4. DESCRIÇÃO DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

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1 1. OBJETIVOS 1.1. Estabelecer diretrizes na execução dos processos de viagens: atendimento às solicitações de viagens, adiantamentos, reembolso de despesas com viagens, cancelamento e prestação de contas. 2. ABRANGÊNCIA 2.1. As normas e diretrizes desta política se aplicam a todos os colaboradores da Rodobens Comunicação Empresarial e terceiros como consultores, parceiros, fornecedores e clientes em visita às unidades de negócio, estes últimos se devidamente acordado e expressamente autorizado. 3. INTRODUÇÃO 3.1. As seguintes diretrizes visam otimizar as despesas com viagens, mediante a definição dos procedimentos e parâmetros de despesas. 4. DESCRIÇÃO DAS NORMAS E PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS 4.1. Solicitações de viagens/adiantamentos Incumbe ao próprio interessado solicitar a viagem e/ou o adiantamento, com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis; Colaboradores em férias ou cumprindo aviso prévio e terceiros não detêm legitimação para solicitar adiantamentos A autorização Compete ao líder imediato do solicitante aprovar a viagem no prazo de 01 (um) dia útil, contado da respectiva solicitação Efetivação/contratação das reservas e respectivo cancelamento É de responsabilidade do próprio colaborador, ou requisitante, solicitar o cancelamento, em até 24 (vinte e quatro horas) da data que antecede a reserva Gestão operacional dos produtos e serviços de viagem junto aos fornecedores

2 É de responsabilidade do departamento Administrativo, o controle de créditos, a cotação das melhores opções de viagem e hospedagem, o acompanhamento do envio de passagens Procedimento A solicitação da viagem/adiantamento deverá ser realizada através de e- mail Será de responsabilidade do departamento Administrativo a compra de passagens aéreas, o controle de créditos, o acompanhamento do envio das cotações de viagens e dos vouchers, locação de veículo, quando solicitado. Na compra de passagens aéreas o líder imediato deverá aprovar os valores via e- mail. A compra de passagens terrestres (ônibus) será de responsabilidade do solicitante Documentos As despesas com documentos pessoais exigidos para viagens nacionais e internacionais são de responsabilidade do colaborador (exemplo passaporte). As despesas referentes a vistos de trabalho, vacinas, seguros médicos, etc., serão custeadas pela empresa a qual esteja vinculado o colaborador Cancelamento de viagens A alteração da data da viagem poderá ser realizada em, no máximo, até 01 (um) dia útil de antecedência da partida e deverá retornar ao fluxo de aprovação. Os gastos adicionais relacionados às alterações serão reportados ao Diretor da unidade solicitante e os motivos devem ser justificados Para cancelamentos com adiantamentos será necessária a devolução do dinheiro imediatamente Os custos do no-show (estadia, voos, etc.), decorrentes de solicitações não canceladas com a antecedência mínima de 01 (um) dia útil, serão de responsabilidade do colaborador, caso não haja justificativa aprovada pela Gestão da unidade Viagem Emergencial As viagens somente serão consideradas emergenciais se aprovadas pela Gestão da unidade.

3 4.9. Viagens em Grupos, Reuniões ou Convenções O departamento Administrativo poderá incluir outros fornecedores, a fim de obter tarifas aéreas e de hotéis em condições mais favoráveis Gestão do Processo Todos os desvios e ações contrárias às normas descritas nessa Política serão reportados à diretoria mensalmente, que ficará incumbida de adotar medidas necessárias para sanar tais desvios Do Adiantamento de valores Todo adiantamento de valores será entregue ao colaborador ou depositado em conta corrente Para as viagens internacionais a moeda a ser disponibilizada será a da empresa de origem ficando a cargo do colaborador a conversão Não haverá adiantamento de verba para terceiros. Neste caso, será aplicada a regra de reembolso de despesas de viagem, observadas as regras e limites previstos nesta política e anexos Os valores deverão seguir os limites informados no ANEXO I Da Prestação de Contas É obrigatória, em todos os casos e condições para o reembolso das despesas, a prestação de contas em até 02 (dois) dias úteis do término da viagem Os colaboradores, parceiros ou empresas terceiras, por ela contratadas, deverão enviar relatório de despesas (RDV) detalhando suas despesas e anexando a primeira via das notas, cupons fiscais, recibos e comprovantes de pagamentos com as anotações no corpo dos mesmos para as devidas conferências Toda prestação de contas referente a viagens internacionais deverá ser feita mediante utilização da taxa de câmbio vigente no momento da prestação de contas O colaborador fica responsável por restituir o valor do adiantamento recebido a maior, conforme identificado por ocasião da prestação de contas, e entregue ao departamento administrativo Reembolso

4 Os colaboradores e todos aqueles vinculados a estas diretrizes deverão enviar relatório de despesas de viagem (RDV), em até 02 (dois) dias do respectivo retorno de viagem, detalhando suas despesas e anexando a primeira via das notas, cupons fiscais, recibos e comprovantes de pagamentos com as anotações no corpo dos mesmos para as devidas conferências (itinerário, motivo, pessoas envolvidas, etc.), não podendo deixar de realizá-la dentro do mês que foi feita a viagem, salvo quando o dia de retorno for no mês posterior ao do final da viagem: As despesas com hospedagem faturadas/debitadas para a Rodobens Comunicação Empresarial serão somente de diárias e taxas. As demais despesas devem ser pagas pelo hóspede no check-out e solicitado o devido reembolso com apresentação da nota fiscal quando de direito (não serão reembolsadas despesas com bebidas alcoólicas e deverá ser respeitado o limite máximo por refeição conforme ANEXO I) Das Despesas com Alimentação Os valores para refeições deverão seguir os limites informados no ANEXO I Somente Diretores e Gerentes são elegíveis para acrescentar convidados em suas despesas, cujo limite deverá observar os indicados no ANEXO I Os valores indicados nos itens e não são cumulativos As unidades de negócios assumirão as despesas de alimentação de convidados (parceiros, clientes, etc.), desde que o encontro tenha objetivo comercial e seja justificado no verso da nota fiscal com nome do cliente ou convidados e objetivo deste evento, o que também deverá ser aprovado pela Diretoria Locação de Veículos e Uso de veículo da frota O aluguel de carro será permitido em casos excepcionais, sendo este motor 1.6, com ar condicionado, direção hidráulica, travas elétricas e air bag, para até 4 passageiros, para viagens acima de 150 km (considerando trecho somente de ida), com a verificação e direcionando para o melhor custo entre aéreo e rodoviário pelo colaborador ou terceiro. Para viagens até 150 km por trecho de ida, deverá ser utilizado veículo popular 1.0 com ar condicionado.

5 Será de responsabilidade do colaborador despesas como avarias, multas, danos causados a terceiros decorrente de imprudência e/ou má utilização e extras oriundas do período de utilização do veículo locado ou da frota Reserva de Passagens Aéreas Todos os colaboradores poderão fazer uma solicitação de viagem e/ou adiantamento As passagens aéreas deverão ser solicitadas após autorização do líder imediato, conforme procedimento operacional, por escrito ou via , observando os seguintes critérios: Com exceção da Diretoria ou Gerência Geral, o transporte aéreo só será permitido para distâncias iguais ou superiores ao especificado no ANEXO I. Nos casos em que se apresentar economicamente vantajoso em custo total, em comparação aos outros meios de transportes, sendo que nessa última hipótese deverá ser aprovado pela Diretoria Circunstâncias especiais em que a viagem aérea é vantajosa deverão ser justificadas na solicitação da passagem com os devidos cálculos e também autorizadas pela Diretoria Utilizar as companhias aéreas e voos que tenham menores tarifas Para trechos internacionais, emitir bilhete classe econômica. Exceções de emissão de bilhete classe executiva será realizada somente com a aprovação Diretoria Valores superiores a menor tarifa (tarifas cheias) dentro do mesmo horário previsto para o voo, deverão ser autorizados pela Diretoria, com o comparativo de valores Reembolso de Quilometragem Quando da utilização de veículo particular para viagem a serviço da Rodobens Comunicação Empresarial, o reembolso de quilometragem será de acordo com o especificado no ANEXO I Estão inclusos neste valor as despesas de combustível, depreciação, manutenção e seguro, os quais serão arcados exclusivamente pelo proprietário do veículo. Eventuais avarias, multas e danos ao veículo

6 decorrentes de sua utilização serão de integral responsabilidade do condutor ou proprietário Para apuração da quilometragem percorrida, serão observados, rigorosamente o ponto de partida e o destino a serviço da empresa. Eventuais trajetos paralelos (ex. entre empresa e residência) não poderão ser considerados para apuração da quilometragem percorrida Pedágio Somente serão reembolsados os valores gastos com a tarifa de pedágio, desde que apresente o recibo comprovando itinerário O valor a título de reembolso de pedágio não contempla a mensalidade e/ou anuidade de SEM PARAR ou equipamento semelhante, sendo estes custos de responsabilidade do proprietário do veículo e/ou titular do equipamento Utilização de meios de transporte O uso de táxi e ônibus intermunicipal e interestadual deverá ser comprovado por recibos (podendo ser a própria passagem no caso de ônibus), contendo as informações de data, itinerário, valor e nome colaborador Hospedagem As reservas de hospedagem devem ser feitas pelo Administrativo As reservas devem estar em concordância com os seguintes requisitos: Utilizar somente hotéis credenciados pela(s) agência(s) que atende(am) a Rodobens Comunicação Empresarial; Caso o hotel esteja localizado em local não atendido pela(s) agência(s), o administrativo deve fazer o envio da solicitação de reserva de hotel para que o cadastro seja feito. Excepcionalmente e não sendo possível observar o prazo, o hóspede poderá arcar com as despesas no check-out com recursos próprios, sendo possível o reembolso com apresentação de nota fiscal das despesas nos limites compatíveis com as tarifas praticadas pela Rodobens Comunicação Empresarial Fica estabelecido que os hotéis a serem utilizados pela Rodobens Comunicação Empresarial serão de categoria três estrelas (apartamentos standard/executivo) para todos os níveis hierárquicos,

7 prestadores de serviço e parceiros. Exceções deverão ser aprovadas pela Diretoria Deverá ser dada preferência ao compartilhamento de apartamentos duplos ou triplos, inclusive para prestadores de serviço e parceiros. Exceções estão especificadas no ANEXO I O débito das despesas de hospedagem (diárias e taxas) será faturado para a agência que atender a demanda Despesas com frigobar serão reembolsadas com apresentação de nota de fiscal, exceção feita ao consumo de bebidas alcoólicas, que não serão reembolsadas Caso o colaborador se recuse a ficar em hotel que se enquadre na política de viagens, o pagamento do valor integral será de responsabilidade do próprio colaborador Telefonema durante viagens Estando em viagem, o colaborador poderá utilizar exclusivamente no hotel, no limite previsto no ANEXO I. Desvios deverão ser justificados pelo colaborador Os valores de telefonia deverão ser pagos no check-out e reembolsados pelo relatório de despesas de viagem com apresentação de nota fiscal Lavanderia Para hospedagem superior a 04 (quatro) dias corridos, as despesas com lavanderia serão custeadas pela Rodobens Comunicação Empresarial, desde que comprovadas pelas comandas e nota fiscal emitida pelo hotel, observados os limites previstos no ANEXO I Os valores com lavanderia deverão ser pagos no check-out e reembolsados com apresentação de nota fiscal pelo relatório de despesas de viagem. 5. VIGÊNCIA 5.1. As regras previstas na presente Política entram em vigor a partir de sua publicação, vigorando por prazo indeterminado Dúvidas, sugestões e alterações deverão ser direcionadas ao Administrativo.