A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E OS ARQUIVOS. Daniela F. Gabriel João Paulo Lopes Vítor Mesquita O EXEMPLO DA CMP AO SERVIÇO DO CIDADÃO

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1 2015 CMP DMC DMAG Daniela F. Gabriel João Paulo Lopes Vítor Mesquita A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E OS ARQUIVOS O EXEMPLO DA CMP AO SERVIÇO DO CIDADÃO GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015

2 2015 CMP DMC DMAG AGENDA I. A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA E A MUDANÇA DE PARADIGMA: O DIGITAL 1. O paradigma Digital na CMP A CMP em projetos A CMP em números II. PROBLEMA OU OPORTUNIDADE? 1. o estado da arte das arquiteturas do sistema de informação do Município do Porto 2. de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP) Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), o que é? Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP), como? 3. o Modelo do Arquivo Digital III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO 1. Operação 1: Inovar para o Cidadão 2. Operação 2: Informação para todos

3 2015 CMP DMC DMAG I. A Modernização Administrativa e a Mudança de Paradigma Crescimento exponencial da informação digital

4 O paradigma Digital na CMP Informatização de Serviços desde 1980 Projetos de descrição e digitalização de documentação arquivada Implementação do Registo de Expediente que evoluiu para Gestão Documental Salvaguarda dos originais físicos Disseminação de conteúdos em plataformas digitais Oferta de Serviços Online Desmaterialização e tramitação digital de processos Racionalizar recursos internos, potenciando a informação Melhorar o acesso do cidadão aos serviços/informação da CMP Concretizar projetos de simplificação administrativa 4

5 2015 CMP DMC DMAG PROJETOS a CMP em Projetos CALIOPE (1988/91) PROJETOS GescorV Na Produção GISA ( ) GISA-MOD ( ) Criação do Gabinete do Munícipe 2004 DocInPorto GISA-WEB (2011) SAMA/SIMPLEX 2009/2010 UCD Unidade Central de Digitalização Emissão Certidão IMI na Hora SIMPLEX 2010/2011 Documento Orientador - Arquivo Eletrónico Certificável : desmaterializar controladamente para potenciar a informação em rede No Arquivo SAMA/SIMPLEX 2009/2010 LUD Licenciamento Urbanístico Digital BAV Balcão Atendimento Virtual Serviços online: Certidões de autorizações de utilização Informação Escolar, Serviços Culturais, Bilhética, Serviços na hora: Disponibilização de elementos instrutórios de processos de licenciamento urbanístico, Licenciamento de publicidade, de ocupação da via pública, SAMA SIMPLEX 39 M

6 2015 CMP DMC DMAG a CMP em Projetos Na Produção SAMA inovar para o cidadão informação para todos No Arquivo

7 2015 CMP DMC DMAG a CMP em Números GISA: [ATÉ ] UNIDADES INFORMACIONAIS COM OBJETOS DIGITAIS IMAGENS (TIFF JPEG) PUBLICADOS (WEB): UNIDADES INFORMACIONAIS COM OBJETOS DIGITAIS IMAGENS (TIFF JPEG) CONSULTAS: UTILIZADORES VIRTUAIS DOCUMENTOS CONSULTADOS ORIGEM DAS CONSULTAS: 90% portugueses 3,6% brasileiros 3,6% espanhóis 2,8% de + 75 países de todos os continentes

8 2015 CMP DMC DMAG a CMP em Números LUD [ATÉ ] PROCESSOS LUD DESMATERIALIZADOS IMAGENS (TIFF JPEG) 6 TB REQUERIMENTOS ONLINE REQUERIMENTOS ONLINE DOCINPORTO [DESDE 2007] PROCESSOS ATIVOS PROCESSOS ARQUIVADOS

9 2015 CMP DMC DMAG II. PROBLEMA OU UMA OPORTUNIDADE

10 PROBLEMA OPORTUNIDADE 1. o estado da arte do sistema de informação do Município do Porto 2. de Sistema de Informação (SI) a Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP) 3. o Modelo do Arquivo Digital

11 1. O ESTADO DA ARTE DAS ARQUITETURAS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO DO MUNICÍPIO DO PORTO REQUISITOS DE LEVANTAMENTO Identificar e documentar os sistemas de informação tecnológicos existentes e respetiva arquitetura lógica e física; Aferir a qualidade, fiabilidade, acessibilidade e interoperabilidade das aplicações e dos sistemas, medindo a relação de dependência com os fornecedores; Avaliar o gap entre a arquitetura atual e as novas tendências tecnológicas, reconhecendo e propondo quais as tecnologias emergentes capazes de trazer valor acrescentado à CMP Classificar por criticidade, urgência, esforço (externo, interno, financeiro) e risco as propostas de desenvolvimento e melhoria apresentadas

12 1. Alguns resultados Aplicativos Gestão Informação 109 aplicações em exploração POLÍTICAS E BOAS PRÁTICAS DA GESTÃO DA INFORMAÇÃO: Políticas de segurança [5] Políticas de preservação [4] Políticas comuns a ambas as áreas [4] Normas orientadoras para criação Arquivo Digital [9 - ISO] SERVIDORES APLICACIONAIS IIS WebLogic Tomcat Apache

13 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) O QUE É? Sistema Tecnológico de Informação (STI) Sistema de Informação (SI) Sistema de Informação Ativa e Permanente (SI-AP) constituído pelos diferentes tipos de informação, não importa qual o suporte (material e tecnológico), de acordo com uma estrutura (entidade produtora/recetora) prolongada pela ação na linha do tempo é assumido como a plataforma tecnológica meio físico e lógico que sustenta a produção, processamento, circulação, armazenamento, transmissão e acesso à informação que constitui o SI propriamente dito corresponde ao modelo operacional e sistémico que efetiva a estruturação do sistema de informação organizacional, refletindo a cultura organizacional e corporizando o carácter único e particular de cada Organização, sendo impossível dissociar nesta abordagem as realidades informacional, tecnológica e organizacional

14 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) COMO?

15 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) COMO? Manter a informação ativa e permanente, usável em qualquer suporte e estado (tramitação/arquivado); Incluir a avaliação desde a produção (profilaticamente) Fomentar a interoperabilidade semântica, tecnológica e aplicacional [MEF/PCIAAL] Assegurar cumprimento da Moreq 2010, incluindo as técnicas de autenticação e certificação digital Garantir a captura de metainformação (descritiva, técnica, estrutural e de preservação) Criar as bases para implementar um Arquivo Digital Certificável

16 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos COMO? Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos: ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.; Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por vários locais; Eliminações abusivas; Ignorância dos princípios de comunicabilidade; Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à multiplicação de cópias (vários suportes)

17 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos COMO? Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos: ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.; Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por vários locais; Eliminações abusivas; Ignorância dos princípios de comunicabilidade; Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à multiplicação de cópias (vários suportes)

18 2. DE SISTEMA DE INFORMAÇÃO (SI) A SISTEMA DE INFORMAÇÃO ATIVA E PERMANENTE (SI-AP) Eliminar as situações de caos informacional nos serviços administrativos COMO? Desconhecimento das normas de tramitação administrativa e organização dos processos: ordenar, numerar, anexar, identificar, acondicionar, etc.; Mistura de documentação, menor possibilidade de eliminação Falta de espaço crónica, acumulação de massas documentais amorfas e dispersas por vários locais; Eliminações abusivas; Ignorância dos princípios de comunicabilidade; Administração pouco confiante, não controla a informação e que por isso recorre à multiplicação de cópias (vários suportes) Normalizar práticas de trabalho: criando instrumentos reguladores Regulamento interno de Gestão da Informação dinamizando ações de formação em contexto de trabalho

19 3. O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP 1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL 2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS 3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO 4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS 5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE ARMAZENAMENTO

20 3. O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP 1. SELEÇÃO O MODELO CONCETUAL INTERVENIENTES PROCESSOS PACOTES INFORMAÇÃO Open Archival Information System (OAIS) ISO 14721:2012

21 3. O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP 2. DEFINIÇÃO ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE PROCESSOS

22 3. O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP 3. SELEÇÃO DE ESQUEMAS DE METAINFORMAÇÃO TIPO FUNÇÃO NORMAS Técnica Preservação; pesquisa NISO Z39.87 Estrutural Renderização, reconstituição do objeto METS Descritiva Acesso EAD; ISAD(G); ISAAR(CPF) Preservação Autenticidade PREMIS 4. DEFINIÇÃO DAS CLASSES DE OBJETOS DIGITAIS CLASSES OD FORMATO TRANSACIONAL FORMATO DEFINITIVO (PREFERENCIAL) Texto estruturado Word Excel, OpenOffice, etc. PDF A Imagens Png gif Jpeg, vectorial (dwf), etc. TIFF, JPEG 100% e DWF X Bases de Dados Access Oracle SQL Server DBML

23 3. O MODELO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL DA CMP 5. DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA TECNOLÓGICA E DE ARMAZENAMENTO

24 III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO Operação 1: Inovar para o Cidadão Operação 2: Informação para todos

25 Operação 1: Inovar para o Cidadão Vem no seguimento dos processos de modernização e simplificação administrativa da autarquia Visa o alinhamento organizacional da CMP baseado CIDADÃO em políticas e princípios uniformes e transversais que permitam a operacionalização de iniciativas de forma inovadora e eficiente Pressupôs a criação de uma estrutura operacional de gestão por projeto, pluri-orgânica e multidisciplinar Financiada ao abrigo do programa COMPETE na área do Sistema de Apoios à Modernização Administrativa (SAMA) num valor superior a

26 Operação 2: Informação para todos PRINCIPAIS OBJETIVOS O será uma plataforma modular, assente em tecnologias e normas open source. CIDADÃO Promoverá: a interoperabilidade técnica e semântica; o pleno acesso e disponibilização da informação, quer para o cidadão, quer entre organismos; a eficiência e a transparência administrativas, contribuindo para a democratização do acesso aos dados, capaz de criar sinergias de natureza económica, social, cultural..

27 III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO Operação 1: Inovar para o Cidadão 16 Atividades Definição da arquitetura de informação e de sistemas Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável Redefinição do sistema de gestão documental e Implementação da MEF/PCAL Modelação de processos/actividades e Implementação de workflow 9. Expansão da "desmaterialização" de processos operativos Reestruturação da carta de serviços e Otimização de CzRM

28 Operação 1: Inovar para o Cidadão OBJETIVOS ESPECÍFICOS Capacitar os cidadãos, a administração e demais agentes. Disponibilizar serviços ao cidadão/empresa assentes num conceito de administração aberta. Sustentar a atuação da CMP e a sua prestação de serviços, numa base tecnológica e informacional inovadora.

29 Operação 1: Inovar para o Cidadão OBJETIVOS ESPECÍFICOS Assegurar uma resposta mais célere, fiável e eficaz ao cidadão/empresa. Racionalizar os recursos e diminuir os custos públicos de contexto. Criar um contexto favorável à dinamização económica.

30 III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO ESTADO ATUAL DO PROJETO DEFINIÇÃO DAS ARQUITETURAS DE INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS DEFINIÇÃO DA ARQUITETURA DE INFORMAÇÃO E DE SISTEMAS IMPLEMENTAÇÃO DA MEF/PCAL Realização de diagnóstico Estabelecer o mapa de perfis de acesso e gestão da informação Definir uma nova arquitetura de informação, devidamente articulada com os sistemas tecnológicos Monitorizar a implementação do novo Plano de Classificação (MEF-PCAL) MODELAÇÃO DE PROCESSOS OPERATIVOS/ ATIVIDADES E RESPETIVOS WORKFLOWS Proceder ao levantamento dos processos operativos da CMP Identificar os objetos informacionais existentes em cada processo operativo Elaborar o documento de especificações que reflita os requisitos funcionais e não funcionais identificados Elaborar o Plano de Implementação

31 III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO ESTADO ATUAL DO PROJETO IMPLEMENTAÇÃO DA ARQUITETURA INFO-TECNOLÓGICA CONFIGURAÇÃO DOS APLICATIVOS DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO IMPLEMENTAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL CERTIFICÁVEL Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão de Processos Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Gestão Documental Integração do Sistema de Gestão de Arquivo Criação do modelo conceptual e implementação do Arquivo Digital Certificável Documento Orientador Seleção, aquisição e configuração do Sistema de Armazenamento e desenvolvimento da Camada de Comunicação EXPANSÃO DA DESMATERIALIZAÇÃO DE PROCESSOS OPERATIVOS Identificação dos processos operativos a desmaterializar. Implementar a sua tramitação digital

32 III. MODELO DE OPERACIONALIZAÇÃO ESTADO ATUAL DO PROJETO APROXIMAÇÃO AO CIDADÃO CRIAÇÃO DE UM DASHBOARD DE GESTÃO Definição do quadro de indicadores Automatização de captura e tratamento de dados REESTRUTURAÇÃO DA CARTA DE SERVIÇOS DO MUNICÍPIO Proceder ao levantamento de todos os serviços prestados pela CMP Atualizar a lista de serviços Identificar as tipologias informacionais/processo relativas a cada um dos serviços prestados.

33 2015 CMP DMC DMAG OBRIGADO! GTGDA - BAD, 18 de Junho de 2015

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