GRUPO SERVOPA PROCEDIMENTO de VIAGENS

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1 GRUPO SERVOPA PROCEDIMENTO de VIAGENS 1. Objetivo Padronizar os procedimentos e rotinas administrativas e financeiras, para que os colaboradores das empresas do Grupo Servopa possam realizar viagens profissionais custeadas pela empresa. Estabelecer limites máximos de gastos autorizados para viagens, tais como: hospedagem, refeições, etc., esclarecendo as responsabilidades dos colaboradores da empresa. 2. Abrangência Aplicável a todas as empresas e colaboradores do Grupo Servopa. 3. Definições Viagens a serviço São consideradas viagens a serviço, toda e qualquer viagem solicitada pelo gestor de área, desde que relacionada com as atividades realizadas de trabalho, inclusive visitas realizadas as casas do grupo. Viagens de Treinamento Viagens necessárias para participação de seminários, congressos, palestras, feiras e cursos de reciclagem e/ou aperfeiçoamento profissional, desde que devidamente justificadas. As viagens decorrentes de cursos de reciclagem ou aperfeiçoamento somente serão realizadas se o curso for validado antecipadamente pelo Gerente ou Diretor da área. Obs. É expressamente proibida a antecipação ou extensão do período da viagem, para atender objetivos pessoais. O período de viagem deve respeitar estritamente o período previsto para realização do serviço ou treinamento. 4. Planejamento Constatada a necessidade de um colaborador realizar uma viagem, o gestor deverá planejála, programá-la e atentar aos prazos para que os procedimentos a seguir sejam efetuados sem problemas. O planejamento de despesas de viagens deverá ser avaliado previamente pela Gerência, para solicitação de recursos financeiros junto ao caixa/tesouraria (Departamento Financeiro) através do preenchimento do vale com a devida assinatura do gestor.

2 O vale está disponível na Intranet/menu intranet/documentos do Grupo Servopa/Vale Caixa/Tesouraria. O vale deve ser encaminhado ao caixa da Tesouraria (Departamento Financeiro) com no mínimo 24 horas de antecedência. A programação de viagens deverá ser encaminhada a Secretária da Direção, no caso de colaboradores de Curitiba, e direto para a operadora de turismo com cópia para a Secretária, nas outras cidades, com no mínimo 14 (quatorze) dias de antecedência. As confirmações e vouchers serão encaminhadas por ao solicitante da reserva. 5. Deslocamentos Para trajetos inferiores a 300Km, o meio de transporte deverá ser o ônibus, podendo ser liberado carro alugado (Movida) ou avião, desde que seja da concordância formal do Diretor da Área. Trajetos acima de 300Km poderão ou não ser feitos de avião, ficando a autorização por conta do Diretor da Área. 6. Solicitações e compra de Passagens As solicitações de passagens de ônibus/avião deverão ser enviadas via , com todos os dados: nome do viajante, datas, horários e trajetos para a secretária da Diretoria do Grupo Servopa ou direto para a operadora de turismo autorizada, com cópia para a Secretária e, em qualquer das situações, contendo a autorização do hierárquico. No caso do colaborador identificar que o preço da passagem é mais barato se comprada diretamente pela internet, o colaborador deverá informar a Secretária da Direção que fará junto a Diretoria a validação da compra. Em caso negativo o colaborador será informado. O custo da passagem paga pelo viajante deverá constar no acerto de despesas juntamente com o comprovante de embarque anexado. No caso de carro, deverá ser alugado obrigatoriamente em locadora do grupo. 7. Hospedagem A reserva de hospedagem será providenciada pela operadora de turismo e faturada em nome da empresa do grupo, conforme necessidade, distância e disponibilidade do hotel. A categoria do hotel não deve ultrapassar o nível confortável, denominação usada no mercado de turismo. Os colaboradores somente poderão se hospedar nos hotéis cujas tarifas tenham sido negociadas em favor da empresa. Ao deixar o hotel, caberá ao viajante conferir a fatura. O café da manhã deverá ser tomado no próprio hotel.

3 8. Despesas Refeição Os colaboradores tem o limite de R$ 30,00 (trinta reais) por refeição (sendo o almoço e o jantar considerado refeição). Proibido o consumo de bebidas alcóolicas. Taxi Sempre que necessário deverão ser reembolsados via recibo, constando o trajeto no documento. Lavanderia Em estadias superiores a três noites, será permitida a lavagem de roupas, devendo ser está discriminada em NF do hotel. Telefone Será permitida uma ligação por dia para contato com familiares, limitado a 5 (cinco) minutos de uso. Frigobar Somente água e refrigerante serão reembolsados pela empresa. 9. Representações A autonomia sobre gastos com representações é limitada aos Diretores, Sócios e Gerentes. No caso de utilização de verba de representação pelos demais colaboradores da empresa, este deve estar previamente autorizado pelo Diretor de área. Caso ocorra o patrocínio de refeições a terceiros a título de representação, o nome dos participantes bem como a empresa que representa deve constar no verso da nota fiscal. 10. Viagens ao exterior As viagens ao exterior seguem normas distintas de reembolso de despesas. E devem ser antecipadamente negociadas com o Diretor da área. Caso o colaborador necessite viajar para o exterior a trabalho e ainda não tenha passaporte, a empresa reembolsará as despesas relativas à sua emissão, desde que devidamente comprovadas. Para as viagens internacionais onde o seguro não faz parte do pacote de viagens, o mesmo deve ser cotado pela empresa do Grupo Protecta.

4 11. Responsabilidades A responsabilidade pela observância ao exposto nesta norma, bem como pela veracidade das informações contidas nos relatórios de despesas de viagens, são do viajante e do gestor hierárquico (Gerente ou Diretor) que aprova suas viagens. É de exclusiva responsabilidade dos colaboradores a prestação de contas do fechamento do seu Relatório de Despesas Viagem, ficando obrigado a conferir seus valores, apresentando ao gestor para validar as despesas e encaminhando a departamento financeiro/caixa, em ate 3 dias úteis do seu retorno de viagem. Toda e qualquer diferença a menor deverá ser reposta pelo colaborador, no ato da entrega do Relatório de Despesas de Viagem. Os recursos financeiros recebidos adiantados e não utilizados nas despesas de viagens deverão ser devolvidos no ato da prestação de contas. Não será concedido adiantamento de despesas com viagens, caso haja pendências em prestação de contas de adiantamentos anteriores. 12. Despesas não reembolsáveis Convites para refeições entre colaboradores não serão reembolsáveis. Despesas com happy hour e bebidas alcoólicas não são reembolsável pela empresa. Não haverá reembolso de refeições efetuadas na cidade base do funcionário, com exceção para lanches nos aeroportos, quando necessário. Não serão reembolsadas despesas que não estejam comprovadas por documento fiscal (nota ou recibos originais), e/ou que ultrapassem os limites pré-definidos neste procedimento. Não haverá reembolso sobre despesas de excesso de bagagens, assim como também não serão reembolsáveis gorjetas. As multas de transito são de responsabilidade do viajante condutor. 13. Cancelamento de uma viagem

5 O cancelamento de uma viagem deve ser informado imediatamente a Secretária da Direção ou a operadora de turismo, para que este possa contatar os fornecedores envolvidos e evitar possíveis cobranças originadas pela não utilização dos serviços contratados. Caso não ocorra o cancelamento por falha de informação, as despesas serão cobradas do colaborador e/ou gestor responsável. 14. Extravio de pertences Em caso de assalto ou roubo de bens e/ou valores, particulares ou de propriedade da empresa, que estejam sob responsabilidade do viajante, o viajante deverá registrar queixa na delegacia competente mais próxima. O documento fornecido pela autoridade policial é obrigatório como comprovante do relatório de despesas de viagem. A empresa se reserva o direito de, segundo as circunstâncias, ressarcir ou não prejuízos, sendo imperativo que os bens extraviados sejam estritamente necessários ao desenvolvimento do trabalho. Anexo I Processo de Contas a Pagar Revisões Data Descrição 03 Janeiro/2013 Revisão Redator: Anderson C. dos Santos e Jaqueline Becker e Sandra Bernardina Validação: Beno Léo Rockenbach, Darli Antonio Borin