Política de Viagem. Administração Spread. Revisão de Julho/2014.

Transcrição

1 Administração Spread

2 1. OBJETIVO O objetivo deste documento é estabelecer os critérios para operacionalizar o processo de aquisição, pagamento e apropriação contábil dos recursos necessários às viagens de colaboradores a serviço da Spread. 2. APLICAÇÃO Este procedimento se aplica a toda à empresa do Grupo. 3. DEFINIÇÕES 3.1 Alimentação: despesa que contempla almoço e jantar por dia no período de viagem ou apenas almoço nas viagens sem pernoite. O café da manhã está incluído na despesa com hospedagem ou é passível de pagamento como gasto adicional ou ressarcimento ao colaborador, quando não servido no hotel. 3.2 Despesa Reembolsável: despesa paga pelo próprio colaborador, porém de responsabilidade da Spread. 3.3 Diretor Aprovador: Diretor da área ou do projeto que demanda a realização da viagem, em cujo centro de custo são alocados os gastos e despesas incorridos em função da mesma. 3.4 No Show: não comparecimento de hóspede ou passageiro com reserva confirmada e sem cancelamento dentro do prazo estipulado; pode gerar multa ou cobrança do valor integral do serviço reservado ou adquirido. 3.5 Passageiro: pessoa que é transportada. 3.6 Período de Viagem: Lapso de tempo decorrido entre o início da viagem (saída do domicílio ou eventualmente do local de trabalho) e seu final (chegada ao domicílio ou eventualmente ao local de trabalho). 3.7 Prestação de Contas: apresentação pós-viagem dos comprovantes válidos de pagamentos das despesas diversas reembolsáveis efetuadas pelos colaboradores durante viagem a serviço, visando o cálculo do saldo a receber ou a devolver resultante da apuração dos valores estimados para as despesas, adiantados ou não, face aos pagamentos comprovados. 3.8 Recibo: documento original representante de transferência de valor monetário que, se relativo a contrato previamente acordado, torna-se válido como comprovante fiscal. 3.9 Recursos de Viagem: passagens, seguros, hospedagens, locação de veículo, alimentação, taxi, km rodado com veículo próprio, etc Reembolso: pagamento posterior à viagem efetuado ao colaborador para cobrir despesas realizadas, comprovadas e justificadas, cujos valores não foram estimados nos recursos, adiantados ou não, para a viagem Sistema Reserve Spread: atendimento, reservas e gestão de viagens corporativas, voos, hotéis e outros serviços. PÁG. 2/11

3 3.12 Diretor Autorizador: responsável por autorizar pedidos de reservas efetuados pelos usuários solicitantes Usuário Solicitante: Colaborador com permissões específicas para efetuar pedidos de reservas, solicitar sua aprovação ao Autorizador e acompanhar seus processos desde a emissão até a confirmação das reservas autorizadas Viagem a serviço: deslocamento do colaborador da cidade onde trabalha para outra cidade ou país visando realizar atividades de interesse da Spread, vinculadas aos seus negócios/projetos/eventos ou a estudos/formação/treinamento do colaborador Voucher: é um comprovante ou uma declaração de que um serviço foi ou será realizado gerando uma despesa sem pagamento no momento de sua ocorrência; o pagamento do valor a faturar é de responsabilidade do seu emissor. 4. DESCRIÇÃO DAS ATIVIDADES E RESPONSABILIDADES 4.1 Antes do planejamento de uma viagem, deverá ser analisada a possibilidade de se alcançar o seu objetivo através de sistemas de videoconferência, teleconferência ou outras tecnologias visando oportunidade de redução de gastos. 4.2 As solicitações de viagens devem ser condizentes com as atividades/projetos da Spread e efetuadas dentro das alternativas mais econômicas que atendam às suas necessidades. 4.3 A programação da viagem deve ser feita com no mínimo 10 (dez) dias úteis de antecedência para possibilitar as reservas de passagens e hospedagem com melhores preços. Solicitações com menor antecedência deverão ser justificadas e aprovadas pelo Diretor antes de serem encaminhadas para providências do setor de viagens da empresa. 4.4 A Diretoria Administrativa Financeira é a área responsável pela execução da aquisição e do pagamento dos recursos de viagens aos fornecedores (Hoteis, Cias aéreas e Locação de veículos), assim como pela interface com o colaborador viajante quanto ao provimento a este dos recursos necessários e a posterior prestação de contas da utilização dos mesmos. 4.5 Devem ser evitadas remarcações de datas e/ou horários de vôos que gerem alterações para valores superiores, aplicação de multas ou pagamento de no show. Tais alterações, quando ocorrem, devem ser justificadas perante o Diretor Aprovador da viagem 4.6 Toda despesa incorrida para atender aos interesses e objetivos da Spread relativos à viagem em curso, deve ser relatada e comprovada através de recibos no prazo de 07 (sete) dias úteis. 4.7 Devem ser observados os tipos de despesas que ocorrem em viagens e sob quais condições específicas são passíveis de reembolso pela Spread; os diversos tipos estão elencados no Item Despesas de Viagem Condições de Reembolso. As despesas de viagem cujos pagamentos não são faturados para a Spread, inclusive as relativas a passagens aéreas, hospedagem e táxi, podem ser integralmente pagas pelo colaborador e reembolsadas após a prestação de contas. PÁG. 3/11

4 Despesas pessoais de qualquer gênero incorridas na viagem, inclusive despesas médicas não relacionadas ao serviço prestado à Spread, são de responsabilidade do colaborador viajante. A utilização de veículo próprio em viagem requer autorização prévia do Diretor Aprovador; devem ser observadas as condições específicas constantes do item Despesas de Viagem Utilização de Veículo Próprio. A Spread não reembolsa o pagamento de multas de trânsito recebidas pelo colaborador no exercício de suas atividades durante a viagem, estando em veículo alugado ou próprio, nem se responsabiliza por quaisquer valores referentes à depreciação e manutenção do veículo, à despesa com reparos de danos sofridos ou à indenização por danos causados a terceiros. Para reservas aéreas, deve-se emitir a solicitação via formulário de viagens através do portal do colaborador. Essa solicitação será atendida pela área administrativa Spread. PÁG. 4/11

5 5. PROCEDIMENTOS 5.1 Período de Viagem O período de Viagem ou de afastamento do colaborador de seu local de trabalho para realização de atividades em outras localidades. A duração é variável em função das distâncias até os locais de embarque, dos tipos de transportes utilizados e do tipo de viagem quanto aos destinos (domésticos e/ou internacionais). As variações consideradas pela Spread estão apresentadas no quadro abaixo: TIPO DE VIAGEM TIPO DE TRANSPORTE HORÁRIO INICIAL HORÁRIO FINAL N A C I O N A Veículo Alugado Veículo Próprio Transporte Rodoviário Transporte Aéreo 01 hora antes da retirada do veículo Saída do domicílio do colaborador 01 hora antes do horário de embarque no local de origem da viagem 01 hora antes do horário de apresentação para embarque no local de origem da viagem 01 hora após a entrega do veículo Chegada ao domicílio do colaborador 01 hora após o horário real de desembarque no local de origem da viagem 01 hora após o horário real de desembarque no local de origem da viagem L Transporte Rodoviário 01 hora antes do horário de embarque no local de origem da viagem Horário real de desembarque no local de origem constante na passagem + 01 (uma) hora INTER- NACIONAL Transporte Aéreo 01 hora antes do horário de apresentação para embarque no local de origem da viagem 01 hora após o horário real de desembarque no local de origem da viagem PÁG. 5/11

6 5.2 Solicitação de viagem O colaborador viajante preenche o formulário, cujo modelo é apresentado no documento Formulário Solicitação de Viagem. Anexo 01 O formulário é preenchido de acordo com as orientações nele contido. O arquivo do Registro de Solicitação de Viagem preenchido pelo viajante é enviado ao endereço de viagens@spread.com.br que se destina diretamente ao setor que operacionaliza os processos de viagem. A área responsável por viagens, a partir do recebimento da solicitação, executa os procedimentos de reservas aéreas, de hospedagem, observado o melhor custo benefício. 5.3 Despesas de Viagem Deslocamento A Spread mantém convênio de serviço de táxi com a Wappa que deverá ser acionada para atender aos deslocamentos. Para as despesas com táxis em localidades que não são atendidas pela Wappa é necessário a solicitação de recibos que discrimine placa do veículo, valor (na forma numérica e por extenso), origem e destino do trajeto, local e data da corrida para solicitação de reembolso. Os recibos das passagens dos ônibus executivos deverão também ser mantidos e anexados ao Relatório de Reembolso de Despesas. 5.4 Despesas de Viagem Utilização de Veículo Próprio Nos casos de viagens, as localidades não servidas por Cias Aéreas e de curto período, pode ser solicitada permissão, pelo colaborador viajante ao Diretor Aprovador, para a utilização de veículo próprio. É de competência do colaborador viajante a emissão, impressão, coleta da assinatura do Diretor Aprovador permitindo o uso, e a entrega do documento junto com o Relatório de Despesas de Viagem para contas a pagar. Ao solicitar a permissão de uso do seu veículo, o colaborador se responsabiliza por toda e qualquer despesa direta ou indiretamente vinculada a tal uso, isentando a Spread da responsabilidade por quaisquer danos pessoais e/ou materiais decorrentes da utilização em causa, assim como do furto ou roubo do veículo no período da mesma. Em função da utilização do veículo do colaborador para realização das atividades objeto da viagem, a Spread não se responsabiliza por quaisquer despesas, tais como: depreciação ou manutenção do veículo, (inclusive combustíveis, limpeza e reposição de peças ou acessórios), infrações geradoras de multa de trânsito, gastos com reparos de danos sofridos ou pelas indenizações pagas a terceiros, etc.. A Spread reembolsará ao colaborador, quando da utilização de veículo próprio em viagem, além de despesas comprovadas de estacionamentos e pedágios, apenas o valor resultante da multiplicação do total de quilômetros rodados (declarados) pelo valor denominado Valor do Km Rodado vigente na ocasião do reembolso da despesa. PÁG. 6/11

7 Atualmente o valor reembolsado por Km rodado é de R$0,50 (cinquenta centavos de Reais). 5.5 Despesas de Viagem Alimentação Devem ser observados os seguintes critérios para Alimentação: Café da Manhã: os hotéis, normalmente, oferecem o café da manhã incluído na diária. A despesa com esta refeição será reembolsada apenas e mediante comprovante válido, se ela não for servida nem cobrada como parte da diária do hotel. Será contemplada também para o viajante que tiver seu voo marcado até as 8:00 horas da manhã. Valor Limite 12,00 Almoço e Jantar: os valores limites para estas refeições estão demonstrados na Tabela abaixo: Categoria Valores Diretoria/Gerentes (por refeição) R$ 40,00 Demais colaboradores (por refeição) R$ 25,00 Valores excedentes ao limite mencionado não são reembolsáveis, sendo debitados ao colaborador na prestação de contas. Não será descontado o valor do vale refeição, se e quando houver, do valor do almoço. Valores excedentes ao limite mencionado não são reembolsáveis, sendo debitados ao colaborador na prestação de contas. As despesas com bebidas alcoólicas não são reembolsadas e, portanto, não devem constar das notas ou cupons fiscais de restaurantes, lanchonetes e supermercados apresentados como comprovantes das despesas com alimentação. Refeição com cliente com bebidas alcoólicas mediante aprovação do diretor. Nas viagens de curta duração, ocorrendo o retorno após as 19:00 (dezenove horas), o colaborador será reembolsado pelo jantar, caso haja. PÁG. 7/11

8 Frigobar: Despesas com água do frigobar serão reembolsadas: Valor Limite por dia 10, Despesas de Viagem Comprovantes Válidos Cada comprovante deve conter a descrição de cada item (bem ou serviço), não sendo aceitas descrições genéricas como outros e diversos. Todo comprovante apresentado deve estar em bom estado de conservação, ser legível, sem rasuras, sem anotações posteriores e/ou diferentes quanto à grafia original dos seus dados. São comprovantes válidos os documentos emitidos manual ou eletronicamente, considerados legais para fins contábeis e tributários: Nota Fiscal, Nota Fiscal de Serviços, Cupom Fiscal emitido por equipamento ECF (Emissor de Cupom Fiscal) e Recibos que comprovem o pagamento da despesa. São requisitos do comprovante a identificação do fornecedor ou prestador do serviço, o objeto da operação ou transação comercial, a descrição dos bens ou serviços adquiridos ou contratados, a data, o local e o valor da operação; a identificação do comprador do bem ou tomador do serviço também é requisito, exceto no Cupom Fiscal. O conjunto dos comprovantes deve ser anexado ao Relatório de Despesas de Viagem que relaciona todas as despesas em sequencia de ocorrência para dar base ao processo de prestação de contas PÁG. 8/11

9 5.8 Despesas de Viagem Condições de Reembolso Estão elencados a seguir os tipos de despesas normalmente incorridas em viagem a serviço e os requisitos correspondentes a cada despesa para que seja considerada de responsabilidade da Spread e portanto passível de reembolso ao colaborador viajante: Item Descrição da Despesa Condições de Reembolso I Abastecimento de Veículo Na utilização de veículo locado, mediante comprovante válido do pagamento. II Acesso à Internet Mediante comprovante válido do pagamento. III Acesso à Feiras / Seminários Mediante comprovante válido do pagamento. IV V VI VII VIII IX X XI XII XIII XIV XV Despesas de Representação Estacionamento / Pedágio Excedente de Bagagem Excedente de Hospedagem Hotel / Taxas de serviços hoteleiros Lavanderia Ligações telefônicas Locação de Veículos Multas, diferenças tarifárias e taxas de serviços da agência ou da companhia aérea Ônibus/Trens Intermunicipais/ Interestaduais Passagens Aéreas / Taxas de Embarque Passaportes / Vistos / Vacinas Internacionais Refeições/Transporte de convidados, mediante comprovante válido do pagamento e aprovação de justificativa apresentada ao Diretor. Aprovador. Na utilização de veículo locado ou veículo próprio, mediante comprovante válido do pagamento. Se ocorrer por interesse da Spread e não por questão de caráter pessoal, mediante comprovante válido do pagamento e aprovação de justificativa apresentada ao Diretor Aprovador. Se ocorrer por interesse da Spread e não por questão de caráter pessoal, mediante comprovante válido do pagamento e aprovação de justificativa ao Diretor Aprovador. Se houver impossibilidade de faturamento para a Spread, mediante comprovante válido do pagamento. Se o período de viagem for superior a cinco dias, mediante comprovante válido do pagamento. Quando realizadas no hotel, utilizando-se telefone fixo para ligações pessoais, mediante comprovante com descrição da despesa em separado. Na utilização de celular para ligações a serviço, mediante comprovante válido do pagamento. Se ocorrer por interesse da Spread e não por questão de caráter pessoal, mediante comprovante válido do pagamento e aprovação de justificativa pelo Diretor Aprovador. Gerados por alteração de bilhete emitido e por interesse da Spread e não por questão de caráter pessoal, mediante aprovação de justificativa pelo Diretor Aprovador. Mediante comprovante válido do pagamento. Mediante comprovante válido do pagamento. Mediante comprovante válido do pagamento. XVI Refeições Mediante comprovante válido do pagamento até o limite permitido. PÁG. 9/11

10 XVII XVIII Táxi Transportes públicos Mediante comprovante válido do pagamento. Mediante comprovante válido do pagamento da tarifa de balsa/barco/metrô/ônibus municipal. XIX Utilização de Veículo Próprio Mediante autorização prévia do Diretor e Declaração de Km Rodados. XX Outros Se ocorrer qualquer despesa não prevista nos itens acima, por interesse da Spread, mediante aprovação da justificativa apresentada ao Diretor Aprovador. 5.9 Despesas de Viagens Prestação de Contas Para a Prestação de Contas das despesas de viagem é preenchido o formulário Relatório de Despesas de Viagem cujo modelo consta do documento Relatório de Despesas de Viagem no Portal do Colaborador. Cada item de despesa relatado deve corresponder a um comprovante que é anexado ao relatório; quando há despesa de utilização de veículo próprio o comprovante correspondente é a Declaração de Km Rodados, O Relatório de Despesas de Viagem preenchido, impresso, assinado e com seus anexos, deve ser apresentado ao departamento contas a pagar no prazo máximo de 07 (sete) dias úteis a partir do término da viagem. O não cumprimento do prazo para apresentação do Relatório de Despesas de Viagem gera bloqueio para nova solicitação de recursos de viagem, exceto em casos especiais de caráter emergencial e que demandem a realização de viagem sem programação no formato padrão que se estabelece nesta Norma com aprovação do Diretor responsável. O processo de prestação de contas inclui a análise criteriosa dos documentos comprovantes apresentados que leva em consideração todos as diretrizes desta Norma. Na apuração de conflitos ou pendências entre o relatório/comprovantes e os parâmetros desta Norma, o colaborador viajante é comunicado e solicitado a providenciar o que seja necessário ao ajuste das contas e sua documentação. Concluída a análise a área responsável (Contas a Pagar/IPAT) encerra o processo de prestação de contas. Aprovado o saldo resultante da prestação de contas, havendo valor a reembolsar ao colaborador viajante, a liberação do valor via crédito em conta deve ocorrer na próxima 4ª feira desde que as prestações de contas sejam entregues até a 4ª feira anterior. Quando o saldo resultante da prestação de contas é valor a ser devolvido ou ressarcido à Spread, o colaborador viajante é solicitado a efetuar o devido pagamento em conta da Spread no prazo máximo de 05 (cinco) dias úteis. PÁG. 10/11

11 6. ANEXOS Anexo I FORMULÁRIO - SOLICITAÇÃO DE VIAGEM: II FORMULÁRIO - SOLICITAÇÃO DE TAXI: LISTA DE TELEFONES DE TÁXIS CREDENCIADOS PELA WAPA III _-_taxi_wappa.pdf IV FORMULÁRIO - RELATÓRIO DE DESPESAS DE VIAGEM PÁG. 11/11