O projeto de modernização administrativa. A desmaterialização e gestão documental -partilha de uma experiência em curso.

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1 O projeto de modernização administrativa. A desmaterialização e gestão documental -partilha de uma experiência em curso. // Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa // Arquivo Municipal // Município de Torres Novas Câmara Municipal 3 e 4 de Outubro de Univers idade de Évora

2 Arquivo Municipal de Torres Novas //

3 Unificação de Arquivos // Arquivo Geral da Câmara Municipal de Torres Novas Arquivo His tórico de Torres Novas Arquivo Municipal de Torres Novas

4 Arquivo Municipal de Torres Novas // Unidade Orgânica com atribuições de gerir o sistema integrado de documentação de arquivo produzida e acumulada no Município de Torres Novas. 3 vertentes : A gestão da documentação corrente e intermédia; A promoção da investigação e da divulgação da documentação histórica ou definitiva relativa ao concelho de Torres Novas; Avaliação, conservação, restauro e difusão dos documentos arquivados. O que contém? Toda a documentação produzida ou reunida pelos diferentes órgãos e serviços, independentemente do tipo de suporte ou formato, como resultado da atividade municipal e que se conserva para servir de testemunho, prova ou informação, bem como documentação doada e depositada ao longo dos tempos no Município.

5 O AMTN no projeto de des materialização: O Clas s ificador No âmbito do projeto de des materialização documental, coordenado pela Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa, o AMTN surge como parceiro, nomeadamente na implementação de um novo Plano de Clas s ificação. Nesta fase foi necessário aferir o classificador existente ( 90) e decidir da sua adequação, quer face às exigências do projeto e à nova estrutura organizacional, quer perante uma lógica de gestão documental mais eficiente.

6 Novo clas s ificador: Plano de Clas s ificação v01 // Desenvolvimento do Plano de Classificação conforme a MEF Existência da versão 0.1 do Plano de Classificação Rejeição da elaboração de um novo plano de classificação segundo o modelo pré-mef Adoção do Plano de Clas s ificação v.0.1

7 Novo clas s ificador: Plano de Clas s ificação v01 // Carregamento do Plano de Classificação (v.0.1) na aplicação informática de Gestão Documental disponível para todos os serviços.

8 O projeto de modernização adminis trativa: objetivos // Inovação tecnológica dos serviços Redução de cus tos operacionais Eficiência e trans parênia dos serviços Des materialização e s implificação de processos Reforço das competências nos trabalhadores e aumento da produtividade Adoção de mecanis mos e ferramentas de apoio à ges tão e decisão Melhoria da informação e da comunicação interna e externa Fortalecimento tecnológico potenciando o crescimento e a inovação Promoção das TIC's junto da população Desenvolvimento de novos conteúdos digitais

9 Timeline // Nova rede e sistema de comunicações VoIP (reporting, chat, controlo...) Intranet municipal (formulários RH, despachos, regulamentos, requisições...) Regis to informático da correspondência e da sua circulação Reformulação do parque de impres s oras e de equipamentos digitalização Des materialização geral da documentação. Digitalização de todo o correio de entrada e criação digital da documentação interna e de saída. Arquivo documental, despacho, assinatura e circulação digital... Desmaterialização documentos de des pes a (facturas ) 2010 Reestruturação do Data Center (Fase I) Desmaterialização das reuniões de Câmara e plataforma Extranet 2011 Sis tema de ges tão de as s iduidade (relógio de ponto) e plataforma web 2012 Formação para reforço de competências Word e Excel Avançado (120 trabalhadores) 2013 SIG /SIT online plantas localização, revisão PDM,... Reestruturação do Data Center (Fase II) Desenvolvimento de várias aplicações web para ges tão (requisições, inquéritos, sistema para envio de ficheiros, relatórios comunicações, protecção civil, cadastro RH, atendimento social, SIG, info turismo, cemitérios, museus,...)

10 Componentes do s is tema de ges tão documental // Documentos externos em papel (Ofícios, facturas, atestados médicos RH, outros...) Digitalização Arquivo Documentos externos em digital ( s, relatórios, imagens, outros documentos PDF,...) Documentos internos em digital (Informações, despachos, relatórios, formulários dos RH,...) Documento em formato digital Sis tema de Ges tão Documental - Registo digital do processo - Arquivo digital, despachos e assinaturas - Circulação electrónica pelos serviços Intranet

11 O proces s o e as dificuldades encontradas // Levantamento das neces s idades - Identificação de documentos e processos Por onde começar Tudo em todos os serviços vs. Por processos e em fases Unificação de documentos Criação de modelos e criação de formulários Organização de grupos e equipas para o tratamento dos processos Modo de circulação: Circuitos (workflows ) vs. Encaminhamento livre (adhoc) Configuração da aplicação (codificações, permissões, ) Formação aos trabalhadores. (Inicialmente 120. São agora cerca de 220) Adaptação dos trabalhadores à nova aplicação e a novos métodos Garantir um s is tema para todos os trabalhadores (30% não usa computador) Adoção da clas s ificação documental Ultrapassar a res is tência à mudança

12 Ganhos e objetivos alcançados // Regis tos no SGD: Doc. Entrada , Doc. Internos , Doc. Saída Des materialização da documentação, com redução do papel; Redução do es paço fís ico para arquivo; Automatização e uniformização dos proces s os de trabalho; Melhoria da comunicação interna; Normalização dos documentos e melhoria de procedimentos; Controlo de prazos e monitorização de estados; Adoção de um plano clas s ificador melhorado (v.01); Rapidez na pes quis a e localização de documentos. Fim dos processos "perdidos"; Controlo e s egurança da informação (em documentos e processos); Partilha de tarefas e trabalho colaborativo; Ganhos de eficiência administrativa e processual; Ges tão integrada e relacionamento entre processos (antecedentes e dependentes); Internacional de Arquivos International Meeting of Archives Redução do cus to com papel, cópiasencontro e impressões;

13 Próximos objetivos ( ) // Generalização da componente de arquivo digital a todos os restantes sistemas; Tratamento 1 00% digital de todos os processos de Urbanis mo; Adoção da clas s ificação obrigatória em todos os documentos (01/01/2015); Implementação de uma reengenharia de proces s os municipais ; Integração com s is temas de anális e e apoio à decis ão (SIADAP, BSC, ); Serviços online e outras plataformas eletrónicas de atendimento; Implementação de s is temas de atendimento pres encial (balcão único e CRM); Ligação a outros s is temas externos (faturação eletrónica e outras BDs); Unificação do sistema de arquivo - Criação de um Arquivo Digital Municipal); Aposta em novas estratégias de inovação e comunicação, potenciando a planoenvolvimento. estratégico de inovação e comunicação modernização e o des para a modernização e desenvolvimento município de torres novas câmara municipal

14 Uma mudança - novos des afios // Surgem des afios acres cidos resultantes da natureza do suporte. Preocupações de ordem fís ica, passaram agora para o ambiente digital... Inves timento neces s ário /cus to - Espaço/Arquivos» Servidores/Discos Armazenamento fís ico (caixas, pastas, documentos,...) Armazenamento lógico (BDs, discos, ficheiros,...) Es paço de armazenamento neces s ário - m2/m3» GB/TB - Nº prateleiras» Nº discos Manus eamento dos materiais - Caixas/papéis» Discos/Tapes/Ficheiros Necessidade mensal de armazenamento (Arquivo Documental) 1,9 GB 0,5 GB 180 f f 5,3 GB Localização/organização da informação - Arquivo/Pasta» BD/Ficheiro Segurança dos documentos - Papel deteriora-se» Discos avariam - Acesso à sala» Acesso ao ficheiro f

15 A trans ição para o digital e as neces s idades de arquivo. Preparados para os números e para o cres cimento? Necessidade mensal de armazenamento (Arquivo Documental) 1,9 GB 0,5 GB Sis tema de Ges tão Documental ficheiros GB de espaço em disco Repos itório de documentos de trabalho (Fileshare) ficheiros - 1 TB de espaço em disco Servidor de caixas de correio s GB de espaço em disco 180 f f 5,3 GB f Para pens ar!...

16 A desmaterialização e gestão documental: partilha de uma experiência em curso.gil Mário mario.gil@ cm-torres novas.pt Divisão de Tecnologias de Informação, Comunicação e Modernização Administrativa Cláudia Castro claudia.cas tro@ cm-torres novas.pt Arquivo Municipal e 4 de Outubro de Univers idade de Évora 2014, October 3 and 43 and University of Évora 2014, October 4 University of Évora