Arquivo Municipal de Lisboa - caminhar para uma Gestão Integrada Inês Viegas Irene Catarino

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1 Arquivo Municipal de Lisboa - caminhar para uma Gestão Integrada Inês Viegas Irene Catarino

2 C riar uma cultura de serviço, uma cultura de competência ou uma cultura inovadora e competitiva são palavras-chave para um novo modelo de gestão. Assim, as instituições devem implementar processos que garantam inovação, percebendo o que faz a diferença e qual a identidade da instituição que representam, o que só é possível com o envolvimento de todos os técnicos das diferentes áreas nesses projectos. Neste âmbito é também importante apostar na normalização, num aprofundamento de metodologias de gestão estratégica, apresentando os objectivos, dificuldades e os factores de sucesso. O Arquivo Municipal de Lisboa está consciente da importância das Tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC) como instrumento fundamental para: Reforma dos organismos públicos; Melhorar o acesso à informação; Aumentar a eficácia dos serviços prestados; Simplificar procedimentos; Diminuir tempos de espera; Partilhar a informação pelos diferentes tipos de utilizadores; Racionalizar as ferramentas de gestão pessoal e institucional. A difusão da utilização dos sistemas informáticos provocou uma revolução no conhecimento, dando origem a uma mudança muito significativa no modo de criar e gerir os documentos. As TIC vieram alterar o funcionamento das instituições ao longo dos últimos anos, modificando a forma como os funcionários trabalham, comunicando e partilhando a informação. As pastas partilhadas nos sistemas intranet permitem que se aceda de modo mais rápido e mais fácil à informação. O advento dos websites veio permitir, às organizações, destacarem-se e comunicarem com um público mais vasto e fisicamente distante. Simultaneamente todas estas mudanças tornaram o armazenamento da informação mais importante, pois o ambiente digital oferece múltiplas vantagens como o fácil acesso à documentação e à criação de cópias. Por contraste, o uso dos sistemas electrónicos, para efeitos de armazenamento, tem-se revelado bem mais frágil HESLOP, Helen; DAVIS, Simon; WILSON, Andrew - An approach to the preservation of digital records [Em linha]. [S.l.]: National Archives of Australia, p. 10. [Consult. 13 Jan. 2007]. Disponível em WWW:URL< recordkeeping /er/digital_preservation/green_paper.pdf>.

3 Os desafios da preservação digital sejam registos nados digitais ou tornados digitais, afectam a maioria dos arquivos públicos sendo responsabilidade dos arquivistas zelarem por este tipo de documentação de elevado valor para as gerações futuras 2. Com a publicação do presente artigo apresenta-se o modo de operacionalização e os resultados provenientes do Projecto de Digitalização dos Processos de Obra do Arquivo Municipal de Lisboa (como se iniciou e o porquê dos Processos de Obra). Pretende-se demonstrar como o recurso às novas tecnologias permitiu melhorar o acesso à informação, simplificar procedimentos, diminuir tempos de espera e, simultaneamente, partilhar a informação pelos diferentes tipos de utilizadores e as consequências que este teve no âmbito do controlo, gestão e recuperação da informação. Na sequência de uma política de gestão integrada apoiada nas novas tecnologias também serão mencionados os Plano de Classificação e Preservação Digital de Documentos, o Gescor V3 e o PGIA em que estão envolvidos todos os serviços da Câmara Municipal de Lisboa. OBJECTIVOS E METODOLOGIA DO PROJECTO O Projecto de Digitalização dos Processos de Obra, no Arquivo Municipal de Lisboa, teve início há cerca de quatro anos, ao longo dos quais foram elaborados diagnósticos de necessidade e análises funcionais. Foram identificadas as especificidades do projecto, em que se procurou: Reconhecer as principais necessidades/problemas, a partir de: 1. Localização do equipamento a instalar; 2. Grau de prioridades; 3. As acções necessárias; Planificar previamente o trabalho a desenvolver; Definir a missão do programa; Definir o tipo de materiais a usar e o(s) tipo(s) de programa(s) a utilizar; Procurar saber onde adquirir os serviços necessários ao programa; Identificar os possíveis parceiros do projecto; Quantificar custos; Justificar todas as decisões tomadas Idem, ibidem, p UNESCO. Information Society Division - Guidelines for the preservation of digital heritage [Em linha]. [S. l.]: UNESCO, p.10. [Consult. 13 Jan. 2007]. Disponível em WWW:URLhttp:// /0013/001300/130071e.pdf.

4 Após a definição de todos estes pressupostos partiu-se para a delineação do Projecto de Digitalização dos Processos de Obra. O Processo de Obra, no caso do Arquivo Municipal de Lisboa corresponde ao conjunto de processos de determinado edifício, documentando toda a existência do imóvel, desde a sua construção até à sua demolição. É identificado pelo número de Obra, que é atribuído pelos Serviços de Urbanismo aquando do pagamento da licença de construção. O Processo de Obra fica a cargo do Figura 1 Grupo de Digitalização: em primeiro plano máquinas de digitalização de grandes formatos, ao fundo máquinas A4 Arquivo por ocasião da emissão da licença de utilização, ficando esta encarregue do ingresso dos processos posteriores que digam respeito ao imóvel. O modo de organização adoptado pelo Arquivo Municipal de Lisboa permite aceder rapidamente a todo o historial do imóvel. No entanto, o constante manuseamento por parte dos serviços e particulares levanta sérios problemas quanto à sua integridade física e impossibilita consultas simultâneas. É de realçar que no ano de 2006 o Arquivo Municipal de Lisboa recebeu cerca de leitores internos e externos para consulta dos Processos de Obra. Com a digitalização dos Processos de Obra, pretende-se: Garantir a segurança e integridade de todo o património documental, evitando a manipulação dos originais; Facilitar o acesso à informação via electrónica, possibilitando a todos os serviços da Câmara Municipal de Lisboa o acesso simultâneo às imagens/thumbnails dos documentos, através da Intranet. Permitir aos diferentes utilizadores da Câmara Municipal de Lisboa a possibilidade de solicitar a informação digital que necessitam online. Criar postos de atendimento ao cidadão onde se forneça, na hora, as impressões dos documentos solicitados. Inicialmente o projecto foi delineado para ter início no Processo de Obra n.º 1, da primeira à última página de cada volume. Este procedimento foi rapidamente colocado de parte devido à sua morosidade. O Arquivo Municipal de Lisboa procedeu a um levantamento de necessidades por parte dos munícipes e dos Serviços, chegando à conclusão de que existem processos e obras que, nunca ou raramente são requisitados para reprodução. Através do diagnóstico de situação optou-se por um caminho diferente do traçado inicialmente: a digitalização teria início apenas com as obras que fossem pedidas e neste caso apenas as tipolo- 197

5 gias documentais que tivessem uma alta taxa de repetibilidade de reprodução, como por exemplo: Projecto de construção inicial; Projecto de alterações; Projecto de esgotos; Licenças de: Construção; Alteração; Utilização; Ocupação; Habitação; Fracção autónoma; Propriedade horizontal. Indicação e/ou rectificação de toponímia e/ou numeração de polícia; Planta de implantação; Planta de localização. Esta opção revelou-se como a mais eficaz já que ao final de um ano e meio de projecto são satisfeitos 30% dos processos de reprodução, sem recorrer aos documentos originais. O circuito documental tem início no Gabinete do Munícipe, através de requerimento para pedido de reprodução, ou de leitura presencial, na Sala de Leitura do próprio Arquivo Municipal de Lisboa [ver esquema 1]. Tanto num caso como noutro, além das tipologias documentais seleccionadas pelos munícipes, são também enviados para a digitalização outras tipologias 4 solicitadas pelos serviços. Esquema 1 Circuito Documental do Processo de Digitalização A título de exemplo podemos referir o caso, hipotético, de um imóvel de 6 andares com 2 fogos por piso: se o proprietário do 1º direito quiser reproduzir a planta da sua fracção, o Arquivo Municipal de Lisboa seleccionará desse volume todas as fracções desse edifício, à data da sua construção e após as últimas alterações, os alçados e cortes acompanhados da memória descritiva, a licença de utilização, a planta de localização, as últimas alterações ao(s) estabelecimento(s) comercial(ais) desse imóvel (atendendo, deste modo, a um público/serviço municipal mais restrito, neste caso particular a DAPUC). Desta maneira, o Processo de Obra é manuseado uma única vez, a fim de se criar uma cópia digital do mesmo, evitando a sua degradação física ao mesmo tempo e aumentando o seu acesso digital.

6 Os Processos de Obra são remetidos para o Grupo de Tratamento Documental onde são seleccionadas as tipologias mais recorrentes e onde se organiza informaticamente o volume de obra. Para o efeito são preenchidos os seguintes campos nas Bases de Dados: Nome do requerente; Assunto; Local; Freguesia; Data inicial; Data final; N.º de folhas; Estado de conservação; Idioma; N.º de tomos; Volume; N.º de ordem; Pasta; Página inicial; Página final; Regras de descrição; Menções de responsabilidade: Forma autorizada do nome; Função; N.º de inscrição na Câmara Municipal de Lisboa. O Arquivo Municipal de Lisboa utiliza, até à presente data, duas aplicações informáticas: uma de gestão intermédia, denominada Ci-Arq, onde se registam todos os movimentos dos Processos de Obra - acompanhados dos respectivos volumes e processos - e outra de descrição documental, de carácter histórico, designada por X-Arq. É esta última que permite visualizar a imagem e os índices digitalizados na web. De modo a exportar os dados inseridos no Ci-Arq para o X-Arq recorre-se a um processo de sincronização: a informação é transposta e completada no X-Arq, conforme as normas internacionais estabelecidas pela ISAD (G), ISAAR (CPF) e NP 405. O objectivo a médio prazo é partir para um modelo de gestão global de dados e desenvolver uma plataforma informática comum que permita o seu intercâmbio, por todos os serviços da Câmara Municipal de Lisboa. 199

7 O X-Arq permite a associação da imagem ao seu descritor, e possibilita: A criação de uma interface web, para leitura e impressão de imagens digitais; O desenvolvimento de um portal na Internet, disponível aos serviços da Câmara Municipal de Lisboa, e aos utilizadores em geral através de password e login associados 5 ; Figura 2 Folha de recolha de dados - X arq As impressões digitais têm associadas a certificação dos documentos, conforme o original; A criação de um Módulo de Sala de Leitura online, que permite não só solicitar consulta e/ou reprodução, bem como acompanhar todo o processo desde a requisição até à satisfação dos seus pedidos [ver esquema 2]. Também com a constituição do Grupo de Trabalho de Arquivos Correntes foram delineadas várias estratégias, no sentido do Arquivo Municipal de Lisboa intervir junto dos diferentes serviços da Câmara Municipal de Lisboa, para uma gestão integrada. Assim, a desmaterialização dos processos, um estudo mais rigoroso sobre a gestão do próprio arquivo electrónico, deixando regulamentadas as futuras práticas, a construção de um Plano de Classificação, a abordagem e constituição de um Plano de Preservação Digital para toda a Câmara Municipal de Lisboa, são uma das prioridades, neste momento. Esquema 2 Integração dos diferentes módulos do X-arq. Com este projecto, houve a necessidade de serem levantados os metadados inseridos para uma análise crítica e aplicação de normas internacionais sobre metainformação. As questões inerentes à preservação digital colocam-se de igual modo para qualquer tipo de suporte: Como preservar, o quê, quem, a responsabilidade pela preservação, os custos envolvidos, as autorizações de acesso e assegurar de igual forma todo o ciclo de vida digital. A implantação de um software, no caso, o Gescor V3 a todos os arquivos correntes nos diferentes serviços da Câmara Municipal de Lisboa, permite uma abordagem sistémica e sistemática para uma normalização de tipologias, assuntos, processos e procedimentos Isto para a série Processos de Obra. Imaginemos os casos de instituições bancárias, processos de intimação ou habitação privada de individualidades públicas: nem tudo pode ser tornado público e estar em regime de livre acesso de modo a assegurar a segurança efectiva de bens e pessoas bem como a sua privacidade.

8 Em simultâneo, o PGIA (o Projecto de Gestão Integrada de Arquivos) é um projecto abrangente, devendo articular com os vários grupos de trabalho para uma melhor integração dos vários softwares (identificando aqueles que são de natureza arquivística e os de natureza administrativa) e procedimentos a adoptar quer no Arquivo Municipal de Lisboa quer em toda a Câmara Municipal de Lisboa. VANTAGENS DO PROJECTO A digitalização dos documentos quando comparada com a fotocópia simples dos documentos trouxe grandes vantagens: A digitalização do documento acelerou, por si só, a reprodução da informação. Ao contrário da fotocópia, que exigia o desmembramento físico do Processo, agora apenas afrouxam-se os atilhos. Os documentos são digitalizados em máquinas diferentes, conforme a dimensão: A4 a A0, garantindo sempre, quer numa quer noutra, a escala dos originais. Os documentos de grande formato, cujo tamanho, não normalizado, é superior ao tabuleiro da digitalização, são digitalizados por partes e juntos automaticamente pelo próprio software. Tal, representa uma enorme vantagem sobre a reprodução tradicional. O Grupo de Digitalização 6 (GD) associa a imagem ao descritor no Módulo de Digitalização do X-Arq, colocando, apenas, como elementos identificadores, o n.º de processo, ano e o n.º de folha a ser digitalizada. A digitalização realiza-se por método fotográfico e é sempre feita a cores, a fim de garantir a escala e as alterações efectuadas nos edifícios. É o software que selecciona a plotter para a qual deverá enviar a impressão, em função do tamanho do documento a imprimir e do nível de prioridade. A certificação da cópia é, agora, automática sendo possível reduzir o tempo, que era, anteriormente, dispendido na assinatura de processo a processo. Figura 3 Detalhe de uma das máquinas de grandes formatos: corte da imagem 6 O GD é constituído por 11 funcionários que trabalham por turnos de 6 horas diárias, de Segunda-feira a Sábado. O seu equipamento de trabalho é composto por uma mesa de grandes formatos, com dois postos de trabalho, duas máquinas A4, três plotters e uma máquina de dobragem. No início deste ano o Arquivo Municipal de Lisboa adquiriu mais 2 mesas de grandes formatos de maneira a aumentar a produção digital. 201

9 Figura 4 Documento digitalizado e com certificação. PRINCIPAIS DIFICULDADES A o longo deste ano e meio de projecto e apesar das análises e estudos realizados previamente à sua implementação, este processo tem-se deparado com algumas dificuldades. Uma delas prende-se com o primeiro carregamento de dados dos Processos de Obra ter sido feito com base nos livros de registo manuais. Nestes não constam assentamentos de processos anteriores a 1948, ano da organização dos Processos de Obra 7. Assim, uma das tarefas do Grupo de Tratamento Documental (GTD) é o de introduzir na base de dados, os processos anteriores a 1948, para além de completar todos os restantes registos 8, constituindo, deste modo o índice web de cada volume de Obra. Em termos de tipologias documentais surgiram algumas dificuldades devido ao passivo acumulado. Cada serviço organizou o seu acervo de maneira muito própria e particular. O próprio Arquivo Municipal de Lisboa criou informações que ingressaram em Processo de Obra e que hoje levantam algumas dificuldades na sua descrição. Recorde-se que um dos objectivos é a criação de um índice web para cada volume de Obra, daí a importância na normalização, na descrição e classificação de todos os documentos que o constituem. O Projecto de Digitalização veio lançar uma nova visão sobre a necessidade de normalização dentro da própria instituição. Outra das condicionantes que teve de ser equacionada foi a largura de banda de rede existente e a capacidade de armazenamento dos servidores 9. A disponibilização das imagens digitalizadas aos diferentes serviços da CML deverá ser célere, o que nem sempre é compatível com formatos muito pesados. As imagens são captadas em formato JPEG 10 e em três tamanhos diferentes: 7 Vid. BRITO, Vasco - "Os Processos de Obra no município de Lisboa: origem documental, estrutura tipológica e classificação patrimonial". Cadernos do Arquivo Municipal. Lisboa. ISSN Nº 5, (2001), p Os livros de registo não fornecem a identificação do requerente do processo, nem sequer mencionam o tipo de assunto a que respeita (alterações ao projecto, construção incial ), apenas identificam o processo per si e indicam a sua data de entrada no Arquivo Municipal de Lisboa Neste momento o Arquivo Municipal de Lisboa conta com 5 TB (expansível) de armazenamento em servidor para a série de Processos de Obra unicamente. 10 Os testes feitos inicialmente em formato TIFF originaram imagens com cerca de 500 MB. Este tamanho impedia a sua disponibilização na rede. Assim, optou-se pelo formato JPEG, mais compacto e cuja dimensão permitia uma circulação mais eficaz em ambiente electrónico.

10 Thumbnail; Formato de visualização (1 a 2 MB) 11 ; Formato de impressão (c. 20 a 30 MB) Os utilizadores internos, terão acesso a um ou mais tamanhos de imagem, conforme o nível de permissão que lhes é dada. A permissão para imprimir está reservada a alguns administradores da aplicação, de modo a garantir a segurança dos dados. RESULTADOS A o longo deste ano e meio o projecto de digitalização sofreu várias alterações, tentando sempre adaptar-se às realidades emergentes. O projecto teve início com a resposta às necessidades dos munícipes/utilizadores externos, sendo primordial, dar acesso a todos os serviços camarários, para instruírem processos de uma forma mais célere. No Gabinete de Atendimento ao Munícipe, situado no Edifício Central, ao Campo Grande, encontra-se instalado um balcão electrónico para o Arquivo Digital, que possibilita a qualquer utente da cidade fruir, através da Internet, do(s) documento(s) que pretende e, no caso dos Processos de Obra, levantar a impressão digital na hora. Outro objectivo é o de disponibilizar, através de postos de Internet na Sala de Leitura do Arquivo, consulta de documentos e/ou fazer a impressão na hora. Este projecto, associado à descrição documental, permitiu disponibilizar cerca de imagens na Intranet/Internet, através da atribuição de passwords e permissões e de milhões de registos de metainformação descritiva. OS NÚMEROS DO PROJECTO Até ao mês de Agosto de 2007 foi possível: Digitalizar imagens; Imprimir documentos; Descrever processos; Produzir 5 GB de informação por dia. 11 A propósito desta temática relativa aos formatos gráficos aconselhamos BROWN, Adrian - Grafic file formats [Em linha]. [S.l.]: National Archives, [Consult. 13 Jan. 2007]. Disponível em WWW:URL< secure.nationalarchives.gov.uk/documents/graphic_file_formats.pdf>; Idem, Image compression [Em linha]. [S.l.]: National Archives, [Consult. 13 Jan. 2007]. Disponível em WWW:URL< documents/ image_compression.pdf>. 203

11 O IMPACTO DO PROJECTO P or ser inédito, pelos recursos humanos e tecnológicos que envolve e pelos resultados atingidos até então, o projecto tem tido um enorme impacto, ultrapassando todas as expectativas, ao nível das autarquias e instituições privadas e públicas. Muitas são as que têm visitado o Arquivo Municipal de Lisboa tomando-o como referência para os seus projectos futuros, entre elas: Cascais, Porto, Oeiras, Vila Nova de Gaia, Montijo, Barreiro, Biblioteca Nacional, REFER Os convites para divulgação no âmbito das Novas Tecnologias têm-se multiplicado: 9º Congresso APBAD, Jornadas de Torres Vedras, Jornadas da Trofa, Inforjornadas, jornadas de trabalho para as Câmaras Municipais do Algarve, etc. O projecto também tem tido repercussão ao nível dos diferentes serviços da Câmara Municipal de Lisboa, pela adesão dos mesmos no acesso aos conteúdos e imagens através da Intranet e/ou do site do Arquivo Municipal de Lisboa, na direcção de uma prestação de serviço aos munícipes de maior qualidade e maior celeridade na instrução dos processos. CONCLUSÃO O conhecimento é mais do que simples informação: implica capacidade cognitiva, aprendizagem, cultura, sendo que as TIC facilitam a codificação do conhecimento e as mudanças tecnológicas implicam mudanças nas organizações. É uma contínua interacção entre a inovação técnica, organizacional e social. Assim, os pontos fortes de uma organização inovadora são o diálogo e a compreensão; as competências individuais e organizacionais; as novas formas de organização de trabalho, as iniciativas e as inovações a implementar. O Arquivo Municipal de Lisboa pretende ultrapassar a missão que até aqui lhe era atribuída, de mera salvaguarda do acervo camarário e da memória cultural colectiva e, assim, assumir diferentes desafios. Tenciona colocar-se na vanguarda da modernização administrativa e melhorar a prestação dos serviços ao cidadão pois há uma grande consciencialização acerca da necessidade de normalização de formatos e extensões de ficheiros a nível institucional. Ciente das problemáticas que o formato digital implica o Arquivo Municipal de Lisboa aceitou este novo desafio de "braços abertos". 204 O formato digital veio permitir para além de uma maior rapidez de consulta, um maior intercâmbio com os outros serviços camarários e utentes em geral, propiciando, deste modo, a modernização administrativa. Por outro lado, o Arquivo Municipal de Lisboa pretende digitalizar também o acervo documental de conservação definitiva e limitar a produção e recepção de documentos em suporte

12 papel, de modo a disponibilizar toda a informação em rede, diminuindo tempos de espera e aumentando os níveis de eficiência e eficácia dos serviços prestados. O Arquivo Municipal de Lisboa continuará a dar continuidade aos projectos associados às Novas Tecnologias para uma racionalização dos seus sistemas documentais e na uniformização de procedimentos e linguagens, no sentido de uma gestão integrada e eficaz de toda a documentação produzida. 205