Introdução ao KAIZEN. KAIZEN and GEMBAKAIZEN are the trademarks of KAIZEN Institute

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1 Introdução ao KAIZEN KAIZEN and GEMBAKAIZEN are the trademarks of KAIZEN Institute

2 Kaizen - Significado K A I Mudar Z E N Melhor K A I Z E N = Melhoria Contínua Todas as Pessoas (Everybody)! Todos os Dias (Everyday)! Todas as Áreas (Everywhere)! 2

3 A Origem da Filosofia Kaizen Análise científica de sistemas de conveyor Gestão Científica TAYLORISM IE Taylor, Ford, Maynard Trabalho em Equipa Qualidade Estudo sobre o trabalho Ohno, Toyoda TQC Início do TPS Kanban Systemsupplier Juran, Ishikawa JIT 1º livro em inglês sobre Kaizen Início da Gestão Kaizen KAIZEN TPM Shigeo Shingo Masaaki Imai Seiichi Nakajima Pensamento LEAN 6 Sigma A máquina que mudou o Mundo Womack, Jones GE, Jack Welch TOYOTA WAY KMS Gemba Kaizen Masaaki IMAI Início do Mundo Ocidental 3

4 Quem Somos: Kaizen Institute Consulting Group (KICG) Introdução KAIZEN Institute fundado em Zug, Suiça em 1985: 1 Escritório Coordenação Global; 29 Escritórios locais; 400+ Especialistas. Taiichi Ohno Dalian, China Livros KAIZEN, GEMBA KAIZEN, TFM e GEMBA KAIZEN 2 Shoichiro Toyoda e Taiichi Ohno Japan Productivity Center Masaaki Imai nasceu em Tokyo, Japão

5 Quem Somos: Kaizen Institute Consulting Group (KICG) Sweden Canada USA Germany Belgium Switzerland France Spain Portugal Poland Austria Italy Czech Slovakia Hungary Romania Russia China Japan Mexico UAE India Singapure Brazil Uganda Kenya Malaysia Mauritius Headquarters na Suiça 25 anos de Experiência Mundial em Transformações Kaizen Lean (fundado em 1985). Portugal: uma equipa de 45 Especialistas Global Operations Business Units Australia New Zealand 5

6 KICG - Onde actuamos Discrete Assembly Project Management Storage & Transport Discrete Production Administration & Services Process Industry 6

7 KICG - Onde actuamos Serviços Administrativos Serviços Financeiros IT Linha Montagem Saúde SERVIÇOS PRODUÇÃO Indústria Processo LOGÍSTICA Governo Logística Retalho 7

8 KICG - Onde actuamos IT Logística Linha de Montagem Saúde Serviços Financeiros Indústria Processo Governo Serviços Admininstr. Retalho 8

9 KICG - Alguns Clientes Logística Processo Montagem Saúde Automóvel Serviços Serviços Outros Outros 9

10 O que é uma Estratégia Kaizen Lean de Sucesso? Melhorias em todos os objectivos organizacionais críticos com tendências mais elevadas e superiores à concorrência! SATISFAÇÃO CLIENTE CULTURA TRANSFORMAÇÃO Coordenada pela Gestão PRODUTIVIDADE PRAZOS levando ao crescimento e à melhoria dos resultados! + e conseguida por GROWTH uma Mudança Física e Comportamental...! CUSTOS / CAPEX EBITDA 10

11 O que é uma Estratégia Kaizen Lean de Sucesso? O Significado de Kaizen Melhoria de todos os objectivos Críticos Organizacionais para os melhores valores e durante mais tempo do que a concorrência Satisfação Cliente Produtividade Cultura liderando no crescimento e melhoria Working Capital CAPEX Crescimento EBITDA Orientada pela Gestão de Topo Guiada pela mudança física e comportamental 11

12 Porquê uma Estratégia Kaizen Lean? A Organização Os Clientes Campeonato Antigo Valor para a Organização Preço Valor para o Cliente Utilidade Capacidade Determina o Vencedor: Custo Procura Maior que Oferta = Uma Estratégia de Expansão = Uma Cultura Mais do Mesmo! A Organização Valor para a Organização Preço Valor para o Cliente Os Clientes Utilidade Campeonato Actual Relação Utilidade / Custo Determina o Vencedor: = Uma Estratégia Kaizen Lean Custo O Mercado Determina o Preço = Uma Cultura de Melhoria Contínua! 12

13 Processo Kaizen Criando Valor Estratégico com Pessoas Motivadas Definir Valor Para o Cliente e para a Organização Equipas Kaizen Definir Metas e Organizar Trabalho Equipas Kaizen Ir para o Terreno Mudar Processos e Hábitos de Trabalho Procurar Insatisfação do Cliente, Muda (desperdício), Mura (variabilidade) e Muri (dificuldade) Fazer KAIZEN Mais Utilidade para o Cliente Menos Desperdício para a Organização 13

14 Processo Kaizen PROJECTAR VALOR NO GEMBA INOVAÇÃO Gestão CRIAR VALOR NO GEMBA MELHORIA - P.D.C.A. Supervisão MANTER VALOR NO GEMBA STANDARDIZAÇÃO - S.D.C.A. Colaboradores S.D.C.A. = Standardize, Do, Check, Act; P.D.C.A. = Plan, Do, Check Act. 14

15 Melhoria Processo Kaizen INOVAÇÃO Caminho Kaizen MELHORIA NORMALIZAÇÃO Só Inovação Caminho Tradicional Tempo 15

16 O KMS Kaizen Management System Modelo de Excelência Operacional e Melhoria Contínua F O R N E C E D O R E S Desenvolvimento das Pessoas Sucesso Financeiro 1) Missão Kaizen Lean (propósito, objectivos, KPI s) W.C.P. Transformação Kaizen Lean Melhoria dos Processos Criação de valor para o Cliente W.C.P. Um Novo Paradigma da Empresa Estratégia Kaizen Lean Q.C.D.M. C L I E N T E S TFM Total Flow Management TPM Total Productive Maintenance TQM Total Quality Management TSM Total Service Management 2) Iniciativas Kaizen Lean (o que fazer) IDM Innovation & Development Management KCM KAIZEN Change Management 3) Organização e Implementação Kaizen Lean (como fazer) Eliminar: MUDA-Perdas Construir uma base sólida através de: 4) Princípios e Valores Kaizen Lean (modo de pensar) Fundamentos KAIZEN Eliminar: MUDA-Desperdício 16

17 Sistema TFM Total Flow Management II. Fluxo Produção III. Fluxo Logística Interna IV. Fluxo Logística Externa 5. Automação Low Cost 4. Smed 3. Standard Work 2. Bordo de Linha 1. Layout e Desenho de Linha 5. Pull Planning 4. Nivelamento 3. Sincronização (KB/JJ) 2. Mizusumashi 1. Supermercados I. Estabilidade Básica 5. Pull Planning Total 4. Outbound and Delivering 3. Inbound and Sourcing 2. Milkrun 1. Desenho Armazéns V. Value Stream Design (VSD) 17

18 Sistema TPM Total Productive Maintenance Introdução 12 Etapas Road Map JIPM Projecto Piloto Treinador Motivação Auditorias Exemplos Promoção Gestão Visual Indicadores One Point Lesson Kobetsu KAIZEN Manutenção Autónoma Manutenção Planeada Formação e Treino Gestão Antecipada Qualidade Segurança e Ambiente KAIZEN Office 8 Pilares do TPM 5 S 18

19 Sistema TQM Total Quality Management Nível 0 Nível 1 Nível 2 Nível 3 Nível 4 Passam defeitos ao cliente Não passam defeitos ao cliente Reduzir defeitos Isolar defeitos Zero defeitos Processo Processo Processo Operação Inspecção Operação Operação JK Operação JK DEFEITOS DEFEITOS Inspecção DEFEITOS Inspecção Inspecção Operação JK Defeitos Reclamações Retrabalho Melhorias Jidoka Defeitos OK OK OK OK SDCA / 5S Resolução Estruturada de Problemas - KK / 3C Poka-Yoke / Análise Diferencial / Cartas de Controle Matriz Auto-Qualidade Projectos 6σ Design 6σ Ferramentas Kaizen 19

20 Sistema TSM Total Service Management FLUXO PROCESSOS QUALIDADE PROCESSOS GESTÃO PROCESSOS LOW COST AUTOMATION AUTO - QUALIDADE PLANEAMENTO DE RECURSOS OFFICE STANDARD WORK KOBETSU KAIZEN PLANEAMENTO DE TRABALHO WORKFLOW DESIGN 3C GESTÃO DE ARQUIVOS E STOCKS KAIZEN DIÁRIO para EQUIPAS DE SERVIÇOS ORGANIZAÇÃO DA EQUIPA 5S NORMALIZAÇÃO INSTRUÇÃO DE TRABALHO RELAÇÕES DE TRABALHO VALUE CHAIN DESIGN PROCESS LANDSCAPE PROCESS MAPPING MUDA HUNTING 20

21 Sistema IDM Innovation & Development Management LEAN PROJECT MANAGEMENT CONTINUOUS INNOVATION Portfolio & Capacity Management Business Model Innovation Obeya Monitoring Process Lean & Agile Development Project Pull Planning Production & Logistics 3P Start & Follow-up A3 s Vertical Startup & FMEA Stage-Gate Standards Process Improvement DAILY KAIZEN for CREATIVE TEAMS Team Foundations Work Planning Standard Work Team Innovation PROJECT MAPPING 1. Business Model Generation 5. Maintenance Overhaul APPLICATION AREAS 2. New Product 3. New Plant 4. New Equipment 6. Construction 7. Event Organization 8. Software Development 21

22 O KMS Kaizen Management System Modelo de Excelência Operacional e Melhoria Contínua F O R N E C E D O R E S W.C.P. Desenvolvimento das Pessoas Sucesso Financeiro Transformação Kaizen Lean Melhoria dos Processos Criação de valor para o Cliente W.C.P. C L I E N T E S TFM Total Flow Management TPM Total Productive Maintenance TQM Total Quality Management TSM Total Service Management TDM Total Development Management KCM KAIZEN Change Management Eliminar: MUDA-Perdas Construir uma base sólida através de: Fundamentos KAIZEN Eliminar: MUDA-Desperdício 22

23 Resistência à Mudança Reacções típicas Sempre trabalhamos assim Inicialmente preocupamo-nos, mas Não é minha responsabilidade Ninguém me avisou Não tenho tempo Isso não mudaria nada Outra alteração que não vai resultar Há outros problemas mais importantes Aqui não é possível Já temos trabalho de sobra O que é que eu ganho com isso? Pouco me importa como será feito,apenas faça-o!» 23

24 Resistência à Mudança Porquê? Paradigmas Valores e Crenças Maneira de Pensar Comportamentos e Hábitos Maneira de Reagir Resultados Não conseguimos ver ou decidir o que mudar! Temos muitas ideias mas falhamos na Implementação! Não temos tempo nem energia para mudar! Somos escravos dos nossos Hábitos! Não podemos esperar resolver os nossos problemas mais difíceis com os mesmos pensamentos que os criaram 24 24

25 Processo de Mudança Cultural Mudar a Cultura significa Mudar o Gemba e Mudar os Comportamentos Mudar Comportamentos: Treino Kaizen Diário; Promoção e Reforço. 2 Novos Comportamentos Começam a Espalhar-se 3 Reforçar Comportamentos para Mudar a Cultura 1 Melhorar Áreas de Trabalho e Processos Mudar Gemba: Projectos; Workshops

26 Processo de Mudança Cultural O Kaizen Institute utiliza Métodos de Consultoria Teaching by Doing, situados na base da Piramide da Aprendizagem apresentado no esquema seguinte: Após 2 Semanas tendemos a lembrar-nos 26 26

27 Processo de Mudança Cultural O Workshop Gemba Kaizen Fluxos - Lead Time - Eficácia Equipamentos - Eficiência - Fiabilidade Produto - Qualidade - Custo Office - Produtividade - Qualidade Engenharia - Inovação - Desenvolvimento Realização no Gemba Metodologia Standard Testada Criação Hábitos de Eliminação Desperdcicio Obtenção de Resultados com Baixo Custo W - 3 W d. prep. 1 d. prep. W 5 d. intensivo W + 2 W d. seguimento 2 d. seguimento Recolha e análise de dados Semana Kaizen Trabalho de equipa Assunto a melhorar Objectivo a atingir Duração limitada Definição de objectivos e equipas Moderador e Lider preparados Seguimento (check & act) Seguimento (check & act) Filme Indústria Resultados e Apresentação Filme Serviços 27 27

28 Sistema KCM Kaizen Change Management KAIZEN DIÁRIO KAIZEN PROJECTO Paradigmas Tansformar Pessoas...Em N N N N N...Equipas Naturais Change Capability Transformar Processos...Com P B C D E...Equipas de Projecto N: Equipa Natural (Team Líder e Staff), Equipas a Todos os Níveis Organizativos KAIZEN SUPORTE P: Team Líder de Projecto, BCDE: Equipa Temporária Multidisciplinar Comunicação & Auditoria Estratégia & Hoshin Kanri Performance & Qualificação Fornecer Motivação...Com 1 T T T K...Comité Direção Kaizen K M M M M...Gabinete Promoção Kaizen 1: Patrocínio e Motivação do CEO, T: Patrocínio da Equipa de Direção (Top), K: Director Kaizen 28 M: Motivadores a trabalhar para o Director Kaizen Gabinete Gestão Projectos e Transformação

29 Sistema KCM Kaizen Change Management Kaizen Lean Enterprise Kaizen Lean Development Kaizen Lean Marketing & Sales Kaizen Lean Manufacturing Kaizen Lean Finance Kaizen Lean Site 1 n Audit & Communication CORPORATE SUPPORT KAIZEN Strategy & Hoshin Kanri Performance & Qualification Provide Motivation With... 1 T T T K...Kaizen Steering Committee K M M M M...Kaizen Promotion Office 29

30 Sistema KCM Kaizen Change Management Steering Committee Management Sponsors + Kaizen Coordinator + External Consultants Execute Kaizen Coordinator & Staff Coach Project Kaizen PjM s + Experts Project Type A Project Type B Project Type C Project Type X TPM Logistics Smed Expert Area Y Top Management Sponsor Kaizen Coordinator (Manager) Other Sponsors Steering Committee Kaizen Staff (Coaches) Kaizen Promotion Office Coach Kaizen Diário Líder A Kaizen Diário Líder B Kaizen Diário Líde C Kaizen Diário Líder 30

31 Sistema Fundamentos Kaizen (Princípios de Melhoria Eficaz) S u p p l i e r s W.C.P. People Development Financial Success Kaizen Lean Strategy Process Improvement Customer Value W.C.P. C u s t o m e r s CRIAR VALOR ELIMINAR ENVOLVER MELHORIAS GESTÃO AO CLIENTE DESPERDÍCIO COLABORADORES NO GEMBA VISUAL 5 Princípios Fundamentais, que representam Valores e Crenças Essenciais para a Melhoria Contínua 31

32 Sistema Fundamentos Kaizen (Princípios de Melhoria Eficaz) 1. CRIAR VALOR AO CLIENTE 2. ELIMINAR DESPERDÍCIO 3. ENVOLVIMENTO dos COLABORADORES Cliente em 1º 4 IR PARA O GEMBA 1. Espera de Pessoas; 2. Espera de Material e Informação; 3. Movimento de Pessoas; 4. Movimento de Material e Informação; 5. Excesso de Produção; 6. Excesso de Processamento; 7. Erros que levam a Perdas e Retrabalho. Não Culpar / Não Julgar 5. GESTÃO VISUAL Gemba = Local onde se acrescenta valor Tornar processos visíveis e à prova de erro 32

33 Fundamentos Kaizen - Princípios 1. CRIAR VALOR AO CLIENTE Valor Cliente = Utilidade - Preço, Qualidade e Segurança em 1º lugar, Orientação para Mercado, Processo Seguinte = Cliente, Gestão a Montante 2. ELIMINAR MUDA Valor Empresa = Preço - Custo, Muda = Custo = oportunidade. 3M s and 7 tipos Muda, 8 Tipos Perda Equipamentos. Importância Pensamento Pull 3. ENVOLVIMENTO DAS PESSOAS Definir objectivos claros a todos os Níveis (Hoshin Kanri, Balanced Scorecard), Envolvimento Pessoas a TODOS níveis, Não Culpar Não Julgar, Equipas Focalizadas 4. IR PARA O GEMBA Ir para o Gemba e Recolher Dados para Melhorar Percepção da Realidade, A importância de Processos e Resultados, SDCA vs. PDCA 5. GESTÃO VISUAL Tornar processos e desperdício vísiveis, Desenvolver Standard Work, Desenvolver Hábitos Gestão Normalizados 33

34 1. Criar Valor para o Cliente 1. CRIAR VALOR AO CLIENTE Valor para Cliente = Utilidade - Preço; Utilidade inclui Qualidade do Produto e do Serviço; Trazer o Mercado para Dentro (conhecer expectativas dos Clientes). Velho Paradigma: Entregar o que temos (Product Out); Somente o Cliente Final Importa; Inspeccionar para Melhorar! Novo Paradigma: Entregar Utilidade (Market In); Próxima Operação é o Cliente; Eliminar Causas Raíz a Montante! 34

35 2. Eliminar Desperdício 2. ELIMINAR DESPERDÍCIO Valor para Empresa = Preço - Custo; Desperdício Aumenta Custo e Diminui Valor; 3 Tipos de Desperdício (3M s): Muda, Muri e Mura. Velhor Paradigma: Melhoria Pontual! Trabalho em Lotes e Filas de Espera; Organização Funcional! Novo Paradigma: Melhoria Sistémica! Trabalho em Fluxo e Puxado pelo Cliente; Organização Value Stream! 35

36 3. Envolvimento dos Colaboradores 3. ENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES Dar Objectivos Claros a Todos os Níveis (Hoshin Kanri); Culpar e Julgar vs Empowerment e Liderança; Programa de Desenvolvimento de Equipas. Velho Paradigma: Command and Control, Culpar e Julgar! Não Há Tempo para Melhorar! Novo Paradigma: Coach and Empower, Desenvolver Liderança! Kaizen Diário e Kaizen Projecto! 36

37 4. Ir para o "Gemba" (melhoria faz-se no Terreno) 4. IR PARA O TERRENO A Importância do Terreno (Gemba); Atitude Gemba (lugar real) Gembutsu (objectos reais); Problemas são Oportunidades de Melhoria; Processo PDCA (como melhorar Standards). Velho Paradigma: Teoria e Opinião! Obsessão só pelo Resultado! Novo Paradigma: Ir para o Gemba e Verificar o Gembutsu! Obsessão pelo Processo e pelo Resultado! 37

38 5. Gestão Visual 5. GESTÃO VISUAL Tornar o Processo e o Desperdício Visíveis; Standards Tradicionais vs Standards Visuais Kaizen; Processo SDCA (como fazer Standards). Velho Paradigma: Processo e Problemas Escondidos; Standards Teóricos Tradicionais! Novo Paradigma: Processos e Problemas Visiveis; Standards Visuais no Terreno (Gemba)! 38

39 Kaizen é Inovação Praticada por Todos A verdadeira descoberta consiste, não em descobrir novas terras, mas sim em ver com novos olhos. (Proust). 39

40 Aprender Novos PARADIGMAS 40