Gerenciamento do Tempo do Projeto

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1 Gerenciamento do Tempo do Projeto 1 HIPÓLITO LOSADA, PMP Sumário A. Apresentação B. Gerenciamento do Tempo do Projeto 2 A. Apresentação 3

2 Hipólito Marcelo Losada López, PMP Professor Hipólito Losada López é graduado em Engenharia Elétrica pela Universidade Gama Filho, possuindo especializações nas áreas de Comunicações Ópticas pela Universidade Federal do Rio de Janeiro e Gerenciamento de Projetos pela Fundação Getúlio Vargas. Mestrando em Engenharia de Produção pela Universidade Federal de Pernambuco. É certificado como PMP (Project Management Professional) desde 2003 pelo PMI (Project Management Institute), principal organização mundial responsável pelo desenvolvimento de práticas e profissionais em gerenciamento de projetos, do qual é membro desde Exerce atividades voluntárias no PMI-Rio desde Possui mais de 10 anos de experiência em gerenciamento de projetos nos setores de telecomunicações, Oil&Gas e Energia, atuando em grandes projetos em todo o Brasil e exterior, em empresas como Método Engenharia, Promon Tecnologia, Delcom Tecnologia, Petrobrás, Alcatel, Intelig, Telemar, BrasilTelecom, Claro e Energisa. É Professor no MBA de Gerenciamento de Projetos da faculdade Anglo Americano de Campina Grande, no MBA de Engenharia de Equipamentos da FUNCEFET e do curso preparatório para a certificação PMP TopStudy. Atualmente é gerente do Project Management Office - PMO da Energisa Paraíba Distribuidora de Energia S.A, Empresa do Grupo Energisa. 4 Bibliografia 1. PMI 2008 Um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) Quarta Edição Newton Square: Project Management Institute. 2. Vargas, Ricardo Viana Gerenciamento de Projetos Estabelecendo Diferenciais Competitivos Ed. Brasport. 3. Prado, Darci Planejamento e Controle de Projetos Série Gerência de Projetos Vol. 2 Editora DG. 4. Heldman, Kim Project Management Jump Start Sybex. 5. Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de projetos 2006 e 2007 Project Management Institute Seção Rio de Janeiro 5 B. Gerenciamento do Tempo do Projeto 6

3 Introdução O Gerenciamento do tempo do projeto inclui os processos necessários para gerenciar o termino pontual do projeto. 6.1 Definir as atividades 6.2 Seqüenciar as atividades 6.3 Estimar os recursos das atividades 6.4 Estimar as durações das atividades 6.5 Desenvolver o cronograma 6.6 Controlar o cronograma 7 Introdução É a área mais facilmente percebida da Gerência de Projetos. Sofre grande influência dos outros fatores do projeto. Seu gerenciamento isolado não garante o cumprimento do cronograma do projeto. 8 Introdução Desde 2003 o Project Management Institute - Chapter Rio de Janeiro, vem tendo a iniciativa de elaborar um dos mais importantes estudos em gerenciamento de projetos do Brasil: Estudo de Benchmarking de Gerenciamento de Projetos. O Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos tem por objetivo apresentar um perfil de importantes setores da economia, no que diz respeito à Gerenciamento de Projetos, oferecendo: Estatísticas sobre as práticas mais utilizadas em Gerenciamento de Projetos. Nível de adequação dos setores às melhores práticas. Ferramentas e técnicas mais utilizadas. Perspectivas e tendências em Gerenciamento de Projetos. Fonte: 9

4

5 13 Introdução Existe uma distinção entre a informação do cronograma do projeto impressa (cronograma) e os dados e cálculos que o produziram, fazendo referencia ao mecanismo de agendamento preenchido com dados do projeto como o modelo de cronograma. Na pratica geral o cronograma e o modelo são chamados de cronograma. Em projetos menores, a definição, o seqüenciamento, a estimativa de recursos, a estimativa das durações das atividades e o desenvolvimento do cronograma estão muito conectados e são vistos como um único processo que pode ser realizado por uma pessoa em um período de tempo relativamente curto. 14 Introdução Método de elaboração de cronograma Ferramenta Modelo de de cronograma cronograma Informações do Projeto Cronograma do Projeto 15

6 Plano de Gerenciamento do Cronograma Os processos de gerenciamento do tempo do projeto e suas ferramentas e técnicas associadas são documentados no plano de gerenciamento do cronograma. Criado como parte do processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. Como criarei o cronograma? Como planejarei o cronograma? Quais ferramentas usarei para elaborar o cronograma 16 Out/ Definir as atividades Definir as atividades 18

7 6.1 Definir as atividades Definir as atividades É o processo de identificação das ações (atividades) especificas a serem realizadas para produzir as diversas entregas do projeto Definir as atividades Os pacotes da EAP são tipicamente decompostos em componentes menores chamados atividades que representam o trabalho necessário para completar o pacote de trabalho. As atividades são base para a estimativa, desenvolvimento do cronograma, execução e monitoramento e controle do trabalho do projeto. 21

8 6.1 Definir as atividades Na vida real, as vezes não é possível trabalhar com um diagrama de rede a nível atividade, pois poderia ser grande demais. Pode ser criado o diagrama de rede a partir do nível pacote de trabalho. Para o Guia PMBOK é necessário decompor os pacotes de trabalho ao nível de atividade, para se elaborar o diagrama de rede Definir as atividades - Entradas Linha de base do escopo A linha de base do escopo é um componente do plano de gerenciamento do projeto. Os componentes da mesma incluem: Declaração do escopo do projeto. EAP. Dicionário da EAP Definir as atividades - Entradas Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo Definir as atividades incluem, mas não estão limitados ao sistema de informações do gerenciamento de projetos (SIGP). 24

9 6.1.1 Definir as atividades - Entradas Ativos de processos organizacionais Políticas, procedimentos e diretrizes existentes relacionados ao planejamento formal e informal de atividades, tais como a metodologia de elaboração do cronograma, que são considerados no desenvolvimento das definições de atividades e Base de conhecimento de lições aprendidas contendo informações históricas sobre listas das atividades usadas em projetos anteriores similares Definir as atividades Ferramentas e Técnicas Decomposição A técnica de decomposição aplicada na definição de atividades, envolve a subdivisão dos pacotes de trabalho do projeto em componentes menores, chamados atividades. Essas atividades representam o esforço necessário para completar um pacote de trabalho. O processo Definir as atividades define as saídas finais como atividades ao invés de entregas, como é feito no processo Criar a EAP. A lista das atividades, EAP, e o dicionário da EAP podem ser desenvolvidos tanto seqüencialmente como paralelamente Definir as atividades Ferramentas e Técnicas Abordagem diferenciada entre a Decomposição usada na Definição de Escopo e na Definição de Atividades. Definir o Escopo Definir as atividades Produtos, Entregas, EAP Atividades, Ações 27

10 6.1.2 Definir as atividades Ferramentas e Técnicas Planejamento em ondas sucessivas Também conhecido como rolling wave planning, é uma forma de planejamento com elaboração progressiva, onde o trabalho a ser executado num futuro próximo é planejado em detalhes e o trabalho futuro é planejado nos níveis mais altos da EAP. Portanto, um projeto pode existir em vários níveis de detalhamento dependendo de onde esta no ciclo de vida do projeto Definir as atividades Ferramentas e Técnicas Modelos Uma lista padrão das atividades ou uma parte da lista das atividades de um projeto anterior é freqüentemente utilizada como modelo para um projeto novo. Modelos também podem ser usados para identificar os marcos típicos dos cronogramas Definir as atividades Ferramentas e Técnicas Opinião especializada Membros da equipe do projeto ou outros especialistas, que tenham experiência e habilidade no desenvolvimento de declarações detalhadas do escopo de projetos, em EAP e cronogramas, podem fornecer opiniões técnicas sobre a definição de atividades. 30

11 6.1.3 Definir as atividades Saídas Lista das atividades É uma lista abrangente que inclui todas as atividades necessárias no projeto. Inclui o identificador e uma descrição do escopo do trabalho de cada atividade assegurando que os membros da equipe entendam qual trabalho precisa ser executado Definir as atividades Saídas Atributos das atividades Ampliam a descrição da atividade através da identificação dos múltiplos componentes associados a cada atividade. No início do projeto, eles incluem o identificador (ID) da atividade, o ID da EAP e o nome da atividade; quando completos podem incluir códigos das atividades e sua descrição, predecessoras, sucessoras, relações lógicas, antecipações e esperas, requisitos dos recursos, datas impostas, restrições e premissas. Podem ser usados para identificar o responsável pelo trabalho, área geográfica, ou local onde o trabalho será realizado. São usados para o desenvolvimento do cronograma. O número de atributos varia com a área de aplicação Definir as atividades Saídas Lista dos marcos Um marco é um ponto ou evento significativo no projeto. A lista dos marcos identifica todos os marcos do projeto e indica se os mesmos são obrigatórios, tais como aqueles exigidos por contrato, ou opcionais, tais como os baseados em informação histórica. 33

12 6.1.3 Definir as atividades Saídas Lista dos marcos O termo de abertura possui uma lista inicial de marcos; O gerente de projetos pode inserir marcos adicionais como ponto de verificação para facilitar o controle do cronograma; Podem ser impostos pelo patrocinador; Não são atividades; Caso um marco seja alcançado, significa que o projeto está evoluindo conforme planejado. 34 Exercício I Você realizará o aniversário do seu filho daqui a dois meses, sendo assim você precisa iniciar o planejamento da festa. Elabore os seguintes itens: A WBS A lista de atividades Os principais marcos Tempo: 60 minutos elaboração e 10 minutos apresentação Seqüenciar as atividades 36

13 6.2 Seqüenciar as atividades Sequenciar as atividades Seqüenciar as atividades É processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. Essas são seqüenciadas usando relações lógicas. 39

14 6.2 Seqüenciar as atividades Cada atividade e marco, com exceção do primeiro e do último, são conectados a pelo menos um predecessor e um sucessor. O tempo de antecipação (lead) ou de espera (lag) pode ser necessário entre as atividades para dar suporte a um cronograma de projeto realista e executável. O seqüenciamento pode ser executado através do uso de software de gerenciamento de projetos ou do uso de técnicas manuais ou automatizadas Seqüenciar as atividades - Entrada Declaração do escopo do projeto Contém a descrição do escopo do produto, que inclui as características que podem afetar o seqüenciamento das atividades, tal como a disposição física de uma fabrica a ser construída ou interfaces de subsistemas num projeto de software Seqüenciar as atividades - Entrada Ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Seqüenciar as atividades incluem, arquivos de projetos da base de conhecimento da organização usada para a metodologia de elaboração do cronograma. 42

15 6.2.2 Seqüenciar as atividades Ferramentas e Técnicas Método do diagrama de precedência (MDP) O MDP é um método usado no Método do Caminho Critico (CPM) para a construção de um diagrama de rede do cronograma do projeto e que utiliza quadrados ou retângulos, chamados de nós, para representar as atividades e conectá-las com flechas que indicam as relações lógicas que existem entre elas. Esta técnica e chamada também de Atividade no Nó (ANN), sendo o método usado pela maior parte dos pacotes de software de gerenciamento de projetos Seqüenciar as atividades Ferramentas e Técnicas Método do diagrama de precedência (MDP) 44 ic it D fc ft Legenda: D Duração it Início tarde ft Fim tarde Ic Início cedo fc Fim cedo

16 Exercício: ic it D fc ft Legenda: D Duração ft Fim tarde it Início tarde ic Início cedo fc Fim cedo Inter-relacionamentos O MDP inclui quatro tipos de dependências ou relações lógicas: Término - Início Término - Término Início - Início Início - Término 47 Outros tipos de diagrama de rede ADM (diagrama de setas) também conhecido como diagrama AOA (Activity-on-Arrow) é um método de construção de diagramas que utiliza as setas para representar as atividades e as conecta através de nós. C, 5 A, B, 2 D, E, 8 4 F,

17 Outros tipos de diagrama de rede GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) utiliza símbolos que definem o fluxo de atividades do projeto. As atividades são dependentes dos resultados de outras. Elas podem: Não ser executadas Ser executadas uma vez Ser executadas mais de uma vez. A B D C 49 Exercício de diagrama de rede AoA ATIVIDADE PRECEDÊNCIA DURAÇÃO A - 2 B A 3 C A 1 D B 1 E C 2 F D,E Seqüenciar as atividades Ferramentas e Técnicas Determinação de dependência Três tipos de dependências são usadas para definir a seqüência entre as atividades: Mandatórias São inerentes a natureza do trabalho a ser executado; Arbitradas São aquelas definidas pela equipe do Projeto; Externas Envolvendo relacionamento entre atividades do projeto e atividades externas ao projeto. 51

18 6.2.2 Seqüenciar as atividades Ferramentas e Técnicas Aplicação de antecipações e esperas A equipe de gerenciamento do projeto determina as dependências que podem requerer uma antecipação (lead) ou uma espera (lag), visando definir precisamente a relação lógica entre elas. Não deve substituir a lógica de desenvolvimento do cronograma. As atividades e suas premissas relacionadas devem ser documentadas. 52 Lead e Lag Término - Início Término - Início Lag Lead Início - Início Lag 53 Tipos de Folga Folga Livre (Margem Livre) Atraso total permitido para uma atividade do cronograma sem atrasar a data de início mais cedo de qualquer atividade sucessora imediata dentro do caminho da rede; Folga Total (Margem Total) Atraso total permitido para uma atividade do cronograma sem atrasar a data de término do projeto. 54

19 Caminho Crítico Os caminhos críticos têm uma folga total igual a zero ou negativa e as atividades do cronograma que estão no caminho critico são chamadas atividades críticas. Um caminho crítico é normalmente caracterizado por uma folga total igual a zero no caminho crítico Seqüenciar as atividades Ferramentas e Técnicas Modelos de diagrama de rede de cronograma Modelos de diagramas de rede de cronograma padronizados podem ser usados para agilizar a preparação de redes de atividades do projeto. Podem incluir um projeto inteiro ou somente uma parte dele. As partes do diagrama de redes de um projeto são com freqüência chamadas de sub-redes ou fragmentos de rede (frag-net). São especialmente úteis quando um projeto inclui varias entregas idênticas ou quase idênticas Seqüenciar as atividades Saídas Diagramas de rede do cronograma do projeto São mostras esquemáticas das atividades do cronograma e as relações lógicas entre elas, também chamadas de dependências. Um diagrama de rede pode ser produzido manualmente ou através do uso de um software de gerenciamento de projetos. Quaisquer seqüência incomuns de atividades dentro da rede devem ser totalmente descritas. 57

20 6.2.3 Seqüenciar as atividades Saídas Atualizações dos documentos do projeto Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem: Lista das atividades; Atributos das atividades e Registro dos riscos. 58 Exercício II Fazer a Lista de exercício I entregue pelo professor. Tempo: 60 minutos para elaboração 59 Exercício III Estabeleça os diagramas de redes (PDM e ADM) para as seguintes atividades: Escolher os convidados Escolher o tema da festa Contratar o Buffet Contratar a Animação Selecionar o local da festa Contratar a casa de festa Decorar local da festa Realizar a festa Contratar o fotógrafo e vídeo Selecionar músicas Selecionar brinquedos Realizar os pagamentos 60 Tempo: 40 minutos elaboração e 10 minutos apresentação

21 6.3 Estimar os recursos das atividades Estimar os recursos das atividades Estimar os recursos das atividades 63

22 6.3 Estimar os recursos das atividades Estimar os recursos das atividades é o processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade Estimar os recursos das atividades - Entradas Atributos das atividades Os atributos das atividades desenvolvidos durante os processos de definição e seqüenciamento das mesmas, fornecem as entradas principais de dados para serem usadas na estimativa dos recursos necessários para cada atividade do cronograma da lista das atividades Estimar os recursos das atividades - Entradas Calendários de recursos Informação sobre quais recursos (tais como pessoal, equipamento e material) estão potencialmente disponíveis durante o período de atividades planejado. Especificam quando e por quanto tempo os recursos identificados estarão disponíveis durante o projeto. O calendário de recursos inclui a disponibilidade, capacidades e habilidades dos recursos humanos. Por exemplo, durante as fases iniciais de um projeto de planejamento de engenharia, o pool de recursos pode incluir um grande número de engenheiros juniores e seniores. 66

23 6.3.1 Estimar os recursos das atividades - Entradas Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais que podem influenciar o processo Estimar os recursos das atividades incluem a disponibilidade e habilidades do recurso Estimar os recursos das atividades - Entradas Ativos de processos organizacionais Políticas e procedimentos a respeito da mobilização e desmobilização de pessoal; Políticas e procedimentos relacionados ao aluguel e compra de suprimentos e equipamentos e Informação histórica a respeito dos tipos de recursos usados para trabalhos semelhantes de projetos anteriores Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Opinião especializada A opinião especializada freqüentemente é necessária para se avaliar as entradas relacionadas aos recursos deste processo. Qualquer grupo ou pessoa com conhecimento especializado em planejamento e estimativa de recursos pode fornecer tal opinião. 69

24 6.3.2 Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Análise de alternativas Muitas atividades do cronograma têm métodos alternativos para a sua realização. Incluem o uso de vários níveis de capacidade ou habilidades dos recursos, tamanhos ou tipos diferentes de máquinas, ferramentas diferentes (manuais x automatizadas) e decisões de fazer ou comprar a respeito dos recursos Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Dados publicados para auxílio a estimativas Muitas empresas publicam rotineiramente índices de produção atualizados e custos unitários de recursos para um abrangente conjunto de negócios de mão-de-obra, material e equipamento para diferentes países e localizações geográficas dentro dos mesmos Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Estimativa Bottom-Up Quando uma atividade não pode ser estimada com um grau razoável de confiança, o trabalho dentro da atividade é decomposto em mais detalhes. As necessidades do recurso são estimadas. As atividades podem ou não ter interdependências entre si que podem afetar a aplicação e o uso dos recursos. Se existirem dependências, este padrão de utilização de recursos é refletido e documentado na estimativa de recursos da atividade. 72

25 6.3.2 Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Software de gerenciamento de projetos Um software de gerenciamento de projetos tem a capacidade de auxiliar no planejamento, organização e gerenciamento do pool de recursos e no desenvolvimento de estimativas dos recursos. Dependendo da sofisticação do software, a estrutura analítica de recursos, a disponibilidade de recursos, as taxas de produtividade dos recursos e os vários calendários dos recursos podem ser definidos para apoiar a otimização do seu uso Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Software de gerenciamento de projetos Alguns Softwares: Freeware: o Dotproject o Project.net o Spider (até 200 atividades) o Open Project o Open Workbench o GanttProject Proprietários: o MSProject2010 o Primavera o Project Builder o Spider (acima de 200 atividades) Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas 75

26 6.3.2 Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas Estimar os recursos das atividades Ferramentas e Técnicas 78

27 6.3.3 Estimar os recursos das atividades Saídas Requisitos de recursos das atividades A saída do processo Estimar os recursos das atividades identifica os tipos e as quantidades de recursos necessários para cada atividade do pacote de trabalho. Esses requisitos podem então ser agregados para determinar os recursos estimados para cada pacote de trabalho. A profundidade de detalhes dos requisitos de recurso podem variar com a sua área de aplicação e pode incluir a base de estimativa para cada recurso, assim como as premissas que foram feitas na determinação de quais tipos de recursos são aplicados, suas disponibilidades e quais quantidades são usadas Estimar os recursos das atividades Saídas Estrutura analítica dos recursos A estrutura analítica dos recursos é uma estrutura hierárquica dos recursos identificados organizada por categoria e tipo de recursos. Categorias podem incluir mão-de-obra, material, equipamento e suprimentos. Os tipos podem incluir o nível de habilidade, de graduação ou outras informações, conforme apropriado ao projeto. É útil na organização e no relato dos dados do cronograma com informações sobre a utilização dos recursos Estimar os recursos das atividades Saídas Atualizações dos documentos do projeto Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem: Lista das atividades. Atributos das atividades. Calendários dos recursos. 81

28 Exercício IV Estime a quantidade e os tipos dos recursos necessários para organizar a festa de aniversário. Tempo: 30 minutos Elaboração e 10 minutos apresentação Estimar as durações das atividades Estimar as durações das atividades 84

29 6.4 Estimar as durações das atividades Estimar as durações das atividades É o processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar as atividades especificas com os recursos estimados Estimar as durações das atividades - Entradas Calendários dos recursos O tipo, a quantidade, a disponibilidade e a capacidade, quando aplicáveis, tanto dos recursos humanos, como de material e de equipamentos podem influenciar significativamente a duração de atividades do cronograma. 87

30 6.4.1 Estimar as durações das atividades - Entradas Requisitos de recursos das atividades Os recursos designados para a atividade e a disponibilidade dos mesmos influenciarão significativamente na duração da maioria das atividades. Exemplo: Nível de habilidade Período de disponibilidade Estimar as durações das atividades - Entradas Declaração do escopo do projeto As restrições e premissas da declaração do escopo do projeto são consideradas durante a estimativa das durações da atividade. Exemplos de premissas: Condições existentes; Disponibilidade de informações; Duração dos períodos de preparação de relatórios. Exemplos de restrições: Disponibilidade de recursos com habilidades e Termos do contrato e requisitos Estimar as durações das atividades - Entradas Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais da empresa que podem influenciar o processo Estimar as durações das atividades são: Banco de dados de estimativas de duração e outros dados de referência; Métricas de produtividade e Informações comerciais publicadas. 90

31 6.4.1 Estimar as durações das atividades - Entradas Ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo de Estimar as durações das atividades incluem: Informação histórica sobre duração; Calendários do projeto; Metodologia de elaboração do cronograma e Lições aprendidas Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Opinião especializada A opinião especializada, guiada por informações históricas, pode fornecer informações sobre estimativas de duração para as atividades a partir de projetos anteriores similares. Também pode ser usada para determinar se seria recomendável combinar diferentes métodos de estimativas Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Estimativa análoga (top down) Usa parâmetros tais como duração, orçamento, tamanho, peso e complexidade de um projeto anterior similar como base para a estimativa para um projeto futuro. Esta técnica conta com a duração real de projetos semelhantes anteriores como base para se estimar a duração do projeto atual. É freqüentemente usada quando há poucas informações detalhadas sobre o mesmo Usa informações históricas e opinião especializada. Normalmente é mais barata e rápida que outras técnicas, porém é menos precisa. 93

32 6.4.2 Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Estimativa Paramétrica Utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis (por exemplo: metros quadrados em construção) para calcular uma estimativa para parâmetros da atividade, tais como custo, orçamento e duração. Tem como resultado uma estimativa do tipo tempo por linha de código, tempo por metro quadrado, etc. Esta técnica pode produzir excelentes resultados em termos de precisão, dependendo dos dados básicos colocados no modelo. Estimativas paramétricas de tempo podem ser aplicadas a um projeto ou segmentos do mesmo Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Estimativas de três pontos A precisão das estimativas de duração das atividades podem ser aperfeiçoadas considerando-se as incertezas das estimativas e riscos. A técnica PERT usa três estimativas para definir uma faixa aproximada para a duração de uma atividade: Mais provável (t M ). A duração da atividade usa dados com expectativas realistas para a execução da mesma. Otimista (t O ). A duração da atividade é baseada na análise do melhor cenário para a atividade. Pessimista (t P ). A duração da atividade é baseada na análise do pior cenário para a atividade Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Estimativas de três pontos Probabilidade + Provável Pert Pessimista Otimista Duração 96

33 6.4.2 Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas A analise PERT calcula a duração Esperada da atividade (t E ) usando uma media ponderada dessas três estimativas: Duração Esperada da Atividade TE = (TO+4TM+TP) 6 Desvio Padrão da Atividade P-O 6 Variância da Atividade P-O 6 2 Estimativas de duração baseadas nessa equação fornecem mais precisão Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Atividade P M O Pert Desvio Intervalo da Var. Padrão estimativa A ,17 5,5 30,30 22,67 33,67 B , ,00 53,67 69,67 C ,83 1,5 2,25 42,33 45,33 D ,5 2,17 4,69 34,33 38,67 98 Exemplo: cálculo da Rede PERT Atividade Predecessora Otimista Mais Provável Pessimista A B C D A E B F C G D H E I G,H,F J I

34 Resolução: Atividade Duração Esperada Desvio-Padrão A 23 1,3 B 8,3 1 C 5,7 1 D 3,7 0,7 E 7,5 1,2 F 5 0 G 6,2 0,5 H 19,8 1,5 I 14,7 1,3 J 10 0 Onde: Ta=(17+4x24+25)/6=23 S= 25-17/6=1,3 Encontrar o caminho crítico: B E H I J Duração: 60,3 semanas Estimar as durações das atividades Ferramentas e Técnicas Análise de reservas Podem incluir reservas para contingências, (também chamadas de reservas de tempo ou buffers) no cronograma geral do projeto para considerar as incertezas do cronograma. Pode ser uma porcentagem da duração, um número fixo de períodos de trabalho, ou pode ser desenvolvida através do uso de métodos de analise quantitativa. Quando informações mais precisas se tornam disponíveis, a reserva para contingências pode ser reduzida ou eliminada Estimar as durações das atividades Saídas Estimativas de duração das atividades As estimativas de duração das atividades são avaliações quantitativas do número provável de períodos de trabalho que serão necessários para completar uma atividade. Podem incluir indicações da faixa de resultados possíveis. Como por exemplo: 2 semanas +/- 3 dias para indicar que a atividade levará pelo menos sete dias e não mais de treze. 15% probabilidade de exceder três semanas. 102

35 6.4.3 Estimar as durações das atividades Saídas Atualizações dos documentos do projeto Documentos do projeto que podem ser atualizados incluem: Atributos das atividades; Premissas feitas no desenvolvimento da estimativa da duração da atividade, tais como níveis de habilidade e disponibilidade. 103 Exercício V Elabore individualmente a lista disponibilizada pelo professor. Tempo: 60 minutos Elaboração e 20 minutos solução Desenvolver o cronograma 105

36 6.5 Desenvolver o cronograma Desenvolver o cronograma Desenvolver o cronograma É o processo de analise das seqüências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o cronograma do projeto. 108

37 6.5.1 Desenvolver o cronograma - Entradas Ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais que podem influenciar o processo Desenvolver o cronograma incluem: A metodologia de elaboração do cronograma e Calendário do projeto Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Análise de rede do cronograma Usa várias técnicas analíticas, tais como o método do caminho crítico, o método da corrente crítica, análise e-se e o nivelamento de recursos para calcular as datas de início e término mais cedo e mais tarde para as partes incompletas das atividades do projeto Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Método do caminho crítico O método do caminho critico calcula as datas teóricas de inicio e término mais cedo e início e término mais tarde, para todas as atividades, sem se considerar quaisquer limitações de recursos. As datas resultantes de início e término mais cedo e início e término mais tarde não são necessariamente o cronograma do projeto, mas sim uma indicação dos períodos de tempo dentro dos quais a atividade poderia ser agendada, dadas as durações do projeto, relações lógicas, antecipações, esperas e outras restrições conhecidas. 111

38 6.5.2 Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Método da corrente crítica A corrente critica é uma técnica de análise de rede do cronograma que modifica o cronograma do projeto para que se leve em conta a limitação de recursos. Inicialmente, o diagrama de rede do cronograma do projeto é construído usando-se como entradas as estimativas de durações com suas dependências necessárias e suas restrições definidas. O caminho crítico é então calculado. Depois do mesmo ter sido identificado, a disponibilidade do recurso é informada e o resultado do cronograma restrito por recursos é determinado Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Método da corrente crítica A Teoria das Restrições (Theory of Constrains - TOC) foi apresentada inicialmente por Eliyahu Goldratt em seu livro The Goal (A Meta) em Corrente Crítica é aplicação da Teoria das Restrições ao gerenciamento de projetos. A mesma foi introduzida por Eliyahu Goldratt em seu livro Critical Chain (Corrente Crítica) em Teoria das Restrições Conceitos A restrição em um sistema não é nada mais que qualquer coisa que impeça um melhor desempenho deste sistema. 114

39 Teoria das Restrições Conceitos Atua nas restrições utilizando o seu processo de pensamento (Thinking Process), respondendo as seguintes perguntas: Como Provocar a Mudança? O que mudar? Mudar para o que? 115 Teoria das Restrições Conceitos Identificar a Restrição Decidir como explorar Subordinar e Sincronizar Elevar a performance Encontrar o elo fraco do sistema (o que limita o desempenho do sistema) Decidir como explorar as restrições do sistema, não deixando nenhuma alternativa de fora Subordinar os demais recursos à capacidade do sistema Elevar a capacidade da restrição Evitar Inércia Retornar ao primeiro passo sempre que uma nova restrição for encontrada 116 CCPM Conceitos A Corrente Crítica é a Aplicação da Teoria das Restrições (TOC) ao ambiente de projetos. A aplicação prática da Corrente Crítica passa pela quebra de alguns paradigmas do gerenciamento de projetos. 117

40 Paradigmas a serem quebrados O melhor lugar para inserir a segurança no projeto não é dentro das atividades e sim dentro de Buffers. 118 Paradigmas a serem quebrados Não é necessário começar todos os caminhos não críticos em sua data mais cedo (conforme CPM), o CCPM sugere iniciarmos na data mais tarde. Reduzir significativamente a multitarefa 119 Por Que Aplicar a CCPM Para Rand (2000), o motivo pelo qual o CCPM foi desenvolvido é que freqüentemente os métodos PERT/CPM não funcionam. Para ele existem problemas crônicos que os métodos existentes, as abordagens e os mais caros softwares não são capazes de solucionarem. 120

41 Causas de Atrasos Síndrome do Estudante: Fato: Deixar para o último minuto para realizar a tarefa. Problema: Atraso nas atividades devido a imprevistos, muitas delas deixam de ser não críticas e passam a ser críticas. Ação: Execute o seu projeto pela programação MAIS TARDE das atividades 121 Causas de Atrasos Lei de Parkinson: Fato: O trabalho de uma atividade se expande para preencher toda a previsão passada para o GP. Problema: Não possibilita o adiantamento da atividade subseqüente. Ação: Elimine todos os marcos de entrega (milestones) e direcione o foco para a data final do projeto. Otimize as durações, retirando-lhes as margens de segurança. 122 Causas de Atrasos Multitarefa: Fato: Antes de encerrar uma tarefa o recurso inicia uma outra tarefa. Problema: Atraso da conclusão de todas as atividades. Ação: Foco e disciplina, uma coisa de cada vez. 123

42 Causa dos Atrasos - Multitarefas 124 Desperdício das folgas: Causas de Atrasos Fato: Mesmo que uma atividade termine antecipadamente raramente se consegue iniciar a subseqüente, devido ao recurso não estar preparado. Problema: Desperdício das folgas de cada atividade do projeto acarretando o atraso do mesmo. Ações: Aplicar um sistema de autorização de trabalho eficiente. 125 Diferenças entre CCPM e CPM Caminho Crítico: Seqüência mais longa de atividades interdependentes do cronograma. Caso atrase alguma atividade, o projeto sofrerá atrasos. Corrente Crítica: Seqüência de atividades interdependentes por natureza lógica ou por limitação de recursos, que determinam a duração total do projeto. É o caminho alterado em função disponibilidade de recursos. 126

43 Diferenças entre CCPM e CPM Se for considerado um projeto sem restrição de recursos, a Corrente Crítica será definida da mesma forma que o Caminho Crítico. Diferentemente do caminho Crítico, a Corrente Crítica não se altera em função do atraso das atividades. 127 Pulmão do Projeto (Project Buffer) O Pulmão do Projeto ou Project Buffer é criado para proteger a corrente crítica da incerteza inerente a execução das atividades de um projeto. A CCPM propõe que seu valor seja igual a 50% do total da segurança removida das atividades do caminho em questão. 128 Pulmão de Convergência (Feeding Buffer) O Pulmão de Convergência ou Feeding Buffer são inseridos em caminhos que se unem a corrente crítica, para garantir que os mesmos não se tornem críticos também. Da mesma forma do Pulmão do projeto, seu valor é igual a 50% do total da segurança removida das atividades do caminho em questão. 129

44 Criando a Rede CCPM 1º Passo: Usar os tempos médios por atividade e em seguida utilizar os tempos de início mais tarde, obedecendo a lógica da rede. 130 Criando a Rede CCPM 2º Passo: Eliminar toda a contenção de recurso para identificar a corrente crítica. A corrente crítica é definida como o maior caminho da rede, levando em conta as dependências de tarefas e recursos. 131 Criando a Rede CCPM 3º Passo: Proteger a corrente crítica inserindo o Pulmão do Projeto e os Pulmões de convergência, calculados como explicado anteriormente. 132

45 Gerenciamento dos Pulmões Gerenciar pelo consumo dos pulmões: Dividir os pulmões em 3 níveis, cada nível representando 1/3 do tempo calculado para o Pulmão. Se a atividade permanecer na parte verde, não é requerida ação; Se o consumo entrar no amarelo, atenção nas atividades, desenvolver um plano de recuperação junto com os gerentes dos recursos; Se entrar no nível vermelho, por em prática o plano de recuperação. 133 Gerenciamento dos Pulmões 134 Ambientes Projetos Múltiplos Normalmente uma organização opta por iniciar diversos projetos ao mesmo tempo, pensando que quanto antes os inicie, mais cedo os concluirão. De Acordo com a CCPM, esta prática é a um dos principais motivos da multitarefa. É necessário que a organização saiba priorizar sua carga de trabalho. Existem várias formas de estabelecer a priorização: Importância do cliente associado, Orçamento e benefícios relativos ao projeto, Complexidade, Estratégia da empresa, etc. 135

46 Ambientes Projetos Múltiplos A proposta é trabalhar com os recursos comuns e de maior demanda aos diversos projetos de uma forma sincronizada. Estes recursos serão escalonados entre os vários projetos empreendidos, através da reprogramação da rede, porém evitando possíveis contenções. 136 Ambientes Projetos Múltiplos Supondo que seja necessário empreender 3 projetos em uma organização, primeiramente devemos montar a corrente crítica de todos os projetos de forma simultânea. 137 Ambientes Projetos Múltiplos Identificados os recursos que representam maior restrição ao sistema, elimina-se a contenção através do escalonamento dos recursos entre projetos de acordo com a priorização realizada. Em seguida identifica-se de maneira geral o recurso que é a restrição de capacidade do sistema, o qual é chamado de Tambor (Drum). No nosso exemplo o recurso vermelho. 138

47 Ambientes Projetos Múltiplos O Pulmão de Capacidade é criado para evitar possíveis atrasos causados por flutuações entre projetos. Este pulmão é proporcional a soma dos tamanhos das atividade do seu recurso restritivo e o seu objetivo é o escalonamento com a devida proteção entre o fim do projeto predecessor e o início do projeto sucessor. 139 Ambientes Projetos Múltiplos O controle dos pulmões em um ambiente de múltiplos projetos facilita a visão geral da organização com relação a suas próprias restrições e capacidades. A principal causa que leva à um melhor desempenho de prazo de projetos que utilizam CCPM é que tipo de tarefa designar a cada recurso Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Nivelamento de recursos O nivelamento de recursos é uma técnica de análise de rede do cronograma aplicada a um cronograma que já foi analisado pelo método do caminho crítico. É necessário quando os recursos foram distribuídos além de sua capacidade, tal como quando um recurso foi designado para duas ou mais atividades durante o mesmo período de tempo. Freqüentemente pode causar a mudança do caminho crítico original. 141

48 Nivelamento de Recursos Manter a utilização de recursos em um nível constante durante períodos de tempo; Deslocando tarefas dentro das folgas permitidas; O propósito é criar distribuições mais suaves do uso do recurso; Planejamento integrado no pool de recursos da empresa (conhecer a estrutura organizacional da empresa); Melhora o moral e resulta em poucos problemas de pessoal e de folha de pagamentos Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Análise de cenário E- se Esta é uma análise da pergunta E se a situação representada pelo cenário X acontecer?. Uma análise de rede do cronograma e feita usando o cronograma para computar os diferentes cenários, tal como atrasar a entrega de um componente principal, prolongar as durações especificas de engenharia ou introduzir fatores externos, tal como uma greve ou uma mudança no processo de licenciamento. O resultado da análise de cenário E-se pode ser usado para avaliar se o cronograma do projeto é praticável sob condições adversas e para preparar planos de contingência e de resposta para superar ou mitigar o impacto de situações inesperadas. A técnica mais comum é a Anaálise de Monte Carlo, na qual uma distribuição das possíveis durações de atividades é definida e usada para calcular uma distribuição de possíveis resultados para o projeto como um todo Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Aplicação de antecipações e esperas Antecipações e esperas são refinamentos aplicados durante a análise da rede para produzir um cronograma viável. 144

49 6.5.2 Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Compressão de cronograma A compressão de cronograma encurta o cronograma do projeto sem mudar o escopo do mesmo, para respeitar as restrições do cronograma, datas impostas ou outros objetivos do cronograma. As técnicas de compressão de cronograma incluem: 145 Tipos de Compressão de Duração FastTracking Antecipação do início de uma atividade de forma a executar atividades em paralelo. Freqüentemente resulta em retrabalho e comumente aumenta o risco; Crashing Compressão da duração das atividades de forma a reduzir o prazo. Geralmente realizado com adição de recursos a atividades do caminho crítico. Quase sempre resulta em aumento no custo Desenvolver o cronograma Ferramentas e Técnicas Ferramenta para desenvolvimento do cronograma Ferramentas automatizadas para o desenvolvimento do cronograma aceleram o processo do mesmo gerando datas de início cedo e tarde baseadas nas entradas das atividades, diagramas de rede, recursos e durações das atividades. Uma ferramenta de desenvolvimento do cronograma pode ser usada em conjunto com outros aplicativos de software de gerenciamento de projetos assim como com métodos manuais. 147

50 6.5.3 Desenvolver o cronograma Saídas Cronograma do projeto O cronograma do projeto inclui pelo menos uma data de início e de término planejadas para cada atividade. Se o planejamento de recursos é feito numa fase inicial, então o cronograma do projeto permaneceria preliminar até as designações dos recursos serem confirmadas e as datas de início e término agendadas serem estabelecidas. Esse processo normalmente acontece antes do término do plano de gerenciamento do projeto. Pode ser apresentado num formato resumido, algumas vezes chamado de cronograma mestre ou cronograma de marcos, ou apresentado detalhadamente. O cronograma pode ser apresentado em formato tabular, ou apresentado graficamente Desenvolver o cronograma Saídas Gráficos de marcos. Esses gráficos assemelham-se aos gráficos de barras, porem identificam somente o início ou término agendado para as entregas mais importantes e interfaces externas chaves Desenvolver o cronograma Saídas Gráfico de barras. Esse gráfico, onde as barras representam as atividades, mostra as datas de início e término da atividade, assim como as durações esperadas. São de fácil leitura e usados em apresentações gerenciais. 150

51 6.5.3 Desenvolver o cronograma Saídas Diagramas de rede do cronograma do projeto. Esses diagramas, com informações sobre as datas das atividades, normalmente mostra tanto a lógica da rede do projeto como as atividades do seu caminho crítico. Podem ser apresentados no formato de diagrama de atividade no nó, ou no formato de diagrama de rede do cronograma com escala de tempo que às vezes é chamado de gráfico de barras lógico Desenvolver o cronograma Saídas Linha de base do cronograma Uma linha de base do cronograma é uma versão específica do cronograma do projeto desenvolvido a partir da análise de rede do mesmo. É aceita e aprovada pela equipe de gerenciamento como a linha de base do cronograma com datas de início da linha de base e datas de término da linha de base. A linha de base do cronograma é um componente do plano de gerenciamento do projeto Desenvolver o cronograma Saídas Dados do cronograma Os dados de apoio do cronograma incluem pelo menos os marcos, as atividades, os atributos das atividades e a documentação de todas as premissas e restrições identificadas. A quantidade de dados adicionais varia de acordo com a área de aplicação. As informações fornecidas como detalhes de suporte incluem: Requisitos de recursos por período de tempo, freqüentemente na forma de um histograma de recursos; Cronogramas alternativos, tais como melhor ou pior caso, não nivelado por recurso ou nivelado por recurso, com ou sem datas impostas e Alocação das reservas para contingências. 153

52 Histograma de recursos Desenvolver o cronograma Saídas Atualizações dos documentos do projeto Requisitos de recursos das atividades. O nivelamento dos recursos pode ter um efeito significativo nas estimativas preliminares dos tipos e quantidades de recursos necessários. Se a análise do nivelamento de recursos muda os requisitos de recursos do projeto, então os mesmos são atualizados. Atributos das atividades. Os atributos das atividades são atualizados para incluir quaisquer requisitos de recursos revisados ou quaisquer outras revisões geradas pelo processo Desenvolver o cronograma. Registro dos riscos. O registro dos riscos pode precisar ser atualizado para refletir oportunidades ou ameaças percebidas através das premissas de agendamento. 155 B.6 Controlar o cronograma 156

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