente atualização e integração do negócio. Porém, pela facilidade com que gera informações, a tecnologia da informação tanto pode auxiliar como dificultar o processo de controle da informação. É necessário que a empresa tenha controle sobre suas informações, para que possam ser utilizadas como apoio à sua sobrevivência, que depende da habilidade para processar dados, transformá-los em informações e conhecimento, distribuí-los adequadamente e usá-los com rapidez para tomar decisões e mudá-los quando necessário. Os sistemas de informação são ferramentas utilizadas para disponibilizar acesso, tratamento e geração de informações para toda empresa, em suas transações internas ou relações externas. Eles se apresentam em vários níveis de abrangência e devem tratar informação de qualidade para que possam ser úteis. ENEGEP 2002 ABEPRO 1

2 É vital à micro e pequena empresa, ressaltado por suas características, priorizar o tratamento das informações e criar uma cultura em busca do conhecimento, para que possam se manter competitivas no mercado. 2. Sistemas de informação Várias são as definições, visões e abordagem quando de trata de informação. Neste trabalho, informação refere-se ao interesse empresarial, envolve informação do ambiente dos negócios e suas oportunidades, relacionada à empresa e seu planejamento, estratégia e desafios; bem como aos processos de rotina, tais como administrativa, financeira, gerencial, tecnológica, comercial etc., A informação não se limita a dados coletados, é necessário que sejam organizados e ordenados de forma que se tornem úteis e assim se transformem em informações. Podem apresentar importância diferenciada, só terá valor se comunicada às pessoas interessadas em forma e conteúdo adequado. A informação pode ser infinitamente reutilizável, não se deteriora nem se deprecia e o seu valor é determinado exclusivamente pelo usuário. Resolver problemas organizacionais e tomada de decisão para reagir a mudanças no ambiente têm sido os principais motivadores do uso de sistemas de informação pelas empresas. As informações geradas devem servir de apoio para gerenciar as forças e grupos internos e ambiente externo. Segundo Davis (1974), sistemas de informação representam um conjunto integrado homem-máquina que fornece informação para apoio à operação, administração e tomada de decisão, através de hardware, software de computação, procedimentos manuais, modelos de decisão e bancos de dados. Embora não necessite ser baseado em computador, um sistema de informação, que dê suporte ao gerenciamento de negócios e à tomada de decisão, torna-se mais efetivo e estende a capacidade organizacional quando incorporam o apoio computacional. Devido ao aumento da sua abrangência, pois passaram a ser requeridos em praticamente todas as atividades da empresa, os sistemas de informação podem ser classificados de acordo com o tipo de atividade a qual apoiam. Bidgoli (1998) apresenta três categorias de sistemas de informação: Sistemas de Processamento de Transação (SPT) - foco nas transações, suporta o nível operacional da organização, onde tarefas, recursos e objetivos são pré-definidos e estruturados. Aspectos importantes a respeito desse tipo de sistema são que eles definem a fronteira entre a organização e o seu meio ambiente e são os maiores produtores de informação para os outros tipos de sistemas; Sistemas de Informação Gerenciais (SIG) - servem às funções de planejamento, controle e tomada de decisão de nível gerencial. Em geral, condensam informação obtida dos SPT e apresentam informações em forma de relatórios sumarizados de rotina e exceção, têm pouca capacidade analítica e usam modelos de apresentação de dados; são orientados quase que exclusivamente para eventos internos; Sistemas de Apoio à Decisão (SAD) - foco no suporte às decisões através de simulações com a utilização de modelos; construídos para dar suporte às decisões gerenciais semi-estruturadas, sobre assuntos dinâmicos, que sofrem constantes mudanças de cenário ou que não podem ser facilmente especificados. Apresentam maior capacidade analítica, o que permite empregar vários modelos diferentes para análise de informação. Consideram informações geradas pelos SPT e SIGs, bem como de fontes externas. ENEGEP 2002 ABEPRO 2

3 Além dessas categorias, destacam-se os Sistemas Especialistas (SE) e Inteligência Artificial (IA), voltados computadores inteligentes que visam à reprodução do pensamento humano. As informações podem ser gerenciais e operacionais. Informações operacionais são aquelas que têm por finalidade permitir que operações continuem acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa. Por exemplo: informações sobre conta corrente e emissão de notas fiscais. A informações gerenciais destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão devem servir às necessidades da empresa em todos os níveis; e cada nível de gerência depende de informações específicas. O advento das redes internas e globais, como Intranet e Internet, tem permitido o surgimento de uma grande quantidade de sistemas de informação e técnicas de armazenamento e acesso a informações, como exemplo: ERP (Enterprise Resource Planning) são dedicados a integrar as várias áreas e setores funcionais da empresa através de uma base de dados única e não redundante. Sua implantação corresponde a um processo de transformação organizacional com impacto sobre o modelo de gestão, estilo gerencial, estrutura operacional e pessoas. São também conhecidos como sistemas integrados de gestão. Data Warehouse - foco no armazenamento dos dados gerados pela empresa, banco de dados centralizadores das informações importantes sobre a organização. Data Mining - foco na exploração dos dados gerados pela empresa, extração de conhecimentos a partir do encontro de relações não evidenciadas nos dados. CRM (Customer Relationship Management) - foco no relacionamento com o cliente, de forma individual. Estes sistemas e técnicas têm se difundido no mercado como eficientes fomentadores de informação para empresas. 3. Sistema de informação e Gestão do Conhecimento Avanços recentes na informática, como a Internet, novas interfaces gráficas, técnicas de armazenamento e mineração de dados, uso do computador como espaço pessoal para obtenção de informações tendem a elevar o poder de encontrar conhecimento onde antes havia apenas uma grande quantidade de dados e informações. Terra (1999) cita alguns autores, como Quinn et alii em seu livro Managing inovation: controled chaos, que chegam a considerar a informática ou, mais especificamente, o software como elemento central do processo inovador, capaz de diminuir, unir ou eliminar várias das suas etapas. Em particular, estes autores apresentam vários exemplos de implementações de sucesso do uso intensivo de software permite elevar o nível de qualidade, serviço e personalização da interação com clientes, além de permitir a detecção de macro tendências com extrema velocidade. Por outro lado, a associação na literatura entre tecnologia de informação e gestão do conhecimento está relacionada ao uso de sistemas de informação para o compartilhamento de informações ou conhecimento (Terra,1999). A tecnologia de informática é, portanto, apenas mais um elemento facilitador do compartilhamento do conhecimento. Entretanto, nem sempre o investimento feito em sistemas de informação apresentam uma relação direta com os resultados. Entre os motivos causadores desta distorção pode estar desde a compreensão errada da finalidade até má utilização. Ademais, o excesso de informação é um problema e pode causar confusão na área de produção e declínio de produtividade. Muitas empresas estariam tratando o conhecimento como uma "commodity" e não como um processo de melhoria da inteligência empresarial, que se ENEGEP 2002 ABEPRO 3

4 traduziria mais apropriadamente maior habilidade para interpretação dos fatos e para tomada de decisão. Além dos cuidados no projeto e na ênfase aos sistemas de informação, a gestão do conhecimento, deve envolver mudanças no tipo de indicadores utilizados para medir o desempenho e, principalmente, mudanças profundas na cultura organizacional e nas práticas gerenciais (Terra, 1999). Conhecimento é informação interpretada, o que faz com que a simples transferência de informação não necessariamente aumente o conhecimento ou a competência Para Terra (1999), nas "organizações que aprendem", as informações e os sistemas de informação têm de ser precisos, no tempo e no espaço certos, além de apresentarem facilidade de usos. Duas questões ajudariam as empresas a desenharem seus sistemas de informação: Como é que esta informação agrega valor ao processo decisão? Como ela pode chegar às pessoas que precisam dela? 4. Pequena empresa no Brasil As pequenas empresas são elos importantes das cadeias produtivas que buscam a competitividade; e devem ser vistas como parceiras eficientes e eficazes no processo produtivo A pequena empresa no Brasil, em geral, é caracterizada quanto ao número de colaboradores permanentes. Indústria Serviço Micro empresa 0 a 20 0 a 10 Pequena empresa 21 a a 50 Número de colaboradores Fonte: SEBRAE (1996) Segundo Alvim (1998), as empresas de pequeno porte no Brasil: estão em torno de 4 milhões de empresas constituídas; oferecem cerca de 60% da oferta total de empregos formais; são responsáveis por 42% dos salários pagos; correspondem a 21% da participação no PIB; e compreendem 96,3% do número de estabelecimentos. Alvim (1998) apresenta um quadro-síntese (Quadro 1) com a caracterização da pequena empresa onde ressalta, como principais fontes de competitividade das empresas de pequeno porte, a sua capacidade de desenvolver produtos e serviços, sua forma ágil e flexível, bem como a qualidade disponibilizada aos clientes. ENEGEP 2002 ABEPRO 4

5 Evidencia-se a necessidade de informações de qualidade como fator fundamental para ressaltar as vantagens e diminuir as desvantagens características, para que possa ser competitiva e possa sobreviver Características Vantagens Desvantagens Reação ao Capacidade de reagir rapidamente mercado às necessidades de mercado Gestão Ambiente interno Recursos Humanos Sistema de comunicação externa Recursos financeiros Capacidade de produção Crescimento Patentes Legislação Ausência de burocracia Decisões mais rápidas Maior propensão ao risco Sistema de comunicação informal e eficiente Solução mais rápida de problemas internos Adaptação mais rápida às mudanças externas Maior desconhecimento das modernas técnicas de gestão Falta de recursos humanos especializados para atender a todas as necessidades internas Falta de tempo, informações e recursos Dificuldade de contratar serviços especializados externamente Dificuldade em conseguir capital Ausência de capital de risco Impossibilidade de reduzir/ratear o risco em um elenco de projetos Economia de escala pode se tornar uma barreira Dificuldade de capital para expansão Lideranças com pouca experiência para lidar com situações mais complexas Dificuldade em lidar com sistemas de patentes Não-disponibilidade de tempo e recursos para processos litigiosos Dificuldade em lidar com legislações mais complexas Quadro 1 - caracterização da pequena empresa 5. Sistemas de Informação e a pequena empresa O avanço das tecnologias da informação tem favorecido a disponibilização de informações para o setor produtivo, especialmente em meio eletrônico, com acréscimo da quantidade de serviços de informação e de bases de dados à disposição dos empresários. É necessário entretanto saber usar a informação como ferramenta, localizando e avaliando quais são relevantes. A tendência natural da pequena empresa é desenvolver seus sistemas de informação, em geral SPTs, de forma empírica. Isto decorre em geral, da falta de conhecimento da abrangência necessária ao tratamento das informações e da sua baixa capacidade de investimento. Beraldi e Escrivão (2000) apresentam uma pesquisa na qual todas as pequenas empresas pesquisadas possuíam tecnologia da informação, entretanto, a maioria não planejasse sua aquisição, nem tenha percebido seus benefícios; além disso, nenhuma possuía sistema integrado de gestão e poucas utilizavam comunicação via rede, quer interna ou externa. Outra informação captada foi que 74% dos sistemas eram voltados para a automação de escritório. ENEGEP 2002 ABEPRO 5

6 Pesquisa feita pelo SEBRAE e o Instituto de Economia Industrial da Universidade Federal do Rio de Janeiro concluiu que, exceto no tocante a fornecedores de insumos e equipamentos, a maioria das micro e pequenas empresas brasileiras de serviços e comércio não dispõem de informações sistemáticas e contínuas sobre elementos básicos do ambiente em que se movimentam, como clientes, concorrentes e novos serviços no mercado (SEBRAE, 1996). Como uma outra forma de obtenção de informações, a pesquisa revela também que mais da metade das empresas não mantém uma prática de relacionamento com instituições externas. Embora, no que refere-se à introdução da informática e, em particular, ao seu grau de disseminação nas diversas áreas de atuação das empresas, fator fundamental para os sistemas de informação, atualização tecnológica e busca de eficiência, verifica-se uma certa diversificação do uso e que há uma tendência à informatização dos serviços. Ainda quanto a este ponto destaca-se a correspondência entre a utilização da informática e os índices de desempenho econômico, como faturamento por área (SEBRAE, 1996, 32). Para ter liderança de mercado e melhorar a qualidade de seus produtos/serviços, as empresas de pequeno porte devem investir em sistemas de informação. Assim podem fortalecer sua experiência e de seus recursos humanos, e as suas relações com o mercado e concorrentes, clientes e fornecedores. 6. Principais vantagens do uso dos sistemas de informação pelas pequena empresa Os sistemas de informação podem trazer diversas vantagens às pequenas empresas, entre estas estão: Possibilidade de utilização de ferramentas e estratégias antes disponíveis apenas para empresas de grande porte; Otimização do tempo; Geração e acesso a informações relevantes Obtenção de informação para apoio à decisão; Aumento da eficiência e eficácia; Automatização de atividades rotineiras; Melhoria dos controles internos; Apoio ao planejamento; Melhoria do relacionamento com clientes e fornecedores; Padronização de tratamento de informações; Melhoria na produtividade; Melhoria da competitividade; Diminuição da papelada e burocracia; Aumento da agilidade e segurança da informação; Melhoria da qualidade da informação, 7. Principais obstáculos ao uso dos sistemas de informação na pequena empresa Podem ser vistas como algumas das principais dificuldades relacionadas à adoção e ao uso dos sistemas de informação, como processador de informações de qualidade para manutenção e evolução dos seus processo operacionais e gerenciais, pelas empresas de pequeno porte: ENEGEP 2002 ABEPRO 6

7 A rapidez com que as tecnologias evoluem pode gerar carência de técnicas atualizadas. Mas, nem sempre a atualização constante nessa área se faz imprescindível a cada mudança. Manter-se atualizado é importante para não permitir que se aumente o fosso tecnológico; mas o melhor é saber explorar ao máximo as potencialidades do que se tem. Apesar da pouca capacidade financeira das pequenas empresas, elas podem equalizar seus gastos com os sistemas de informação, desenvolvendo-os em módulos, dentro de um planejamento sistêmico e abrangente, de acordo com a disponibilidade financeira. É importante que não se perca de vista a finalidade e integração dos módulos. Além disso, podem ser feitos acordos entre empresas com vistas ao compartilhamento de determinados sistemas, bem como das equipes de desenvolvimento e manutenção. Embora represente custos elevados, o recurso de consultorias específicas para diagnósticos e aconselhamento faz-se necessário na definição das informações, de forma a que os métodos de gestão possam ir além dos instrumentos básicos e cotidianos do controle administrativo. A informação é registrada, indexada, arquivada e recuperada através de diversos meios. A maior barreira é a falta de hábito de elaborar e até mesmo ler/compreender informações. Essa barreira é superada através da educação e capacitação, não apenas treinamento, do pessoal envolvido. A opção pela aquisição de sistemas prontos deve considerar a capacidade de customização destes para as características da empresa, além de requerer não apenas o acompanhamento do uso dessa tecnologia como também a sua incorporação. Para o sucesso de um sistema, é necessária a participação de todos os envolvidos na esquematização das informações. É imprescindível que as pessoas estejam comprometidas. Isso é conseguido com a participação de técnicos e usuários para a elaboração e discussão dos procedimentos. Ao participar do processo de elaboração, o funcionário fica comprometido com sua implantação, uso e sucesso. É necessário motivar através da sua participação na definição dos serviços. É essencial para o funcionamento que haja credibilidade quanto às informações recebidas, transformadas e geradas. É necessário desenvolver uma metodologia de implantação e constante melhoria. É importante fazer ver que o uso do sistema facilitará o trabalho de todos. 8. Conclusão A evolução tecnológica tem sido um dos fatores para aumento da competição entre as empresas. Numa economia globalizada, essa competição tem levado-as a incorporarem novas tecnologias como ferramentas de apoio à gestão e à sua manutenção em níveis compatíveis de competitividade. A informação com valor é essencial para a velocidade e agilidade da tomada de decisão. A disponibilização de capacitação tecnológica, informações e conhecimento auxiliam mudanças na forma de gerir, produzir, comercializar bens e serviços para aumento da capacidade, de competitividade e qualidade de produtos e serviços, adoção. As pequenas empresas devem considerar sua necessidade de capacitação tecnológica e aculturamento no uso de sistemas de informação por todos os setores internos e nas suas relações externas. Entretanto, as limitações características das empresas de pequeno porte apontam para a necessidade de mecanismos de auxílio, tais como financiamentos, consultorias e assessorias a baixo custo, para que possam vencer os desafios, tornarem-se empresas competitivas e consigam sobreviver na era do conhecimento. ENEGEP 2002 ABEPRO 7

8 9. Bibliografia. ALVIM, P. O papel da informação no processo de capacitação tecnológica das micro e pequenas empresas. Revista Ciência da Informação, Brasília, v. 27, n. 1, p , jan./abr ALVIM, P. Bases de um sistema informacional para o apoio à tomada de decisão de inovação em empresas de base tecnológicas. Tese de mestrado, Universidade de Brasília, BERALDI, Lairce C, ESCRIVÃO, Edmundo. Impacto da tecnologia de informação na festão de pequenas empresas,. Revista Ciência da Informação, Brasília, v. 29, n. 1, p , jan./abr DAVIS, G. B. Management information sistems: Conceptual foudations, struture and development. New York: McGraw-Hill, 1974 DORNELAS, J. S. Impactos da adoção de sistemas de apoio à decisão para grupos em um processo público participativo: o caso do orçamento de Porto Alegre. Tese de Doutorado: UFRGS, Porto Alegre, RS, TERRA. José Cláudio Cyrineu. Gestão do conhecimento: aspectos conceituais e estudo exploratório sobre as práticas de empresas Brasileiras, Tese de doutorado, SEBRAE, Indicadores de competitividade para micro e pequenas empresas de serviços no Brasil. Brasília, Ed. SEBRAE, 1996 SEBRAE, Indicadores de competitividade para micro e pequenas empresas do comércio no Brasil. Brasília, Ed. SEBRAE, 1996 ENEGEP 2002 ABEPRO 8

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