POLÍTICA DE VIAGENS CORPORATIVAS

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1 1. OBJETIVO Estabelecer diretrizes de reembolso de gastos aos funcionários e prestadores de serviços da companhia durante viagens a trabalho. 2. APLICABILIDADE Todos os colaboradores e prestadores de serviços. 3. RESPONSABILIDADES 3.1. Colaborador e prestadores de serviços É responsabilidade do colaborador a correta utilização dos recursos da companhia e a comprovação das despesas efetuadas Aprovador Nenhum colaborador pode aprovar suas próprias despesas, independente do valor, devendo submetê-las ao seu superior, portanto, a aprovação deverá ser concedida formalmente pelo responsável da área, no qual assume todas as responsabilidades diante do que foi autorizado. 4. DESCRIÇÃO DAS REGRAS 4.1. Instruções Gerais A necessidade da realização de serviços fora do local habitual de trabalho deverá ser previamente validada pelo responsável da área. Todas as solicitações de viagens serão encaminhadas para aprovação, e estará sujeita a alterações (hotel, companhia aérea, horários, tarifas, etc.). O colaborador deverá previamente conferir os bilhetes e as reservas emitidas e buscar as informações necessárias antes da data de sua viagem, evitando assim eventuais problemas e/ou custos adicionais. Caso o colaborador identifique irregularidades ou divergências no seu pedido, comunicar imediatamente o responsável pelas reservas e o responsável da área. Em viagens para treinamentos, que não foram demandados pelo RH Central, as despesas serão alocadas para a própria loja ou área. Assim como as solicitações de reservas, os pedidos de cancelamento deverão ser feitos via tiketi em tempo hábil de 24 horas da data reservada para que não seja cobrado um custo sem utilização do serviço Hospedagem Para hospedagem de colaboradores de loja, a solicitação poderá ser feita apenas pelo encarregado (a) de RH ou Gerente da unidade, para hospedagens de colaboradores alocados na administração central, as reservas poderão ser solicitadas pelo próprio colaborador desde que estejam alinhadas com seu gestor. As demandas deverão ser feitas exclusivamente via Tike-TI, com antecedência de 3 (Três) dias úteis, informando datas e horários previstos de chegada e saída, nome completo do colaborador, motivo da viagem e centro de custo da despesa. Em casos de viagens coletivas (mais de 2 pessoas) as reservas deverão ser feitas obrigatoriamente em quartos duplos ou triplos. Reservas de colaboradores da mesma loja, mas que viajarão para locais distintos, deverá ser solicitado a reserva por Tike-TI s diferentes.

2 No caso de viagens internacionais, a mesma deverá ser aprovada pelo diretor da área e pelo presidente da companhia onde deverá apresentar justificativa da viagem, benefícios para a companhia e orçamento dos gastos com hospedagem, alimentação, transporte e demais gastos envolvidos Frigobar/ Room Service Serão reembolsadas apenas despesas com água consumida no frigobar. Room service será reembolsado desde que se enquadre na política de reembolso de refeições e não acarrete incremento de custos em relação ao uso do restaurante do hotel Internet Gastos com conexão de internet estão autorizados desde que para uso a serviço da companhia e deverão ser justificados na prestação de contas Telefone Gastos com telefone serão reembolsados somente em casos que a permanência do colaborador seja superior a três dias para ligações breves Lavanderia Gastos com lavanderia serão reembolsados somente em casos que a permanência do colaborador seja superior a cinco dias e que a quantia de vestuário seja condizente ao período de hospedagem Transporte Uso de Veículo Próprio Quando o colaborador fizer uso de seu próprio veículo a serviço da empresa, será reembolsado R$ 0,79 por quilômetro rodado no qual estão contemplados os custos de: depreciação, manutenção, desgaste de pneus, IPVA, DPVAT e consumo de combustível. Também serão reembolsados os gastos com pedágios, mediante a apresentação dos comprovantes. Não serão reembolsadas notas de combustível, visto que, já está contemplado no valor pago por quilometro rodado, exceto para os veículos alugados ou de propriedade da empresa, também se faz necessário que o trajeto da viagem seja descrito no Relatório de Viagem. O uso do carro próprio está autorizado, desde que não haja disponibilidade de veiculo da empresa Uso de Veículos da Empresa Alguns departamentos possuem carros disponíveis para viagem, neste caso é necessário o agendamento. Ao retirar o carro que foi agendado, devem-se revisar itens que podem comprometer a viagem, sendo: pneus, chave de roda, triângulo de sinalização, óleo, água, combustível, documentos, entre outros. As viagens devem ser feitas preferencialmente com plena ocupação do carro. Para tanto, fica obrigatório o agendamento de sua viagem no caronetas (intranet) com 48 horas de antecedência. Todas as infrações e multas de transito, cometidas no tempo que o colaborador estiver de posse do veículo serão de sua responsabilidade Locação de Veículos

3 A locação de veículos só será permitida caso não houver disponibilidade de carros da empresa, locação esta que deve ter aprovação prévia da diretoria da área. A solicitação deve ser feita via Tike-TI para área de custos e compras que providenciará a reserva em empresas previamente credenciadas Taxi/UBER A utilização de taxi deverá ocorrer quando não houver outra possibilidade de locomoção. A utilização de taxi é permitida somente para compromissos profissionais. Em situações de eventos corporativos deve-se priorizar a utilização conjunta de um único veiculo para redução de custos. As áreas que possuírem cartão corporativo e aparelho celular corporativo devem utilizar preferencialmente o aplicativo UBER Transporte Aéreo O uso do transporte aéreo também deve ser previamente autorizado pela diretoria do departamento. A solicitação de compra de passagens deve ser feita via Tike-TI com no mínimo 7 (sete) dias úteis de antecedência. Caso a solicitação seja feita com menos de 48 horas, a aprovação da compra será submetida ao diretor da área. O cancelamento das passagens só será pago pela empresa se o compromisso for adiado ou cancelado. Em caso de perda de voos, as taxas adicionais geradas para reprogramação deste, serão todas por conta do colaborador. 4.4 Estacionamento Quando o colaborador fizer uso de estacionamento a serviço da empresa, será reembolsado mediante apresentação de comprovantes, desde que o local não disponha desse serviço gratuito. 4.5 Refeições Não é considerada refeição itens supérfluos, tais como: bebidas alcoólicas, balas, chocolates, sorvetes, chicletes e demais itens do gênero. Esses itens deverão incorrer por conta do colaborador. Os gastos com refeições estão definidos conforme tabela abaixo: LIMITES POR REFEIÇÃO - NACIONAL CATEGORIA Café da Manhã Almoço Jantar Capitais R$ 20,00 R$ 35,00 R$ 50,00 Demais cidades R$ 15,00 R$ 30,00 R$ 40,00

4 LIMITES POR REFEIÇÃO - INTERNACIONAL CATEGORIA Café da Manhã Almoço Jantar Presidente e Diretores U$ 60,00 U$ 120,00 U$ 120,00 Demais Níveis Hierárquicos U$ 30,00 U$ 60,00 U$ 60,00 Se caso o colaborador estiver ou esteve hospedado, é preferível que o café da manhã seja tomado no hotel, pois certamente já estará incluso na diária Adiantamento Nas unidades O adiantamento deve ser solicitado com antecedência mínima de 03 (Três) dias úteis para que a frente de caixa da unidade de origem faça o planejamento da retirada de dinheiro. O dinheiro só poderá ser retirado com a apresentação da solicitação de numerário juntamente com o termo de ciência assinados pelo gestor e colaborador. Veja o Anexo I - procedimento de adiantamento de Viagens Na ADM Para colaboradores que visitam as lojas com frequência, após o período de experiência de trabalho, poderá ser solicitado o cartão coorporativo. Caso haja necessidade de viagens antes do fim do contrato de experiência permanece o critério abaixo como excessivo à regra: O adiantamento deve ser solicitado com antecedência mínima de 7 (sete) dias úteis para garantir que haja tempo hábil para processar o depósito na conta corrente do colaborador. Caso contrário, a empresa não se responsabilizará pela efetivação do adiantamento até a data da viagem. O adiantamento deverá ser solicitado ao Departamento Financeiro através do Formulário de Solicitação de Numerário onde o mesmo deverá conter: nome completo, conta bancaria, agencia e numero do CPF 4.7. Prestação de Contas Nas unidades Para a prestação de contas das despesas de viagem, o colaborador deverá relacioná-las no Relatório de Viagens (ANEXO II) junto aos respectivos comprovantes sendo estes cupons fiscais, além dos tickets de passagens utilizadas e despesas de hotel, para comprovação da viagem e trechos utilizados. Essa prestação deverá ser realizada no prazo máximo de 5 (cinco) dias úteis do retorno da viagem. O colaborador deverá submeter este Relatório de Viagens para aprovação/assinatura do responsável da área, após aprovado, e lançado no sistema, deve ser entregue na frente de caixa da unidade de origem para que seja realizada a baixa no sistema Flex. Se por ventura a documentação estiver incompleta ou faltando assinaturas, a frente de caixa deve submeter ao gerente da unidade para que sejam efetuadas as autorizações. Nos casos em que houve adiantamento e as despesas foram inferiores ao valor adiantado, a diferença deverá ser devolvida pelo colaborador através de dinheiro em espécie diretamente à frente de caixa da unidade de origem. Atentar-se ao anexo para alocação da despesa. Na ADM Proceder conforme norma do cartão corporativo.

5 5. REGULAMENTAÇÕES A Política de Viagens visa estabelecer regras para viagens efetuadas por colaboradores, consultores, auditores, e outros que estejam a serviço da Companhia em território nacional e internacional. Anexo I PROCEDIMENTO PARA ADIANTAMENTO DE VIAGENS 1) Identificação da necessidade da viagem (Gerente da área/rh/operação); 2) Solicitação do numerário em espécie por meio de documento físico com assinaturas de superiores (impresso de adiantamento de viagens); 3) Entrega de termo de ciência ao colaborador que irá viajar 4) Retorno da viagem/prestação de contas: 4.1. Treinamentos: a. O colaborador entrega na Frente de Caixa da unidade de origem todas as notas que compõem a despesa, e recebe ou devolve a diferença conforme conciliação efetuada pela frente de caixa. b. A Frente de caixa abre chamado no TIKE-TI na aba tesouraria, preenchendo todas as informações solicitadas, o Backoffice envia o chamado para o RH efetuar a aprovação sistêmica. Após aprovação a frente de caixa efetua o lançamento no sistema Flex no documento de pagamento de despesas Apoio/ Inaugurações: a. O colaborador entrega na unidade de origem todas as notas que compõem a despesa, e recebe ou devolve a diferença conforme conciliação efetuada pela frente de caixa. b. A frente de caixa efetua a conciliação do valor (devolução e reembolso) abre chamado no TIKE-TI na aba tesouraria, preenchendo todas as informações solicitadas, o Backoffice envia o chamado para o responsável de operações efetuar a aprovação sistêmica. Após aprovação a frente de caixas efetua o lançamento no sistema Flex no documento de pagamento de despesas. OBSERVAÇÕES Fica o gerente da unidade ou quem este delegar a responsabilidade por cobrar do colaborador em seu retorno a devida prestação de contas ou no caso de perdas das notas correspondentes garantir que o valor integral seja descontado da folha de pagamento do mês subsequente de forma irrevogável; VIAGENS FREQUENTES:

6 Para todos os colaboradores que efetuam viagens com frequência mensal ou conforme necessidades, será concedido cartão corporativo (Banco Itaú) após período de experiência, limitando uso do cartão podendo o limite disponível ser alterado conforme autorização de superiores, sendo restrito o uso de valores em deposito ou espécie, EX: Gos. Observação: O lançamento segue padrão atual definido na politica do cartão corporativo. Termo de Ciência para Adiantamento de Viagens Eu declaro para os devidos fins que retirei no dia / / o valor de R$, na Frente de Caixa da Unidade para os fins de e tenho ciência da Política de Viagens da Companhia, bem como do prazo de 5 dias estabelecido pela empresa para prestação de contas. Sem mais, por expressão da verdade; Nome completo: CPF: Dados bancários: Banco Agencia Conta (Assinatura)

7 ANEXO 02 AD002 RELATÓRIO DE DESPESAS Norma: AD 002 Despesas com viagens. SOLICITANTE: REFERENTE VIAGEM PARA: SAÍDA: CHEGADA: DATA DO ACERTO: Obs. Para imprimir esta planilha aperte a tecla Crtl + letra P do teclado DISCRIMINAÇÃO Kilometragem veículo próprio (descrever abaixo as viagens realizadas) Pedágios Refeições Combustível veículo empresa Estadias Ônibus/taxi Outras (discriminar abaixo) Vale - Adiantamento VALOR TOTAL ADIANTAMENTO TOTAL DE DESPESAS REEMBOLSO - ( Despesas maior que o adiantamento ) DEVOLUÇÃO - ( Despesas menor que o adiantamento ) DESCRIÇÃO DAS VIAGENS COM VEICULO PROPRIO DATA ORIGEM/DESTINO MOTIVO KM RODADO Total Km Reembolso p/ Km Total em R$ - R$0,79 R$- SOLICITANTE AUTORIZAÇÃO