AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE COM O EDOCLINK. Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. Serviço de Administração de Pessoal

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1 AUMENTE A SUA PRODUTIVIDADE COM O EDOCLINK Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. Serviço de Administração de Pessoal

2 Enquadramento Correio Fax Presencial Documentos Digitalização Mail Digitalização Processos Funcionários Aplicação Recursos Humanos Códigos Barra Integração com RHV para Consulta a Processos Digitalização Gestão documental e Distribuição

3 O SAP - Organização Áreas orgânicas Mobilidade, carreiras e contratações; HSC HSFX Assiduidade; HEM Vencimentos; Expediente e arquivo.

4 O SAP - Organização Assistente Operacional (3) Diretora Serviço (1) Assistente Técnico (20) Coordenação Técnica (4) Técnico Superior (1)

5 Passado Expediente Registo manual em suporte informático Distribuição em papel para os respetivos setores Expedição correio externo Setores Diversos Receção papel Tratamento Encaminhamento Tratamento (outras fases) Conclusão e envio para arquivo Arquivo Receção documentação Expurgo Organização Arquivo manual nos respetivos Processos Individuais

6 Necessidades Desmaterialização Processos Individuais (Digitalização) Agilização processual global Gestão de correspondência / expediente

7 Plano de implementação 1 de Agosto Entrada em produção do Edoc e apoio presencial permanente da Link durante 10 dias Dezembro Conclusão da fase de implementação 9 de Novembro Recolha dos últimos processos individuais 26 a 29 de Julho Formação utilizadores HSFX, HEM, HSC e DPSM; Backoffice e Informática 6 de Julho - Início da recolha de processos individuais para digitalização num total de pastas 28 de Junho - Reuniões Periódicas para definição de objetivos, necessidades e estratégias

8 Evolução - Arquivo Recolha Data N.º Pastas Média Doc. N.º Caixas 1ª ª ª ª ª ª ª TOTAL

9 Evolução - Arquivo Média documentos digitalizados/mês Julho Agosto Setembro Outubro Novembro 0 Julho Agosto Setembro Outubro Novembro

10 Evolução - Expediente REGISTO, DISTRIBUIÇÃO E TRATAMENTO NOME DESIGNAÇÃO CE Entradas Externas CI Documentos Internos CS Correio de Saída TOTAL Registos desde 1 de Agosto de 2011

11 Evolução - SAP APENAS PARA REGISTO NOME DESIGNAÇÃO CER Certidões 8 3 COM Comunicações CT Contagens de Tempo DEC Declarações INF Informações NBIO Notas Biográficas 8 70 OFI Ofícios TOTAL ProcInd Processos individuais Registos desde 1 de Agosto de 2011

12 Evolução - SAP Registos por mês Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril

13 Evolução - SAP Distribuições por mês Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Fevereiro Março Abril

14 Evolução - SAP TOTAL DISTRIBUIÇÕES/ÁREA DPSM VENC ASSID_SISQUAL MOB_CONTR DIR_SERVIÇO ARQUIVO OUTRAS CHEFIAS OUTROS

15 Integração com RHV A necessidade constante de trabalhar com a aplicação de recursos humanos em vigor RHV refletiu-se numa proposta inovadora apresentada à Link: - Desenvolver uma funcionalidade que, em articulação com o RHV, permitisse a consulta automática dos processos existentes e correspondentes à ficha de manutenção que estivesse aberta naquele momento. Esta funcionalidade foi projetada e concretizada com sucesso e é uma mais valia para ambas as aplicações. O vídeo que se segue, é um exemplo prático desta nova ferramenta

16 Presente Expediente Emissão etiquetas Digitalização correspondência e respetivo registo Distribuição via Edoc para setores SAP e via papel para os restantes serviços Expedição correio externo Setores Diversos Receção via Edoc Tratamento: Análise; Encaminhamento se necessário; Despacho; Finalização Arquivo Receção de documentação que carece de preservação física nos termos da lei em vigor; Destruição restante documentação; Apoio a todos os setores

17 Balanço positivo Trabalho global mais aliciante e aplicação de fácil utilização; Resposta imediata com a visualização em tempo real da documentação e respetivos processos individuais diminuindo o tempo de resposta em cerca de 80%; Circulação da documentação mais fácil entre as três unidades de saúde e o DPSM que integram o Centro Hospitalar; Despachos mais rápidos e eficazes; Fácil e rápida identificação das etapas e do percurso do documento; Agilização, global, na forma e metodologia de trabalho Facilidade de digitalização com a integração do Kofax

18 Futuro Dinamização Motivação Eliminar resistências à mudança; Redução papel; Maior exploração de todas as funcionalidades Integração organizacional Integração do Edoc com outros SI (Sisqual, Intranet, etc.); Expansibilidade a outros serviços; GD implementada a nível organizacional

19 Futuro Mensagem da Diretora do Serviço de Administração de Pessoal Caríssimos colaboradores, Li atentamente as vossas dificuldades, vantagens e desvantagens resultantes da utilização do EDOC. Não queria deixar de partilhar convosco a minha perceção da mesma. O certo é que, com o privilégio que tenho de ter colaboradores tão empenhados e eficientes, por vezes, não me apercebo das vossas dificuldades. Na parte que a mim diz respeito, inicialmente fiquei um pouco apreensiva, nomeadamente quanto ao processo de digitalização dos processos individuais, mas, passado pouco tempo e com o esforço do setor do arquivo, a mesma foi-se desvanecendo. Para mim, sem dúvida, tornou-se mais facilitador, quer em termos de consulta de processos individuais, quer na forma agilizada com que os documentos chegam até mim. Nem tudo estará perfeito, mas com melhoria de procedimentos e melhor articulação entre as aplicações informáticas, julgo que poderemos orgulhar-nos do caminho percorrido e com a convicção de que com profissionais como todos vocês, este serviço seguirá esse mesmo caminho na senda do progresso e inovação. Por tudo isto um obrigado. Alice Lucas

20 OBRIGADA Centro Hospitalar de Lisboa Ocidental, E.P.E. Serviço de Administração de Pessoal