PROCEDIMENTO DE REEMBOLSO DE DESPESAS E VIAGENS

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1 Ref. - Assunto Página: 1 / 19 de Publicação: 01//08/2017 : PROCEDIMENTO DE REEMBOLSO DE DESPESAS Responsáveis: ATIVIDADE NOME CARGO Elaboração Marina Mendes Cyrillo Controles Internos Revisores Carlos Rogério Ferraresi Ger. Adm.e Financeiro Aprovação Alessandro Milan Diretor Financeiro Homologação Philip Taguada So Presidente

2 ÍNDICE 2 / 19 I - OBJETIVO... 3 II - ABRANGÊNCIA... 3 III - REFERÊNCIAS... 3 IV - DEFINIÇÕES... 3 V - DIRETRIZES Fundo Fixo Aprovações Comprovantes de Despesas Despesas com Clientes e/ou Confraternizações Extensão de Roteiros por motivo particular Viagens a serviço em companhia de familiares Hospedagem Alimentação Transporte Passagem Aérea Despesas não Reembolsáveis Despesas Extras Reembolsáveis Cronograma de Reembolso das Despesas e Viagem VI - RESPONSABILIDADES Controladoria Colaborador Interno ou Externo Aprovador (Gestor imediato) VII - PROCEDIMENTOS Prestação de Contas VIII - CONFIDENCIALIDADE IX - SANÇÕES DISCIPLINARES X - ANEXO I TABELA DE DESPESAS XI - ANEXO II RELATÓRIO PARA REEMBOLSO DE DESPESA XII - ANEXO III DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE COMPROVANTE XIII - ANEXO IV RELATÓRIO DIÁRIO DE CONDUÇÃO XIV - ANEXO V CRONOGRAMA DE REEMBOLSO DE DESPESA E VIAGEM.. 18 XV - HISTÓRICO DE REVISÕES... 19

3 3 / 19 I - OBJETIVO Estabelecer as normas e regulamentar os procedimentos de solicitação de reembolso e da prestação de contas de despesas dos colaboradores. II - ABRANGÊNCIA Aplica-se a todos os colaboradores da MOGIANA ALIMENTOS S.A. e suas controladas. III - REFERÊNCIAS Política de Aprovações (Manual de Aprovação) IV - DEFINIÇÕES Relatório de Despesas de Viagens (RDV) formulário manual ou eletrônico, destinado a prestação de contas para reembolso. Solicitante Todo colaborador (interno ou externo) que gere despesas quando a serviço. Aprovador Gerentes e/ou Diretores da área em que o colaborador está alocado de acordo com o Manual de Despesas. Gestor de Viagens Agência de viagens responsável pelas reservas de hotéis e passagens aéreas, intermediada pela Assistente Executiva de Diretoria. V - DIRETRIZES a. As despesas de viagens deverão ser comprovadas e apresentadas em formulários específicos, denominado Relatório de Despesa de Viagem (RDV) o qual deverá ser utilizado para declaração e detalhamento das despesas efetuadas para a execução de serviços a empresa.

4 4 / 19 b. Os colaboradores que são cadastrados no RDV eletrônico deverão obrigatoriamente efetivar a declaração no sistema até o dia 5 do mês subsequente e enviar o relatório imediatamente após ter declarado para a Controladoria (Campinas) com os comprovantes devidamente aprovados. c. Os demais colaboradores que eventualmente solicitam reembolso de despesa, poderão prestar conta a qualquer momento sempre que ocorrido a despesa, porém deverão seguir com o Cronograma de Reembolso de Despesa e Viagem (Anexo V). d. Os RDVs somente serão reembolsados se estiverem com a documentação correta. e. Os documentos envolvendo prestação de contas que estiverem incorretos, incompletos ou rasurados serão devolvidos ao emitente. f. Os relatórios do mês corrente que não forem entregues até o último dia do mês subsequente estarão sujeitos a medidas disciplinares. g. Para os casos de extravio e/ou falta de comprovante de despesa (cupom, NF e recibo) será obrigatório o preenchimento da Declaração de Extravio de Comprovante (Anexo III), informando o comprovante faltante e conter a assinatura do solicitante e do Diretor da área. 1 - Fundo Fixo a. Para os Colaboradores da área de Vendas será disponibilizado fundo fixo para despesas que não possam ser pagas com o cartão corporativo. b. Este fundo fixo será utilizado durante todo o período em que o colaborador permanecer na companhia e deverá ser devolvido quando do seu desligamento. 2 - Aprovações a. Todas as aprovações de despesas de viagens serão efetuadas eletronicamente para os colaboradores que declaram pela internet ou assinados quando declarado por meio do Formulário de RDV. b. Os aprovadores são os Gerentes e/ou Diretores da área em que o colaborador está alocado.

5 3 - Comprovantes de Despesas 5 / 19 c. Comprovantes de despesas válidos são: Cupom fiscal, Nota Fiscal e/ou Recibo que deverão conter as seguintes informações: Nome do estabelecimento, CNPJ Endereço Valor da despesa, e Descrição do material de consumo ou do serviço tomado. Em caso de recibo emitido por Pessoa Física (PF) deverá conter: Nome completo, CPF, RG, endereço e número de inscrição no INSS (sem rasuras). d. Não será aceito como comprovante de despesa o impresso emitido na transação de pagamento pelas operadoras de cartão de crédito e notas fiscais simplificadas sem há descrição da despesa ocorrida. e. Os documentos fiscais que comprovem as despesas devem ter como destinatário a Mogiana Alimentos S.A. ou suas controladas. 4 - Despesas com Clientes e/ou Confraternizações a. Todas as despesas com Cliente/Confraternização deverão ser pagas pelo nível hierárquico mais alto presente no evento. b. No caso de almoços e/ou jantares deverão ser informados no verso da NF o nome do cliente e dos participantes. c. O RDV deverá ser assinado pelo Diretor da área. Se o RDV em questão for de um Diretor o mesmo deverá ser aprovado pelo Presidente. d. Se houver gastos com bebidas alcoólicas, o solicitante deverá colocar de próprio punho no verso do comprovante a seguinte anotação: ESTÁ AUTORIZADO O GASTO/REEMBOLSO COM BEBIDA ALCOÓLICA e abaixo da anotação deverá conter a aprovação do Diretor da área ou Presidente, para que seja reembolsado. 5 - Extensão de Roteiros por motivo particular a. A extensão de roteiro para aproveitamento particular de fins de semana, feriados e período de férias, somente poderá ser realizado com autorização prévia do Diretor da área. b. As despesas decorrentes serão pagas por conta do colaborador.

6 6 / 19 c. As despesas adicionais nestes casos não deverão integrar as Notas Fiscais a ser reembolsadas. 6 - Viagens a serviço em companhia de familiares a. Viagens a serviço em companhia de familiares sem vínculo com a empresa, serão permitidas desde que todos os custos adicionais sejam pagos pelo colaborador e com aprovação do Diretor da área. b. Não será permitido reembolso de despesas de quaisquer custos referentes a gastos com familiares nas viagens. 7 - Hospedagem a. A acomodação em hotéis deverá ser em apartamento Standard. b. Quartos múltiplos serão considerados como preferenciais, sendo levado em consideração a quantidade de pessoas, duração da viagem e disponibilidade do hotel, que será tratado pelo Gestor de Viagens. c. Reservas e cancelamentos deverão ser solicitados ao Gestor de Viagens com a antecedência necessária para assegurar as tarifas mais favoráveis e evitar multa por no-show (não comparecimento). d. Todas as despesas com hospedagem deverão ser pagas na saída do hotel. e. O valor máximo a ser reembolsado está apresentado na Tabela de Despesas (Anexo I). f. Despesa de lavanderia será permitida quando a duração da viagem for superior a 7 (sete) dias e em quantidade proporcional aos dias restantes para o término da viagem. g. Em caso de consumo de frigobar apenas será reembolsado o consumo de água. h. Caso seja necessária a utilização do telefone no hotel, será reembolsado até o limite de 05 (cinco) minutos por dia de permanência, considerado cumulativamente durante a viagem, portanto é necessário o destaque dos gastos com telefone na conta de hospedagem. Fica recomendada a utilização do telefone celular corporativo para as ligações particulares em hospedagem, utilizando-se de bom censo na duração de tais ligações.

7 8 - Alimentação Ref. Assunto 7 / 19 a. Os colaboradores que recebem cartão refeição não terão reembolso de despesa com alimentação, com exceção de café da manhã e jantar quando esteja a trabalho. Será caracterizado motivo de advertência os casos que o colaborador recebeu o cartão de refeição e solicitou reembolso sem a devida justificativa e aprovação do Gestor da área. b. O limite para despesas com alimentação está definido na Tabela de Despesas (Anexo I). c. Quando a despesa com alimentação ocorrer no hotel onde o colaborador estiver hospedado, haverá acréscimo de 50% do limite definido na Tabela de Despesas (Anexo I). Sendo assim, como exemplo: Despesa com Jantar limite R$ 35,00 acrescido de 50%, o limite passará para R$ 52,50. d. As despesas com alimentação (café da manhã e jantar) pagas através do cartão corporativo, deverá ser paga até o limite definido na Tabela de Despesa (Anexo I). e. As refeições em grupos de colaboradores da Mogiana ou Controladas deverão ser pagas individualmente, observando os limites da Tabela de Despesas (Anexo I). 9 - Transporte a. Os colaboradores que utilizarem o veículo próprio a serviço da empresa terão reembolsos baseados em quilômetros rodados. b. Toda quilometragem informada, deverá obrigatoriamente conter o itinerário percorrido (saída destino retorno). c. O valor do quilômetro rodado está definido na Tabela de Despesas (Anexo I), sendo valor único, ficando a critério do colaborador o tipo de combustível utilizado. d. Os colaboradores que possuem carros da frota locada ou própria somente poderão solicitar reembolso de quilometragem com a devida justificativa e aprovação do Gestor da área. Neste caso será necessário anexar ao RDV documentos que comprovem a necessidade para este reembolso. e. Despesas com o estacionamento e pedágios, serão reembolsadas desde que incorridos a serviço da empresa e comprovados pelo trajeto realizado. f. Locomoção para aeroportos deverá ser solicitado pelo Gestor de Viagens que analisará e informará o Solicitante o meio de transporte que será utilizado.

8 8 / 19 g. Promotores de Vendas que utilizam transporte público deverão enviar o Relatório Diário de Condução (Anexo IV) com data e nome da loja de cada cliente, devidamente preenchido. Quando utilizado Transporte Rodoviário (Intermunicipal), deverão enviar o comprovante de passagem Locação temporária a. A locação temporária deverá ser realizada pela empresa e solicitada ao Gestor de Viagens, que considerará o custo/ benefício, necessidade e a localização do viajante. b. A locação de veículo deverá ser utilizada quando for o meio de locomoção mais em conta ou mais prática para realização da atividade. c. O veículo aprovado é modelo econômico 1.0 com ar condicionado. Para grupos com 4 ou mais pessoas viajando juntas está aprovado modelo 1.6 com ar condicionado. d. Na locação de veículo, apenas haverá o reembolso de despesas com os abastecimentos mediante comprovantes. Nesse caso não se aplica o reembolso de quilometragem rodada. e. É obrigatório devolver o veículo com o tanque cheio, utilizando Etanol se o veículo for modelo flex. f. Cancelamento ou alterações deverá ser formalizado ao Gestor de Viagens. g. Não serão reembolsadas as despesas com manutenção de veículo locado, multas, violações de trânsito e franquia por acidente, se ficar comprovado por meio de Boletim de Ocorrência que o mesmo foi causado por imprudência ou negligência do condutor Veículos da Frota locada a. A companhia fornece vale combustível ou cartão corporativo para os colaboradores que possuem veículo da frota, com o valor apropriado para o desenvolvimento de suas atividades. b. Poderá ser reembolsada a despesa com lavagem simples do veículo da frota, desde que realizada 1 (uma) por semana, mediante comprovante da despesa. c. Despesas com estacionamento, necessária para execução de suas atividades, será reembolsada mediante o comprovante da despesa.

9 9 / 19 d. Os veículos da frota locada devem ser estacionados em locais seguros, tais como garagens e estacionamentos. e. Despesa com estacionamento (pernoite) será reembolsada mediante comprovante de despesa Passagem Aérea a. Toda e qualquer passagem aérea deverá ser solicitada com antecedência mínima de 10 dias para viagens Nacionais e 30 dias para Viagens Internacionais. b. A solicitação deverá ser realizada por para o Gestor de Viagens, considerando em cópia o Superior imediato, contendo as seguintes informações: Local de Origem e Destino; prevista para Embarque e Retorno; Horários desejados; Motivo da viagem; Centro de Custo. Obs: Caso a solicitação ocorra fora da antecedência mínima, deverá constar a justificativa e a autorização da Diretoria da área. c. Em caso de necessidade de despacho de bagagem o solicitante deverá informar o Gestor de Viagens no momento da solicitação da passagem aérea para seja feito a inclusão da tarifa caso houver. Exceções serão tratadas caso a caso, desde que comprovado o pagamento. d. As passagens aéreas serão emitidas nas melhores tarifas (custo/ benefício), considerando o período de 2 (duas) horas antes e depois do horário solicitado, sempre acordado com o solicitante. e. As passagens serão emitidas em Classe Econômica para todos os colaboradores, exceto Presidente e Diretores, em voos Internacionais com duração de mais de 8 horas que será permitida a Classe Executiva. f. Após a emissão das reservas realizadas, o solicitante receberá por o voucher de confirmação. g. Alteração das reservas já emitidas deverão ser solicitadas ao Gestor de Viagens, que analisará considerando custos diretos, indiretos e somente serão efetuados mediante a justificativa e autorização da Diretoria da área solicitante.

10 10 / 19 h. Diferenças de tarifas por perda do embarque somente serão reembolsadas mediante aprovação da Diretoria da área, em situação de extrema excepcionalidade. i. Não serão reembolsadas despesas com passagens aéreas em RDV Despesas não Reembolsáveis a. Manutenção de veículos, exceto os da frota própria ou frota locada em casos que a manutenção tenha sido aprovada pela área de Gestão de Frota. b. Bebidas alcoólicas e cigarro (reembolso somente com assinatura do Diretor ou Presidente, conforme o descrito no item 4 alínea d.) c. Barbeiros e cabeleireiros d. Artigos de higiene pessoal (creme dental, escova de dente, xampu, etc.) e. Passagens aéreas f. Outras refeições não constantes da Tabela de Despesa. g. Despesas de acompanhante h. Despesas realizadas com lazer i. Multas de trânsito j. Bagagem perdida não coberta por seguro k. Taxas por excesso de bagagem. l. Despesas com treinamentos e cursos em geral (inscrições de cursos, palestras, congressos, etc.). m. Despesas gerais com verbas de Marketing e Merchandising (brindes, presentes, gratificações, materiais para eventos, etc.). n. Toda e qualquer despesa que não tenha o comprovante válido (NF/cupom fiscal ou recibo).

11 12 - Despesas Extras Reembolsáveis 11 / 19 a. Serão reembolsadas as despesas abaixo relacionadas para uso nas atividades, desde que declarados no RDV, comprovada a despesa e aprovada pelo Gestor imediato. Fotocópia; Autenticações; Reconhecimento de firmas; Registro em cartório; Postagens e homologações; Revelação fotográfica; Taxas e emolumentos Recarga de celular, limitado até R$ 35,00 Material de escritório b. Para demais materiais de consumo é necessária a autorização prévia do Gestor imediato e estar anexa ao comprovante de despesa Cronograma de Reembolso das Despesas e Viagem a. Os Reembolsos de Despesas e Viagem (RDV) ocorrerão nos dias 20 e 30 de cada mês corrente, referente às despesas do mês anterior. b. Para que o reembolso ocorra nos dias informados, o RDV deve estar devidamente preenchido, com todos os comprovantes anexados, aprovado e entregue para a Controladoria. c. Para que sejam cumpridos os pagamentos nas devidas datas informadas, os RDVs deverão ser processados pela Controladoria até as datas limites informados no Cronograma para RDV (Anexo V), que será divulgado a cada ano e disponível na página da Intranet. VI - RESPONSABILIDADES Cada colaborador é responsável em atender as normas descritas neste procedimento. 1 - Controladoria a. Proceder com todos os procedimentos operacionais referentes ao Reembolso de Despesas de Viagem (RDV), tais como: lançamento, conferência e envio a Tesouraria.

12 12 / 19 b. Conferir todos os RDVs, garantir que todas as informações lançadas estão corretas e conforme política vigente. c. Conferir se todo os comprovantes relacionados no RDV foram enviados e estão de acordo conforme descrito. d. Devolver o RDV às áreas competentes no caso de irregularidades e/ou correções. e. Solicitar perante a administradora do Cartão Corporativo todas as aquisições e/ou cancelamentos. f. Realizar o fechamento do demonstrativo do ex-colaborador, verificando se existe pendência de saldo para que ele efetue a devolução junto a empresa. Em caso da não devolução por parte do ex-colaborador, o valor pendente será lançado no seu centro de custo. Caso existam valores devedores da empresa com o excolaborador, o crédito será efetuado nada data programada de reembolso de viagens. g. Disponibilizar ao final de cada ano o Cronograma de RDV, na Intranet. 2 - Colaborador Interno ou Externo a. Enviar o RDV sem rasuras, devidamente preenchido e assinado, com todos os respectivos comprovantes originais. b. Todas as informações contidas no RDV são de responsabilidade do Colaborador que deverá certificar-se de que não existem erros nos relatório antes do seu envio ao Gestor imediato para aprovação. c. Na eventualidade de erros e/ou irregularidades no RDV, este será devolvido ao Colaborador e o reembolso ocorrerá de acordo com o Cronograma (Anexo V). d. As regras se aplicam a qualquer solicitação de RDV seja por meio eletrônico ou manual. 3 - Aprovador (Gestor imediato) a. Assinar o RDV impresso ou aprovar via sistema para casos de RDV eletrônico. b. O aprovador do RDV deverá constar no Manual de Aprovações.

13 VII - PROCEDIMENTOS 1 - Prestação de Contas Ref. Assunto 13 / 19 a. Para solicitar o reembolso de despesas o colaborador deverá preencher o Relatório para Reembolso de Despesas, em formulário Manual (disponível na Intranet) ou por meio eletrônico (através do > Login TI/Control > Controladoria > Declarar despesa de viagem). b. Preencher corretamente o formulário, com as informações necessárias (nome completo, centro de custo, itinerário dia-a-dia, quilometragem percorrida, demais despesas, etc.) c. Anexar os comprovantes legíveis e sem rasuras dos gastos com recursos próprios ou com cartão corporativo, no dia efetivo do pagamento (não serão aceitos como NF/Recibos comprovantes emitidos pelas operadoras de cartões). d. Todos os gastos efetuados no RDV deverão estar de acordo com os limites definidos, conforme Tabela de Despesas (Anexo I). e. Enviar toda a documentação ao Departamento de Controladoria, devidamente assinado pelo Colaborador e Aprovador. VIII - CONFIDENCIALIDADE Este documento é de propriedade exclusiva da Mogiana Alimentos S.A. e não pode ser divulgado para terceiros sem autorização expressa de um membro da Diretoria. Seu uso está restrito aos profissionais diretamente envolvidos no tema de que trata e não pode ser utilizado em benefício próprio ou de terceiros. Sua reprodução total ou parcial deve ser limitada ao absolutamente necessário. IX - SANÇÕES DISCIPLINARES A não observância dos requisitos desta norma será passível de sanções disciplinares previamente definidas pelo código de conduta corporativo.

14 X - Ref. Assunto ANEXO I TABELA DE DESPESAS 14 / 19

15 XI - Ref. Assunto ANEXO II RELATÓRIO PARA REEMBOLSO DE DESPESA 15 / 19

16 XII - Ref. Assunto ANEXO III DECLARAÇÃO DE EXTRAVIO DE COMPROVANTE 16 / 19

17 XIII - ANEXO IV RELATÓRIO DIÁRIO DE CONDUÇÃO 17 / 19

18 18 / 19 XIV - ANEXO V CRONOGRAMA DE REEMBOLSO DE DESPESA E VIAGEM

19 XV - HISTÓRICO DE REVISÕES 19 / 19 Nº: : 01 - Vigência 01/10/ de Ajuste na Tabela de Despesas 03 - de Normas, Procedimentos e Ajustes na Tabela de Despesas 01/10/2016