Política de Reembolso de Despesas. Adiantamento de Viagem

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1 Adm/ Política de Reembolso de Despesas E Adiantamento de Viagem 1

2 Adm/ ÍNDICE 1-Finalidade Legibilidade Regra Geral Reembolso KM Reembolso de Pedágio Reembolso Estacionamento Reeembolso Transporte...5 À Reeembolso Taxi Reeembolso certificação Reeembolso refeição Adiantamento Viagem Prestação de contas Despesas reeembolsadas pelo cliente Despesas não rembolsadas

3 Adm/ 1- Finalidade Estabelecer critérios e fornecer diretrizes para solicitações de reembolsos de despesas, adiantamentos para viagens, limites de gastos e prestações de contas. 2- Elegibilidade Aplica-se a todos os funcionários do grupo Stefanini. Exceções a convidados e prestadores de serviços, obedecerão à mesma regra desta política. 3- Regra Geral - As solicitações de reembolsos e ou adiantamentos deverão ser realizadas via Intranet - ( ( - A Intranet só funciona através do Windows Internet Explorer, não sendo possível a utilização de outros navegadores. As despesas serão consideradas desde que tenham seus valores devidamente comprovados nos limites estabelecidos. Após a solicitação o sistema provisiona automaticamente a data de pagamento com prazo de 15 dias, porém o colaborador deverá encaminhar imediatamente para o administrativo local os comprovantes originais, ocorrendo alteração de data caso o documento não seja entregue em 03 dias após inclusão no sistema. - A solicitação permanece em sistema por 45 dias, aguardando a entrega dos documentos originais. Após o prazo, a solicitação cuja documentação não tenha sido entregue ao depto responsável será cancelada automaticamente, sendo necessário o recadastramento. - A solicitação de reembolso deverá ser efetuada no prazo máximo de até 60 dias, da emissão do comprovante fiscal. Após o prazo limite, o reembolso não será autorizado. - Não serão aceitos comprovantes de cartão de credito ou débito. - Não serão aceitos comprovantes emitidos em nome de terceiros. Não serão aceitos, comprovantes com qualquer tipo de rasura, assim sendo, quando se fizer necessário algum esclarecimento sobre o referido documento, a anotação deverá ser feita no verso do recibo, assim como detalhamento e motivo da utilização. Os valores excedentes aos limites da política, somente serão liberadas com autorização do VP. 3

4 Adm/ 3.1. KM Rodado Veículo empresa: (frota ou alugado) R$ 0,33 por km rodado; Veículo Próprio: R$ 0,55 por km rodado; Moto: R$ 0,33 por Km rodado A solicitação de reembolso de Km deve ser preenchida com data e o endereço de origem e destino A quilometragem utilizada para percurso não pertinente ao roteiro de serviço será deduzida do total da quilometragem apontado através da consulta pelo google maps. A solicitação de reembolso km em rodovias será liberada após a apresentação dos gastos com pedágio, onde ficará comprovado custo de acordo com o trajeto percorrido e indicado pelo Google maps (serviço de pesquisa e visualização de mapas gratuito na web). Não serão reembolsados km rodado dos gerentes e diretores dentro do perímetro urbano e no trajeto da residência para a base de trabalho e vice e versa Pedágio Serão aceitos os comprovantes emitidos pela cabine e ou extrato sem parar desde que emitido em nome do colaborador, pais ou cônjuge Estacionamento O reembolso será efetuado mediante apresentação de comprovante original (nota fiscal) limitado à R$18,00. Não serão aceitos recibos provisórios, obrigatório solicitar junto ao estabelecimento a nota fiscal. As solicitações deverão conter sempre o motivo da utilização e data, e nos casos de reembolso de dois recibos ou mais ao mesmo tempo, poderá ser preenchida uma única solicitação, informando data e motivo respectivo a cada comprovante apresentado. Opção de estacionamentos em aeroportos: diária R$17,00 Vira Park Diárias para todos os clientes Azul- R$21,00 Tudo Azul R$19,00 Azul Safira R$17,00 4

5 Adm/ 3.4. Transporte Rodoviário e Publico Os reembolsos de Ônibus Comum, Metrô ou Trem, deverão conter o detalhamento com o valor unitário, data, itinerário e o motivo da utilização. Para estes casos não será necessário comprovante fiscal. O gerente responsável deverá efetuar a escolha do meio de transporte a ser utilizado, considerando a distância, duração e custo da viagem. Na utilização de transporte rodoviário, o colaborador deverá apresentar como documento fiscal (recibo) emitido pela empresa de transporte contendo o CNPJ. Opções de Itinerários de ônibus nos aeroportos: - Tarifa R$ 45,50 5

6 Adm/ Transporte gratuito entre aeroportos fornecido pela GOL Transporte gratuito entre os aeroportos de Congonhas e Guarulhos. 6

7 Adm/ 3.5 Taxi A utilização de taxi deverá ocorrer somente em caráter extraordinário, a partir de três horas após o término de sua jornada com justificativa e aprovação prévia do gestor, onde o valor máximo de utilização deverá ser consultado com a diretoria/gestor responsável. Em casos de viagens, consultar os itinerários de ônibus nos aeroportos, indicados na tabela acima. Nos municípios com atuação do UBER, a utilização deverá ser obrigatória, em virtude de melhor custo/beneficio Nos Municípios sem atuação do UBER, utilizar Táxi 99 ou Easy Táxi. Não aceitaremos solicitação de reembolso de taxi convencional, obrigatório a utilização de UBER, Táxi 99 ou Easy Táxi. Opção de pagamento em dinheiro ou cartão de crédito e o comprovante enviado por e- mail para usuário. O comprovante aceito para reembolso deverá estar em nome do colaborador ou do gestor direto que efetuou a solicitação no aplicativo. Não serão reembolsados os comprovantes em nome de outros integrantes da equipe, exceto o coordenador/ gerente do projeto. 3.6 Certificados; Para reembolso de treinamento (curso) deverá ser encaminhado cópia de certificação legível e comprovante de pagamento com autorização do RH. 3.7 Refeição; O reembolso será efetuado mediante apresentação de comprovante original (nota fiscal /cupom fiscal com CNPJ). O valor para reembolso de refeição será limitado à convenção coletiva de registro do colaborador. (Vide tabela abaixo) Almoço - Reembolso em finais de semana e feriados desde que o benefício já não tenha sido disponibilizado de acordo com a escala do colaborador; 7

8 Adm/ Jantar- R$ 20,00, se o valor da convenção coletiva de registro do colaborador for superior ao valor acima, considerar o valor da convenção. Reembolso fora do expediente a partir de três horas após o término de sua jornada com justificativa e aprovação prévia do gestor; Localidade Refeição Convenção Coletiva Localidade Refeição Convenção Coletiva Aracaju 15,00 Porto Alegre 17,00 Belém 21,60 Recife 21,84 Belo Horizonte 20,60 Rio de Janeiro 22,01 Brasília 20,00 Salvador 24,77 Campina Grande 14,25 São Leopoldo 17,00 Curitiba 14,85 Manaus 28,11 Fortaleza 15,42 São Paulo 17,50 Juiz de Fora 18,80 4- Adiantamento O funcionário deverá solicitar pelo modulo de reembolso opção adiantamento de viagem justificando o motivo e enviando para o administrativo local o Nº da solicitação para liberação e aprovação do gestor; Para efetivação do provisionamento do crédito, o profissional deverá assinar a declaração autorizando o desconto em folha, caso não apresente a prestação de contas até o prazo máximo de 45 dias. Os adiantamentos serão pagos no prazo mínimo de 05 dias, após aprovação em sistema do gestor responsável pelo custo. O valor autorizado de adiantamento limitado até R$ 800,00, as exceções serão negociadas pela diretoria responsável. Para necessidade de adiantamento em moeda estrangeira, o gestor envia a solicitação por previamente aprovado pela diretoria para grupo admreembolsosadiantamentos@stefanini.com, que será disponibilizado em cartão Travel com recarga da moeda do pais destino. 8

9 Adm/ 4.1. Viagem Os pedidos de hospedagens e passagens devem ser solicitadas pelo Reserve( com antecedência mínima de 15 dias. Os pedidos serão emitidos após autorização do diretor responsável. Não serão reembolsadas hospedagens ou passagens compradas diretas pelo colaborador. As despesas de frigobar devem se restringir ao consumo de agua, devidamente discriminada na nota fiscal do hotel. Serão ressarcidas as despesas com refeições em viagens em almoços apenas em finais de semana. Considerar os valores de almoço e janta descrito no item 3.7. Em hipótese nenhuma serão ressarcidos comprovantes com bebidas alcoólicas. Telefone/Internet R$ 5,00 p/ dia (exceto aos profissionais com celular corporativo) Lavanderia Liberado a partir do quinto dia, desde que, a viagem ainda se estenda por mais dias. 4-2 Prestação de contas; A prestação de contas deverá ser feita em 03(três) dias úteis após o retorno da viagem, incluindo todas as despesas realizadas. O funcionário deverá preencher a planilha de prestação de contas, justificando as despesas e os valores gastos, junto com as respectivas notas fiscais e/ou recibos; O relatório de prestação de contas deverá ser impresso, constar assinatura do colaborador e assinatura do gerente de projeto aprovando as despesas. Se o total da despesa for superior à quantia concedida como adiantamento, a diferença será reembolsada ao funcionário em até 10 (dez) dias úteis, após a entrega do relatório de prestação de contas. Se o total de despesas for inferior à quantia concedida como adiantamento, a diferença será descontada na folha de pagamento. Os adiantamentos pagos sem a prestação de contas no prazo máximo de 45 dias, serão descontados em folha. A prestação de contas em viagem internacional deverá ocorrer no retorno da viagem. Não haverá valor superior ou desconto pelo cartão Travel, exceto se não houver o envio dos documentos fiscais. 9

10 Adm/ 5- Despesa reembolsada pelo cliente; As despesas faturadas para o cliente por nota de debito, as regras de viagem ou reembolsos seguirão a política ou definição do Cliente. A regra será estabelecida ao funcionário antes da realização da viagem pelo gestor responsável do projeto. 6- Despesas não autorizadas; Gastos com entretenimento, tais como: cinemas, museus, teatros, bares; Café da manhã, já faturado nas diárias do hotel; Multas de trânsito ou estacionamento irregular; Medicamentos ou itens de farmácia; Biscoitos, chocolates e balas; Happy; Bebidas alcoólicas; Excesso de bagagem (exceto quando o estiver levando algum material da empresa) Taxi, estacionamento, brindes, em eventos de confraternização realizados pela própria diretoria; Compras de qualquer natureza tais como: vestuário, equipamentos de informática, matérias de escritórios, materiais de limpeza e higiene, telefones, capa de celulares, chip. etc... Obs: Exceção para pagamento dos itens relacionados acima, somente com autorização do VP. 10