ÁREA EMITENTE: FINANCEIRO ASSUNTO: CONTROLE DE VIAGENS.

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1 Padrão nº: 01 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Estabelecido em: 13/02/2014 Revisado em: 01/02/2017 ÁREA EMITENTE: FINANCEIRO ASSUNTO: CONTROLE DE VIAGENS. Colaboradores em viagem a trabalho terão suas despesas reembolsadas integralmente, nos itens: Deslocamento; Alimentação; Hospedagem. Para isso deveram utilizar a rotina controle de viagem, localizada no módulo Financeiro/Atualizações/Controle de Viagem. Este procedimento constitui-se de dois momentos. Pré-viagem: Para toda viagem deve existir uma solicitação de viagem que precisa ser aprovada pela Direção/Gerencia através do sistema. Para inclusão desta solicitação acesse módulo Financeiro/Atualizações/Controle de Viagem/Solicitação. As solicitações devem ser inseridas nas unidades de destino para os supervisores e o Corporativo, para os demais na unidade de origem: Se as viagens forem para estado de SP, abrir na WSP. Se as viagens forem para estados GO, TO, MT, MS, DF abrir na WCO. Se as viagens forem para estados PR, SC, RS abrir WSUL. Se as viagens forem para MG, AC, AM, RO, RR abrir na LM. Se as viagens forem para ES, RJ, BA, SE, AL, PB, CE, RN, CE, PI, MA, PA, AM abrir na MB. Se as viagens forem para MANAUS abrir na SENSE. OBS.: Não teremos requisições na WVendas e WMarcas. 1

2 Clique em incluir. Ao clicar no botão incluir o sistema irá exibir a tela abaixo para cadastro da solicitação de viagem, permitindo a entrada de dados do usuário. 2

3 Principais campos: Solicitante / País Unidade/Filial que está inserindo a solicitação, solicitante da viagem; (para aparecer no cabeçalho) Antecedência - Número de dias de antecedência da viagem com relação à data de emissão; Data de Emissão - Data de emissão da solicitação; Colaborador - Número de matrícula do colaborador solicitante; Aprovadores - Número de matrícula do 1o. aprovador; 1. Quando o solicitante for funcionário, o aprovador 1 será o gestor imediato e o 2 Nayana ou Henrique, depende da sua área; 2. Quando o solicitante for um Gerente de unidade ou corporativo, o aprovador 1 e 2 será a Nayana; 3. Quando o solicitante for da área de produtos, fábrica e comercial o aprovador 1 será o Henrique e o 2 a Nayana; Empresa / Cliente - Código da empresa; 1. Quando o destino for uma das empresas do grupo, informar o código da empresa de destino; 2. Quando o destino não for uma das empresas do grupo, deixar esse campo vazio; Local da Viagem Município de destino da viagem; CC - Centro de custo onde será alocado o custo da viagem; (esse campo será preenchido automático conforme cadastro do viajante); Seq.Memo Mot Deve-se informar, obrigatoriamente, o motivo da viagem. Seq.Memo Obs Colocar as sugestões de voo e hotel. 3

4 Período da Viagem - Data início e fim para o período da viagem; Hora Desejada Ida e volta Deve-se informar o horário referente a disponibilidade para a compra da passagem; Cliente / Não Fatura - Usaremos sempre % Empresa 100%; Adiantamento / Passagem aérea / Hospedagem Define se há adiantamento, passagem e hospedagem; 1. O adiantamento será apenas para viagens com duração maior que 2 dias; 2. Gerente e supervisores não devem solicitar adiantamento; 3. Funcionários administrativos, valor do adiantamento sem pernoite será R$ 60,00 dia e com pernoite será R$ 100,00 dia; Atenção: Os valores acima são limites para o uso diário, as despesas que ultrapassarem esse valor serão desconsideradas e a empresa pagará o valor estipulado no POP. Hotel Não utilizamos esse campo; Valor R$ / US$ - Campo calculado pelo sistema. Corresponde ao valor de adiantamento para a viagem; Após finalizar a solicitação de viagem, deverá enviá-la para a aprovação. O envio para a aprovação não será automático, será realizado pelo solicitante através de para os aprovadores. Para encaminhar a aprovação selecione a solicitação e clique em Ações Relacionadas/Aprovação. Clique em sim. 4

5 Antes de inserir a solicitação de viagem no sistema, nos casos que tiver passagem aérea, o viajante deverá fazer a cotação das passagens de acordo com a necessidade de dia/hora, estes dados devem estar no campo de observação da solicitação. Após aprovação, com a sugestão como referência, a Fernanda Carvalho (wmarcas) enviará para o Henrique/Nayana autorizarem a compra. Pós-viagem: Após a viagem sempre deverá ser feita a prestação de contas, independente se houve ou não despesas. O apontamento das despesas, permiti o cálculo dos valores de reembolso e valores não reembolsáveis. As despesas serão classificadas como reembolsáveis ou não reembolsáveis de acordo com a configuração das despesas apontadas. Hotéis que forem pagos pelo viajante a Nota Fiscal deverá ser em nome do mesmo. Hospedagens em que os pagamentos forem faturados, a Nota Fiscal deverá ser em nome da empresa em que foi aberta a solicitação de viagem. Para realizar a prestação de contas acesse módulo Financeiro/Atualizações/Controle de Viagem/Prestação de Contas. 5

6 Selecione a solicitação e clique em Despesas. Ao clicar no botão Despesas o sistema irá exibir a tela abaixo para prestação de contas. 6

7 Campos a serem preenchido: Data e Hora do realizado da viagem - Informe a data e hora de saída e data e hora de retorno realizado, mesmo que a viagem não tenha obedecido a data indicada na prestação, a mesma deverá ser alterada para a data em que foi realizada a viagem, podendo assim, inserir as despesas na data correta; Data - Data do lançamento da despesa; Cód. Despesa - Código da despesa a lançar; Quantidade - Quantidade da despesa. Valor Total Esse campo é calculado caso a despesa selecionada seja Quilometragem. Caso contrário, deve ser informada manualmente; Botão Observações - Campo para observações gerais. A prestação de contas deverá ser apresentada em no máximo 05 dias após o retorno da viagem. O ticket deverá ser descontado de acordo com os dias úteis em que o viajante esteve em fora. Após o preenchimento clique em confirmar. Agora imprima o relatório de despesas, assine e encaminhe junto com as notas para o seu gestor imediato auditar as despesas e assinar, logo após, enviar para Fernanda Carvalho (wmarcas) que auditará o relatório e passará para aprovação do Henrique ou Nayana. Para imprimir o relatório selecione a prestação de contas e clique em Ações relacionadas/imprime. 7

8 A solicitação de viagem não realizada e/ou sem reembolso, deverá ser finalizada utilizando a descrição de Viagem cancelada ou Viagem sem reembolso e no campo onde coloca valor, deverá colocar 0,01 e -0,01, zerando assim a solicitação. Enviar para a Fernanda Carvalho (Wmarcas) para liberar no sistema. Caso a viagem tenha sido cancelada, antes da aprovação, o viajante poderá cancelar em ações relacionadas/cancelar 8

9 Informações Complementares: No caso de deslocamento em veículo próprio será calculada a distância entre a cidade de origem e destino sendo o reembolso do km/rodado dado pela formula: Carro - valor do litro gasolina x 2 / 9,5 e Moto - valor do litro gasolina x 2 / 19, sendo usado valor médio da gasolina no município de Belo Horizonte. O valor da gasolina no município de Belo Horizonte será dado pelo preço médio apresentado pelo site da ANP (associação nacional de petróleo). Para o reembolso, é necessário apresentar notas de abastecimento que totalizem o valor total a ser reembolsado de km. Viagens de avião terão os bilhetes comprados sempre na companhia com melhor tarifário, dando preferência para horários promocionais. A compra dos bilhetes será feita somente pelo setor de viagem, salvo exceções, com autorização da Diretoria. Viagens rodoviárias terão seus bilhetes reembolsados mediante apresentação de nota fiscal de compra da passagem. Deslocamentos feitos por taxi deverão ter justificativa do uso, devendo sempre ser dado preferência por outros meios de deslocamento de menor custo. Em caso de vários deslocamentos em um mesmo destino, verificar custo para aluguel de carro (optar pela menor despesa). Aluguel de carro deverá ser aprovado com antecedência pela direção e a reserva será efetuada pelo setor de viagem e deverá constar no campo de observação da solicitação. Os deslocamentos até os aeroportos deverão ser feitos por ônibus de conexão. Não será aceito taxi para este deslocamento, exceto em cidades que não possuam este serviço, exceto quando pouso ou decolagem ocorrer entre o período 20 às 8hs. Acima de três colaboradores com voos em horários próximos, o deslocamento até o aeroporto poderá ocorrer de taxi. Quando o colaborador optar por transporte próprio até o aeroporto este será reembolso no valor estabelecido para km/rodado dentro de município. Só haverá reembolso de estacionamento, quando este valor 9

10 for inferior ao custo do deslocamento feito por taxi/ônibus conforme regras de horário. Despesas com alimentação serão reembolsadas mediante apresentação de nota fiscal ou cupom fiscal, sendo reembolsado o valor gasto, obedecendo aos valores máximos estipulados abaixo: -Diária: 10% do valor do salário mínimo (inclui almoço, lanche e jantar) -½ diária: 6% do valor do salário mínimo (inclui almoço ou jantar e lanche) Em caso de ultrapassagem dos limites a solicitação de reembolso deverá conter justificativa. Hotéis em Lagoa da Prata poderão ficar a critério do colaborador, sendo estabelecido como teto máximo individual o valor da diária de um apartamento do quarto andar, do Hotel Solar. Hotéis em demais cidades poderão ficar a critério do colaborador, sendo estabelecido como teto máximo individual o valor da diária do hotel F-1 ou IBIS, nas cidades em quem estes existirem. Em caso de inexistência desta rede de hotel, fica estabelecido valor máximo de diária de 25% do salário mínimo para grandes cidades e 15% do salário mínimo para cidades de médio/pequeno porte. Em caso de diárias superiores a estes valores, é necessária autorização prévia da direção. As acomodações deverão ser em quartos duplos caso seja mais de um viajante, acomodações individuais deverão ter autorização prévia. Em caso de viagens para participação de festas e comemorações do Grupo, somente serão reembolsadas as despesas para aqueles colaboradores que tiverem atividades profissionais nestes eventos (que estiverem a trabalho). Não serão reembolsadas as despesas de possíveis acompanhantes. Em caso de treinamentos e atividades de capacitação externas localizadas na mesma cidade de sede das unidades da empresa, despesas com deslocamento e estacionamento não serão reembolsadas. Em caso de treinamentos e atividades de capacitação externas localizadas fora da cidade das sedes das unidades da empresa, as despesas de deslocamento deverão ser autorizadas previamente junto com a autorização do investimento. Em caso de viagens para os colaboradores que possuam cartão de ponto, as horas de deslocamento realizadas fora do expediente de trabalho serão computadas como horas extras (exceto quando se tratar de viagens para realização de treinamento ou capacitação, pois entende-se que nestes casos o colaborador tem ganho e interesse particular e individual na viagem, não sendo exclusivamente necessidade da empresa). Para os colaboradores que não possuam o cartão de ponto, gerentes, o tempo gasto com deslocamento poderá ter 50% de suas horas realizadas durante o expediente. Em caso de viagens para treinamento e/ou capacitação esta regra não se aplica. Deverão ser abatidos os valores dos tickets alimentação/refeição e/ou valetransporte recebidos referentes aos dias do reembolso, sendo que tais abatimentos deverão constar na planilha de despesa de viagem, sendo lançado o valor como credito. Independentemente de ser lançado uma ou mais refeição por dia na prestação de contas, o valor do ticket recebido deverá estar discriminado como crédito. 10

11 TABELA DE VALORES VIGENTE A PARTIR DE 01/02/2017 Diária alimentação... R$100,00 Meia diária alimentação... R$60,00 KM/rodado carro...r$ 0,77 KM/rodado moto...r$0,39 Viagens supervisores: Viagens supervisores: Os supervisores de venda deverão passar a programação de viagens até o dia 10 de cada mês para o gerente comercial. Após aprovação do gerente comercial, o relatório será enviado para aprovação da diretoria até o dia 14, já com a simulação de custos para recarga mensal (km, diária, pernoite, passagens e hospedagem previstas) Após aprovação da diretoria, o gerente insere a requisição no sistema até o dia 15 e encaminha Para o responsável pela recarga. Despesa Valor reembolso Observação Forma pagamento Diária alimentação R$25,00 /Dia Não é necessária prestação de contas Recarga cartão Diária pernoite R$40,00/noite Não é necessária prestação de contas Recarga cartão Hotel cidades acima de 150mil habitantes (anexo) Caso diária seja maior que R$80,00 Solicitação de reserva pela empresa Hotel cidades abaixo de 150mil habitantes R$80,00 Diária Supervisor faz sua própria reserva. Não é necessária prestação de contas Adiantamento em conta corrente Combustível Valor de recarga definido após simulação de rota Não é necessária prestação de contas. Conferencia x trajeto/km x conferencia de velocímetro x rastreador Recarga cartão valecard Pedágio Passagem aérea Utilização do sem parar Reserva feita pela empresa Outras despesas (estacionamento, passagem ônibus) É necessária prestação de contas. Solicitação de reembolso mensal 11