Sistema Integrado de Gestão do Instituto Politécnico de Portalegre. Joaquim Mourato Conferência Inovação no Ensino Superior - Évora 23/01/2007

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1 Sistema Integrado de Gestão do Instituto Politécnico de Portalegre Joaquim Mourato Conferência Inovação no Ensino Superior - Évora 23/01/2007

2 Objectivos e Metodologia Sistema Integrado de Gestão Análise estratégica Balanced Scorecard Sistema de Gestão da Qualidade SIADAP Círculos de Progresso Equipas de Trabalho Funcionais Conclusões Sumário

3 Objectivos e Metodologia OBJECTIVOS Transição da era da informatização para a da informação Divulgar o modelo de gestão adoptado pelo Instituto Politécnico de Portalegre e recolher contributos que emergem do conhecimento e da troca de experiências METODOLOGIA Método clássico de organização e métodos: Seleccionar, Observar, Reflectir, Decidir e Aplicar Envolvimento da comunidade académica

4 Avaliação do desempenho Operacionalizar Sistema Integrado de Gestão Formulação estratégica Balanced Scorecard SIADAP Sistema de Gestão da Qualidade Equipas de trabalho Sistemas de informação Automatização Comunicação

5 Avaliação Estratégica Missão Valores Análise SWOT Visão Grandes Objectivos Objectivos específicos

6 Perspectivas do Balanced Scorecard Como melhorar os resultados financeiros? FINANCEIRA ObjectivosIndicadores Metas Iniciativas Como CLIENTE/ALUNO/COMUNIDADE melhorar a ObjectivosIndicadores Metas prestação de serviços ao aluno? Iniciativas Estrat égia Como optimizar a produtividade? PROCESSOS INTERNOS ObjectivosIndicadores Metas Iniciativas APRENDIZAGEM E CRESCIMENTO Como melhorar o ObjectivosIndicadores Metas Iniciativas desempenho da organização?

7 Clientes/Alunos/Comunidade Objectivos Indicador Alvo Medida Atingir elevado nível de satisfação dos alunos Índice de satisfação (sectorial e global) M.P. Elaboração e monitorização dos questionários (Emp.) Em consequência da análise dos relatórios Atrair novos públicos Taxa de alunos de formação não inicial Taxa de actividade lectiva em formação não inicial N.º de púbicos atingidos»20%»20% 100% Reforçar a capacidade de captação de candidatos Desenvolvimento de um centro para formação não inicial Desenvolvimento do CRVCC Incrementar a interacção (serviços, eventos, projectos) com a comunidade Taxa de crescimento de serviços, eventos, projectos M.P. Reforçar a capacidade de diagnóstico de situações de risco de abandono Taxa de execução do plano M.P. Plano Implementar a figura do mentorado Ligação SAS/SA

8 Processos Internos Objectivos Indicador Meta Medida Matrículas e inscrições Criação e aprovação de cursos Alimentação Alojamento Bolsas Acolhimento e integração Formação e educação Avaliação Serviços de apoio à comunidade Difusão da informação Biblioteca Sistemas de informação Manutenção RH Nº erros nas matrículas Taxa de aprovação de cursos 0 Formação aos funcionários 100% Estudo de neces. da população

9 Aprendizagem e crescimento Objectivos Indicador Meta Medida Potenciar o nível de conhecimento dos colaboradores N.º horas de formação por colaborador 30h Elaborar plano de formação em função da avaliação de desempenho Garantir elevados níveis de motivação e empenhamento Grau de absentismo Classificação da atitude pessoal Índice de motivação <2% 4 M.P. Rotação de funções Promoções Inquérito Promover a qualificação dos docentes Taxa de Doutores e especialistas»50% Regulamento de incentivos Promoções Melhorar e aproveitar o potencial tecnológico Duplicar a largura de banda entre U.O. N.º acessos b-on/eti docente Taxa de utilização das func. RH Grau de execução do projecto Campus Virtual S 20 50% 100% Adjudicação Formação específica Upgrade software e formação Incentivar os colaboradores a apresentarem novas ideias Taxa de novas ideias aproveitadas»50% Divulgação do autor de boas práticas

10 Recursos Financeiros Objectivos Indicador Meta Medida Respeitar o equilíbrio orçamental Reduzir a dependência do OE Grau de execução orçamental Grau de independência do OE <100%»50% Contenção de custos Reforçar a prestação de serviços à comunidade Iniciativas (formação, p. serviços, projectos, etc.)com autofinanciamento Quantificação dos trabalhos p/ própria entidade

11 Construção do BSC Indicadores Indicador: Descrição: Fórmula de cálculo: Dimensão da análise: Responsável: Fonte de informação: Periodicidade da actualização: Referência de comparação: Taxa de doutores e especialistas Este indicador reflecte a percentagem dos docentes com o grau de doutor ou reconhecidos como especialistas. = 100 * (nº de ETI s doutores e especialistas / nº total de ETI s docentes) Unidade Recursos humanos das Escolas Base de dados de RH/Processo individual dos docentes Anual Últimos 5 anos; 50%

12 Mapa Estratégico Clientes Satisfação do aluno e interacção com a comunidade Processos internos Inovação e aprendizagem Financeira Simplificação de procedimentos Potencial humano e tecnológico Contenção de custos e independência do OE

13 Gestão da Performance Os nossos indicadores de Performance A nossa organização Os nossos Objectivos

14 Estrutura da ESTG Gestão da Performance

15 Gestão da Performance

16 Sistema de Gestão da Qualidade A caminho da certificação Envolve todas as Unidades Orgânicas do Instituto Inclui o processo de matrículas, alimentação, alojamento, bolsas, criação e aprovação de cursos, laboratórios, bibliotecas, arquivo, segurança, manutenção, recursos humanos, sistemas de informação Definida a auditoria interna para Janeiro/2007 e a auditoria de concessão para Abril/2007 O Balanced Scorecard abrange a gestão dos processos do SGQ Fase seguinte: certificação de serviços específicos

17 SIADAP Introduzido no Instituto desde 2004 Formação dos avaliadores Definição dos objectivos em cascata (globais, sectoriais, individuais) Informação do BSC e do SGQ importante para o SIADAP Adopção do sistema informático da DGAP

18 Círculos de Progresso Pequeno grupo de trabalho Reúne periodicamente Diagnóstico e análise de problemas, proposta se soluções, acompanhamento e supervisão Tem o apoio dos instrumentos de controlo de gestão (BSC, SGQ e SIADAP) Um Círculo em cada Unidade Orgânica e um global

19 Equipas de Trabalho Funcionais Grupos transversais, compostos por um elemento de cada Unidade Orgânica Em funcionamento: informática, académica, financeira, gestão documental, segurança, manutenção, laboratórios e bibliotecas Reúnem periodicamente Têm por finalidade a melhoria contínua da respectiva área de trabalho

20 Conclusões Existência de um sistema efectivo de controlo de gestão O próprio controlo requer planeamento Modernização dos procedimentos e dos circuitos Integração dos sistemas de informação Gestão participada Fortalecimento das parcerias para melhor servir a comunidade envolvente Avanço tecnológico que facilita a nossa relação com o aluno e a comunidade Qualificação para melhor formar, investigar e experimentar

21 OBRIGADO Joaquim Mourato:

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