WTS Corporate. A solução completa para a gestão de viagens da sua empresa

Transcrição

1 WTS Corporate A solução completa para a gestão de viagens da sua empresa

2 Introdução O WTS Corporate é um sistema completo de gestão de viagens voltado para empresas. É uma ferramenta indispensável para empresas que desejam aumentar a produtividade nas solicitações de viagens, simplificar a gestão dos processos e reduzir custos. Sua plataforma é 100% web, e não requer instalação. Isso permite que os usuários acessem o sistema a qualquer hora e em qualquer lugar. O sistema permite aos viajantes e assistentes criar suas próprias reservas de voo, hotel, solicitações de seguro de viagem, locação de veículos e traslados, e as submeter para aprovação, tudo via sistema. Uma vez aprovadas, as reservas são encaminhadas automaticamente para os emissores da Best Way finalizarem o processo de viagem. Após a conclusão do processo, todas informações da viagem são enviadas ao solicitante via sistema, passam a integrar os relatórios gerenciais e operacionais da empresa, já com o cliente, centro de custo e emissor identificados.

3 Vantagens para os gestores de viagens De maneira rápida, fácil e segura, mantenha o controle sobre todo o processo de gestão de viagens da sua empresa. Cadastre no sistema múltiplas políticas de viagens, centros de custo, usuários e viajantes, motivos das viagens, justificativas para descumprimento das políticas, entre muitos outros recursos. Acesse ainda relatórios de emissões por período, centro de custo, bilhetes não voados, reembolsos e muitos outros.

4 Vantagens para os viajantes corporativos Em apenas alguns cliques e sem descumprir as políticas de viagem da sua empresa, busque e compare preços e horários de voos, escolha o hotel mais conveniente, crie sua reserva e solicite aprovação interna. O WTS Corporate envia a você uma mensagem um dia antes da viagem para informá-lo os dados do voo e da hospedagem, o link para check-in e a previsão do tempo no local de destino. Após retornar da viagem, realize toda a prestação de contas dentro do próprio sistema, de maneira rápida e prática.

5 Simplifique os processos e reduza os custos com as viagens de sua empresa Processo convencional Viajante solicita ao gestor de viagens a cotação Gestor envia a cotação para a agência de viagens Agência de viagens responde ao gestor com as opções Gestor envia a cotação para o viajante escolher Viajante responde ao gestor com as opções escolhidas Gestor envia o e- mail a agência com as opções para emissão Agência emite e envia o bilhete de viagem WTS Corporate Viajante acessa o sistema, escolhe seu voo e reserva sua viagem, conforme política predefinida pela empresa Gestor recebe a notificação pelo sistema e aprova a emissão A Best Way recebe a aprovação, confirma a emissão e envia o bilhete de viagem

6 Simplifique os processos e reduza os custos com as viagens de sua empresa WTS Corporate Política de viagem estruturada Agilidade nos processos Redução de custos WTS Corporate

7 PASSO A PASSO

8 Fazendo uma cotação e reserva de AÉREO + HOTEL Acesse na barra de menus RESERVAS>CONSULTA>DISPONIBILIDADE Informe a cidade ou código IATA dos aeroportos e quantidade de pessoas. Marque a data, e se desejar, filtre a busca por horário. Pode-se filtrar a busca por cia aérea, ou marcar todas e somente voos diretos. Pode-se incluir tambem a busca de hotéis. Na Busca por preço, o sistema exibe as tarifas mais baratas do dia em destaque, seguido de todas as opções, do menor para o maior preço. Na Busca por Horário, o sistema exibe a relação de voos do primeiro ao último horário do dia.

9 Visualização da disponibilidade AÉREO + HOTEL Tela de voos Abas de Ida, Volta e Hotel, permitem mudar a escolha a qualquer momento. Para cotação, marque as opções de voos na caixa ao lado direto da tela, e na parte inferior clique em Enviar por . Para reserva, sinalize a opção escolhida no campo ao lado esquerdo da tela, e clique em Avançar.

10 Visualização da disponibilidade AÉREO + HOTEL Tela de hotéis Na aba Filtro é possível filtrar a busca por preço, nome do hotel, bairro e categoria. Na aba Hotéis visualize uma breve descrição do hotel, mapa de localização, tipos de quarto, fotos, serviços, tipos de acomodação e valores de diária. Para cotação, marque as opções de hotéis na caixa ao lado direto da tela, e na parte inferior clique em Enviar por . Para reserva, sinalize a opção escolhida no circulo ao lado direito da tela, e clique em Avançar.

11 Conclusão da reserva de AÉREO + HOTEL Após selecionar os voos e hotel na tela anterior e clicar em Avançar, clique no botão Incluir Passageiros, e informe os dados dos viajantes. Para concluir a reserva, clique em Criar.

12 Reserva criada segue para aprovação Os dados do voos e hotel escolhidos são exibidos. Pode-se desta tela adicionar: Outros trechos de aéreo Reserva de assentos Hotel Carro Seguro Traslado

13 Finalização do processo Na parte inferior da tela de reserva, pode-se selecionar o aprovador da empresa, informar o motivo da viagem (opcional) e alguma observação para a agência (opcional). Para finalizar o pedido, clique em Aprovar. Nesse momento, a Best Way receberá a autorização para emissão do bilhete e enviará a confirmação no cadastrado.

14 Aprovador recebe para aprovar a emissão Caso a reserva tenha sido gerado pelo viajante Contém dados da reserva do aéreo e informações sobre os hotéis e serviços solicitados. Informa se as políticas de viagem foram respeitadas ou não, o motivo e a justificativa. Ao final da mensagem o aprovador possui o link de aprovação ou reprovação rápida. Funciona também em qualquer smartphone ou tablet com sistema Android.

15 Para o Solicitante Aviso de Cancelamento Robô de Controle de Prazos 4 horas antes de encerrar o prazo para emissão da reserva criada, o solicitante recebe um informando que o prazo está expirando e orienta o mesmo a solicitar a aprovação da reserva. Para o Aprovador O mesmo processo ocorre com o Aprovador caso ele não tenha definido a aprovação ou reprovação da reserva a ele encaminhada.

16 Aprovação de viagem Após a aprovação, a Best Way é notificada, dando prosseguimento com a emissão do bilhete de viagem.

17 Acordos comerciais Caso a sua empresa possua acordo comercial com alguma Companhia Aérea, o mesmo pode ser adicionado a plataforma de sua empresa, para que dessa forma as cotações e reservas feitas via sistema tenham os acordos aplicados automaticamente nas tarifas.

18 Comprovante de e-ticket Comprovante único. Todas as informações relativas a viagem são disponibilizadas no mesmo e-ticket: Dados do passageiro; Dados do atendimento aeroporto; Informações de voo por cia aérea; Informações de hospedagem; Informações de serviços; Regras tarifárias.

19 Lembrete de Viagem O sistema emite um lembrete automático de viagem no dia anterior ao embarque, informando ao passageiro cadastrado dados necessários para o seu embarque. Possibilita também acesso ao link da Cia Aérea para realizar o Web Check-In. Informa a previsão do tempo em seu destino.

20 Formulário de prestação de contas do adiantamento de viagens Mantenha o controle de todos os gastos dos viajantes de sua empresa Após retornar da viagem, o viajante pode realizar toda a prestação de contas dentro do próprio WTS Corporate, de maneira rápida e prática.

21 RELATÓRIOS GERENCIAIS

22 RELATÓRIOS GERENCIAIS Com o Construtor de Relatórios do WTS Corporate, você terá acesso a todas as informações sobre as viagens de sua empresa. O sistema permite mais de 2 mil combinações de relatórios, podendo gravar suas preferências. Existem também relatórios prédefinidos que são ferramentas indispensáveis para boa gestão dos gastos com viagens, como relatório de savings, quem está onde, entre outros.

23 RELATÓRIOS GERENCIAIS Construtor de Relatórios

24 RELATÓRIOS GERENCIAIS Emissões por cliente

25 RELATÓRIOS GERENCIAIS True Savings Apresenta "potencial economizado" numa determinada reserva. Trata-se da diferença entra a tarifa mais alta disponível no momento da reserva e a tarifa selecionada. Totalizador:

26 RELATÓRIOS GERENCIAIS Quem está onde? Exibe "Viagens em curso", "Viagens iniciando nos próximos 7 dias", "Viagens finalizando nos próximos 7 dias". Contém as colunas: Nome Pax, Localizador, Data Saída, Data Chegada, Origem, Destino, Motivo. Este relatório pode ser gerado no formato Geomapa, no qual serão exibidos apontamentos em um mapa sobre a localização do passageiro que está com viagem em curso. Analítico Geográfico

27 RELATÓRIOS GERENCIAIS Analítico de destinos

28 RELATÓRIOS GERENCIAIS Bilhetes em aberto Aderência do Self-Booking

29 POLÍTICA DE VIAGENS Uma Política de Viagens bem estruturada é essencial para o sucesso do programa de viagens de sua empresa. O WTS Corporate permite que o Gestor de Viagens parametrize a política de viagens conforme a necessidade da sua empresa. Pode-se criar políticas diferenciadas por setor, centros de custos ou níveis hierárquicos. E para facilitar ainda mais o processo, o sistema pode ser configurado para que o Viajante faça suas próprias reservas, que após concluídas são enviadas diretamente para o Aprovador, que poderá autorizar ou não a emissão.

30 Outras funcionalidades Cadastro e Rateio de Centros de Custo Cartões Corporativos/EBTA/CTA Cadastro de Cartões por período de aplicação Fluxo de Aprovação Multinível Grupos de Empresas Cadastro de Motivos e Justificativas Processo de Reembolso Relatório de Pendências

31 Para mais informações, entre em contato conosco: Tel. (11) Acesse nosso site: