Procedimentos para Viagens

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1 Outubro/2015

2 Brasal Presidente: Dr. Osório Adriano Filho Vice Presidente: Osório Adriano Neto Centro Corporativo Diretor Corporativo Financeiro Wendell Maurício Brasal Refrigerantes S/A Diretor Geral: Jean Claude Blaffeder Brasal Incorporações LTDA Diretor Geral: Dilton Junqueira Brasal Veículos LTDA Gerente Administrativo e Financeiro Francisco Luciano Brasal Combustíveis LTDA Gerente Geral Alsene Beserra Brasal Hotéis LTDA Gerente de Operações Maria Fabiana Secretárias/Analistas/Recepcionista: Centro Corporativo: Sandra Dellorto e Nilza Maciel Brasal Refrigerantes: Thais Moreira e Jéssica Manuela Brasal Incorporações: Patrícia Maia e Rhaissa Rodrigues Brasal Veículos: Deyse Dutra Brasal Combustíveis: Francielle Cirqueira Brasal Hotéis: Israel Almeida Aprovação Diretoria de cada empresa Página 2

3 Sumário Procedimentos para Viagens 04 Introdução 04 - Objetivo 04 - Abrangência 05 - Disposições gerais 05 - Regras gerais 06 - Adiantamento para despesas de viagem 7 - Atendimento 8 - As parcerias 9 - Disposições gerais 11 - Anexos Página 3

4 Procedimentos de Viagens 1 - INTRODUÇÃO Turismo de Negócios ou Viagens Corporativas são as viagens e os deslocamentos, individuais ou coletivos efetuados frequentemente por colaboradores, terceiros ou convidados de Pessoas Jurídicas e pagos pela própria empresa, com objetivos profissionais ou decorrentes dos mesmos (ABGEV- Associação Brasileira de Gestores de Viagens Corporativas). Tendo em vista a definição citada, os Procedimentos de Viagens ora instituído pela Brasal visa à boa gestão dos custos de viagens e o estabelecimento de normas gerais que determinem o tratamento das despesas efetuadas em viagens de negócios, treinamentos, capacitação com aquisição de passagens, hotéis, eventos, locações, refeições, transporte e similares, assim como o cumprimento das normas legais no que tange ao direito dos trabalhadores. Estes Procedimentos têm por finalidade definir regras claras para as situações que se apresentem em viagens, deslocamentos ou eventos, de modo a garantir que todas as necessidades sejam atendidas sem excessos nem restrições exageradas, proporcionando suporte em emergências ou em dificuldades em tais ocasiões. A definição dos Procedimentos tem como premissa que toda e qualquer viagem realizada pelos Colaboradores justifique seu custo, isto é, a finalidade de uma viagem deve ter sempre um objetivo que resulte em vantagens, benefícios comerciais ou financeiros para a Empresa, a que deve ser respeitado por todos os Colaboradores Brasal. 2 OBJETIVO Estabelecer processos relativos aos deslocamentos de Funcionários a serviço da Brasal, quando em atividades fora da localidade onde normalmente exercem seus trabalhos, dentro e fora do território nacional. 3 ABRANGÊNCIA Estes Procedimentos aplicam-se-a ao Centro Corporativo e para que seja válido nas demais empresas do Grupo empresarial deve ser ratificado pelo Diretor Geral ou responsável por cada segmento de negócio. Página 4

5 4 DISPOSIÇÕES GERAIS 4.1 Da prestação de serviços As solicitações de passagens e hospedagens devem ser feitas, prioritariamente, com, pelo menos, 5 (cinco) dias corridos de antecedência, por meio do envio por do formulário Solicitação para Autorização de Viagem (ANEXO 1), endereçado à Secretária da Diretoria Geral a qual o Funcionário é vinculado. É da competência exclusiva da Secretária prestar os seguintes serviços: São de competência exclusiva das Secretárias os atendimentos e a prestação dos seguintes serviços: cotação e aquisição de hospedagem, nos termos autorizados pela Diretoria; cotação e aquisição de passagem aérea, nos termos autorizados pela Diretoria;. cotação e aquisição de seguro-viagem, nos termos autorizados pela Diretoria; cotação e aquisição de passagem terrestre interestadual, nos termos autorizados pela Diretoria; cotação e contração de locação de veículo, nos termos autorizados pela Diretoria; e cotação, negociação de descontos e contratação de eventos ou de participação de colaborem em eventos de terceiros, nos termos autorizados pela Diretoria. A responsabilidade das Secretárias compreende, ainda, a execução dos seguintes serviços operacionais: Solicitação da aprovação do Diretor Geral ou pessoa por ele autorizada; Envio dos dados de voo e hospedagem ou da não aprovação, quando for o caso, ao Colaborador solicitante; Confecção da Aprovação do Pedido de Viagem (APV) para liberação do pagamento; e Validação da prestação de contas realizada pelo Colaborador solicitante (conforme os valores praticados). 5 REGRAS GERAIS Página 5

6 5.1 - Despesas não reembolsáveis: Não serão reembolsadas pela Brasal as despesas que isolada ou conjuntamente representem gastos ou consumo de: a) Bebidas alcoólicas; b) Despesas de acompanhante; c) Itens de uso pessoal (cabeleireiro, engraxate, revistas, vídeos, eventos de lazer fora da programação da empresa); d) Prejuízos por perda ou roubo de propriedades pessoais; e) Serviços de lavanderia, com menos de 3 dias de hospedagem f) Locação de veículos Da marcação de viagens a) É imprescindível que seja justificado o motivo da viagem. Será com base nessa informação que o Diretor Geral ou pessoa por ele indicada autorizará ou não o deslocamento. b) Ao solicitar uma cotação de viagem, identifique sempre o período de deslocamento (manhã, tarde, noite ou madrugada). Essa informação garantirá a melhor tarifa, dentro da necessidade do viajante, evitando comparações e eliminando justificativas por preços mais baratos em outro período Da solicitação de serviços de viagens Cada viajante deverá enviar, por , à Secretária da Diretoria Geral a qual está vinculado o formulário devidamente preenchido, para cadastro do Perfil de Passageiro. As informações contidas nesse formulário permitirão à Secretária um atendimento mais personalizado. Para tanto: a) Cada Gestor da Empresa determinará o Funcionário que ficará responsável pelas solicitações de serviços de viagens; b) As solicitações serão feitas por e os pedidos urgentes devem ser reforçados por telefone; c) É imprescindível informar à Secretária o respectivo centro de custo; d) Deverá ser privilegiada a menor tarifa oferecida, desde que em consonância com as necessidades da viagem e os riscos envolvidos, considerados, para tanto, horários de embarque e desembarque; e) O Solicitante, sempre que optar por tarifa superior à menor oferecida,deverá justificar tal escolha e colher a assinatura do Diretor Geral da empresa a qual está vinculado; f) Necessitando da remarcação de passagem, o viajante deverá enviar um para a secretária, informando o localizador contido no e-ticket a ser remarcado e a justificativa para a remarcação. Caberá à Secretária apresentar todos os Página 6

7 custos da remarcação (multa + diferença de preço do bilhete) ao Diretor Geral da empresa local para aprovação; g) Mensalmente, o(a) gestor(a) da Empresa solicitante receberá da Secretária um relatório sobre os serviços prestados, para que tenha uma visão dos gastos que são debitados a título de despesas com viagens Viagens aéreas a) As passagens aéreas devem ser emitidas preferencialmente na categoria mais barata, em classe econômica promocional; b) Os pontos dos programas de milhagens das companhias aéreas obtidos em razão das viagens de interesse corporativo são cedidos automaticamente cedidos pela Brasal ao Solicitante, entretanto, não devem ser adotados como critério para escolha da companhia aérea;.9 c) Nos eventos em que um grupo de Colaboradores é envolvido, deve-se restringir a quantidade de passageiros num mesmo voo, privilegiando-se a diferenciação de funções. Em outras palavras, os Colaboradores devem viajar na maior quantidade possível de voos disponíveis, distribuindo-os em horários, datas e companhias aéreas diferentes. Essa regra se sobrepõe à que determina a escolha do voo pela menor tarifa. d) Caso o Colaborador perca o voo por motivo alheio à sua vontade, ele deverá pagar a diferença de tarifa para viajar em outro voo e solicitar o reembolso, mediante autorização. e) Se o Funcionário não viajar, a Secretária deverá ser imediatamente comunicada, para providenciar a remarcação ou solicitar o reembolso do bilhete à companhia aérea, conforme for o caso e mediante autorização da Diretoria Viagens terrestres a) O local de partida será sempre o local de origem ou o local de trabalho do Colaborador solicitante; b) Os pedágios e estacionamentos serão reembolsados mediante comprovante de pagamento original, anexado ao relatório de despesas disponível na intranet ou com a Secretária do segmento de negócio a que o Colaborador estiver vinculado; c) Viagens terrestres em veículos alugados são permitidas quando o táxi não for viável. A categoria do veículo deverá ser básica, como motor 1.0, ar condicionado, km livre e seguro total incluso e sua contratação deve ser feita, necessariamente, através da Secretaria do segmento de negócio a que o Colaborador estiver vinculado, mediante autorização da Diretoria. c.1) Acima de 3 usuários, é permitido o uso de categoria imediatamente superior à básica, e dentro das mesmas condições acima. d) As viagens feitas em táxi serão reembolsadas mediante a apresentação de relatório de despesas, acompanhado do comprovante original, exceto se as corridas Página 7

8 forem feitas por cooperativas de táxi conveniadas com a Brasal (consultar a Secretária), hipótese em que a utilização do serviços se dará através de voucher. e) Deverá ser dada total prioridade a viagens em carros pertencentes à Brasal, sendo necessário, para tanto, que o Colaborador interessado efetue a reserva do veículo com antecedência de 3 dias ao departamento responsável, ou que a reserva se efetue conforme procedimentos de cada segmento. f) Fica vendada em qualquer hipótese o oferecimento de carona em carro da empresa Viagens em veículo Próprio 1. Se a viagem ocorrer em veículo próprio do Colaborador deverá ser solicitado o reembolso pelos quilômetros rodados na proporção de 30% sobre o valor do litro do combustível abastecidos. Para efeito destes procedimentos tem com base que cada carro fará 10 KM s com 1 litro de combustível, assim explicando, o Funcionário receberá: Rodados 300 Km s Preço médio do combustível abastecidos foi de R$ 3.55, Assim o Funcionário receberá conforme o seguinte calculo: 300/10*3,55 +30% = R$ 138, A viagem em casa próprio deverá ser precedida de comunicação ao superior imediato com as devidas justificativas Da hospedagem a) A hospedagem deve ser contratada, preferencialmente, com empresas pertencentes à Brasal que tenham disponibilidade de acomodação e somente em casos de indisponibilidade ou inexistência de acomodações a contratação se dará com hotel ou rede de hotéis conveniados; b) Hotéis que não constem no diretório de hotéis cadastrados serão pontualmente avaliados pela Secretária da Diretoria geral, conforme diretrizes traçadas. c) Os acordos comerciais firmados com hotéis foram e serão estabelecidos levando em consideração o critério de localização das Unidades da Brasal, com o objetivo de evitar ou diminuir gastos com transporte; d) O padrão de acomodação estabelecido é o Standard ; e) Em caso de no show (não comparecimento) a Secretária deve ser imediatamente comunicada, para negociação de valores junto ao hotel contratado;. f) O pagamento de taxas extras, não previstas nestes procedimentos, deverá ser feito diretamente pelo Colaborador no momento do checkout; g) O valor gasto com da diária tem como limite o valor que é cobrado pelo Hotel pertencente ao Brasal na categoria Standard. Obs.: Os que excederem aos limites aqui estabelecidos serão não serão reembolsados. Página 8

9 5.7 - Da alimentação a) O Colaborador a serviço da Brasal tem direito ao reembolso das despesas com alimentação, sempre que não houver restaurante nas nossas Empresas; quando for estrita e comprovadamente necessário que o almoço se dê em ambiente externo (por razões comerciais ou estratégicas) ou quando o deslocamento se der para outras cidades e finalidades de interesse da Brasal. O direito ao reembolso é garantido mesmo que o retorno se dê no mesmo dia do embarque ou do início da viagem; b) O café da manhã deve ser tomado no hotel, se o hotel não oferecer café da manhã deve ser apresentada solicitação de reembolso. Essa prática estende-se ao Colaborador em trânsito no horário dessa refeição; c) Refeições com convidados deverão ocorrer somente nos casos em que houver justificava amparada em interesse comercial ou estratégico da Brasal; d) O valor de cada refeição deve ter como limite máximo o quadruplo do valor pago em vale alimentação/refeição no respectivo segmento de negócio. Obs.: Os que excederem aos limites aqui estabelecidos serão não serão reembolsados. 5.8 Telefonemas a) O Colaborador deverá utilizar, preferencialmente, a aparelhagem da Empresa local para realizar as ligações correlatas ao trabalho a ser desenvolvido. b) O Funcionário em viagem a trabalho tem direito a ligação diária, em caráter particular (tempo até 10 minutos), do hotel ou de qualquer lugar. c) Ligações telefônicas feitas em aparelhos celulares (pessoais) não serão reembolsadas. d) Ligações telefônicas feitas a partir do exterior serão reembolsadas, mediante relatório de despesas. Deverá prevalecer o bom senso, para que não haja abusos. 5.9 Frigobar O Colaborador será reembolsado somente pelo consumo da água mineral do frigobar. Outros itens ficarão sob a responsabilidade de cada viajante, e não serão reembolsados quando incluídos na prestação de contas Lavanderia O uso de lavanderia só será permitido em casos de estada superior a 3 (três) dias consecutivos, ou, em casos excepcionais, mediante justificativa e posterior aprovação do responsável pelo deslocamento Página 9

10 Bebidas O custo de bebidas está incluso na verba de refeição, com exceção de bebidas alcoólicas, que não são reembolsadas. Obs.: Os valores acima mencionados serão atualizados periodicamente e divulgados na intranet. Os que excederem os limites aqui estabelecidos não serão reembolsados. 6 - ADIANTAMENTO PARA DESPESAS DE VIAGEM a) O Adiantamento para despesas de viagens, nacionais ou internacionais, deverá ser solicitado à Secretária, mediante apresentação do formulário Solicitação para Autorização de Viagem (ANEXO I), devidamente assinado pelo responsável, neste caso Diretor ou pessoa por ele indicada. b) O Adiantamento deverá ser solicitado com antecedência mínima de 5 (cinco) dias corridos antes da viagem. O valor é liberado depois de 2 dias úteis da solicitação. c) Todos os serviços terrestres deverão ser pagos pelo próprio Colaborador no check-out (extras hotel, transporte, refeições, entre outros). d) A compra de moeda estrangeira deve ser solicitada ao mesmo setor, com 15 (quinze) dias corridos de antecedência. e) A quantia em moeda estrangeira a ser entregue ao viajante, obedecerá aos parâmetros estabelecidos pela legislação do país de destino, bem como os gastos previstos com refeição, hotel, taxi, entre outros. f) O acerto de contas do Adiantamento deve ser apresentado em até 5 (cinco) dias corridos após o retorno ao local de trabalho, no formulário de Relatório de Despesas, com comprovantes originais. g) Não será concedido um segundo Adiantamento se houver pendências de acerto de contas na Tesouraria ou departamento equivalente. 7 ATENDIMENTO a) Segunda a sexta feira, em horário comercial. Para as solicitações de viagens, utilizar o formulário (ANEXO I Autorização para Viagens), e encaminhá-lo para: Secretária da Diretoria Geral ao viajante vinculado b) Finais de semana, feriados e após as 18 horas: Secretária da Diretoria Geral ao viajante vinculado Página 10

11 8 - AS PARCERIAS Hotelaria e Táxi A Brasal mantém acordos comerciais com alguns hotéis localizados nas praças onde a atua. Para conhecê-los, consulte a Intranet 09. Do Registro Junto ao Gestão de Pessoas a) No caso de viagens para treinamentos, cursos, paletas e similares custeados pela empresa, o colaborador devera remeter à Gestão de Pessoas relatório (anexo 2) devidamente preenchimento em até 10 (dez) dias após o retorno. 10 DISPOSIÇÕES GERAIS a) Os Acionistas e Diretores gerais estão dispensados do cumprimento destes procedimentos, podendo flexibilizar conforme suas necessidades. b) Estes procedimentos e futuras atualizações, informações complementares, documentos e formulários exigidos para sua operacionalização deverão ser publicados pela por cada empresa Brasal em suas respectivas intranets, além de serem objetivos de divulgação pelas lideranças sem suas reuniões mensais. c) Fica estabelecido o prazo máximo de trinta dias, a partir da data de publicação destes procedimentos, para as Empresas adotarem as providências necessárias ao seu cumprimento integral, desde que aprovada pelo Diretor Geral ou responsável por cada segmento de negócio. f) A manutenção do ponto do Colaborador em viagem será de responsabilidade do seu Gestor imediato. Página 11

12 Anexo I Página 12

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