PADRÕES DE FORMATOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS ADOTADOS PELO ARQUIVO PERMANENTE DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP PARA PRESERVAÇÃO E ACESSO

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1 PADRÕES DE FORMATOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS ADOTADOS PELO ARQUIVO PERMANENTE DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP PARA PRESERVAÇÃO E ACESSO Andressa Cristiani Piconi Humberto Celeste Innarelli Arquivo Central do Sistema de Arquivos Universidade Estadual de Campinas

2 Objetivo Definição de propostas de padrões de formatos de documentos arquivísticos digitais visando: a gestão; preservação; acessibilidade; garantir a sua autenticidade ao longo do tempo

3 Por que estabelecer padrões? estabelecer formatos tanto para a captura de documentos através de equipamentos de digitalização, como para os documentos que já nascem em meio digital, auxiliam no acesso e preservação de documentos digitais; é uma das alternativas que garantem seu acesso no futuro, diminuindo problemas em relação à preservação digital; definir estes formatos, não é uma tarefa fácil, devido à atualização tecnológica, o que dificulta a criação de uma política de gestão arquivística para este tipo de documento.

4 Grupos de estudos Internacionais: OAIS Interpares Dirks MoReq DoD STD Nacionais: CTDE/Conarq GDAE/Unicamp

5 Critérios Padrões de formatos abertos e/ou de uso gratuito: possibilitar a independência do ambiente computacional (hardware e software). Acessibilidade: garantir o acesso ao documento, adotando padrões de formatos abertos popularmente utilizados e que não necessitam de um software proprietário para seu acesso. Estabilidade: adotar formatos estáveis os quais permitem a atualização de versões e garantam a compatibilidade. Suporte a metadados: alguns formatos incluem campos de metadados que serão importantes para a preservação e acessibilidade do documento a longo prazo.

6 Critérios Especificidade do formato: deve-se definir bem o conjunto de características de cada formato selecionado, evitando formatos não especificados, pois quanto mais complexo o formato, maior o nível de controle e preservação. Interoperabilidade: é importante que possa ocorrer a interação de documentos digitais entre diferentes sistemas tecnológicos. Autenticidade: o formato deve preservar os dados, a estrutura do documento e toda a informação inerente contextual.

7 Critérios Processabilidade: é a capacidade de processamento do documento, por exemplo, a conversão de um documento DOC para o formato PDF, remove sua capacidade de processamento, portanto é necessário manter uma versão processável do documento. Apresentação: o formato deve manter as características inerentes à apresentação do documento digital, pois pode ter o valor significativo à informação, portanto, a preservação de suas fontes, cores e lay-outs, por exemplo, deve ser considerada. Além desses critérios deve-se considerar a Fidedignidade devendo preservar o grau de completude do documento arquivístico a partir de sua criação.

8 Padrões de formatos adotados pelo Arquivo Permanente do Arquivo Central/Unicamp Necessidade de orientar a produção, o recolhimento, a preservação e a própria gestão da preservação de documentos em meio digital permanentes e/ou de longo prazo de guarda, gerados pelos órgãos da Unicamp Levando-se em consideração os formatos de documentos digitais mais utilizados e produzidos pela Universidade, que são: textuais iconográficos sonoros audiovisuais

9 Padrões de formatos adotados pelo Arquivo Permanente do Arquivo Central/Unicamp Portable Document Format (PDF) Formato definido para documentos textuais. Este padrão tem características para o gerenciamento e uso de longo prazo de documentos onde o conteúdo e a aparência devem permanecer estáveis por longo período de tempo, oferecendo uma capacidade de metadados sobre o documento. Tagged Image File Format (TIFF) Formato definido para documentos iconográficos. Incorpora metadados de todos os formatos, permitindo a adição de informações técnicas e recursos, facilitando a preservação e o acesso de longo prazo. É um formato flexível e compatível com a maioria dos editores de imagens, além de ser do tipo bitmap, isso significa que cada ponto da imagem possui uma característica específica.

10 Padrões de formatos adotados pelo Arquivo Permanente do Arquivo Central/Unicamp Waveform Audio File (WAV) Formato definido para documentos sonoros. Oferece qualidade na gravação do áudio. É o formato mais utilizado por produtores profissionais, devido à sua fidelidade de som. Praticamente qualquer software de edição de áudio suporta este padrão de áudio digital. Audio Video Interleave (AVI) Formato definido para documentos audiovisuais. É o formato mais utilizado para armazenamento de vídeo digital, pois possui uma melhor resolução por ser baseado em frames bitmap (BMP), o que garante uma melhor qualidade de imagem.

11 Conclusão O Arquivo Central do Sistema de Arquivos da Unicamp destaca a importância em se definir um padrão para produção de documentos arquivísticos digitais, para tanto elaborou estas propostas de padrões de formatos para documentos digitalizados ou produzidos em meio digital a serem adotadas como forma de facilitar na gestão arquivística, auxiliar na preservação e garantir o acesso a longo prazo deste tipo de acervo. Cada instituição deve definir através de estudos, quais serão os melhores padrões de formatos para documentos em meio digital a serem adotados de acordo com as suas necessidades e realidades.

12 PADRÕES DE FORMATOS DE DOCUMENTOS DIGITAIS ADOTADOS PELO ARQUIVO PERMANENTE DO SISTEMA DE ARQUIVOS DA UNICAMP PARA PRESERVAÇÃO E ACESSO Andressa Cristiani Piconi andressa@unicamp.br Humberto Celeste Innarelli humberto@unicamp.br Arquivo Central do Sistema de Arquivos Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP siarq@unicamp.br