Política de prestação de contas de despesas Código Responsável pela elaboração Versão Revisão Página

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1 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 1/18 ÍNDICE 1. Objetivo Aplicação Referências Disposições gerais Responsabilidades Termos e Nomenclaturas Viagens e prestação de contas de despesas Passagens aéreas Prazos para solicitação das passagens aéreas Adiantamentos de viagem Remarcação e reembolso Passaportes e vistos Excesso de bagagem Viagem com parceiro (a)/ cônjuge Programas de fidelidade Hospedagem Lavanderia Locação de Veículos Usos de automóvel da companhia Usos de automóvel pessoal a trabalho Refeições e entretenimento Telefonia Táxi Cartão Corporativo (AMEX e VISA) Questionamentos de Despesas Roubo ou Perda do Cartão Corporativo Reposição emergencial de Cartão Desligamentos de Colaborador... 13

2 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 2/ Prestação de contas relatório de despesa Elaboração do relatório Obrigatoriedades da Descrição das Despesas Organizações do Relatório de Despesa Extravio de Comprovantes Aprovação Prazos para Prestação de Contas Atrasos na Prestação de Contas Quantidades de Relatórios no Mês Desligamentos de Colaborador Saldos a Devolver à Companhia Exceções Restrições e Confidencialidade Formulários e Registros Fluxograma Controle de revisão Anexos... 19

3 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 3/18 1. OBJETIVO Orientar os colaboradores envolvidos no processo prestação de contas de despesas a fim de garantir que as atividades desse processo sejam realizadas de acordo com as diretrizes estabelecidas pela Companhia. 2. APLICAÇÃO Este procedimento aplica-se a todas as áreas da Pernod Ricard Brasil envolvidas no processo prestação de contas de despesas. 3. REFERÊNCIAS Política de frota de vendas; Política de veículo designado alugado. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1. Responsabilidades Colaborador: Cumprir as obrigações dispostas neste Procedimento no que se referem viagens corporativas, hospedagens e despesas gerais. Todas as despesas devem ser consistentes com as necessidades do negócio. A aprovação das despesas deve ocorrer pelo superior imediato. Na ausência do mesmo, a aprovação deverá ser encaminhada a um par ou superior do gestor da mesma área. Aprovadores: Certificar que todas as despesas submetidas estejam em conformidade com os procedimentos da Companhia antes de efetuar aprovação; Aprovar e justificar antecipadamente as viagens que não estiverem dentro da política de prazo e valor. Em caso de divergências apuradas, devolver o Relatório de Despesa ao colaborador para correção.

4 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 4/18 CODI: Auto aprovadores para viagens nacionais. Presidente: Aprovar TODAS as viagens internacionais solicitadas pelos colaboradores da Companhia. Contas a Pagar: Conferir todos os relatórios de despesa, realizar cobranças visando que todas as contabilizações sejam efetuadas no mês de competência, apontar erros referente prestação de contas e divulga-los por meio de KPI s Termos e Nomenclaturas NA Não Aplicável.

5 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 5/18 5. VIAGENS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE DESPESAS 5.1. Passagens aéreas O Colaborador deve utilizar a tarifa mais barata dentro de uma janela de 2 horas para mais ou menos do horário de preferência, sem escala. Quaisquer alterações ou solicitações do ticket aéreo de maior valor deverão ser aprovadas e justificadas pelo Gestor Imediato. A classe econômica deverá ser utilizada para todos os voos (independente do nº de horas do voo). O colaborador que viajar em classe econômica com duração acima de 10 horas de voo terá o direito de antecipar sua viagem em até 24 horas em relação ao prazo necessário para atender seu compromisso de trabalho, desde que o custo da diária adicional não ultrapasse o valor de diária da política de viagens. A extensão da passagem poderá ser utilizada desde que não ultrapasse o valor original da compra. Terceiros: É de responsabilidade do solicitante a prestação de contas via relatório de despesas. Anexar comunicação/ ao superior da área, mencionando detalhes do processo (valor, trecho, motivo da viagem etc.). Após aprovação, deverá ser solicitada a emissão do bilhete. Para qualquer alteração na passagem aérea, é OBRIGATÓRIO que seja efetuado via agência de viagens Hostway. Nacional TODOS CATEGORIAS DE VÔOS Classes Econômica Internacional CODI Todos os colaboradores, inclusive viagens em programa de desenvolvimento (TREINAMENTO) Classes Executiva -apenas acima de 10 horas Econômica

6 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 6/ Prazos para solicitação das passagens aéreas Viagens Nacionais: 8 dias corridos* Viagens Internacionais: 40 dias corridos* *O prazo da solicitação será contado a partir da data de emissão do e-ticket Todos os voos Internacionais devem ser aprovados pelo Presidente da Companhia; Para exceções (quando não seja possível solicitar no prazo acima), será necessária a aprovação do superior direto, e do diretor do departamento Adiantamentos de viagem A solicitação de adiantamento de viagem deve ser realizada por meio do sistema T&E com no mínimo 04 (quatro) dias úteis de antecedência. Vale ressaltar que um novo adiantamento apenas deve ser concedido após o colaborador efetuar a prestação de contas do adiantamento anterior. Exceções devem ser solicitadas, por , à área de Contas a pagar, apresentando a justificativa e aprovação do superior imediato. Diária de Adiantamento Nacional Internacional USD Até R$ 200,00 Até $200,00 (*) Valor para despesas de viagem (não incluso despesas com passagem ou hotel) Remarcação e reembolso O colaborador deve utilizar os créditos em aberto das passagens compradas anteriormente. As passagens aéreas que não foram utilizadas devem ser reaproveitadas para remarcação de voo dentro do prazo de 90 dias. Caso a passagem não seja utilizada nesse período, será solicitado o reembolso do bilhete Passaportes e vistos As despesas de passaporte NÃO devem ser reembolsáveis. As despesas do visto devem ser providenciadas pela agência de viagens (Hostway).

7 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 7/ Excesso de bagagem O excesso de bagagem deve ser reembolsável apenas quando o colaborador transportar materiais da Companhia Viagem com parceiro (a)/ cônjuge Não deve ser reembolsado qualquer custo relacionado ao cônjuge/parceiro(a) que acompanhar o viajante. Caso o colaborador opte por essa situação, todos os custos do cônjuge/parceiro (a) devem ser de responsabilidade do mesmo. O cartão corporativo não deverá, em nenhuma hipótese, ser utilizado para pagar custos relacionados ao cônjuge/parceiro (a) Programas de fidelidade A agência de viagens deve sempre considerar o custo x benefício da empresa quando propuser o itinerário, independente se o hotel ou companhia aérea tiver programa de milhagem Hospedagem Para hospedagem nacional, não será mais necessário efetuar a prestação de contas referente Hotéis no T&E. A solicitação de hotéis deve ocorrer, obrigatoriamente, pela agência de viagens Hostway; O pagamento das diárias do hotel não será efetuado pelo colaborador; A nota fiscal das estadias será enviada diretamente para o Contas a Pagar; As despesas referentes ao consumo/utilização de serviços do hotel devem ser pagas pelo funcionário (solicitar adiantamento), visto que o cartão corporativo (VISA) é bloqueado para pagamento de despesas realizadas em Hotéis.

8 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 8/ Prazos de solicitação de Hospedagem: Hospedagem Nacional: 8 dias corridos Hospedagem Internacional: 40 dias corridos Para exceções (quando não seja possível solicitar no prazo acima), será necessária a aprovação do superior direto, e do diretor do departamento. NACIONAL (*) Valores Máximos** Nível SP e Demais Regiões (R$) RJ (R$) CODI 450,00 600,00 Gerentes 380,00 470,00 Demais Colaboradores 300,00 350,00 (*) Valores baseados na média nos relatórios enviados pela agência de viagens Hostway e GCOM (**) Os valores acima já contemplam as taxas cobradas pelos hotéis. INTERNACIONAL (*) Valores Máximos** Nível US$ NY (US$) PARIS ( ) CODI 350,00 420,00 260,00 Gerentes 250,00 370,00 200,00 Demais Colaboradores 150,00 300,00 130,00 (*) Valores baseados na média nos relatórios enviados pela agência de viagens Hostway. (**) Os valores acima já contemplam as taxas cobradas pelos hotéis. É de responsabilidade do solicitante efetuar o cancelamento do hotel, as taxas por noshow serão pagas pela Companhia, desde que o colaborador justifique a impossibilidade de cancelamento do hotel. As tarifas de no show serão cobradas em um cartão corporativo central e o valor será repassado ao centro de custo do colaborador mediante apresentação de prestação de contas, caso contrário, o colaborador deverá assumir esta despesa.

9 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/2016 9/18 O colaborador deve prestar contas da despesa justificando o motivo do cancelamento (cenário em que a Companhia assume o custo) ou utilizar o recurso do sistema T&E chamado Despesa compartilhada (quem assume o custo é o colaborador), neste cenário, havendo saldo a receber o valor em questão é deduzido (não havendo saldo a receber), o sistema informa os dados bancários da Companhia para que o colaborador realize o reembolso através de deposito bancário. A alocação desta despesa deve ser realizada pela área de contas a pagar no sistema T&E. Para casos de extensão do período para fins pessoais, essas despesas não devem ser reembolsadas, devendo ser pagas com recursos próprios. Quaisquer alterações devem ser efetuadas pela agência de viagens (Hostway). Todas as reservas de hotéis devem ser feitas exclusivamente pela Hostway Lavanderia As despesas com a lavanderia devem ser reembolsáveis apenas para estadias superiores a UMA SEMANA, em que será autorizado lavar apenas um conjunto de peças por dia Locação de Veículos A reserva de veículos deve ser realizada pela agência de viagens (Hostway). O veículo deve ser Econômico ou compacto com ar (Nacional ou Internacional). Os colaboradores devem ser responsáveis por todas as multas e violações de trânsito realizadas Usos de automóvel da companhia A quilometragem deve ser reembolsável para colaboradores da Companhia que estejam em deslocamento para trabalhos externos. Com exceção da Área de Vendas, pois a mesma possui cartão ticket-car. Em hipótese alguma esta despesa deve ser realizada por meio da apresentação de nota fiscal de abastecimento. A mesma deve

10 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 ser reembolsada via relatório de despesa utilizando-se a opção do sistema T&E reembolso por KM devendo indicar a quilometragem da viagem. Para a área de Vendas não deve ser reembolsado o combustível por quilometragem, apenas em caso emergenciais (Ex.: Posto de gasolina não é credenciado ao Ticket Car), o valor não pode ultrapassar R$ 20,00. Pedágios e estacionamentos: devem ser reembolsados mediante apresentação do comprovante original via relatório de despesa. o SEM PARAR: a mensalidade não será reembolsada, apenas quando descrito a viagem que foi efetuada referente ao trabalho. Lavagem: os colaboradores da área de Vendas possuem direito de usar até R$ 30,00 por mês para lavar o automóvel da Companhia, o reembolso deve ser realizado mediante apresentação do comprovante original via relatório de despesa. Para maior detalhamento do processo de uso de automóvel da Companhia, vide Políticas de frota de vendas e veículo designado Usos de automóvel pessoal a trabalho A Companhia não deve ser responsabilizada por quaisquer danos causados ao veículo do colaborador ou de terceiros. O valor do reembolso por km rodado para automóvel particular está parametrizado no sistema T&E, assim como seus usuários. Vale ressaltar que o valor cadastrado para carros particulares é maior do que o aplicado para carros designados, pois contempla o desgaste de veiculo e outros custos Refeições e entretenimento Refeições em viagens Em viagem, fora da sua área de atuação de trabalho, a Companhia deve disponibilizar um valor de diária, onde já estão inclusas no valor as despesas com bebidas (alcóolicas contempladas no portfólio da Companhia/ não alcóolicas):

11 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 Valores por Diária (Dias da Semana) Nível Nacional (R$) Internacional (US$) CODI 150,00 170,00 Gerentes* 70,00 110,00 Demais Colaboradores* 70,00 80,00 Colaboradores Fábricas 100,00 80,00 *Aos finais de semana, o valor da diária será de R$ 100,00 Demais refeições As despesas com Representação (ocorridas em função de reuniões, visitantes, clientes e outras situações que envolvam pessoas que não são colaboradores da Cia) devem ser pagas no cartão corporativo, desde que sejam reuniões de interesse da Pernod Ricard Brasil. O colaborador deve apresentar as notas fiscais originais com informações descritas no verso (nomes dos participantes e motivo da representação com especificação clara e adequada). Os custos das despesas com refeição em working Lunch só serão reembolsados caso o funcionário tenha efetivamente almoçado no escritório. Os colaboradores que permanecerem trabalhando nas dependências da Companhia após o expediente das 20h30min possuem o valor de 1 (um) ticket para o jantar. Casos de exceção a esse valor devem ser aprovados pelo gestor imediato e justificadas na prestação de contas. Despesas com entretenimento/refeições por grupos de colaboradores do mesmo local de trabalho não serão reembolsados; Reuniões de celebração ou confraternizações não serão reembolsados; O custo de refeições ou entretenimento na área de atuação do colaborador, durante seu horário de trabalho, não serão reembolsados Telefonia

12 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 Em viagem, o colaborador deve ter direito a uma ligação diária de aproximadamente 5 minutos. Para colaboradores que possuem celular corporativo e estiverem em viagem internacional, devem contatar o IT (Service Desk) e solicitar as opções de roaming. Para efetivação da contratação do pacote, o mesmo deve ser aprovado pelo gestor imediato do colaborador. Os valores de teto das contas de celular são: 300,00 reais para área de vendas (exceto áreas administrativas de vendas) 200,00 reais demais colaboradores Caso a conta exceda os valores, deverá ser feita uma justificativa formal para o gestor imediato Táxi O táxi deve ser usado somente para o deslocamento ao trabalho. O uso do táxi é permitido também para casos de permanência do colaborador na Companhia após às 22:00 hs, neste caso, o gestor deve realizar autorização prévia. O colaborador deve sempre utilizar companhias de táxi credenciadas pela Companhia. Para a realização do reembolso, o colaborador deve descrever o motivo, origem e destino no verso do recibo. As despesas realizadas pelo UBER serão reembolsadas desde que tenham o recibo impresso com a justificativa da utilização Cartão Corporativo (AMEX e VISA) O cartão corporativo é elegível aos colaboradores que efetuam despesas pela Companhia. A solicitação deve ser efetuada à área de Contas a pagar com a devida aprovação do gestor. O cartão corporativo deve destinar-se exclusivamente para pagamentos ocorridos em função do trabalho desenvolvido pela Companhia e, em nenhuma hipótese poderá ser

13 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 destinado para fins pessoais. As despesas não devem ser parceladas. Despesas com passagens não devem ser pagas via cartão corporativo. O colaborador é responsável por todos os débitos gerados em seu cartão empresarial Questionamentos de Despesas Para casos em que o colaborador não concorde com alguma despesa registrada em seu extrato (ex.: situações de clonagem de cartão), o mesmo deverá acionar o recurso classificação de despesa indevida que consta no sistema T&E. A área de Contas a pagar deve abrir um chamado junto à operadora do cartão para verificação da despesa indevida. Esse processo deve ser acompanhado pela área de Contas a Pagar. Mesmo após o envio do à operadora do cartão, a despesa deve ser de responsabilidade do colaborador, e o valor deve ser registrado como pendente até que o caso seja solucionado, porém a apresentação do comprovante desta despesa no relatório não será questionada até que a questão seja esclarecida Roubo ou Perda do Cartão Corporativo O colaborador tem um prazo de 24 horas para contatar a operadora do cartão após o roubo ou perda. É de total responsabilidade do colaborador efetuar o cancelamento do mesmo. Para casos em que o colaborador não comunique à operadora do cartão e a Companhia dentro do prazo estipulado de 24 (vinte e quatro) horas e havendo despesas debitadas em decorrência deste fato, a responsabilidade por estas despesas serão colaborador Reposição emergencial de Cartão VISA: O prazo de entrega é de até 48hs. AMEX: o prazo de entrega é de até 5 dias dependendo da localização Desligamentos de Colaborador O colaborador deve devolver o seu cartão corporativo no momento em que for realizada a comunicação oficial do seu desligamento. O superior imediato deve

14 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 certificar-se de que esta rotina seja devidamente cumprida, assim como a prestação de contas de despesas que estejam em aberto. O cancelamento será efetuado no momento em que a área de Recursos Humanos comunicar oficialmente o desligamento do colaborador Prestação de contas relatório de despesa As despesas devem ser pagas pela Companhia desde que estejam dentro dos Procedimentos Internos e que sejam decorrentes exclusivamente do desenvolvimento de trabalhos ligados aos objetivos da Companhia. As despesas pessoais não podem, em hipótese alguma, ser consideradas como despesas da Cia. Todo reembolso ou adiantamento deve ser devidamente comprovado e justificado através de relatório de despesas. É permitida a prestação de contas para mais de uma viagem no Relatório de Despesa. Os recibos e/ou notas fiscais devem ser emitidos em nome do colaborador e em hipótese alguma em nome da Companhia. A área de Contas a pagar deve auditar todos os relatórios de despesas, e em casos de não conformidade, o colaborador e o gestor serão acionados para prestarem esclarecimentos. As despesas que não estiverem de acordo com os procedimentos da companhia, deverão ser informadas pela área de Contas a pagar ao superior imediato do colaborador para que este, juntamente com as Gerências das áreas de Contas a pagar e Controladoria, se encarregue de analisar e encaminhar o impasse para solução, envolvendo, se necessário, a Alta Administração para a tomada de decisão definitiva Elaboração do relatório As informações referentes aos gastos realizados por meio dos cartões de crédito e cartões virtuais (exemplo EBTA/cartão utilizado para centralizar o pagamento de passagens aéreas) são fornecidas automaticamente pelo sistema T&E. Cada colaborador ou pessoa autorizada deve realizar a sua prestação de contas via relatório

15 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 de despesa. As duas páginas do Relatório de Despesa devem estar anexadas aos comprovantes no momento de entrega à área de Contas a pagar Obrigatoriedades da Descrição das Despesas O colaborador deve mencionar no verso das notas o nome e sobrenome das pessoas envolvidas (internas e externas) e a justificativa para as despesas Organizações do Relatório de Despesa Os comprovantes das despesas efetuadas devem estar de forma organizada (grampeados) no momento da prestação de contas, evitando assim extravios dos mesmos. A área de Contas a pagar não deve ser responsabilizada pela perda dos comprovantes que não estiverem devidamente anexados ao relatório de despesa Extravio de Comprovantes Apenas serão reembolsáveis mediante o preenchimento de um formulário (anexo 01) com as devidas aprovações do superior imediato ou mediato com a devida justificativa Aprovação O relatório de despesas deve ser aprovado pelo superior imediato, que deverá conferir e certificar-se que o mesmo está preenchido de forma correta e com os devidos comprovantes, evitando atraso no processo de conferência e, quando necessário, reembolso ao colaborador. Cada colaborador deve certificar-se de que seu Relatório de Despesa esteja devidamente preenchido e aprovado antes de encaminhar à área de Contas a pagar Prazos para Prestação de Contas Após o recebimento do comunicando a disponibilização dos gastos efetuados, o colaborador deve apresentar sua prestação de contas no prazo de 30 Dias.

16 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 A prestação de contas é devidamente finalizada a após a entrega do relatório físico ao departamento de Contas a Pagar e aprovado pelo Gestor Atrasos na Prestação de Contas A partir do 31º dia de atraso da prestação de contas, a solicitação de viagens e o cartão corporativo serão bloqueados, impedindo o colaborador de realizar novos gastos e adiantamentos. A situação do colaborador apenas será regularizada quando este efetuar a Prestação de Contas em atraso. Mensalmente será enviado um relatório ao CODI de todos os colaboradores que possuírem prestação de contas pendentes. (Confecção, aprovação e entrega do físico ao Contas a Pagar) Quantidades de Relatórios no Mês Para melhor andamento e conferência dos relatórios para área de Contas a pagar, limita-se ao colaborador efetuar 02 (duas) prestações de contas ao mês Desligamentos de Colaborador O gestor do colaborador desligado deve ser responsável pelo recolhimento dos comprovantes dos gastos que ficaram pendentes na matrícula do mesmo. Deve-se designar uma pessoa da área para efetivar a prestação de contas e solicitar a aprovação do gestor. Caso o colaborador possua alguma despesa não reembolsável, a área de Contas a pagar deve informar o superior imediato do colaborador para que este, juntamente com as Gerências das áreas de Contas a pagar e Controladoria, se encarregue de analisar e encaminhar o impasse para solução, envolvendo, se necessário, a Alta Administração para a tomada de decisão definitiva Saldos a Devolver à Companhia

17 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 Se os gastos forem inferiores ao valor do adiantamento, o colaborador deverá efetuar um depósito referente à diferença na conta corrente da Companhia, que será informado pelo sistema T&E quando da impressão do relatório de despesas. É imprescindível que o comprovante esteja anexo ao Relatório de Despesa para que à área de Contas a pagar de sequencia ao processo. Quando o adiantamento for em moeda estrangeira, a área de Tesouraria deve preencher e assinar o Recibo de devolução (anexo 02) para que o colaborador possa utilizar em seu Relatório de Despesa este formulário como comprovante de devolução da moeda Exceções Não são esperadas exceções às diretrizes anteriormente referidas. Na hipótese de situações que não estejam cobertas por procedimento, elas deverão ser submetidas ao Diretor da área, que se encarregará de analisar e encaminhar o impasse para solução, envolvendo, se necessário, outros profissionais da Alta Administração para a tomada de decisão definitiva Restrições e Confidencialidade NA Não Aplicável Formulários e Registros Formulário para comprovantes de despesas extraviados 6. FLUXOGRAMA NA Não Aplicável. 7. CONTROLE DE REVISÃO DATA VERSÂO CONTEÚDO ALTERADO

18 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 13/01/ Criação do documento

19 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 8. ANEXOS Anexo 01: Formulário para comprovantes de despesas extraviados

20 PO (CAP) 003 Fernanda Moraes Analista de Contas a pagar 02 01/07/ /18 Anexo 02: Recibo de devolução RECIBO DE DEVOLUÇÃO Valor: Recebemos de a importância de São Paulo, terça-feira, 28 de outubro de 2014 Assinatura do Responsável pelo Fundo Fixo