POLÍTICA CORPORATIVA VIAGENS E REEMBOLSO DE DESPESAS 1ª versão: 01/09/2017 2ª versão: 06/10/2017 3ª versão: 11/12/2017

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1 POLÍTICA CORPORATIVA VIAGENS E REEMBOLSO DE S 1ª versão: 01/09/2017 2ª versão: 06/10/2017 3ª versão: 11/12/2017

2 ÍNDICE 1- NOSSA POLÍTICA Objetivo Vigência PASSAGENS AÉREAS Antecedência para compra Procedimento para solicitar passagens Viagens Nacionais Viagens Internacionais Classe de viagens internacionais HOSPEDAGENS Valores Categoria dos Hoteis Como reservar DESLOCAMENTOS TERRESTRES Taxi/Uber Aluguel de carros Estacionamentos Pedágios REFEIÇÕES COMUNICAÇÃO RECIBOS E COMPROVANTES DISPOSIÇÕES GERAIS

3 1- NOSSA POLÍTICA O espírito da nossa Política de Viagens é que todas as despesas sejam feitas com bom senso. O viajante deve se sentir 100% confortável caso todos saibam exatamente como ele (a) gastou o dinheiro nas viagens. Isso é parte integral dos nossos Valores e Princípios Objetivo Estabelecer diretrizes, responsabilidades e procedimentos relacionados ao processo de aquisição de passagens aéreas, hospedagens, locação de veículos, e outras compras relacionadas a viagens. As informações incluídas nessa política descrevem como organizar a viagem de negócios, além de apresentar normas e diretrizes para orientação de todos os profissionais da M Square Global. É importante ressaltar que criamos guidelines nas páginas seguintes que refletem o valor máximo que pode ser gasto. O correto é sempre tentar gastar menos de forma inteligente Vigência Entra em vigor a partir da data de publicação da primeira versão, com revisão a cada um ano ou quando ocorrer mudanças desta política ou de procedimentos que afetem os processos aqui citados. 3

4 2- PASSAGENS AÉREAS 2.1- Antecedência para compra A título de referência, estudos de mercado realizados pelas principais agências de viagem, indicam o prazo de 20 dias como ideal para conseguir uma ótima tarifa aérea. Com o objetivo de conseguir melhores preços, é fundamental que você compre sua passagem com o máximo de antecedência possível. É desejável que o profissional realize sua programação considerando o alto custo envolvido nas viagens de negócios. Passagens aéreas que não atenderem ao prazo mínimo de antecedência apresentado a seguir estarão fora da política. Nesse caso, será necessário justificar o motivo da compra fora da janela de antecedência recomendada. a) Passagem para voo nacional: considerar 5 dias de antecedência; b) Passagem para voo internacional: considerar 10 dias de antecedência; 2.2- Procedimento para solicitar passagens Viagens Nacionais - A política consiste na compra do bilhete de menor preço. - A cotação deve ser solicitada através do viagens@msquareglobal.com.br; - A mensagem deverá ter no mínimo as seguintes informações: o Nome do Viajante o Centro de Custo o Motivo da viagem o Dados: Data da Ida (Flexibilidade fazer a conta se pagar 1 dia a mais de hotel compensa) Data da Volta Horário Aproximado da Ida Horário Aproximado da Volta o Aeroporto/Cidade de Origem o Aeroporto/Cidade de Destino o Diárias de Hotel o Locação de Carro - Se o foi enviado dentro do horário comercial, a cotação das passagens será recebida em até 1hr após a solicitação; - A passagem será comprada de acordo com os itens acima, com devida aprovação de um sócio ou gestor; - Passagens de viagens nacionais são emitidas diretamente do site da Cia Aérea; - A passagem será emitida apenas após o solicitante der OK no trecho escolhido. 4

5 Viagens Internacionais - A política da empresa consiste na compra do bilhete de menor preço. - A cotação deve ser solicitada através do viagens@msquareglobal.com.br; - A mensagem deverá ter no mínimo as seguintes informações: o Nome do Viajante o Centro de Custo o Motivo da viagem o Dados: Data da Ida (Flexibilidade fazer a conta se pagar 1 dia a mais de hotel compensa) Data da Volta Horário Aproximado da Ida Horário Aproximado da Volta o Aeroporto/Cidade de Origem o Aeroporto/Cidade de Destino o Diárias de Hotel - Se o foi enviado dentro do horário comercial, a cotação das passagens será recebida em até 3hs após a solicitação; - A passagem será emitida apenas após o solicitante der OK no trecho escolhido; - A passagem será comprada de acordo com os itens acima, com devida aprovação de um sócio ou gestor; - Passagens internacionais são emitidas através de agência (Orinter ou Feld Viagens). - Cias aereas: monitorar os preços, Os preços de passagens variam constantemente. É de responsabilidade do solicitante responder o de orçamento com prontidão. Caso contrário, os valores podem sofrer variação (para mais ou para menos), e o processo deve recomeçar Classe de viagens internacionais Todos os viajantes da M Square Global com a exceção de sócios deverão voar em classe econômica utilizando a tarifa lógica mais baixa ao viajarem a trabalho pela Empresa. EXCEÇÕES: Para os sócios: As passagens em executiva, não devem exceder U$4500,00 5

6 3- HOSPEDAGENS 3.1- Valores As despesas com hospedagens pagas pelo próprio colaborador devem ser ressarcidas, mediante a apresentação de comprovantes fiscais, comprovante de reserva ou fatura do cartão. A escolha do hotel será livre e a cargo do colaborador; mas deve ser utilizando como base, os seguintes hotéis/tarifas: Londres Nova York Miami California Flemings Andaz 5th Avenue JW Marriott Miami Stanford Park Hotel The Halkin Arlo Hotel SoHo ME Miami Epiphany Palo Alto The Hari Hudson Bay Mandarin Oriental Miami The May Fair Viceroy Central Park 1 Hotel South Beach The Pilgrim 1 Hotel Central Park The Zetter Townhouse Axiom Hotel *Em outras cidades, sempre consultar tarifa do Sofitel, que costuma se posicionar bem na média dos preços A reserva é efetuada na menor tarifa, respeitando custo/benefício x localização do cliente/unidade (este deve ser informado na solicitação.) Para viagens individuais serão permitidas acomodações em quarto individual (single room). Para as viagens em grupo, seja para eventos ou treinamentos, serão acomodados dois colaboradores do mesmo sexo por quarto (double room) Categoria dos Hotéis A categoria padrão de hotéis é de 4 (quatro) estrelas, dependendo da disponibilidade no local. 6

7 3.3- Como reservar O colaborador pode fazer a reserva onde achar melhor, e enviar uma cópia (com os valores) para o viagens@msquareglobal.com.br, ou fazer uma solicitação através do viagens@msquareglobal.com.br. 7

8 4- DESLOCAMENTOS TERRESTRES 4.1- Taxi/Uber Se as distâncias entre reuniões/clientes forem consideráveis, os colaboradores poderão utilizar táxi, uber ou similares. Os viajantes poderão utilizar taxi, shuttle ou carros particulares para o transporte de ida e volta da sua residência ou da empresa para o aeroporto, e vice e versa Aluguel de carros Exigências para locação de veículo: Cartão de Crédito Habilitação válida emitida há pelo menos dois anos. Ser maior de vinte e um anos. A categoria utilizada é de veículos básicos (com ar condicionado e direção hidráulica). Necessidades diferentes da regra devem ser formalizadas/discutidas com o Processo de Viagens. O colaborador deve observar e cumprir as leis de trânsito local vigentes, sendo que qualquer infração será de responsabilidade do mesmo Estacionamentos Serão reembolsadas as seguintes despesas de estacionamento: - Estacionamento no aeroporto para viagens corporativas: O custo de estacionamento a ser reembolsado deve ser menor ou igual ao valor de taxi / uber para ida e volta ao aeroporto. - Estacionamento durante visita a clientes 4.4- Pedágios Os pedágios nas viagens terrestres serão reembolsados mediante apresentação do tíquete da concessionária. No caso da utilização de passes expressos (por exemplo: Sem Parar), o reembolso será feito mediante da apresentação de cópia do extrato do prestador de serviço, destacando-se os lançamentos que devem ser reembolsados. 8

9 5- REFEIÇÕES A M Square reembolsará despesas com refeições conforme abaixo: Nacional: R$150,00 por dia para refeições Internacional: U$70 dólares por dia para refeições Lembrando que a principal regra da nossa Política de Viagens é que todas as despesas sejam feitas com bom senso, sem utilizar mais do que utilizaria na física. 6- COMUNICAÇÃO O uso de telefone e internet e fax, serão permitidos para fins de trabalho. O ressarcimento de despesas de comunicação contratadas em hotel só será feito mediante comprovante, onde estarão indicados os números dos telefones/fax, bem como os nomes das empresas e pessoas contatadas. O pagamento pela utilização de Internet será ressarcido somente em uso a trabalho. O valor que será reembolsado referente à comunicação (telefone e internet) será de R$40,00/dia. Pedimos que seja utilizado o bom senso nesse caso, pois muitas vezes compensa comprar um chip local, ao invés de ativar o roaming internacional da atual operadora. 9

10 7- RECIBOS E COMPROVANTES Todos os recibos deverão conter no mínimo o nome do estabelecimento, a data, descrição e o valor da despesa. Em caso de perda do recibo original, o demonstrativo do cartão de crédito poderá ser usado. Para os casos excepcionais de compra de passagens aéreas, hospedagem e locação de carros com o próprio cartão de crédito pessoal, os seguintes recibos deverão ser apresentados junto com o reembolso de despesa: o Passagens Aéreas: Fatura, e-ticket, ou fatura do cartão com a despesa; o Hotel: Cópia do recibo (original ou por ), confirmação de reserva ou fatura do cartão com a despesa; o Aluguel de Automóvel: O recibo de aluguel, ou fatura do cartão com a despesa. Reembolsos com documentações e recibos nas situações mencionadas abaixo serão devolvidos: o Recibos que não são legíveis; o Recibo/nota fiscal incompleto (nome do fornecedor, descrição das despesas, data da despesa ou valores incompletos); o Notas e recibos sem detalhamento das despesas a serem reembolsadas. 10

11 8- DISPOSIÇÕES GERAIS -A M Square Global reserva-se o direito para estabelecer meios, métodos, classes e outras condições de viagem consistentes com as metas empresariais em vigência; -Para despesas internacionais, o câmbio a ser utilizado será o mesmo cobrado pelo cartão de crédito; - Toda solicitação ou dúvidas sobre viagens deverão ser encaminhados através do viagens@msquareglobal.com.br. - Toda solicitação ou dúvidas sobre reembolso de despesas deverão ser encaminhadas através do administrativo@msquareglobal.com.br. - O Operador Interno de Viagens é o responsável pelo acompanhamento das solicitações, reservas, compra e confirmação de passagens, hotéis e locação de automóveis, e terá autonomia para o cumprimento e fiscalização desta política. Comentários e sugestões dos viajantes podem fornecer informações chave que beneficiarão nosso programa de viagens. Feedbacks serão sempre muito bem-vindos! 11