DOCBASE. 1. Conceitos gerais. 2. Estrutura da pasta de associações. 3. A área de documentos reservados. 4. Associação de Imagens

Transcrição

1 Documentação, Informática e Desenvolvimento 1 DOCBASE ASSOCIAÇÔES MULTIMÉDIA 1. Conceitos gerais 2. Estrutura da pasta de associações 3. A área de documentos reservados 4. Associação de Imagens 5. Procedimentos aconselhados

2 Documentação, Informática e Desenvolvimento 2 1. Conceitos gerais A DocBASE permite associar todo o tipo de ficheiros aos registos, sejam eles multimédia (imagens, vídeo, som, Flash, etc...) ou qualquer outro tipo de ficheiro gerado por um qualquer programa que corra em ambiente Windows. A partir da DocBASE, na folha de recolha ou na pesquisa, é possível aceder aos mesmos com um simples clic do rato sendo o ficheiro aberto com a aplicação que lhe está associada nas variáveis do sistema. Por exemplo, se associarmos um ficheiro de MS Office Word e outro de Autocad, ao clicar sobre o ícone da associação o ficheiro será aberto no MS Office Word ou no Autocad respectivamente. No caso das imagens, é possível dispor na folha de recolha ou na pesquisa de uma pré visualização em formato reduzido, sendo para isso necessário a criação de uma imagem em formato reduzido (ver ponto 3.). Devido à crescente quantidade e variedade de ficheiros passíveis de ser associados aos registos, a pasta onde se encontram os ficheiros associados foi subdividida em zonas onde se poderão colocar os vários tipos de ficheiros tais como documentos, PDF s, imagens, fotografias, vídeos, sons, etc. Esta organização poderá ser alterada de acordo com as necessidades de cada um, desde que sejam respeitadas as regras definidas no ponto 2. Com a ampliação das funcionalidades do novo módulo DocBWEB 2003, que permite agora o acesso aos ficheiros associados aos registos, foi criada uma zona em que se podem colocar os ficheiros aos quais não se quer disponibilizar o acesso via DocBWEB Estes ficheiros só poderão ser acedidos através da DocBASE (na folha de recolha ou na pesquisa).

3 Documentação, Informática e Desenvolvimento 3 2. Estrutura da pasta de associações Devido à variedade de ficheiros que podem ser associados aos registos, a pasta que contém as associações foi dividida em várias sub directorias de forma a permitir ordenar os vários ficheiros por tipos. Assim, encontramos uma pasta para fotografias, outra para documentos, outra para som, etc. A organização implementada é meramente exemplificativa, limitando-se a sugerir uma forma de ordenar os ficheiros. Pode ser implementada qualquer outra estrutura desde que sejam respeitadas as regras definidas abaixo para a nomeação das pastas. Regras para a nomeação de pastas O número de caracteres dos nomes das pastas não pode ser em algum caso superior a oito sob pena de impedir o correcto funcionamento do módulo DocBWEB Devido á actual limitação da DocBASE no que se refere a nomes longos de ficheiros, aconselhase a não nomear os ficheiros das associações com mais de oito caracteres. No que se refere ao módulo DocBWEB 2003, este reconhece e visualiza os nomes longos.

4 Documentação, Informática e Desenvolvimento 4 As pastas das imagens de pré visualização Sempre que for necessário ter uma pré visualização de uma imagem, a miniatura da imagem (vulgo thumbnail ) deverá ser colocada numa sub directoria nomeada thumbs (ver imagem). Assim, para disponibilizar a pré visualização de uma imagem via Web, colocaríamos os ficheiros das associações da seguinte forma: A imagem associada ao registo estará localizada em:...\img\imagem\boneco.tif A miniatura da imagem que será visualizado junto ao registo seria colocada em:...\img\imagem\thumbs\boneco.jpg Ao visualizar uma registo após uma pesquisa, o utilizador verá a miniatura (o ficheiro colocado em...\img\imagem\thumbs\boneco.jpg) e ao clicar nela poderá aceder à imagem no formato original (o ficheiro colocado em...\img\imagem\boneco.tif). Ao criar a associação da imagem ao registo, só é necessário associar a imagem colocada em...\img\imagem\boneco.tif. Não se deve criar uma segunda associação pois a miniatura da imagem que se encontra em...\img\imagem\thumbs\boneco.jpg é somente usada pela DocBASE@ e pelo módulo DocBWEB 2003 para disponibilizar a pré visualização.

5 Documentação, Informática e Desenvolvimento 5 3. A área de documentos reservados Com as novas potencialidades de pesquisa via Web do módulo DocBWEB 2003, que permite agora o acesso remoto aos vários ficheiros associados aos registos, foi necessário criar uma zona segura que permitisse negar esse acesso caso fosse essa a intenção dos gestores das bases. Podemos assim ter dois ou mais ficheiros associados e decidir quais deles disponibilizar via DocBWEB Por exemplo, tendo um livro em formato PDF dividido em vários ficheiros (um sumário e os ficheiros contendo os vários capítulos) poderemos tornar acessível via DocBWEB 2003o sumário e evitar que os ficheiros contendo os capítulos estejam disponíveis evitando assim problemas de direitos de autor ou cópia ilegal de ficheiros. Estes últimos estarão disponíveis para consulta através da folha de recolha ou na pesquisa da DocBASE. Obviamente isto será válido para qualquer tipo de ficheiro associado. Poderemos assim ter imagens de baixa resolução acessíveis via DocBWEB 2003 e imagens de alta resolução com acesso restrito, etc. Assim sendo, todos os ficheiros de associações que forem colocados dentro da pasta...\img\interno não estarão acessíveis via DocBWEB Assim, para pôr em prática o exemplo ilustrado mais acima colocaríamos os ficheiros das associações da seguinte forma: Para o sumário que está acessível via DocBWEB 2003:...\IMG\PDF\SUMARIO.PDF Para os capítulos que só estão acessíveis através da folha de recolha ou na pesquisa da DocBASE :...\IMG\INTERNO\PDF\CAPITULO1.PDF...\IMG\INTERNO\PDF\CAPITULO1.PDF etc. A pasta...\img\interno não deve ser renomeada podendo-se por outro lado, alterar a sua estrutura interna, conforme descrito no ponto seguinte.

6 Documentação, Informática e Desenvolvimento 6 4. Associação de Imagens A fim de evitar a sobrecarga da rede quando se visualiza ou edita um registo na DocBASE ou quando se visualizam através do módulo DocBWEB 2003 registos com imagens associadas deve ser disponibilizada uma imagem de pré visualização. A existência de uma miniatura da imagem original reduz a carga colocada no trafego da rede permitindo um carregamento rápido dos registos. Se, por exemplo, a imagem original estiver num formato tipo TIFF com uma alta resolução, podemos facilmente chegar a dimensões ultrapassando dezenas de Mb. Seria portanto impensável sujeitar o trafego de rede à sobrecarga originada pelo carregamento de ficheiros de grandes dimensões. A existência das miniaturas das imagens associadas permite minimizar o trafego de rede deixando ao utilizador a opção de visualizar ou não a imagem no formato original. Entre os vários formatos disponíveis, a DID optou pela utilização do formato JPEG pois não só permite a criação de ficheiros de pequenas dimensões com uma razoável taxa de compressão como permite também manter uma boa qualidade de imagem seja em fotografias seja em imagens que pelas suas características seriam comprimidas melhor por outros formatos como o GIF. Para que exista a pré visualização de uma imagem associada a um registo, é necessário criar uma imagem em formato reduzido ou miniatura, em formato JPEG, com uma resolução de 72 dpi e com as dimensões 100 por 100 pixels, que deverá ser colocada numa sub directoria nomeada THUMBS e localizada dentro da pasta onde se encontra a imagem associada. O ficheiro criado deverá ter exactamente o mesmo nome da imagem original Esta associação pode ser feita através do um ecrã de criação, na secção multimédia, ou por arrastamento dos ficheiros visualizados no explorador do Windows directamente para a folha de recolha. A informação do nome e localização dos ficheiros associados é guardada numa etiqueta do próprio registo. Não deve ser criada uma segunda associação apontando para a miniatura da imagem associada ao registo. Regras para a associação de ficheiros de imagem Regras a observar quando se pretenderem associar ficheiros de imagem aos registos: Deverá ser criada uma sub directoria nomeada THUMBS onde serão guardadas as imagens em formato reduzido, conforme o descrito no ponto anterior. A miniatura deverá ser em formato JPEG com uma resolução de 72 dpi. A miniatura deverá ter como dimensões 100 por 100 pixels. O ficheiro criado deverá ter exactamente o mesmo nome da imagem original. Não se deverá criar uma segunda associação apontando para a miniatura.

7 Documentação, Informática e Desenvolvimento 7 Exemplo da colocação dos ficheiros na estrutura da pasta das associações: DOCBASE...\Docbrwin\ Ficheiro Ficheiro Miniatura Ficheiro Miniatura \Img\ \Relogio.TIF \Mapa.BMP \Thumbs\ \Relogio.JPG \INTERNO\ \Fotos\ \Predio.TIF \Thumbs\ \Predio.JPG De acordo com a distribuição dos ficheiros na estrutura exemplificada acima: Relogio.TIF, Mapa.BMP e Predio.TIF são três imagens associadas a registos. Relogio.JPG e Predio.JPG, que estão colocados nas respectivas sub directoria THUMBS, são as miniaturas destinadas à pré visualização. A imagem Mapa.BMP não tem pré visualização disponível por não existir a respectiva miniatura. A imagem Predio.TIF, por se encontrar dentro da pasta INTERNO, só será visualizada através da folha de recolha ou na pesquisa, não sendo acessível via DocBWEB Criação das miniaturas ( thumbnails ) A criação de miniaturas poderá ser realizada através de qualquer programa de tratamento de imagem que permita o redimensionamento, a alteração da resolução e a conversão para o formato JPEG. A DID fornece programas como o ThumbIT, que gera automaticamente thumbnails ou o ACDSee que por seu lado, permite inúmeras funcionalidades de tratamento de imagens e fotografias. Brevemente, a DID fornecerá juntamente com a actualização da aplicação DocBASE um utilitário permitindo a criação automatizada das miniaturas bem como a sua colocação na sub directoria THUMBS, permitindo automatizar com segurança e fiabilidade o processo de criação de miniaturas de ficheiros de imagens em quase todos os formatos utilizados.

8 Documentação, Informática e Desenvolvimento 8 5. Procedimentos aconselhados Seja numa configuração DocBASE em Rede seja em Workgroup ou Workstation, é sempre aconselhável mapear a localização da pasta \IMG contendo os ficheiros das associações. Esta solução permitirá manter a mesma informação sobre a associação nos registos, mesmo que a localização física venha a ser alterada por força da limitação da capacidade de disco ou outro motivo tal como a passagem de uma configuração Workstation para uma configuração em Rede. Neste último caso, a mudança de configuração sem que a associação dos ficheiros seja feita a partir de um mapeamento poderá implicar a alteração de todos os registos que tenham associações com os custos que essa operação implica.