Gestão Documental na Administração Pública

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1 Gestão Documental na Administração Pública 6 de dezembro de 2012 Auditório da Torre do Tombo Patrocínio Gold Patrocinadores Globais APDSI Patrocínio Prata

2 Sistema de Gestão Documental Exército TCOR INF Mário Jorge Batista Duarte Pereira Divisão de Comunicações e Sistemas de Informação

3 AGENDA I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM) II. Superioridade de Informação III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército IV. Sistema de Gestão Documental Exército (SGD-E) V. Lições Aprendidas VI. Considerações Finais

4 I. Revolução dos Assuntos Militares (RAM) Origens: Conceito foi criado pelo MoD dos EUA; Rápido e profundo desenvolvimento tecnológico aplicado aos armamentos; Tem como objetivo apoiar a Projeção de Poder em vez da Defesa Direta da Pátria;

5 I. Revolução dos Assuntos Militares Revolução dos Assuntos Empresarias Revolução dos Assuntos Militares Network-Centric Enterprise (NCE) Eficiência dos Processos Capacidade de Resposta Logística Just in Time Menor dimensão Menor Assinatura Menos Cauda Mais Dentes Network-Centric Warfare (NCW) Maior Sincronização Maior Letalidade Maior Sobrevivência Vitória mais Rápida Organização Centrada em Rede

6 II. Superioridade de Informação DOMÍNIO DA INFORMAÇÃO (Gestão/Coordenação de Topo) 5

7 II. Superioridade de Informação

8 III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército Problema Identificados Resultado Múltiplos classificadores Múltiplos locais de arquivo Documentação duplicada Dificuldades de pesquisa Dificuldades na organização e recuperação de documentos e processos Diferentes circuitos e formas de despacho (Encaminhamento) de documentos Insuficiente formação nas áreas relacionadas com a gestão documental Morosidade no processamento documental e duplicação Aplicação incorreta da Tabela de Seleção Aumento da eficácia operacional Escassez de recursos humanos na área CSI Serviços de Help Desk dos SIC aquém do necessário

9 III. Análise da Situação Geral relativa à Gestão Documental do Exército Existe um incrível volume de informação disponível, pode é não estar onde se pensa, ou então estar tão enterrada no meio das inúmeras aplicações de software existentes, que se torna extremamente difícil de encontrar. Fonte: Relatório da NRF 10 Recentemente, a OTAN revelou que no seu Quartel-General em Bruxelas existia um excesso de 4 Terabytes de informação armazenada. Desses, apenas 450 Gigabytes estão armazenados no Electronic Document Management System (EDMS), i.e 89% da informação não estará armazenada no EDMS e estima-se que 50% dessa informação não armazenada no EDMS seja duplicada. Fonte: Plano Estratégico para a Gestão da Informação da OTAN Aumento da eficácia operacional Aumento Fluxos de Informação Aumento Eficácia

10 Objetivos do SGD-E Moderna plataforma tecnológica. Gestão eficaz dos fluxos de Informação do Exército. Desmaterialização dos circuitos de Informação. Redução dos custos operacionais. Melhoria no desempenho organizacional. Contribuir para a mudança de paradigma: guarda da Informação dá lugar à responsabilidade de partilhar. IV. SGD - Exército

11 Requisitos do SGD-E Registo e classificação de entradas e saídas de documentos por vários utilizadores Gestão de encaminhamentos de documentos para outras unidades orgânicas Assinatura electrónica de despachos e documentos com recurso a Certificados Digitais Acompanhamento de um documento no seu circuito através de workflows e encaminhamentos ad hoc; Organização da informação em processos, agrupando registos de entradas, saídas e documentos internos em conjuntos coerentes de informação; Digitalização de documentos; Geração de documentos no sistema, nomeadamente através da utilização de templates; Pesquisa de documentos por critérios múltiplos, como: palavras-chave, remetente/destinatário, data, tipo de documento, origem, entre outros; Produção de listagens de histórico ou estatísticas; Gestão de ausências dos utilizadores; Gestão da informação em rede, definindo quem pode aceder a determinado tipo de informação; Acesso à informação em simultâneo por várias U/E/O, de acordo com níveis de acesso e sem necessidade de aquisição de licenças, caso se concretize a comunicação entre diferentes Bases de Dados localizadas em servidores de dados diferentes.

12 Ano Unidade V. Lições Aprendidas RT SubReg EME GabCEME UnAp CmdLog Fita do Tempo da Implementação do SGD-E

13 V. Lições Aprendidas Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e organizacional; Adoção de Classificador único (portaria 272/2000); Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação de acordo com politica definida. Economia de Meios; Organização Uma única secretaria (Centro de Gestão Documental); Pessoal; Financeiros Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.; Tempo Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto). Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc. Aumento da capacidade de decisão das chefias. Catalisador da mudança.

14 V. Lições Aprendidas Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e organizacional; Adoção de Classificador único (portaria 272/2000); Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação de acordo com politica definida. Economia de Meios; Organização Uma única secretaria (Centro de Gestão Documental); Pessoal; Financeiros Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.; Tempo Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto). Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc. Aumento da capacidade de decisão das chefias. Catalisador da mudança.

15 V. Lições Aprendidas Aumento real da perceção e entendimento sobre os processos a nível local e organizacional; Adoção de Classificador único (portaria 272/2000); Atribuição de múltiplos perfis que permitem acesso vertical e transversal à informação de acordo com politica definida. Economia de Meios; Organização Uma única secretaria (Centro de Gestão Documental); Pessoal; Financeiros Desmaterialização de circuitos documentais; redução drástica de custos relacionados com a expedição e duplicação de documentos, manutenção etc.; Tempo Otimização do período que medeia entre o despacho/assinatura/expedição de um documento/processo por parte de um remetente e a sua receção por parte do destinatário (pode, em situações ótimas, ser inferior a um minuto). Normalização de procedimentos - Templates, Classificador, Guias, linguagem, etc. Aumento da capacidade de decisão das chefias. Catalisador da mudança.

16 Workflows: Diretor Rep/Sec Secretárias Arquivo Secretaria Geral Rep/Sec Arquivo Rep/Sec Arquivo Cmdt/Ch Gab Adjuntos Rep/Sec Arquivo Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

17 Workflows : Diretor Vetor da Mudança Rep/Sec Secretárias Secretaria Geral Rep/Sec Rep/Sec Cmdt/Ch Gab Adjuntos Arquivo Rep/Sec Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

18 Workflows: DELEG Direção DELEG Direção Gabinete do Comandante Direção Rep Ap Geral Estado Maior Cmdt Direção Centro de Finanças Inspeção Direção Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

19 Workflows: DELEG Direção DELEG Direção Secrt Gabinete do Comandante Direção Rep Ap Geral Estado Maior Cmdt Direção Cento de Gestão Documental Centro de Finanças Inspeção Direção Secrt Entrada de correspondência Saída de correspondência Despacho

20 VI. Considerações Finais 1. O SGD E constitui uma importante ferramenta de gestão e apoio á decisão e uma alavanca para a transformação em curso no Exército. 2. Resistência à mudança: torna-se necessário um adequado apoio inicial aquando da implementação, pois o SGD-E rompe com hábitos e formas de trabalho há muito enraizados no Exército, o que causa apreensão e atrito numa fase inicial. 3. A implementação de uma estrutura vocacionada para a Gestão da Informação é essencial para o bom funcionamento da ferramenta. 4. O conceito de Gestão do Risco associado à partilha alargada partilha de Informação deve fazer parte integrante do processo de implementação. 5. Comprometimento das Chefias constitui um fator essencial para o sucesso!!!

21 Sistema de Gestão Documental Exército TCOR INF Mário Jorge Batista Duarte Pereira Divisão de Comunicações e Sistemas de Informação