A digitalização dos processos de obra particulares no Arquivo Municipal de Lisboa

Transcrição

1 A digitalização dos processos de obra particulares no Arquivo Municipal de Lisboa de outubro 2014 Paulo Batista e Inês Viegas

2 Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa Cineteatro Monumental Negativo de gelatina e prata em vidro (195?), de António Passaporte. Arquivo Municipal de Lisboa - Fotográfico

3 Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa Cineteatro Monumental Processo de construção: alçado sobre a praça Duque de Saldanha (1944), de Raúl Rodrigues Lima. Arquivo Municipal de Lisboa bairro da Liberdade

4 Série de processos de obra de edifícios particulares de Lisboa Dimensão: Volumes: Processos: M/L: 6.200

5 Identificação

6 Tipologias

7 Clientes

8 Digitalização

9 Índice em suporte papel

10 Índice digital

11 Fatores determinantes na escolha do Projeto de Digitalização: Modernização autárquica; Mudanças organizacionais; Melhoria de fluxos de trabalho; Melhoria na qualidade dos serviços prestados aos munícipes, empresas e clientes; Partilha célere da informação; Disponibilidade do acesso dessa informação por parte do público; Preservação documental e digital.

12 Porquê digitalizar? Qualidade de resultados; Substituir a fotocópia tradicional pela impressão digital; Garantir a total segurança e integridade, evitando a manipulação; Simplificação de procedimentos; Facilitar o acesso à informação eletronicamente; Permitir que todos possam aceder em simultâneo a toda a informação através da Intranet; Permitir o atendimento em tempo ao cidadão.

13 O circuito dos pedidos de reprodução Circuito 1 - Pedido de Consulta Circuito 2 - Pedido de Reprodução Circuito 3 - Pedido de Certidão Circuito 4 - Pedido de Requisição

14 1 - Consulta/ Reprodução/ Certidão Pedido formulado Descrição prévia Digital Fornecer Reprodução imediata Sim Não Selecção de tipologias Digitalização Entrega da reprodução

15 2 - Requisição Pedido formulado Pelo serviço Digital Sim Não Consulta no serviço Fornecer documento original ou digitalizar em 48h Consulta no serviço

16 Resultados e Conclusão Gestão estratégia integrada na Instituição; Colaboradores; O utilizador foi fundamental; Série mais consultada com características únicas; Impacto interno e externo; Alavanca para outras instituições; Realização de requisições via on-line; O acesso à pesquisa simples e/ou avançada.

17 Resultados e Conclusão (cont.) Acesso a um índice eletrónico digital; Taxa de redução de saída de processos de obra em suporte de papel; Redução da circulação de documentos originais; O acesso às imagens digitais, é restrito aos técnicos; Processo Contínuo.

18 Número de Digitalizações e Impressões realizadas 2007 a Criar Imprimir CD

19 Vantagens Melhoria da prestação de serviço aos cidadãos e às empresas; Modernização da autarquia grande impacto na organização interna; Qualificação dos recursos humanos; Análise simultânea por vários técnicos; Redução no tempo de resposta; (imag) Racionalização dos sistemas documentais; Uniformização de procedimentos e linguagens; Gestão integrada, eficaz e eficiente. Desvantagens Análise da largura de banda de rede; Capacidade de armazenamento dos servidores; Dificuldades relativas ao passivo acumulado; Falta de R. H.

20 MUITO OBRIGADO pela vossa atenção!