Norma - Despesas de Viagens e Estadias

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1 1 de Objetivo Padronizar os procedimentos de solicitação de viagens e estadias para profissionais do Grupo Caoa. 2. Programação Anual: As necessidades operacionais e funcionais definirão a frequência das viagens profissionais dos funcionários. Anualmente, juntamente com a realização do orçamento, cada Gerente e/ou Gestor de Área deverá ter definido a sua programação de viagem e dos funcionários de sua área, contemplando o período de viagem, meio de transporte e custo. Cada Gerente e/ou Gestor será responsável pelo acompanhamento das viagens realizadas pelos profissionais da sua área através do relatório de controle orçamentário de despesas e o relatório de controle de viagens que será enviado pelo Departamento de Compras. 3. Descrição 3.1 Informações Gerais a) A partir de 07/07/14 a Empresa Flytour American Express Serviços de Viagens atendera o Grupo Caoa nas solicitações de passagens aéreas, hospedagens, eventos e locações de veículos, que devem obrigatoriamente ser realizada através do sistema E-Corporate, site: Flytour American Express Serviços de Viagens Avenida Juruá, Barueri - SP/Brasil CEP: Telefone dedicado: (11) 4506/ caoa@flytour.com.br website: Consultores: Thais Torrobia - líder Argila Gouveia Leonardo Françoso Atendimento Emergencial 24h (R$ 25,00 por atendimento): Horário: após às 19:00 São Paulo: (11) Demais localidades do Brasil: (11) Ligações internacionais a cobrar: (11) b) Efetuar a solicitação de viagem com antecedência mínima de 15 (quinze) dias da data de partida da viagem.

2 2 de 16 c) Preencher a PVP no Sistema SINC, anexo 1, colocando motivo da viagem, data de saída e chegada, percursos, deslocamentos, data de deposito e dados bancários da conta corrente do funcionário, ou através de cartão corporativo. d) As PVP s ou formulários de autorização de deposito no cartão corporativo, anexo 2, não contendo as informações necessárias, serão recusados e não terão a autorização para viajar. 3.2 Meio de transporte e limites permitidos para as despesas de viagem Os meios de transportes utilizados devem seguir as distancias estabelecidas nesta Norma e os valores diários das despesas de viagens devem observar as determinações conforme abaixo: Distância Inferior a 300 KM De 300 a 400 KM Superior a 400 KM Meio de transporte Carro (Próprio - Frota) ou Ônibus Carro (Próprio - Frota) / Ônibus / Avião Avião (*) A distância se refere a apenas um trecho da viagem; Caso o funcionário viajante, devidamente aprovado pelo seu Diretor, opte por utilizar carro próprio em percurso superior a 300 KM, o valor máximo de reembolso de despesas de transporte estará limitado ao valor da passagem aérea de ida e volta à localidade visitada Deslocamentos Urbanos São as despesas com veículo próprio do funcionário, táxi, ônibus, metrô, vans e pedágios que serão reembolsadas mediante comprovação. a) Utilização de veículo próprio, o reembolso referente a despesas de quilometragem para cálculo das mesmas, deve-se observar o que segue: Pagamento de quilometragem rodada, que inclui não só as despesas de combustível, como também o desgaste pelo uso. Essa verba não tem natureza salarial, tratando-se de reembolso e, por isso, não integra a remuneração do empregado para nenhum efeito. O colaborador dever fazer a prestação de contas mediante a apresentação de relatórios sobre os quilômetros rodados (locais visitados e distâncias percorridas) e de notas fiscais dos gastos com combustível. Será reembolsada para viagem com veículo próprio a taxa por quilômetro rodado: R$ 1,00 gasolina, R$ 0,85 Álcool, RS 0,85 Diesel, R$ 0,77 GNV.

3 3 de 16 O cálculo da quilometragem deverá ser considerado a partir do local de trabalho (ex. Matriz) até a unidade visitada contemplando a ida e a volta, distância determinada pelo Google Maps considerando o caminho mais curto. b) Recibo de táxi deve conter as seguintes informações: placa do taxi, trajeto com origem e destino, data, valor nominal, nome e telefone do taxista. c) O ticket/recibo de estacionamento deverá possuir CNPJ do emitente Deslocamento Rodoviário Passagens rodoviárias serão compradas pelo próprio viajante através do recurso liberado na PVP ou cartão corporativo e comprovado com o respectivo bilhete de passagem ou nota fiscal Passagens aéreas a) As reservas de passagens aéreas deveram ser solicitadas com maior antecedência possível, obrigatoriamente, no website respeitando o prazo mínimo 15 dias de antecedência e apenas pelas pessoas autorizadas denominadas pelos solicitantes e aprovadores. c) Viagens aéreas nacionais devem ser realizadas em classe econômica. d) As reservas de passagens aéreas internacionais devem considerar a duração entre a origem e o destino do voo, observando as seguintes determinações: Grupo CAOA Classe de Voos - Viagens Internacionais Nível Duração dos voos. Até 8 horas Acima de 8 Horas Presidência Executiva 1º Classe Vice Presidência / Diretores Econômica Executiva Demais Colaboradores Econômica Econômica e) Nos casos de viagens de colaboradores de níveis hierárquicos diferentes, valerá a classe de cada colaborador, respeitando as regras estabelecidas nesta norma. Consultores, Assessores, Terceiros, etc. a serviço do Grupo CAOA, desde que devidamente autorizados pela respectiva Diretoria contratante, em conjunto com a Diretoria Financeira, terão suas reservas efetuadas seguindo o mesmo critério adotado para o colaborador quanto à aquisição de passagem. Em não havendo esta autorização por escrito, estes deverão obrigatoriamente utilizar a classe econômica.

4 4 de 16 f) "Upgrade" de classe de voo de econômica para executiva é permitido para viagens internacionais mediante a autorização da Presidência ou Diretoria Financeira do Grupo CAOA. No caso de conexão, o "Upgrade" de classe de voo não será permitido quando o colaborador pernoitar entre um voo e outro. g) Os programas de milhagem poderão ser utilizados em favor do colaborador, desde que não acarretem custos adicionais ou alterações nos roteiros e datas previstas para a viagem. h) Os Bilhetes aéreos serão enviados via para o viajante e solicitante e também estarão disponíveis e poderão ser retirados no balcão de atendimento (check-in) da companhia aérea escolhida para o voo. Os bilhetes aéreos e comprovantes de embarque deverão ficar de posse do viajante e anexado na prestação de contas. i) Solicitação de remissão de voo. Quando o passageiro informar que não irá utilizar o bilhete já emitido, mas já possui nova data/horário para alteração o Solicitante deve entrar em contato com a Agencia através do caoa@flytour.com.br para alterá-lo de imediato por outro voo da mesma companhia. j) Reembolso de Bilhetes Aéreos não voados: Imediatamente após constatação de cancelamento de uma viagem e o passageiro informa que não irá mais utilizar o bilhete emitido e não possui nova data de viagem ou irá emitir por outra companhia o Solicitante deve entrar em contato com a Agencia através do caoa@flytour.com.br com cópia para o Departamento de Compras que ficará responsável pelo controle da planilha mensal de reembolsos enviada pela Agência de Viagens e posterior cobrança de pagamento do valor. Cada companhia aérea trabalha com uma política de reembolso de bilhetes, a qual deverá ser de conhecimento prévio de cada solicitante/viajante. A solicitação do reembolso deve ser feita segundo o modelo de relatório anexo 3, preenchendo todos os campos. l) O site da Agência de Viagens esta parametrizado com as regras desta Norma de Despesas de Viagens e Estadias sendo os Aprovadores os responsáveis por analisar as solicitações de passagem aéreas quanto à adequação aos limites e aprovações estabelecidos nessa Norma Reserva de Hotéis a) As reservas de hotéis devem ser solicitadas pelos Solicitantes designados por cada Diretoria obrigatoriamente no website da Agência de Viagens Flytour. Limites Diários para todos os colaboradores Brasil (GO) Brasil (SP/DF/RJ e MG) Brasil (Demais Cidades) EUA Correia / Japão Demais Países R$ 175,00 R$ 300,00 R$ 250,00 U$ 350,00 U$ 300,00 U$ 250,00

5 5 de 16 c) Os pagamentos de hospedagem serão faturados para Agência de Viagens autorizando somente as diárias. Os demais custos são de responsabilidade do colaborador. d) As acomodações deverão ser em apartamentos individuais ou duplos (no caso de mais de um colaborador). Nos casos de viagens de colaboradores de níveis hierárquicos diferentes, valerá a categoria de hospedagem de cada colaborador, respeitando as regras estabelecidas nesta norma. e) Terceiros que viajarem pela CAOA estarão sujeitos às mesmas regras dos colaboradores do Grupo Caoa. f) O cancelamento da reserva de hotel deverá ser feito diretamente pelo Solicitante no website respeitando o prazo de 48 hs de antecedência conforme política de cada hotel ou no atendimento da Agência de Viagens. Havendo necessidade de efetuar cancelamento de reserva diretamente no hotel, a Agência de Viagens deverá ser comunicada formalmente e em tempo hábil para tomar as providências necessárias Reserva e locação de veículos / Utilização de veículo da Caoa A locação de automóvel só será permitida mediante aprovação da Diretoria da área ao qual o solicitante está subordinado em conjunto com a Diretoria Financeira. a) A locação de veículos deve ser analisada pelo próprio colaborador e Gerente, caso necessite de transporte especial. Cabe a eles avaliarem o custo vs benefício da locação de veículos e solicitar aprovação antecipada conforme item acima. b) Uma vez aprovada a locação pelo Diretores, a locação deve ser solicitada pelo Solicitante obrigatoriamente no website da Agência de Viagens da Caoa. c) No contrato de locação deve, obrigatoriamente, incluir seguro de responsabilidade civil por danos pessoais e materiais. O colaborador deverá solicitar estas coberturas quando da locação. d) Despesas decorrentes de multas e infrações não serão reembolsáveis pela Caoa sendo, portanto, de responsabilidade exclusiva do colaborador. d) Na utilização de veículo da Empresa será reembolsado apenas os abastecimentos e pedágios do veículo utilizado. Devendo ser preenchido o diário de bordo, anexo 4, de utilização do veículo que contempla a quilometragem inicial e final da utilização Refeições, café da manhã e extras de hotel. a) As despesas de refeição, café da manhã e extras de hotel são tratadas de forma unificada, segundo os seguintes valores diários: Limites Diários para todos os colaboradores Brasil América Latina América do Norte Europa Ásia R$ 80,00 U$ 90,00 U$ 100,00 U$ 150,00 U$ 150,00

6 6 de 16 b) Os valores acima incluem gastos com refeições, café da manhã, frigobar, almoço, jantar, extras de hotel. b) Os valores não poderão ultrapassar a diária estabelecida. Exemplo: Em uma viagem o gasto com café da manhã, almoço e jantar deve ser equivalente a R$ 80,00 (diária), gastos inferiores à diária não será cumulativo para os demais dias subsequentes. d) Para os locais onde houver refeitório do Grupo Caoa, os valores gastos com refeição não serão reembolsados. c) Valem, para os terceiros, as mesmas regras estabelecidas para colaboradores do Grupo Caoa. d) Despesas com refeições acima de R$ 40,00 (trinta reais) envolvendo mais de 01 (um) colaborador, em viagens ou não, deverão ter a indicação, no verso do documento fiscal os nomes das pessoas envolvidas e suas respectivas Empresas e principalmente o motivo da despesa Telefones a) Valor máximo gasto por dia será R$ 10,00 que pode ser utilizado da seguinte forma: Utilização de telefonia fixa no hotel; Cartões pré-pagos para celulares; Gasto com internet para acessar MSN, Skype; Telefone celular pós-pago. b) Quando da utilização da opção sugerida valerá o bom senso do colaborador. c) O reembolso do uso de telefone celular próprio em viagens a serviço da empresa ocorrerá mediante comprovação da despesa (cópia da conta detalhada em nome do colaborador, comprovante de recarga de celular pré-pago, nota fiscal de compra de cartão pré-pago). A liberação da utilização do celular considera o bom senso do colaborador no seu uso e a ausência de opções alternativas de telefonia fixa Lavanderia a) Despesas com lavanderia serão reembolsadas mediante hospedagens / noites de permanência em hotel superiores a 7 (sete) dias. O colaborador, entretanto, deverá observar o bom senso na utilização dos serviços de lavanderia dos hotéis (valores e quantidades de peças).

7 7 de Outras despesas Não serão reembolsados gastos com supérfluo (desnecessário, excedente), supermercado, massagem, academias de ginástica, cabeleireiros, entretenimento pessoal, diversões ou recreações, cinemas, teatros, filmes pay-per-view, bebidas energéticas e ou alcoólicas e cigarros, produtos de higiene pessoal, custos adicionais de hospedagem e alimentação, quando filhos, cônjuges ou convidados viajarem junto sem prévia autorização da Empresa, excesso de bagagem pessoal, multas de trânsito, despesas com aquisições de roupas, guarda-chuva, pasta, malas, etc.; presentes a clientes não autorizados, ou além dos fornecidos pela Empresa, perda ou furto de fundos pessoais ou pertences, anuidade de cartão de crédito pessoal, despesas de hotel associadas ao cancelamento quando a devida ação não foi tomada para se evitar a despesa. 3.3 Aprovações das solicitações de viagens a) Todas as solicitações de viagens deverão ser aprovadas pelo Aprovador de cada Diretoria diretamente no website Adiantamentos de numerários Solicitação de adiantamento: a) Os seguintes documentos devem ser enviados a área de Contas a Pagar: Formulário de solicitação de adiantamento, anexo 5, via PVP ou deposito no cartão corporativo; Formulário de Autorização de desconto de adiantamento; Demonstrativo com a expectativa de gastos que serão incorridos. Os valores a serem solicitados devem observar o período e o local de destino do colaborador e as expectativas de despesas a incorrer, considerando os possíveis gastos por dia (mencionados no item 3.2.5). b) O colaborador deverá apresentar a solicitação de adiantamento aprovada para o CAP com antecedência de, no mínimo, 5 dias úteis da data solicitada para o crédito Autorização de desconto em folha a) A concessão do adiantamento deverá estar associada a uma permissão prévia, por parte do colaborador, para desconto em folha de pagamento do valor total dos adiantamentos para prestação de contas em atraso ou pela não prestação de contas.

8 8 de 16 b) O formulário abaixo deve estar assinado pelo colaborador, autorizando o desconto em folha e pelo gestor, aprovando o adiantamento (conforme figura abaixo). Autorização de desconto em folha de pagamento: Autorizo o desconto, em folha de pagamento, do total do valor adiantado caso não apresente, até o dia 20 do mês subsequente à data do meu retorno, a prestação de contas devida, conforme descrito na Norma de Despesas com Viagens. Assinaturas: Colaborador Aprovador Data: Data: Aprovação do adiantamento a) As solicitações de adiantamento deverão ser aprovadas de acordo com os seguintes níveis: Destinos Nível de Aprovação Gestor Imediato / Diretoria ao qual o colaborador é Nacionais subordinado Diretoria ao qual o colaborador é subordinado / Diretoria Internacionais Financeira. b) Para ter uma solicitação de adiantamento aprovada, o colaborador não poderá ter adiantamento pendente. 3.5 Compra de moeda estrangeira a) A compra de moeda estrangeira para viagens internacionais ficará sobre responsabilidade da Diretoria de Tesouraria, Contas a Pagar. Devendo fazer a prestação de contas do valor adiantado, em até 48 horas após o retorno da viagem. 3.6 Emissão e validade do passaporte e visto para outros países a) É responsabilidade do colaborador providenciar ou verificar atualização de seu passaporte, bem como visto (quando aplicável) anteriormente a uma viagem ao exterior. b) Despesas decorrentes da emissão do passaporte e/ou visto serão reembolsados mediante comprovação. c) A Caoa emitirá, se necessário, carta ao consulado do país de destino do colaborador informando a natureza e período de estadia. É responsabilidade do colaborador, entretanto, solicitar a emissão dessa carta (caso requerido pelo país de destino).

9 9 de Prestações de contas (Relatório de despesas) a) Todos os colaboradores devem apresentar a prestação de contas das despesas no máximo em 48 horas depois do retorno da viagem. b) A prestação de contas deverá obedecer aos valores determinados nesta Política bem como aos limites estabelecidos para aprovações. c) É indispensável à apresentação dos seguintes documentos para a prestação de contas: Planilha aprovada detalhando as despesas; Notas fiscais, recibos, cupom fiscal ou outro documento comprobatório; Fatura de cartão de crédito (quando aplicável); Extrato do cartão corporativo anterior à viagem e no dia da prestação de contas; Comprovante de taxa cambial (quando aplicável). d) Notas fiscais emitidas em nome dos funcionários solicitantes não serão reembolsadas, qualquer nota fiscal deve estar em nome de alguma empresa do grupo CAOA, contendo CNPJ e endereço completo. e) Na planilha de prestação de contas, deverá ser apresentado valor a receber ou a pagar: À Receber, que serão liquidados em até 5 dias úteis através de crédito na conta do colaborador. À Pagar, deve ser depositado na conta da empresa em até 72 horas após retorno de viagem. f) Na prestação de contas, é obrigatório informar o número da solicitação de adiantamento correspondente (quando aplicável) ou saldo do cartão corporativo e do total gasto. g) Não será aceita prestação de contas sem as devidas comprovações de gastos (notas fiscais, recibos, cupom fiscal ou outro documento comprobatório). h) Notas de despesas a serem reembolsadas com exceção dos recibos de táxi, somente serão aceitas se possuírem o devido CGC/CNPJ do emitente Despesas em viagens internacionais a) Nos casos de compra de moeda, à taxa de câmbio utilizada para fins de prestação de contas deverá ser à taxa da data de prestação de contas. b) Nos casos em que haja diferença, o colaborador deverá comprovar com documentação, a nova taxa utilizada (por exemplo: cartão de crédito, saque no exterior, etc.). c) Nos casos em que houver moeda a ser devolvida, à taxa deverá ser comprovada pelo documento de venda da moeda ou então, o valor da cotação turismo retirado de fonte oficial de consulta (ex. cópia da capa de jornal, sites de casas de câmbio ou de bancos).

10 10 de 16 d) As taxas de câmbio para Dólar e Euro podem ser encontradas no site: usando os valores de TC - "travelers cheques" (cotação turismo). As taxas das demais moedas podem ser encontradas no site do Banco Central do Brasil ( e) No caso de perda do comprovante de compra ou venda de moedas estrangeiras, ou sua inexistência, o colaborador deve utilizar a cotação turismo do dia da prestação de contas. f) Não será aceito devolução de moeda estrangeira na prestação de contas Aprovação da prestação de contas a) As prestações de contas de viagens deverão ser aprovadas de acordo com os seguintes níveis: Diretor ao qual o colaborador está subordinado e Diretoria Financeira. b) A planilha de prestação de contas de viagens (anexo 8) deverá ser aprovada e encaminhada ao CAP juntamente com toda a documentação acima para fins de acerto de contas. c) É responsabilidade do CAP proceder à análise dos documentos (notas fiscais) das despesas, verificando a adequação delas em relação à origem e tipo de despesa efetuada pelo colaborador, assim como níveis de aprovação. Eventuais discrepâncias devem ser encaminhadas ao solicitante para fins de regularização. 4. DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1 Despesas Não Reembolsáveis a) Serviços de lavanderia, exceto quando a viagem exceder sete dias e devidamente comprovados; b) Entretenimento pessoal, diversões ou recreações, cinemas, teatros, pay-per-view ; c) Bebidas alcoólicas, energéticos e cigarros; d) Produtos de higiene pessoal; e) Serviços de barbeiros e cabeleireiros; f) Custos adicionais de hospedagem e alimentação, quando filhos, cônjuges ou convidados viajarem junto sem prévia autorização da Empresa; g) Excesso de bagagem pessoal; h) Multas de trânsito; i) Despesas com aquisições de roupas, guarda-chuva, pastas, malas, etc.; j) Presentes a clientes não autorizados, ou além dos fornecidos pela Empresa; k) Perda ou furto de fundos pessoais ou pertences; l) Anuidade de cartão de crédito pessoal;

11 11 de 16 m) Despesas de hotel associadas ao cancelamento quando à devida ação não foi tomada para se evitar à despesa; n) Multas e encargos resultantes de no show em hotéis e viagens 4.2 Auditoria Interna Periodicamente será feito Auditoria nas prestações de contas aleatoriamente, para assegurar que os procedimentos e as responsabilidades estabelecidas estejam sendo cumpridas, evidenciando estes testes e adotando medidas corretivas cabíveis, em conjunto com as Gerências. 4.3 Prestadores de Serviços Os prestadores de serviços, diretamente alocados ou não à CAOA, devem seguir as mesmas regras dos colaboradores para reembolso de despesas de qualquer tipo prevista nesta Política. 5. Regras de Segurança São proibidas as viagens, no mesmo voo, de mais de dois executivos de igual nível, mesmo que de áreas diferentes. Em hipótese alguma poderão viajar juntos, mais de três funcionários do Grupo CAOA no mesmo voo. Na eventualidade de haver concentração de mais de 03 (três) funcionários, já no aeroporto, o executivo presente mais graduado deverá decidir quem fica para o próximo voo. Devem ser evitadas as viagens noturnas de ônibus e automóvel. Exemplos de Proibição: a) Presidente e Vice Presidente Financeiro e/ou Comercial e/ou Operações; b) Diretor Adjunto de Controle e ; c) VP Financeiro e VP Operações; d) VP Comercial e VP Operações; 6. Comentários a) É responsabilidade de todos os Gerentes, divulgar o teor desta norma aos seus colaboradores envolvidos. 7. Vigência Este documento tem vigência por prazo indeterminado a partir de sua publicação, podendo ser alterado a qualquer tempo.

12 12 de Anexos Anexo 1: PVP no Sistema SINC através do programa PAG121 Segue exemplo abaixo:

13 13 de 16 Anexo 2: Formulários de autorização de deposito no cartão corporativo

14 14 de 16 Anexo 3: Solicitação de reembolso de bilhetes não voados Anexo 4: Relatório de Quilometragem Rodada

15 15 de 16 Anexo 5: Formulário de solicitação de adiantamento

16 16 de 16 Anexo 6: Formulário de Prestação de Contas