Objetivo: Demonstrar como realizar os lançamentos de ajuste das contas que representam as contas de Ativo Circulante, que representam o Almoxarifado

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1 Solução em Gestão Municipal

2 Solução em Gestão Municipal Solução em Gestão Municipal Objetivo: Demonstrar como realizar os lançamentos de ajuste das contas que representam as contas de Ativo Circulante, que representam o Almoxarifado da entidade Pública.

3 Lançamentos Solução Manuais: em Gestão Municipal Para realizar os lançamentos manuais deve-se acessar o menu: Execução Lançamentos Patrimonial Manual. Apesar de os lançamentos patrimoniais manuais permitirem todos os lançamentos é necessário que se tome muito cuidado com quais lançamentos serão realizados, pois poderão causar problemas ao enviar o prestações de contas, devido estas contas precisarem não apenas de valor mas são detalhadas. A seguir relataremos algumas contas que já sabemos não devem se movimentadas pelos lançamentos manuais: Contas que envolvem receita orçamentária, grupos 5 e 6; Contas que envolvem despesa orçamentária, grupo 5 e 6 Contas que envolvem PPA, grupos 5 e 6 Contas que envolvem caixa e banco, grupo 1 Contas que representam dívida flutuante, grupo 1, 2, 3 e 4 Contas que representam consórcio, grupo 7 e 8

4 Entendendo Solução como funciona em Gestão os Lançamentos Municipal Manuais Como os lançamentos Patrimoniais podem envolver um Conjunto de Lançamentos Padronizados o lançamento manual do sistema é dividido em duas etapas. A primeira etapa incluímos apenas a data, o tipo de lançamento, o valor e histórico (figura 1). A segunda etapa incluímos todos os LCP (Lançamentos Contábeis Patrimoniais) que desejamos que seja registrado naquele valor com as respectivas contas de Débito e de Crédito (figura 2). Uma informação importante: o primeiro Dígito do LCP representa a natureza da conta de DÉBITO e o segundo Dígito representa a natureza do CRÉDITO. Por exemplo a reclassificação do Ativo é representado pela conta de débito que inicia com 1 e crédito com a conta que inicia com 1, logo o LCP é 11.XXX.N.

5 O sistema Solução já está em integrado Gestão entre Municipal os módulos de contabilidade e almoxarifado. Logo para reconhecer as VPD (Variações Patrimoniais Diminutivas) é necessário realizar as baixas do estoque, assim como a baixa a carga das entradas por verificação é necessário que realize o fechamento dos meses no almoxarifado. Para registrar tais lançamentos deve-se acessar o módulo da contabilidade no caminho: Execução Carga Almoxarifado - autorização. Como mostra a figura abaixo: Obs: Caso os meses do almoxarifado estejam fechados e não aparecem na carga deve ser realizado a reabertura e fechamento dos meses.

6 Entendendo Solução em como Gestão funciona Municipal o almoxarifado e os lançamentos automáticos e de ajustes Primeiro entendimento: O sistema contabiliza toda despesa liquidada (incluindo Restos a Pagar não Processados) nas contas que tenham os elementos 33XX30, 33XX32, 33XX62. Realizando por exemplo o Lançamento:

7 Entendendo Solução em como Gestão funciona Municipal o almoxarifado e os lançamentos automáticos e de ajustes Segundo entendimento: o almoxarifado deve dar entrada em todos os empenhos liquidados pela contabilidade através da rotina de Autorização Entrada aguardando autorização. Com isso garantimos que tudo que foi contabilizado foi registrado no almoxarifado. O sistema emite um relatório na própria tela de autorização do almoxarifado de quais empenhos foram liquidados e ainda não foram reconhecidos pela almoxarifado, a fim de ajudar o almoxarifado a saber o que falta o reconhecimento. Observação: estas entradas não geram movimento de aumento no estoque na contabilidade no momento da carga, pois estes já foram reconhecidos na liquidação como mostra a figura anterior. O que muitos almoxarifes estavam confundindo e dando entrada por verificação, que representa um aumento no ativo e a contra partida é uma VPA e não um passivo, como acontece na liquidação. Para estes casos, temos ou que autorizar o reconhecimento da despesa.

8 Entendendo Solução em como Gestão funciona Municipal o almoxarifado e os lançamentos automáticos e de ajustes Terceiro entendimento: como estamos iniciando os trabalhos interligados entre almoxarifado e contabilidade e que muitas das vezes o nosso ativo representado na contabilidade não condiziam com real estoque. Deveremos realizar lançamentos de ajuste para que o nosso relatório contábil seja igual a informação processada pelo almoxarifado. Para realizar tais lançamentos teremos que ter o conhecimento de qual é nosso objetivo e ter em mãos quais contas utilizaremos para realizar tal procedimento. O relatório que deve ser emitido para conferência é no módulo Almoxarifado, no caminho Relatório PCASP Valor Patrimonial. Para realizar tais lançamentos manuais de ajuste deve se acessar o caminho no módulo da contabilidade Execução Lançamento Patrimonial Manual, como mostra a figura abaixo Nessa capa devemos inserir apenas o valor do lançamento, data e histórico. Para escolhermos as contas devemos clicar em Item. Que será no próximo slide.

9 Entendendo Solução em como Gestão funciona Municipal o almoxarifado e os lançamentos automáticos e de ajustes Na tela de lançamentos manuais está a possibilidade de fazermos qualquer lançamento que envolve o PCASP, mas antes de fazermos os lançamentos de ajuste do almoxarifado. Devemos saber qual conta desejamos Debitar e qual conta desejamos Creditar. A seguir faremos um resumo dos principais LCPs (Lançamentos Contábeis Patrimoniais) Reclassificação de ativo: (quando uma conta na contabilidade está a maior do que o almoxarifado e outra está a menor, devendo debitar a que deseja aumentar e creditar a que deseja diminuir) LCP 11047N Valor do Almoxarifado Maior do que a Contabilidade, são possíveis dois lançamentos: 1 Caso: Aumento de Ativos por VPA, tal lançamento irá representar um Crédito em uma VPA, que será levada para o resultado. LCP N. 2 Caso: Aumento de Ativos, devido Ajustes de Exercícios Anteriores, tal lançamento deve movimentar diretamente a conta de PL, creditando a conta Ajuste de Exercícios Anteriores. LCP N.

10 Entendendo Solução em como Gestão funciona Municipal o almoxarifado e os lançamentos automáticos e de ajustes Valor do Almoxarifado MENOR do que a Contabilidade, são possíveis dois lançamentos: 1 Caso: diminuição do Ativos por VPD, tal lançamento irá representar um Débito em uma VPD, que será levada para o resultado. LCP N. 2 Caso: Diminuição de Ativos, devido Ajustes de Exercícios Anteriores, tal lançamento deve movimentar diretamente a conta de PL, debitando a conta Ajuste de Exercícios Anteriores. LCP N. Observações: Como o próprio nome diz a conta de Ajuste de Exercícios Anteriores deve ser usada apenas quando o acerte não referencia o Exercício Atual. Caso o Ajuste representa dentro do Exercício devemos movimentar as contas de Variações Patrimoniais. A fonte para este tipo de lançamento pode ser a fonte 100, já que tais contas não há necessidade de apurar por fonte.

11 Como Solução Lançar o Consumo em Gestão do Material Municipal para quem não utiliza o Módulo de Almoxarifado da SH3 Como sabemos o sistema realiza a grande maioria dos lançamentos envolvendo o PCASP de forma automática. Para o reconhecimento dos materiais de consumo não é diferente. Quando liquidamos qualquer despesa nos elementos de despesa 33XX30, 33XX32, 33XX62 o sistema automaticamente registra o seguinte lançamento: D XX.XX Almoxarifado Consolidação C Fornecedores não Financiados a Pagar Observação: todo Material de Consumo só é consumido no momento da sua utilização, como não se utiliza o módulo de almoxarifado para dar a retirada desse material é necessário que se faça o lançamento manual da VPD de todo matéria consumido. Lançamento sugerido: LCP N D XX.XX Material de Consumo (escolher a conta detalhada que melhor atende) C XX.XX - Almoxarifado Consolidação (contas com saldo)