POLÍTICA INTERNA DE VIAGENS Nº. de Anexos Esta Política Interna aplica-se a todas as Empresas do Grupo RápidoNet no Brasil e no Exterior.

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1 2/01/ OBJETIVO Estabelecer os procedimentos e critérios a serem seguidos em viagens nacionais e internacionais efetuadas a serviço da Empresa. 2. ABRANGÊNCIA 2.1. Esta Política Interna aplica-se a todas as Empresas do Grupo RápidoNet no Brasil e no Exterior São elegíveis: Colaboradores representantes da Empresa em outros conselhos, quando solicitados a viajarem a serviço da Empresa; Terceiros que estiverem a serviço e interesse do Grupo RápidoNet. 3. PREMISSAS 3.1. A decisão sobre a conveniência e a duração de uma viagem a serviço da Empresa deve ser analisada criteriosamente pelo viajante em alinhamento com seu superior, levando em consideração e priorizando a utilização de métodos substitutos como videoconferência ou áudio-conferência Após a viagem, em conjunto, o colaborador e o seu gestor deverão avaliar se as expectativas de resultados foram alcançadas, objetivando desenvolver maior senso crítico quanto a real necessidade de viagens futuras Em caso de viagens profissionais realizadas em nome da Empresa por terceiros, o fluxo de aprovação e de prestação de contas será o mesmo realizados pelos colaboradores. 4. DIRETRIZES 4.1. Serviços oferecidos aos Colaboradores Transporte e hospedagem preferencialmente em fornecedores com os quais o Grupo RápidoNet possui acordos comerciais, desde que compatíveis com as necessidades relacionadas com o objetivo da viagem e o conteúdo do Anexo 1 Tipos de Despesas Adiantamento de recursos financeiros para suprir despesas de viagem, como alimentação, transporte terrestre, bem como gastos com combustível, pedágio e Táxi Apoio na obtenção de vistos para ingresso em outros países, quando em viagem a trabalho, assim como reembolso dos seus custos. O passaporte, por ser um documento pessoal, é de responsabilidade e custo do colaborador. Excepcionalmente, nos casos em que a emissão do documento venha a ser feita única e exclusivamente para atender uma necessidade da Companhia, o custo poderá ser absorvido e reembolsado pela Empresa, desde que aprovado pela Diretoria da área requisitante. 1

2 2/01/ Seguro e assistência internacional, quando não cobertos por apólice de saúde e de vida, e exigidos por jurisdição especifica Solicitação de Viagem Toda viagem aérea ou terrestre deverá ser requerida por meio do Supervisor da área, realizada por meio de para averiguação de valores As solicitações de viagem devem ser enviadas e aprovadas dentro dos seguintes prazos: Viagens Nacionais: antecedência de, no mínimo, 10 (Dez) dias úteis. Viagens Internacionais: antecedência de, no mínimo, 30 (Trinta) dias úteis Viagens em caráter de urgência, como prazo inferior aos dispostos no item 4.2.2, estarão sujeitos a disponibilidade de vagas em voos e hotéis e deverão ser analisadas pelo comercial e gestor do solicitante assim como os custos adicionais decorrentes da urgência da solicitação Alterações de hospedagem (prorrogação, redução ou cancelamento das diárias reservadas). Alteração de passagens aéreas, alteração de locação de veículo e alteração de destino deverão ser requisitas e justificadas eletronicamente, por meio do Passagens Aéreas Após a aprovação da solicitação, a compra de passagens aéreas será realizada exclusivamente pelo Departamento responsável. Não é permitida a compra e/ou remarcação de bilhetes aéreos feita diretamente pelos colaboradores, sob pena de não haver reembolso pela Empresa Viagens devem ser realizadas em classes econômicas conforme Anexo 1 Tipos de Despesas Nas viagens constantes de cláusulas contratuais, eventualmente existentes com terceiros e prestadores de serviços, prevalece o disposto no contrato. Cabe a área responsável pela contratação garantir que os termos entre as partes sigam a presente Política A perda de voo deve ser comunicada o mais rapidamente possível ao Departamento responsável, que orientará sobre os procedimentos a serem adotados Upgrade de passagens aéreas poderá ser realizado pelo colaborador somente por meio de recursos próprios, os quais NÃO serão reembolsados pela Empresa Hospedagem Reservas serão realizadas obrigatoriamente em hotéis credenciados pela área de Compras/Viagens. Caso haja necessidade emergencial de hospedagem em hotéis não 2

3 2/01/2016 credenciados e/ou que não aceitem cobrança por faturamento, é preciso que a utilização seja pré-aprovada pela supervisão do colaborador em viagem, o que possibilitará o reembolso por parte da Empresa Localidades em que não houver hotéis credenciados deverão estar de acordo com o, contudo do Anexo 1 Tipos de Despesas. Salvas exceções em que as tarifas-limite determinadas não forem possíveis de serem aplicadas, o Departamento responsável, privilegiará o valor mais próximo dos limites, sempre observando os acordos com as redes hoteleiras O descumprimento das tarifas com exceção dos parágrafos deverá obrigatoriamente ter autorização formal da diretoria comercial. 4.. Refeições Nas viagens para unidades onde haja restaurante/refeitório interno, uma das refeições diárias (almoço ou jantar) deverá ser obrigatoriamente realizada neste local, exceto condições especiais do contrato estabelecido com o cliente Nas viagens a serviço da Empresa realizados, as refeições (almoço e jantar) deverão ser pagas com adiantamento de recursos financeiros, respeitando-se o limite por refeição, conforme o Anexo 1 Tipos de Despesas Não será reembolsado pela Empresa o consumo de bebidas alcoólicas, produtos de higiene pessoal, farmácia e/ou a aquisição de cigarros/produtos oriundos do tabaco Refeições com clientes, prestadores de serviço e/ou candidatos a vagas da Empresa deverão ter aprovação formal prévia do comercial. Quando ultrapassados os limites mencionados no Anexo 1 Tipos de Despesas Em caso excepcionais, (viagens a trabalho realizadas durante a madrugada e/ou estadia em hotel que tarife o desjejum), o café da manhã será reembolsado ao colaborador conforme Anexo 1 Tipos de Despesas Despesas Extras Poderão ser utilizados os serviços de lavanderias, quando a viagem exceder a 3 (Três) dias, limitados aos valores mencionados ao Anexo 1 Tipos de Despesas As despesas extras com exceção de bebidas alcoólicas e despesas com lavanderia devem estar de acordo com os valores mencionados no Anexo 1 Tipos de Despesas Gorjetas não serão reembolsadas, inclusive taxa de serviço 10% Despesas com estacionamentos apenas serão reembolsadas mediante aprovação do superior hierárquico da área a que o colaborador pertence, sendo recomendado o uso somente quando hão houver alternativas disponíveis. 3

4 2/01/ Transporte Ônibus ou Trem Recomenda-se a utilização para deslocamento individual entre cidades, exceto se impuser elevado ônus (translado, tempo de locomoção, alto custo, etc.) Táxi A utilização é liberada para o trajeto unidade de origem (ou residência) aeroporto-unidade de destino-aeroporto-unidade de origem (ou residência), ou quando os custos para utilização de veículo próprio, locado ou da Empresa mais estacionamento foram maiores que o valor estimado do taxímetro. A utilização para outros fins profissionais (visita a clientes, reuniões externas, etc.) deve ser pré-aprovada com a área comercial Veículo Próprio Quando aplicável, considera-se como ponto de partida a unidade onde o funcionário é lotado. O custo quilometragem deve estar de acordo com o valor mencionado no Anexo 4 Tabela de Ajuda de custo KM e o cálculo da distância será realizado com o roteador do site do Google ( considerando sempre o ponto de origem/destino e também o percurso mais curto Veículo da Empresa A utilização para deslocamento deve ser autorizada pelo respectivo Gerente Administrativo ou Gerente da unidade, atentando-se para preenchimento e controle de quilometragem para efetiva prestação de contas, e penalidades quanto a multas Locação de Veículos (obrigatoriamente com seguro total) Locação para período inferior a 30 dias devem ser solicitadas via departamento comercial. Locação para período superior a 30 dias deve ser solicitada via comercial para melhor negociação. Por ser considerada uma opção de alto risco para o colaborador condutor e para o Grupo RápidoNet, a locação somente deve ser realizada quando não houver atendimento dos seguintes requisitos: Valor do táxi maior que a locação (Custo X Benefício); Disponibilidade de Veículo da Empresa na Unidade ou do Cliente Adiantamento de Recursos Financeiros Todos os colaboradores são elegíveis a concessão de adiantamento, mediante a aprovação do supervisor, quando da existência de viagem autorizada O valor do adiantamento deverá ser estimado para atender os gastos de viagem no Brasil ou Exterior, com o pagamento das despesas de interesse exclusivo do Grupo RápidoNet É obrigatória a prestação de contas do valor recebido como adiantamento para viagem, no prazo máximo de 2 (dois) dias úteis do retorno A obtenção de novos adiantamentos somente será realizada se não houver solicitações/valores em aberto. Exceções deverão ser justificadas e aprovadas pelo supervisor hierárquico do colaborador. 4

5 2/01/ Prestação de Contas de Viagem Todas as despesas, independente do meio de pagamento utilizado, deverão ser comprovadas com documentação original (nota fiscal, fatura etc.). Em caso de extravio do comprovante, o colaborador deverá efetuar a justificativa com o formulário-padrão Anexo Formulário de extravio de comprovante de despesa, assinado pelo seu superior hierárquico imediato. Este documento deverá ser anexado ao processo de prestação de contas A documentação anexada à prestação de contas deve ser referente ao período da viagem Em caso de cancelamento de viagem, o valor do adiantamento deverá ser devolvido integral e obrigatoriamente para a Empresa, no prazo máximo de 1 (um) dia útil, apôs a data do crédito e com a prestação de contas Anexo 3 Relatório de Despesas O prazo total para a prestação de contas é de no máximo 2 (dois) dias após a viagem, por meio do formulário padrão Anexo 3 Relatório de Despesas, em que deverão ser anexados todos os comprovantes das despesas realizadas e, em seguida, submetido à aprovação do supervisor conforme hierarquia na falta deste. Os que não fizerem a prestação de contas dentro do prazo estarão sujeitos as sanções previstas no item.3 das disposições finais Em casos de sobra do adiantamento de recurso financeiro, o colaborador deverá efetuar o reembolso a Empresa no mesmo tipo de moeda concedida para a ocasião da viagem Devolução de moeda e valores de adiantamento Toda devolução de adiantamento nacional (em Reais) deve ser feita em dinheiro a unidade que concedeu o adiantamento. O comprovante deve ser anexado ao relatório de despesas A devolução do saldo de adiantamento de moeda real deverá ser realizada na mesma moeda do adiantamento. 4.. Diversos Despesas referentes a entretenimentos, confraternizações e atividades de lazer deverão ser expressamente autorizadas previamente (formalizadas) pelo comercial O Grupo RápidoNet pratica a concessão de diárias para viagem externas a clientes. Como forma de cobertura para os horários de deslocamento. Os cargos não elegíveis a esta regra são Diretor, Gerente, Supervisor e Coordenador. Viagens com retorno no mesmo dia: Viagens com KM inferior a 200 km não tem diária, somente banco de horas fora do horário comercial, Ex.: 06:00-12:00/13:12-20:20 = 04:20 BH.

6 2/01/2016 Viagens com permanência acima de 01 dia: Viagem com estadia no local ganhasse diária + horas de deslocamento de ida + horas de deslocamento de retorno caso for antes das 21:00 hrs. Ex.: Saída as 06:00 do dia 01/10 e retorno no dia 02/10 as 20:00 hrs = 01 diária + 02 horas de BH referente ao deslocamento da ida fora do horário comercial + 02 hrs BH referente ao deslocamento de retorno. Diária por km: Todas as viagens com deslocamento maior que 200 km da nossa, o colaborador terá o direito da diária e não banco de horas. Exemplo: Goiânia x Catalão = 272 KM, ou seja viagens para Catalão com retorno no mesmo dia independente do horário ganhasse diária. Diárias em dias não trabalhados: Caso ocorra viagem que o colaborador tenha que sair no dia que for feriado, folga, compensado, ele terá direito de 1 diária. Se por algum motivo ele estiver trabalhando no cliente nesses dias, ele terá direito de diária, mais banco de horas. Valor diária: Em janeiro de 2016 o valor da diária passar a ser atualizado conforme acordo fechado no dissidio salarial, aplicando-se o mesmo percentual e datas.. DISPOSIÇÕES FINAIS.1. Os casos omissos, exceções, bem como os ajustes na presente Política Interna, devem ser submetidos a análise da Diretoria comercial e Finanças, para serem aprovados e publicados..2. Esta Política Interna entra em vigor nesta data e revoga qualquer outro dispositivo ou política anterior referente ao assunto, sendo que o ajuste deve ser implantado por todas as filiais do Grupo..3. Violações a esta Política Interna sujeitam aos infratores a sanções disciplinares definidas de acordo com a natureza e gravidade da infração, incluindo desde advertências até demissão. Caracterizando infração, ou em caso de suspeita de possíveis infrações, o fato deve ser comunicado ao gestor do infrator, RH, para análise e encaminhamento a instâncias superiores, se necessário..4. Periodicamente, as áreas e RH realizará revisões de conformidade nos processos, com emissão de relatório, visando aprimorar o regulamento e as práticas de gestão. 6

7 2/01/2016 Luciano José Sanches Diretor Geral ANEXOS Anexo 1 Tipos de Despesas Tipo de Despesa Cargo/Função Limites R$ 130,00/dia (200,00/dia Hospedagem Colaboradores para capitais) Classe de Serviço dos Voos Colaboradores Econômica Locação de Veiculo Colaboradores Econômico com Ar Refeição (Limitada a 2 por dia) Colaboradores R$ 30,00 Lavanderia Despesas Extras (Café da manhã). Limitada a 1 por dia. Colaboradores Colaboradores Após o 3º dia consecutivo de viagem, limitado a R$ 10,00/dia. Limitado a R$ 1,00/dia. *Obs. Qualquer alteração ou flexibilidade de alteração dos valores, serão submetidos a análise para aprovação do pagamento. 7

8 2/01/2016 Anexo 2 Tabela de Aprovações Tipo de Viagem Forma Atividade Aprovador Gerente/Supervisor Terrestre Aprovação de Solicitação de Viagem Aprovação do Relatório de Despesas Gerente/Supervisor Nacionais Aéreas Aprovação de Solicitação de Viagem Aprovação do Relatório de Despesas Gerente/Supervisor Gerente/Supervisor Aprovação de Solicitação de Viagem Diretor Comercial Internacionais Aéreas Aprovação do Relatório de Despesas Diretor Comercial 8

9 2/01/2016 Anexo 3 Relatório de Despesas RELATÓRIO DE DESPESAS EMITENTE MARIA APARECIDA Unidade RápidoNet PERÍODO 03/06/2014 a 06/06/2014 Setor T.I MOTIVO ACOMPANHANTES Implantação de Sistema NÃO DADOS BANCÁRIOS (Banco, Agência e contabradesco AG: 29-9 C/C: CONTA CONTÁBIL H I S T Ó R I C O Conta de Hotel Refeições Combustível (Gasolina, Álcool, Gás ou Diesel) Locação de Veículos Conservação Veículos / Lavagem Estacionamento / Pedágio Táxi / conduções Passagem Aérea Passagem Ônibus/Metro Despesas extras Lavanderia Quilometragem ( IDA e VOLTA: KM ) VALORES EM R$ TOTAL 0,00 R E S U M O Adiantamento Recebido R$ Recebido: 10/10/201 Total das Despesas Devolução / Reembolso R$ 0,00 Ass.: DATA Assinatura do Emitente Visto Contabilidade Visto Gerência Visto Direção COMPROVANTE VALORES EM D E T A L H E Nº R$ T O T A L A PAGAR 0,00 9

10 2/01/2016 Anexo 4 Ajuda de Custo - KM Política adotada para unidades Goiânia: - Será efetuada a ajuda de custo de R$ 0,76 (setenta e seis centavos) por quilômetro percorrido, a partir do KM zero, mediante apresentação de trajeto. A verificação se dará por meio do roteador/mapa de localização do site Google. Política adotada para unidades Brasília: - Será efetuada a ajuda de custo de R$ 0,82 (oitenta e dois centavos) por quilômetro percorrido, a partir do KM zero, mediante apresentação de trajeto. A verificação se dará por meio do roteador/mapa de localização do site Google. 10

11 2/01/2016 Anexo Formulário de extravio de comprovante de despesa - Formulário de extravio de comprovante de despesa Nome do Colaborador: Matricula: Data da Despesa: Valor: Valor por extenso: Descrição da Despesa: Local e Data: Assinatura do Colaborador Assinatura do Gerente

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