Jornada de Profissionais da Informação. Anabela Ribeiro 2007 DGARQ/Arquivo Distrital da Guarda 28 de Novembro de 2007

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1 1 Jornada de Profissionais da Informação Anabela Ribeiro 2 1

2 Microfilmagem e A tecnologia micrográfica e digital nas organizações : Preservação da documentação Aumentar a qualidade e rentabilidade dos documentos Simplificar o acesso à informação Garantir o acesso remoto aos documentos Democratização da informação 3 Microfilmagem e Definição de uma politica de transferência de suportes Diagnóstico de necessidades Normalização Enquadramento legal Definição requisitos de qualidade de microfilmagem/digitalização Garantia da organização, descrição e indexação dos documentos Preparação da documentação para o respectivo processo Infra-estrutura tecnológica Hardware Software 4 2

3 Microfilmagem e Procedimentos normalizados: Descrição Captura Controlo de qualidade Tratamento Meta-informação Duplicação/reformatação Armazenamento Disponibilização local ou remota Preservação curto, médio e longo prazo 5 Microfilmagem Microfilmagem Preservação de documentos com acesso reduzido Substituição de suportes de conservação permanente, com valor legal 6 3

4 Microfilmagem A documentação Captura Conservação Descrição Controlo de qualidade Acondicionamento Acesso Armazenamento 7, objectivos: Facilitar acesso à documentação com maior interesse para a comunidade Aumentar o acesso aos documentos pouco conhecidos, mas com potencial interesse Oferecer melhores formas de pesquisa e facilitar a recuperação de documentos Recuperar documentação em mau estado de conservação, tratamento de informação Estes contribuem simultaneamente para a preservação dos documentos 8 4

5 de diferentes suportes Microfilme Positivos/Negativos fotográficos 9 Microfilmagem e Equipamentos: de microfilmes e fotografias 10 5

6 Microfilmagem e diferentes suportes Papel Pergaminho Papel 11 Equipamentos: Digitalizadores directos de documentos - sistema planetário Minolta 12 6

7 Equipamentos: Digitalizadores directos de documentos - sistema rotativo 13 A imprescindibilidade da normalização A maioria dos financiamentos são para capturar e produzir conteúdos de disponibilização online e estes devem ser aplicados de forma correcta, ou seja garantindo que o trabalho é efectuado com a melhor qualidade possível e uma única vez. Devem se aplicados os standards em vigor: formato resolução, compressão, tratamento, metainformação descritiva, técnica e que estão assegurados os seguintes aspectos: Preservação a longo prazo/longevidade Produzir matrizes com resolução elevada de forma a que possam ser usadas no futuro por qualquer sistema. As técnicas de preservação digital garantem que as imagens podem ser migradas para novos formatos sem perdas e deste modo assegurar-se o acesso a a longo prazo. A decisão de preservar deve ser tomada simultaneamente com a decisão da criar o documento digital ou nado-digital; Acessibilidade Garantir que o formatos das imagens são abertos, de forma a evitarem-se obstruções futuras ao seu uso. Os Standard de formatos de imagens são independentes de hardware e software. 14 7

8 A imprescindibilidade da normalização Interoperabilidade A ênfase está na partilha de recursos e na possibilidade de serem usados e reutilizados por outros. Criar colecções digitais normalizadas facilita a sua interoperabilidade ex: portais EMC, Nunca os ambientes de armazenamento foram tão difíceis de configurar e gerir. É preciso ter um recurso com extensa capacidade de interoperabilidade e integração, além de ferramentas para aplicar esse conhecimento directamente à sua infra-estrutura. 15 Meta-informação Meta-informação arquivística A meta-informação arquivística é aquela que é acrescentada para ajudar a gerir os documentos de arquivo, após estes terem sido inicialmente criados. Esta gestão poderá ser efectuada pelo organismo produtor como parte dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo definitivos; ou pela eventual entidade custodial, como por exemplo um arquivo nacional. Esta metainformação pode também incluir elementos como a data da última revisão ou o nome do organismo produtor. Meta-informação técnica A meta-informação técnica é aquela que é necessária à compreensão e processamento dos documentos de arquivo. Parte dela pode ser considerada meta-informação de sistema de arquivo, uma vez que é proveniente do sistema original. Pode também integrar meta-informação arquivística sempre que esta for adicionada como parte integrante do processo de preservação a longo prazo. 16 8

9 Meta-informação (Algumas referências) ANSI/NISO Z , Data Dictionary Technical Metadata for Digital Still Images.ANSI/NISO Z , Dublin Core Metadata Element Set ISO :2006 -Information and documentation Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles ISO :2007 -Information and documentation Records management processes -- Metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues MIP Metainformação para interoperabilidade DGARQ 2007 PREMIS Data Dictionary 1.0 (2005), Projecto PREMIS (PREservation Metadata Implementation Strategies) Library of Congress, Digital Repository Core Metadata Elements Library of Congress, METS (Metadata Encoding & Transmission Standard): Structure for encoding descriptive, administrative, and structural metadata Library of New Zealand, Metadata Framework for National Library, 2003 OCLC/RLG, Working Group on Preservation Metadata. Preservation Metadata for Digital Objects: A Review of the State of the Art, 2001 National Library of Australia. Preservation Metadata for Digital Collections Exposure Draft, 1999 Cedars Guide to: Preservation Metadata. U. Kingdom, 2002 DigitArq Produção, Conversão e Gestão de Conteúdos Digitais, Arquivo Distrital do Porto. Porto, Desafios na era digital A preservação Os documentos digitalizados ou nado-digiatis são apenas acessíveis através de um sistema intermediário hardware e software que permite a sua descodificação e compreensão por parte do utilizador. Estas dependências vêm colocar-nos novas questões, novos desafios porque estamos perante um universo com especificidades diferentes do mundo analógico em que a descodificação do código da escrita assenta em novos vectores. 18 9

10 Desafios na era digital A preservação Garantir que os documentos são mantidos de forma acessível, Inteligível e utilizável, mantendo as suas propriedades integridade e autenticidade. Garantir a preservação da estrutura lógica e manter a informação legível e acessível. As principais ameaças: Obsolescência de hardware Obsolescência de software Obsolescência dos suportes 19 Armazenamento digital, SAN (Storage Area Network) Armazenamento de curto e médio prazo 1. Guarda e disponibiliza grandes volumes de informação 2. Facilidade em aumentar a capacidade de armazenamento 3. Alta performance 4. Protecção dos dados 10

11 Armazenamento digital- backup As LTO (Linear Tape-Open), combinam a sua alta capacidade de armazenamento, com elevada taxa de transferência As LTO oferecem segurança graças à sua baixa taxa de erro e a estabilidade a médio/ longo prazo Armazenamento digital, CAS(Content Addressed Storage) Armazenamento de longo prazo Soluções de armazenamento em rede desenvolvidas exclusivamente para conteúdo fixos. EMC, Centera Sistema CAS introduz nova eficiência de energia, nova tecnologia de discos e soluções de gestão de arquivo permanente

12 Inspecções periódicas As inspecções devem ser realizadas em intervalos de tempo curtos, a fim de garantirem a acessibilidade à informação, ou seja: estrutura lógica; suporte em boas condições. Salienta-se que esta questão se prende com o software e com o hardware necessários para aceder à informação contida nos diferentes suportes, uma vez que aqueles se tornam rapidamente obsoletos devido aos avanços tecnológicos. 23 Migração: Estratégias de Preservação (**) Passagem para uma nova plataforma de equipamento informático, sistema operativo ou versão de suporte lógico. Conversão de formatos: Transformação da representação de um tipo de dados, pode ser baseada no formato, num valor de outro tipo de dados, normalmente efectuado a fim de evitar conflitos de tipos de dados, ou seja de um formato de ficheiro para outro mais actual NOTA: A conversão de tipo entre tipos numéricos é frequentemente permitida, mas pode perda de exactidão, de precisão ou de ambas. provocar (**) Definição da responsabilidade da CT113 (*) Glossário de termos de Informática, acessível em

13 Refrescamento: Estratégias de Preservação (*) Processo de produção repetida de uma imagem de um suporte de armazenamento para outro do mesmo tipo, de modo que essa imagem permaneça visível. Emulação: (*)Utilização de um sistema informático para imitar um outro sistema informático, de forma que o sistema imitador aceite os mesmos dados, execute os mesmos programas e produza resultados iguais aos do sistema imitado. NOTA: A emulação é geralmente realizada por meio de equipamento informático ou de suporte lógico permanente. (*) Glossário de termos de Informática, acessível em 25 RODA (Um modelo de preservação a acompanhar) Repositório de Objectos Digitais Autênticos Um protótipo: Repositório: Ingestão, gestão e disseminação de objectos digitais Especificações - OAIS - FEDORA infrastructure Esquemas de metadata standard PREMIS EAD METS Mix 26 13

14 Conclusões Garantir que o tempo de vida do novo suporte será igual ou superior ao do suporte original; Garantir o acesso à informação transferida; Garantir que no processo de transferência são respeitados todos os princípios de integridade, e autenticidade; Justificar-se em termos de custo/benefício

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