POLÍTICA DE DESLOCAMENTO E VIAGENS

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1 1 OBJETIVO Estabelecer os procedimentos para solicitações de reembolso de despesas de colaboradores. ABRANGÊNCIA Esse tipo de reembolso é restrito aos colaboradores registrados em regime CLT pela Zatix. CRITÉRIOS GERAIS As despesas devem ocorrer estritamente para fins profissionais. Antes da solicitação, deve-se avaliar a possibilidade de utilizar a própria sede da empresa e/ou recursos como conference call, via telefone. Todos os reembolsos a serem executados, deverão estar vinculados ao número da matrícula (informado no holerite ou pelo RH), centro de custo do colaborador, nome completo e CPF, que são campos de preenchimento obrigatórios no relatório. Todos os relatórios devem estar assinados pelo gestor da área. NÃO HAVERÁ REEMBOLSO DE: Bebidas alcoólicas e/ou cigarro; Almoço ou jantar com fornecedores; Comprovantes com data superior a 60 dias. FLUXO DE SOLICITAÇÃO O colaborador preencherá o Relatório de Reembolso de Despesas com as seguintes informações: nome, nº da matrícula, período de reembolso, datas das visitas, endereço completo de saída e destino, km do percurso, empresa/cliente visitado, contato (nome e telefone) e se a visita gerou despesa adicional (pedágio, estacionamento, etc). O Relatório de Reembolso de Despesas deve ser encaminhado à Controladoria, respeitando o calendário divulgado periodicamente através dos canais de comunicação interna Os reembolsos realizados ao colaborador serão creditados na mesma conta corrente cadastrada para o recebimento do salário. O colaborador será informado sobre os comprovantes que estiverem em desacordo com esta política e/ou inválidos. O valor dos mesmos será descontado do total do relatório. O colaborador terá o prazo de 30 dias para recorrer. Após esse prazo a despesa não poderá ser revista. Todos os relatórios são passíveis de auditoria por equipe interna e/ou externa e, eventualmente, o gestor responsável da área poderá ser convocado para esclarecimentos sobre a despesa lançada em seu centro de custo. CONDUÇÃO/TÁXI Será utilizado táxi nas condições abaixo, desde que seja aprovado previamente pelo estor. Visita externa a fornecedor e/ou cliente; Deslocamento entre as filiais; Traslado para viagens (aeroporto, rodoviária, etc). Nos aeroportos que disponibilizam fretados gratuitos o taxi deverá ser utilizado no menor trajeto entre origem aeroporto e ponto do fretado;

2 2 Trabalho/Residência no caso de trabalho extra, cujo horário seja igual ou superior a 2hs extras e/ou aos finais de semana ou feriado para a área corporativa, com prévia autorização do Gerente da área. Fluxo de Solicitação de boletos de empresas homologadas: A área solicitará via (solicitacaoservicos@omnilink.com.br), a quantidade de boletos de táxi necessária, a empresa homologada e o motivo da solicitação. Os boletos somente serão entregues mediante de aprovação do Gerente da área a (se tem aprovação do Gerentes, precisa mesmo apresentar o carimbo?) A entrega de mais de 10 boletos de taxi, só será permitida mediante a aprovação do Diretor Financeiro. O colaborador deverá preencher corretamente todos os dados nas vias do boleto (Nome, nº da matrícula, data da utilização, motivo do uso, centro de custo, endereço e hora de saída e chegada, assinatura do colaborador). Caso alguma das informações não esteja preenchida, o recibo poderá ser devolvido para o colaborador para acréscimo da informação faltante. Uma via deve ser entregue à empresa de Taxi e a outra via ao gestor da área. Em caso de emergência e/ou situação não planejada fora do horário comercial, a empresa de táxi poderá proceder com o serviço, porém o colaborador avisará a área Administrativa via (solicitacaoservicos@omnilink.com.br) no dia útil seguinte ao serviço. Nestes casos, os percursos liberados serão: residência do colaborador x aeroportos ou vice-versa e residência do colaborador x endereços Omnilink e vice-versa. Qualquer outro percurso, não serão executados pela empresa de táxi. Nas localidades onde não há empresa homologada, o reembolso de despesa acontecerá da seguinte forma: É obrigatório o uso de táxi comum; Colaborador solicitará o reembolso através do relatório de despesas e da apresentação da nota fiscal ou recibo do serviço, completamente preenchidos pela empresa ou motorista contratados; Nele constarão as seguintes informações (no verso): nome do colaborador, nº da matrícula, data da utilização, motivo do uso, centro de custo, endereço e hora de saída e chegada, assinatura do colaborador. Caso alguma das informações não esteja discriminada, o recibo poderá ser devolvido para o colaborador para acréscimo da informação faltante. QUILOMETRAGEM (KM) Será reembolsada Quilometragem nas seguintes condições: Visitas ou viagens com a finalidade de gerar negócios para a Omnilink. Colaboradores que não possuírem cartão combustível. Observação: o percurso residência/unidade de trabalho ou vice-versa não será reembolsado, salvo em situações emergenciais, fora do horário de trabalho, que coloque em risco a operação da Omnilink, as quais deverão ser analisadas e validadas pelo gestor do colaborador. O valor do reembolso é de R$0,60 por Km/rodado o valor não poderá ser negociado entre gestor e colaborador. Caso a Omnilink realize alguma atualização no valor, os colaboradores serão comunicados de maneira oficial.

3 3 Periodicidade de Reembolso O colaborador deverá apresentar o relatório de reembolso de KM quinzenalmente para que o seu respectivo gestor valide as despesas e depois encaminhe ao Depto de Controle de Pagamentos. No caso do colaborador utilizar o veículo para se deslocar de sua residência para um local diferente daquele em que esteja lotada, a despesa deve ser considerada descontando a quilometragem que normalmente percorre da residência até a lotação ou a menor distância. Exemplo1: Quilometragem da residência até destino = 60 km (-) Quilometragem da residência até a sua lotação = 17 km Quilometragem a ser reembolsada = 43 km Exemplo2 (menor distância): Quilometragem da residência até destino = 10 km (-) Quilometragem da residência até a sua lotação = 17 km Quilometragem a ser reembolsada = 10 km Este critério deve ser utilizado também quando o colaborador estiver retornando para sua residência de outro local, no qual não esteja lotado. CARTÃO COMBUSTÍVEL Usufruirão do Cartão Combustível os colaboradores que atuam nas Áreas Comercial e Operacional, e que fazem visitas ou viagens diariamente, utilizando veículo próprio ou locado pela Omnilink, exclusivamente, para o exercício de suas funções laborais. As regras e procedimentos estão divulgados na Política de Utilização de Cartão Combustível, disponível na Intranet Omnilink PEDÁGIO E ESTACIONAMENTO Serão reembolsados nas seguintes condições: Visita externa a clientes; Viagens para cidades com a finalidade de gerar negócios para a Omnilink. Estacionamentos em aeroportos só poderão ser utilizados quando o valor do traslado for maior que o cobrado no período estacionado. Fluxo de Solicitação Anexar o recibo fornecido nas praças de arrecadação ou estacionamentos, estando enquadrado no percurso discriminado na prestação de contas (origem e destino); Reembolso de despesa de pedágio e/ou estacionamento gerados através do equipamento Sem Parar ou Via Fácil só serão reembolsadas mediante a apresentação da cópia da fatura, com as despesas relacionadas à atividade profissional destacada e que estejam vinculadas aos roteiros mencionados no relatório. O reembolso de estacionamento no site Andrômeda será efetuado apenas para os colaboradores que estão lotados em outros sites.

4 4 ALMOÇO OU JANTAR COM CLIENTES O reembolso é autorizado somente no caso de envolver ação de fortalecimento de relacionamento com clientes ativos ou potenciais, visando geração de negócio para a companhia. É reembolsado o valor de R$ 50,00 (cinquenta reais) por pessoa, não podendo exceder o teto de R$ 200,00 (duzentos reais) por refeição. É necessário que o colaborador apresente a nota fiscal, cupom fiscal ou documento legal emitido pelo estabelecimento de refeição. No verso do comprovante da despesa deverá constar motivo da refeição, nome da empresa ou cliente contemplado com a refeição. Serão permitidas somente 02 refeições por mês para clientes diferentes. REFEIÇÃO EM VIAGENS COM PERNOITE SISTEMA DE DIÁRIA. O custeio da alimentação (almoço, lanche, jantar) será no sistema de DIÁRIA. Nesta modalidade os valores são isentos de comprovação fiscal e a prestação de contas será através do Relatório de Reembolso de Despesas, com apresentação do voucher para comprovação do pernoite. O valor diário para alimentação será de R$ 40,00 (quarenta reais) e serão concedidos para cada período de 24 horas, com pernoite, validado pelo voucher do hotel fornecido pela gestora de viagens. Valores que excederem a DIÁRIA, serão de responsabilidade do colaborador. As despesas com frigobar, se existirem, deverão estar contempladas no valor da DIÁRIA. A diária de 24 horas é calculada com, base na quantidade de pernoites comprovadas com o voucher, sendo adicionada mais 1 diária de retorno. A prestação de contas deverá ser realizada em até 5 dias úteis após a viagem. Tanto a solicitação de adiantamento como a prestação de contas deverá ser individual. A solicitação de adiantamento deverá acontecer com prazo mínimo de 48 horas e o valor deverá condizer com a programação da viagem. Além da DIARIA de R$ 40,00, o colaborador também terá o valor vigente do VR para as refeições em viagens com pernoite. O valor da DIÁRIA é individual.. REFEIÇÃO NOTURNA OU AOS FINAIS DE SEMANA DEVIDO À HORA EXTRA (Quando não existir pernoitevoucher) Não será liberada compra de refeição para os colaboradores que já possuem escala de trabalho aos sábados, domingos e feriados Será liberada a compra de refeição para o colaborador cujo horário da jornada estendida ultrapasse às 1h e 30min..

5 5 O valor da refeição noturna é limitado a R$ 20,00 (Vinte reais) por colaborador/dia, incluindo bebidas. Serão reembolsadas despesas com almoço, exclusivamente, para o colaborador que precise trabalhar aos sábados, domingos e finais de semana. O valor máximo de reembolso por refeição é correspondente ao valor diário do vale refeição. É necessário que o colaborador apresente a nota fiscal, cupom fiscal ou documento legal emitido pelo estabelecimento de refeição. No verso do comprovante da despesa deverão constar motivo da refeição, os nomes e os números dos centros de custo de todos os colaboradores contemplados com a refeição. PASSAGEM AÉREA Preferencialmente, avaliar a necessidade do deslocamento físico do colaborador, evitando o gasto desnecessário com passagens aéreas. Todos os gestores devem orientar seu colaborador a utilizar o conference call para reuniões. A Omnilink possui uma agência de viagens homologada para essa finalidade. Portanto, não é permitida a compra de bilhetes aéreos e solicitação de reembolso posterior. As solicitações devem ser feitas via para solicitacaoservicos@omnilink.com.br, e aprovadas pelo diretor da área mediante justificativa de negócio. Para viagens com distância inferior a 300 km, ou para cidades que não possuam aeroporto na cidade, o colaborador deverá utilizar ônibus de viagem e solicitar reembolso da passagem. Todos os colaborares Omnilink obrigam-se a solicitar o bilhete avaliando a possibilidade de antecipar ou atrasar em 1h (uma hora) a partida ou retorno, com o objetivo de adquirir o bilhete com menor custo. Ao agendar o compromisso em outra localidade, o colaborador deve avaliar os seguintes aspectos: Passagens aéreas e traslados deverão ser solicitados com antecedência mínima de 7 dias úteis à viagem, sendo evitado viagens no primeiro e ultimo dia útil da semana (2ªs e 6ªs) O valor máximo de passagem área, considerando ida e volta é de R$ 800,00. Remarcação de Bilhete ou Cancelamento A remarcação de bilhete e/ou cancelamento deve ser solicitada somente em caso de remanejamento do compromisso, visto que as companhias aéreas cobram taxa para essa rotina, fora desses casos à cobrança ficará a cargo do colaborador. Nos casos de cancelamento da viagem, Informar imediatamente o departamento administrativo, via solicitacaoservicos@omnilink.com.br ou via telefone, para que sejam tomadas as devidas providencias. É proibido ficar com a passagem pendente.

6 6 Fluxo de Solicitação Colaborador cadastrado, no site da Hostway, solicita o bilhete aéreo via para solicitacaoservicos@omnilink.com.br, informando o nome do passageiro, aeroporto de saída e de destino, horário do voo e demais informações relacionadas ao transporte aéreo; Caso haja a necessidade de hospedagem, deve-se fazer a solicitação junto à solicitação da passagem; Caso seja liberada a compra, o solicitante receberá o voucher do bilhete aéreo por . No caso de solicitação de passagem aérea de forma emergencial (exemplo: necessidade de ficar na localidade por mais um dia, necessidade de viagem definida no final de semana), o colaborador deve fazer a solicitação via para solicitacaoservicos@omnilink.com.br, que solicitará uma autorização extraordinária e enviará formalização através de com cópia para o diretor da área. (mas em caso de passagem solicitada ao final de semana, a área Administrativa tem a acesso aos s e fará a compra?)md: Alguns gestores possuem acesso para ações no final de semana, eu sou um deles. Com este tema sem problemas. Documentação para Comprovação da Despesa: Relatório de Reembolso de Despesa; Bilhete de passagem de ônibus; Cartão de embarque no voo. HOSPEDAGEM Preferencialmente, avaliar a necessidade do deslocamento físico do colaborador por um período superior a um dia, que necessite pernoite no local. Não é permitida a hospedagem sem a aprovação e conhecimento da área administrativa e aprovação do diretor da área solicitante, salvo alguma situação não planejada (exemplo: overbooking da companhia aérea, problemas excepcionais com o cliente, etc). Nesse caso a orientação é realizar o contato com a Omnilink, e solicitar a liberação da hospedagem. Para viagens com distância inferior a 100 km não é permitida a liberação de hospedagem. Todos os colaborares Omnilink obrigam-se a selecionar a hospedagem, cujo custo seja o menor, utilizando quarto simples. No caso de viagem de mais de um colaborador, será obrigatória a hospedagem em quarto duplo ou triplo. O limite de diária por colaborador é de R$160,00 (cento e sessenta reais) com café da manhã. Quando houver a necessidade de hospedagem com valor acima do estipulado, deverá constar o de acordo do Diretor Financeiro ou presidente da Omnilink. Não é permitida a hospedagem aos finais de semana, exceto, se for avaliada a real necessidade o pernoite. DEMAIS DESPESAS Lavanderia: Nas viagens o funcionário terá direito, a partir do 3º dia de hospedagem, a utilizar os serviços tendo reembolso de R$ 10,00 (dez reais) por dia, limitado ao período máximo de 10 dias. Compra de ferramentas: Não será reembolsado qualquer compra e/ou contratação que não passar pelo processo interno de compras. Despesas com coffee breaks, serviço de Buffet ou refeição entre colaboradores da própria área, sob a alegação de tratar-se de reunião de trabalho, integração, confraternização,

7 7 avaliação ou eventos dessa espécie, só serão reembolsados se for previamente autorizado pelo diretor da área e diretor financeiro. LOCAÇÃO DE VEÍCULO Avaliar a necessidade de locação de veículo, visto que nessa política há a previsão de utilização de táxi para deslocamento, evitando o gasto desnecessário. Utilizar, sempre, a opção de menor custo. Essa locação deve estar diretamente vinculada à finalidade de gerar negócios para a Omnilink ou com o atendimento ao cliente. Não é permitido o reembolso de despesas com locação de veículos, visto que a Omnilink possui agências homologadas para essa finalidade. Categoria de Locação: Equipe administrativa e técnicos: carro popular, 1.0, com ar condicionado e trio elétrico; preferencialmente flex; Gerentes: veículo intermediário, 1.6, com ar condicionado e direção hidráulica; preferencialmente flex; Diretores: carro luxo, 1.8, completo; preferencialmente flex; Equipe de engenharia para testes: de acordo com a especificação técnica necessária para adequação do produto Omnilink Observação: não é permitida a troca de categoria acima. Qualquer locação diferente da condição acima, cujo custo seja onerado no faturamento contra a Omnilink, será de responsabilidade do colaborador o pagamento. Locação do veículo por até uma semana (5 dias úteis): Colaborador solicitará o veículo via para solicitacaoservicos@omnilink.com.br, informando a quantidade de dias que utilizará o veículo, quem aprovou a utilização e o motivo da locação; Será encaminhado um para o diretor de a área para aprovar a locação. Locação do veículo por um período superior a uma semana (5 dias úteis): Colaborador solicitará o veículo via para solicitacaoservicos@omnilink.com.br, informando a quantidade de dias que utilizará o veículo, quem aprovou a utilização e o motivo da locação; A área Administrativa disponibilizará o orçamento dessa locação para a aprovação em um prazo máximo de 3 dias úteis, desde que a solicitação aconteça até às 16h. Após esse horário, a solicitação será considerada com a data do dia seguinte. E será selecionada a opção com melhor custo, de acordo com a regra acima. Os veículos locados devem ser retirados no local indicado pela agência de locação, onde o usuário deverá apresentar os documentos exigidos para essa finalidade. O abastecimento deve ser pago pelo colaborador que, posteriormente solicitará o reembolso. Para esse reembolso, é necessário que as informações estejam de acordo com a política de reembolso de combustível prevista neste documento.

8 8 Será responsabilidade do colaborador os custos gerados por avarias (manutenção ou custo com franquia do seguro), infrações de trânsito e/ou diárias extras, que eventualmente sejam faturadas contra a Omnilink. A utilização de veículo locado tem como finalidade exclusiva a geração de negócios e/ou atendimento ao cliente, portanto, não é permitido que o colaborador utilize-o para fins particulares. ADIANTAMENTO DE DESPESAS É permitido apenas para viagens que tem como finalidade exclusiva a geração de negócios e/ou atendimento ao cliente. O formulário de adiantamento deve ser preenchido pelo colaborador com nome, nº da matrícula, período de viagem, motivo e assinaturas de aprovação adequadas para posterior envio. As prestações de contas devem ser feitas para cada numerário solicitado informando no campo apropriado do formulário qual o valor adiantado refere-se, acompanhado dos respectivos comprovantes. Não serão permitidos adiantamentos recorrentes e com valores fixos. O saldo excedente será creditado em conta do colaborador, e o saldo inferior ao utilizado deverá ser depositado a favor da Omnilink. O comprovante deve ser anexado ao relatório. Sobras de numerários Devem ser devolvidos através de depósito em conta a favor da Omnilink junto ao Bradesco, Agência , Conta (obter código identificado para depósito via contasapagar@omnilink.com.br) O ADIANTAMENTO SOMENTE SERÁ LIBERADO SE NÃO HOUVER PENDÊNCIAS. Revisada por: Fernando Carlos Aprovada por: Franciele Bolzan / Fabio Kato