Fechamento de Balanço Patrimônio

Transcrição

1 Fechamento de Balanço Patrimônio O presente manual visa, o esclarecimento e auxílio na prestação de contas dos municípios, nos sistemas de Almoxarifados e Patrimônio da E&L Produções de Software, com base nas instruções normativas 28 e 33 do TCEES, que por parte dos sistemas estão contidos nos anexos 15 ao 22 e seus respectivos inventários anuais. 1ª Passo: Realize a impressão dos relatórios da Instrução Normativa do TCE. Acesse o Menu/Relatórios/Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço: Será aberta a seguinte tela: Clique em Avançar, será aberta a tela de Análise e Eliminação de Duplicidades, nesta tela poderá será realizada a eliminação de possíveis duplicidades de registros, assim dê um duplo clique em cima da opção desejada para a eliminação dos registros. 1

2 Clique em Avançar ; Obs.: Caso tenha alguma inconsistência o sistema apresentará para que possa ser realizado o acerto da mesma. Caso não tenha será mostrada a tela de Prestação de Contas (Balanços). Para a geração de uma nova prestação clique no botão Nova, será aberta a tela Nova Prestação de Contas: 2

3 Nesta tela teremos os campos Exercício e Referência. No campo Exercício informe o exercício referente a prestação de contas a ser realizado e no campo Referência a forma como será a geração do relatório. Ex: Anual, Janeiro, Fevereiro, 1º Semestre, 2º Semestre, etc. Neste exemplo faremos a geração Anual, mas ela deverá ser realizada mensalmente para o fechamento junto ao setor contábil. Agilizando assim o processo de fechamento anual. Clique em Avançar, será retornado para a tela de Prestação de Contas (Balanços): 3

4 Selecione a prestação de contas criada e clique em Avançar, será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim ; 4

5 Após o processamento das informações será mostrada a seguinte mensagem: Clique em Sim, caso queira verificar as possíveis aquisições não liquidadas; Após a análise das informações será demonstrada a seguinte mensagem: Clique em Sim, caso queira verificar as possíveis liquidações sem aquisições registradas; 5

6 Nesta tela serão demonstradas as possíveis inconsistências entre Aquisições e Liquidações. Clique em Avançar ; 6

7 Para que seja realizado o processamento de todas as contas clique em Sim ; Após o processamento será mostrado o Relatório Resumo do Inventário de Bens Móveis (Anexo 15). 7

8 Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento dos outros relatórios, o próximo a ser processado será o Demonstrativo Analítico das Entradas e Saídas de Bens Móveis (Anexo 16). Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento do próximo relatório Resumo do Inventário de Bens Imóveis (Anexo 17). 8

9 Clique em Fechar, para que o sistema continue o processamento do próximo relatório Demonstrativo Analítico das Entradas e Saídas de Bens Imóveis (Anexo 18). 9

10 Após o processamento dos dados será mostrada seguinte a mensagem: E será aberta a tela de Cálculo e Impressão dos Anexos com todos os anexos gerados. Para visualização dos anexos, basta dar um duplo clique do relatório desejado. Vamos realizar as conferências dos relatórios. Começaremos pelo Anexo 15, no mesmo ele trará as seguintes informações: O Anexo 15 no traz duas divisões a primeira de Valores do Inventário Físico tem as colunas de: Saldo Anterior O valor que foi prestado contas no exercício anterior; Entradas O valor das entradas (Aquisições), que é o valor das liquidações da contabilidade; Saídas É o valor das baixas, depreciações efetuadas no sistema que deve ser passado para o setor contábil; Saldo Atual A É o saldo que ficou no patrimônio referente ao valor anterior + entradas saídas. A segunda Divisão Valores Registrados na Contabilidade trará as informações registradas no sistema contábil de Saldo Anterior, Entradas e Saídas e o Saldo Atual B. E na última coluna a Divergência A B entre os dois sistemas (Patrimônio e Contabilidade). 2ª Passo: Conferir se o Saldo Inicial está batendo com o valor que foi prestado contas no ano de

11 Obs.: Caso o Saldo Inicial de 2014 não esteja batendo deve-se realizar a conferência das notas de aquisições e baixas realizadas para o acerto das mesmas, para que o saldo anterior de 2014 possa ser levado para o próximo ano corretamente (exercício de 2015), sendo assim o Saldo Inicial de ª Passo: Realizar a conferência dos valores de Aquisições. Realize a emissão do relatório de Relação de Bens Patrimoniais Simples, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há a link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. Clique na opção Relação de Bens Patrimoniais Simples, será aberta a seguinte tela: 11

12 Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; Assim o valor de aquisições devem bater com o valor de liquidações da contabilidade, peça para o setor contábil realizar a emissão do relatório de liquidações para a realização das conferências. O relatório de Liquidações no sistema E&L Contabilidade Pública Eletrônica encontrase disponível no Menu Relatórios / Listagens / Contabilidade / Liquidação. 12

13 Ao clicar sobre o relatório será aberta a seguinte tela: Informe a Data Inicial e Data Final para a emissão do relatório de liquidações, para a realização das conferências e clique em OK; 13

14 Divergência de valores Em caso de valores divergentes nas aquisições, deve-se fazer a conferência de nota por nota para verificar se os valores lançados estão de acordo com o relatório de liquidação, somente com a conferência será possível estar verificando onde está a divergência de valores e realizar o acerto do mesmo. A conferência deve ser realizada: 1º Mês a mês, para pode encontrar em qual mês está a divergência; 2º Dia a dia; 3º Nota por nota lançada. Obs.: Na tela de Análise de Aquisições X Liquidações aparecerão as possíveis inconsistências além de ser possível realizar a impressão do relatório Conferência de Aquisições X Liquidações: 14

15 Clique no link Imprimir Relatório... será aberta a seguinte tela: Informe o período desejado e clique em OK, será mostrado o seguinte relatório: 15

16 As possíveis inconsistências serão demonstradas em vermelho. Após os acertos necessários, recalcule os anexos através do botão Recalcular. 4ª Passo Realizar a conferência dos valores de Saídas. Os valores de saídas serão repassados para o setor contábil, pois são as baixas efetuadas na sua totalidade, assim se um bem for baixado e mesmo assim ele tiver sido depreciado o valor que virá para o campo saídas será o valor total, ou seja, o valor de aquisição ou valor pós avaliação ou reavaliação. Ex: Um bem no valor de R$ ,00 ao final de sua vida foi baixado no valor de R$ ,58 e as suas depreciações corresponderam a R$ 8.379,42, assim no campo saídas o mesmo será contabilizado o valor de R$ ,00 caso ele não tenha sofrido avaliação. E no campo saída das depreciações na parte inferior do relatório será demonstrado o valor de R$ 8.379,42 correspondente ao total depreciado. Caso ele tenha sofrido avaliação ou reavaliação deve-se verificar a data do mesmo, para que seja levado em conta o histórico do bem após as movimentações da avaliação ou depreciação assim vejamos outro exemplo. Ex: Um bem foi adquirido em 2011 com valor de R$ 6.500,00 em 2013 sofreu uma avaliação diminuindo seu valor para R$ 5.593,63, a partir daí começou a ser depreciado, em 2015 foi baixado, assim no campo saídas o valor apresentado no relatório correspondeu a R$ 5.593,63 referente ao valor que foi avaliado e na parte da depreciação no campo saídas, por exemplo, apresentou o valor R$ 1.678,78, referente ao valor depreciado até o final da sua vida útil. Para a conferência desse exemplo acima deve ser seguido os seguintes passos: Realize a emissão do relatório de Histórico Patrimonial para a visualização de todo histórico do bem através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. 16

17 Clique na opção Histórico Patrimonial, será aberta a seguinte tela: Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 17

18 Após a visualização do histórico do bem realize a emissão do relatório de Baixa de Bens, para a visualização do relatório da baixa do bem, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. Clique na opção Baixa de Bens, será aberta a seguinte tela: 18

19 Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; Após a visualização da baixa do bem realize a emissão do relatório de Relação de Depreciações Efetuadas, para a visualização da depreciação do bem (lembrando que esta deve ser após a avaliação ou reavaliação do bem) através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. 19

20 Clique na opção Relação de Depreciações Efetuadas, será aberta a seguinte tela: Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 20

21 Obs.: Quem passa os valores de baixas e depreciações é o setor de patrimônio para o setor contábil. Assim os valores de baixas e depreciações deve ser passado para o mesmo, para que possa ser contabilizado. 5ª Passo Assim teremos o Saldo Atual: Após essa conferência será verificado o Saldo Atual. Obs.: Faça as verificações das Aquisições através do relatório de Relação de Bens Patrimoniais Simples e das Saídas pelos relatórios de Baixas de Bens, Relação de Depreciações Efetuadas e Histórico Patrimonial. Os outros relatórios da Instrução os Anexos 16, 17 e 18 também deverão ser conferidos 21

22 da mesma forma. 6º Passo Após todas as conferências clique em Avançar; Será mostrada a tela de Fechamento da Prestação de Contas, para que seja possível realizar o fechamento desta prestação fazendo com que os devidos históricos sejam mantidos e que movimentações indevidas não sejam permitidas. Marque a opção Desejo fazer o fechamento desta prestação de contas, e caso queira imprimir os lançamentos clique no botão Imprimir Lançamentos. Clique em Avançar, será mostrada a seguinte mensagem: 22

23 Clique em Sim para confirmar o fechamento da mesma. Após o fechamento será retornado para a tela de Prestação de Contas (Balanços) com o exercício fechado. 7º Passo Realizar a impressão do relatório de inventário. Realize a emissão do relatório de Inventário Anual de Bens Patrimoniais, através da própria tela de Assistente das Normas e de Fechamento de Balanço onde há o link Relatórios de Conferência >>, clique no mesmo, será aberta uma tela com relatórios para a realização de conferências. 23

24 Ou através do menu Relatórios/Prestação de Contas/Inventário Anual de Bens Patrimoniais. Será aberta a seguinte tela: Informe os parâmetros em que estão sendo realizadas as conferências e clique em OK; 24

25 Após a verificação de todos os p assos acima caso apareça dúvidas entre em contato com o atendimento e informe em qual passo você se encontra. IMPORTANTE A avaliação será realizada anualmente ou de 4 em 4 anos, e será de acordo com a variação do mercado, assim caso o mercado esteja instável, ou a inflação alta, a mesma deverá acompanhá-la. Quando a avaliação for realizada, deverá ser sempre no final do ano, e nunca ser realizada com bens individualmente, sempre a classe toda. A classe de carros devem passar pelo processo de avaliação anualmente. 25