Sumário. 1- Tela principal. 2 Dando entrada no material Entrada automática Entrada manual Fechamento de mes...

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2 Sumário 1- Tela principal 2 Dando entrada no material Entrada automática Entrada manual Fechamento de mes Como cadastrar um material Cadastro de produto Cadastro de grupo Cadastro de subgrupo Cadastro de tipo Cadastro de unidade de medida Cadastrando um produto Cadastro de itens do produto Cadastro de estante Cadastro de prateleira Cadastro de unidades requisitantes Cadastro de material Cadastro de centro de custo Cadastro de conta de despesa Cadastro de requisitante Cadastro de credor

3 1- Tela principal 1.16 Dando entrada no material Produto Centro de Custo Und. Req./C. de Custo Subdivisões Requisitante Credor Conta Material Subdivisões Entrada Aguardando Autorização Entrada Existem dois tipo de entrada no sistema: 2 Entrada Automática: É a entrada dependente de execução orçamentária. Nessa entrada há integração direta com a contabilidade (Com Empenho). DEVIDO A NOVA CONTABILIDADE, ESTE É O MÉTODO CORRETO E QUE DEVE SEMPRE SER UTILIZADO PARA LIQUIDAÇÃO DAS NOTAS. Entrada Manual: É a entrada independente de execução orçamentária, não há integração com a Contabilidade para liquidação (Sem Empenho). Utilizar apenas em casos específicos. Exemplo: recebimento de doação, acerto do estoque físico com o sistema ou quando se localiza algum produto mais antigo que não estava cadastrado no sistema.

4 Entrada Automática Acesse o menu: Autorização Entrada Aguardando Autorização (Empenho) Nesta tela faremos a Entrada Automática. Clique em Adicionar e busque pelo código de Empenho, de Subempenho ou de Requisição. Feito isso, estarão listados no quadro branco, os Empenhos ou Subempenhos e as Requisições selecionadas para dar Entrada. Devemos preencher a Data de entrada e os dados da Nota Fiscal antes de Autorizar. IMPORTANTE 1: Há empenhos que não possuem itens vinculados. Isso ocorre quando a compra foi feita direto na contabilidade, ou seja, não há licitação. Clique em e insira os itens pertencentes ao empenho e mostrados na nota fiscal. IMPORTANTE 2: Há produtos que podem chegar no almoxarifado em quantidades dividas. Não dê entrada em apenas metade da nota. Espere até possuir todas as notas em mãos fechando o valor do empenho. Só dê entrada em um produto quando possuir a nota fiscal em mãos. 3

5 Se optar por dar Saída juntamente com a Entrada, basta marcar saída na frente do produto listado e preencher a conta de Saída adequada. Clique em Autorizar. Surgirá a tela de cadastro de Materiais. Confira as informações e clique em continuar. Caso tenha marcado para dar saída juntamente com a entrada, surgirá a tela para informar o Requisitante, conforme imagem abaixo. Insira e clique no botão continuar. 4

6 Surgirá então uma tela informando o código da Entrada Por fim, se estiver dando saída juntamente com a entrada surgirá a tela para emitir o relatório de Saída. Dessa forma, finalizamos o processo de entrada/saída de produtos. IMPORTANTE: Para dar a Entrada Automática é necessário que já tenha sido feita a vinculação das Unidades Requisitantes ao Centro de Custo e que tenha as Contas cadastradas: 5

7 Entrada manual Esta tela é a capa da Entrada manual, onde digitaremos todas as informações de acordo com a Nota Fiscal. Clique no menu. A seguinte tela será mostrada. 6

8 Nesta tela lançaremos os Materiais (Itens) da entrada. Como em uma Nota Fiscal pode ter mais de um Material, aqui também poderemos cadastrar vários Materiais. Assim que selecionarmos o Material, automaticamente o sistema fornece sua Unidade Requisitante e seu Lote. É importante anotarmos o Código da Entrada. Caso houver perda do material poderemos dar uma Saída Por Perda selecionando o Item, clicando em Alterar, marcando Gerar Saída e selecionando o Requisitante responsável pela Saída. É importante anotarmos o Código dessa Saída. Caso queira que os Materiais sejam controlados por Unidades Requisitantes, onde somente quem tem a senha de acesso poderá fazer qualquer movimentação nos materiais, basta irmos em: Configuração Almoxarifado senha. Para isso, nesta tela devemos marcar a Opção Controlar unidade requisitante por 7 Nesta tela ainda poderemos selecionar quantas casas decimais queremos para os materiais e se marcarmos as duas últimas opções o sistema dará o aviso de Materiais abaixo

9 do Estoque Mínimo e de Materiais vencidos e a vencer (neste temos que colocar quantos dias queremos ver o vencimento). TELA DE SAÍDA Esta tela é a capa da Saída, onde digitaremos todas as informações da saída e após gravarmos iremos clicar no botão Itens para podermos lançar os Materiais desta Saída. Processamento Saída Itens 8

10 Nesta tela de Itens lançaremos os Materiais (Itens) da Saída, da mesma forma como fizemos na Entrada. Assim que selecionarmos o Material automaticamente o sistema fornece seu Produto, sua Unidade Requisitante e seu Lote. O Valor Unitário do Material vem das Entradas e Saídas feitas anteriormente. O sistema faz uma média ponderada para informar o próximo valor do Material automaticamente. O custo médio ponderado é o método consagrado, tanto pela legislação fiscal quanto pelas normas contábeis, para valoração dos estoques. Em resumo, a média ponderada é a média feita sobre a alteração de valor de mercado em determinado período para um produto. Ex: 100 Unidades de Produto X, ao custo de R$ 500,00 o lote 200 Unidades de Produto X, ao custo de R$ 1.150,00 o lote O custo médio do Produto X será: R$ 500,00 + R$ 1.150,00 dividido por ( ) unidades = R$ 1.650,00 : 300 = R$ 5,50 a unidade 2- Fechamento de mês 9 Após acabarmos de fazer todas as entradas e saídas do mês, poderemos fazer o Fechamento Mensal clicando em:

11 É importante salientar que após o fechamento do mês, nenhuma alteração poderá ser feita nele ou em qualquer mês anterior ao mês fechado. 1.1 Como cadastrar um material Produto Grupo Material Depósito Subgrupo Estante Tipo Prateleira Unid. Medida Unidade Requisitante 1.2 Cadastro de produto Para cadastrar um produto devemos clicar em Cadastro > Produto 10

12 Mas antes de cadastrarmos os produtos temos que cadastrar suas subdivisões (Grupo, Subgrupo, Tipo e Unidade de Medida): 1.3 Cadastro de grupo Para cadastrarmos os grupos, acesse o menu Cadastro > Grupos. A seguinte tela será aberta.. Ex de grupo: Medicamentos 1.4 Cadastro de subgrupo 11 Após cadastrarmos os Grupos temos que cadastrar seus Subgrupos. Para isso é só irmos em Cadastro > Sub Grupo

13 Aparecerá a seguinte tela: Para cadastrarmos os Subgrupos é só clicarmos no botão Incluir No cadastro de Subgrupos temos que informar a qual Grupo que ele pertence, selecionando-o. Ex: Medicamentos odontológicos 1.5 Cadastro de tipo Tipo Na próxima tela vamos cadastrar o Tipo do Produto. Acesse o menu Cadastro > 12

14 Ex de tipo pertencente ao grupo mencionado anteriormente: Anestésicos 1.6 Cadastro de unidade de medida Para cadastrarmos as unidades de medida, acesse o menu Cadastro > Unidade de medida. A seguinte tela será aberta. Ex de unidade de medida: Ampola 1.7 Cadastrando um produto Para cadastrarmos os produtos, acesse o menu Cadastro > Produto. A seguinte tela será aberta. 13

15 Após digitarmos o nome do Produto temos que selecionar o seu Grupo, Subgrupo, Tipo e Unidade de Medida, que foram cadastrados anteriormente, não se esquecendo de preencher os demais campos antes de Gravar. 1.8 Cadastro de itens do produto Um Produto pode possuir vários Itens. Para inseri-los, acesse o menu Itens dentro do cadastro de produtos. A seguinte tela será aberta: Para cadastrarmos os Itens do Produto é só clicarmos no botão Incluir e inserir suas informações. IMPORTANTE O cadastro de Produto, com suas subdivisões (Grupo, Subgrupo, Tipo e Unidade de Medida), são os mesmos usados pelo sistema de Compras e Licitações e qualquer alteração que for feita em qualquer um desses sistemas será alterado nos demais. Após cadastramos os Produtos temos que transformá-los em Materiais, indo em: 14 Cadastro Material

16 Antes de cadastrarmos os Materiais temos que cadastrar seu Depósito, sua Estante e sua Prateleira e também suas Unidades Requisitantes. Para cadastrarmos o Depósito basta irmos em: Cadastro Depósito Aparecerá a seguinte tela: Para cadastrarmos os Depósitos é só clicarmos no botão Incluir. Após cadastrarmos o Depósito temos que cadastrar as suas Estantes. Ex: Depósito central 1.9 Cadastro de estante Para cadastrarmos as estantes, acesse o menu Cadastro > Estante e informe a qual Depósito que a Estante pertence, selecionando-o. Ex: Estante Após cadastrarmos as Estantes dos Depósitos temos que cadastrar as suas Prateleiras.

17 1.11 Cadastro de prateleira Para cadastrarmos as prateleiras, acesse o menu Cadastro > Prateleira, conforme imagem acima. Informe o Depósito e a Estante que a Prateleira pertence, selecionando-os. É importante salientar que o Código que aparece no Cadastro de Prateleira é o mesmo que aparecerá na Localização no Cadastro de Materiais e ele é formado por , onde os dois primeiros dígitos são do Depósito, os três dígitos do meio são da Estante e os três últimos são da Prateleira Cadastro de unidades requisitantes Para cadastrarmos as unidades requisitantes acesse o menu Cadastro > Unidade Requisitante, conforme imagem acima. 16 Neste cadastro é importante salientar que quando estivermos marcando o Tipo da Unidade Requisitante temos que colocar Sintético para as Unidades mães (Unidades principais) e Analítico para as Unidades filhas (Unidades secundárias), colocando os códigos de acordo com a marcação.

18 Após termos feito todos os cadastros anteriores já poderemos cadastrar os Materiais, onde a partir de agora transformaremos o Produto em Material e passaremos a usar só o Material no sistema de Almoxarifado. O Cadastro de Produto é um cadastro único, onde poderemos transformar um único Produto em vários Materiais Cadastro de material Para cadastrarmos os Materiais é só clicarmos no botão Incluir, e nos atentarmos para as seguintes informações: Selecionar o Produto cadastrado anteriormente; Selecionar a Unidade Requisitante a que o Material pertencerá, cadastrada anteriormente; Se o Produto selecionado possuir lote (se marcamos a opção Lote no cadastro de Produto), temos que preencher seu lote ou deixar S/L (sem lote) caso não tenha; A Unidade também vem do cadastro do Produto selecionado; Selecionar a Localização cadastrada anteriormente (Cadastro de Deposito, Estante e Prateleira); Os campos Quantidade e Validade têm suas particularidades, explicadas a seguir: Quantidade: Podemos informar ou não a quantidade mínima, média e máxima, para que tenhamos um controle do nosso estoque. Mas o interessante é que se caso usarmos pelo menos a quantidade mínima, o sistema, toda vez que verificar que o estoque do material está abaixo do estoque mínimo digitado, avisa mostrando uma mensagem de Material abaixo do estoque mínimo ; Validade: Podemos informar ou não a validade do material, mas é interessante usarmos este campo, pois se caso quisermos verificar os materiais que estão com validade vencida ou a vencer o sistema avisa mostrando uma mensagem de Materiais vencidos ou a vencer. Ao final destes cadastros ainda não poderemos dar entrada e saída nos materiais, pois antes temos que cadastrar: os Centros de Custos, os Requisitantes, e os Credores Cadastro de centro de custo Para cadastrarmos o Centro de Custo é só clicarmos no botão Incluir. O Cadastro de Centro de Custo também é utilizado no sistema de Compras e Licitações e temos que nos atentar a qualquer alteração que formos fazer nesta tela, da mesma forma do cadastro de Produto. Para podermos trabalhar com o sistema de Almoxarifado e o sistema de Compras e Licitações de forma vinculada, onde após fazermos uma Ordem de Compra poderemos dar 17

19 Entrada direta no Almoxarifado, teremos que vincular as Unidades Requisitantes ao Centros de Custo e para isto basta irmos em: Após clicarmos no botão Incluir teremos que vincular cada Unidade Requisitante com seus Centros de Custo, onde uma Unidade Requisitante pode ter vários Centros de Custo. ATENÇÃO: CADA CENTRO DE CUSTO SÓ PODE TER UMA UNIDADE REQUISITANTE. MAS UMA UNIDADE REQUISITANTE PODE TER VÁRIOS CENTRO DE CUSTO Cadastro de conta de despesa Após isso, teremos que verificar se as Contas de Despesas que são de materiais de consumo estão cadastradas em: Configuração Conta 18

20 O cadastro das Contas de Despesas não precisam cadastrar suas subdivisões. Por exemplo no cadastro da conta , não precisa informar seu desdobramento que são os dois últimos zeros, então ficará Cadastro de requisitante Para cadastrarmos os Requisitantes, acesse o menu Cadastro > Requisitantes. A seguinte tela será aberta. Clique em Incluir e insira as informações do requisitante Cadastro de credor 19 Para cadastrarmos os Credores (Fornecedores) acesse o menu Cadastro > Pessoa/Credor. A seguinte tela será aberta.

21 Insira as informações sobre o Credor e clique em Salvar. O Cadastro de Credor também é utilizado no sistema de Compras e Licitações, no sistema de Patrimônio e no sistema de Frotas. Portanto, temos que nos atentar a qualquer mudança e/ou alteração para que não interfira nos demais setores. 20 Além da manutenção em estoque, o módulo de Almoxarifado nos fornece diversas opções de relatórios (ver imagem acima) para um maior controle da movimentação que ocorre no setor.

22 Em caso de dúvidas, entre em contato através dos dados abaixo Contatos: augustocesar7772 isabela_sh3 luciano_181 peterson-sh3 augustosh3 21