Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

Transcrição

1 Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital Encontro Internacional de Arquivos Da Produção à Preservação Informacional: desafios e oportunidades Évora, 3 e 4 de outubro de 2014

2 1. Preservação digital: principais fatores a considerar 2. Digitalização de documentos vs criação de objetos nado-digitais 3. Estratégias e medidas adotadas 4. Principais desafios até à concretização do Plano de Preservação Digital

3 Évora, Abril de

4 Produção de objetos digitais: - Digitalização de documentos - Criação de objetos nado-digitais

5 Produção de objetos digitais: digitalização de documentos Exemplos de aplicação: Digitalização de documentos à guarda do Arquivo Digitalização de documentos em papel que dão entrada em sistemas de informação do Município

6 Produção de objetos digitais: - Digitalização Suporte original analógico e informação recuperável, na maior parte dos casos Muita informação disponível Requisitos identificados, testados e implementados

7 Produção de objetos nado-digitais Exemplos: Produção de registos em sistemas de informação Produção de documentos autenticados digitalmente (Gestão Documental; Plataformas eletrónicas ) Fotografia digital Convites eletrónicos

8 Produção de objetos nado-digitais: Falta de estratégia associada a uma cultura organizacional Tentação de replicar os procedimentos do papel no digital Legislação e regulamentação insuficientes Crescimento exponencial Riscos acrescidos

9 O r d e n a r o c a o s Da adoção de boas práticas ao Plano de Preservação Digital

10 Produção de objetos NADO-digitais: AUTENTICIDADE LEGIBILIDADE ACESSIBILIDADE INTEGRIDADE

11 Preservação Seleção Produção/Captura Independentemente da forma como são gerados, os objetos digitais têm que ser geridos, desde o momento da sua produção e mantidos (apenas) enquanto são necessários.

12 Vários fatores e intervenientes decisivos para a preservação da informação digital Utilizadores/ Produtores de informação Aplicações Sistemas de informação Objetos digitais Legislação Metainformação Tecnologias Normas Arquivo Formatos Repositório

13 Objetos digitais: COMO PREVENIMOS A SUA PRESERVAÇÃO? AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE

14 Objetos digitais Évora, Abril de AUTENTICIDADE? ACESSIBILIDADE? LEGIBILIDADE? INTEGRIDADE?

15 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO MIGRAÇÃO ADOÇÃO DE FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO ARMAZENAMENTO EM REPOSITÓRIO DE PRESERVAÇÃO

16 MIGRAÇÃO DE INFORMAÇÃO estruturante para a atividade do Município Registo de correspondência (em curso) Deliberações do Município (em curso) Fotografia digital do Gabinete de Comunicação do MO (em fase de testes)

17 MIGRAÇÃO - Registos de Correspondência (c registos, ) - Deliberações do Município (c registos e c anexos, )

18 MIGRAÇÃO - Registos de Correspondência - Deliberações do Município METODOLOGIA Mapeamento e migração de dados Migração dos objetos digitais associados a cada registo

19 MIGRAÇÃO Fotografia digital METODOLOGIA Mapeamento dos metadados embebidos nos objetos digitais e respetiva migração para campos específicos da base de dados Migração dos documentos associados a cada registo

20 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO FORMATOS DE PRESERVAÇÃO 1. Desde o momento da produção dos objetos digitais 2. Através da conversão para formatos de preservação que assegurem a permanência das características dos documentos originais

21 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A Documentos recebidos pelo Município - Submetidos pelos munícipes, autenticados por assinatura digital - Produzidos internamente, assinados digitalmente

22 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO PDF/A Documentos produzidos pelo MO, assinados digitalmente com cartão do cidadão Não há necessidade de conversão do documento assinado para um formato de preservação, evitandose comprometer a integridade e autenticidade do documento

23 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO NEF formato proprietário - Nikon NEF DNG DNG formato aberto - ADOBE

24 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários - Pode de não ser possível manter o formato a longo prazo, na ausência ou por decisão do proprietário (falência, descontinuação, etc.) - Encriptação de dados num formato específico, levando à obrigatoriedade de utilização do software proprietário para processamento dos dados

25 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO CONVERSÃO PARA FORMATOS DE PRESERVAÇÃO Riscos do recurso a formatos proprietários DNG Digital Negative - Especificação que normaliza os dados RAW, permitindo ultrapassar as dificuldades criadas pelos formatos exclusivos de cada proprietário.

26 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Documentos textuais PDF Documentos textuais à guarda do Arquivo Documentos expedidos, digitalizados pelos vários serviços, depois de assinados PDF/A Documentos recebidos, registados e digitalizados pelo Expediente

27 FORMATOS DE PRESERVAÇÃO DIGITALIZAÇÃO Imagens fixas bidimensionais TIFF Documentos gráficos até A2 Documentos fotográficos JPEG Não se tratando de um formato de preservação, foi a solução encontrada para a digitalização de documentos de grande formato (exº: plantas, mapas, cartazes, etc.)

28 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO NORMALIZAÇÃO DA METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA Principais Referenciais: MIP ISAD (G)/ ISAAR (CPF) Dublin Core [ISAD (G)>DC]

29 GESTÃO DOCUMENTAL METAINFORMAÇÃO DESCRITIVA / ADMINISTRATIVA No momento da produção: Aplicação do Plano de Classificação (PCIAL) Sensibilização e implementação de uma gestão por processos Contextualização da produção dos documentos

30 METAINFORMAÇÃO No momento da produção: Plano de Classificação (PCIAL) Tabela de seleção Plano de Preservação Digital

31 ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO REPOSITÓRIO WORM Write Once Read Many Proteção da informação a partir da preservação de uma matriz digital Acesso a informação sem prejuízo da matriz digital, devido à criação de ficheiros de imagem de menor resolução para consulta (JPEG).

32 Nancy MACGOVERN - Digital preservation: principles and practice

33 Implementação de ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO HARMONIZADAS Évora, Abril de AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE

34 Obrigada! Évora, Abril de AUTENTICIDADE ACESSIBILIDADE LEGIBILIDADE INTEGRIDADE