Sistemas de Gestão Documental

Transcrição

1 Sistemas de Gestão Documental Maria Manuel Salazar 16 Maio 2009

2 Informação O Valor da Informação é algo que não questionamos diariamente. O que nos preocupa é o modo como ela possa ser rapidamente integrada na infra estrutura e modelo de negócio. Recurso essencial para as organizações uma vez que desempenha um papel nuclear em todas as nossasactividades!!!

3 Informação Vivemos numa época em que a informação e os respectivos suportes documentais, sãofundamentais para o funcionamento administrativo de cada serviço. Deste modo, a informação só tem utilidade e só cumpre a missão se estiver : Ordenada Classificada Arrumada devidamente ENCONTRÁ LA COM RAPIDEZ E DISTRIBUÍ LA COM EFICIÊNCIA

4 Documentos Os documentos são os condutores e recipientes de conteúdos ou informações, que têm diferentes manifestações físicas: Papel Ficheiros de texto Imagens Digitalizadas Vídeos Imagens Ficheiros PDF Ficheiros Word Ficheiros Excel

5 Documentos Documentos surgem como cogumelos nas instituições Cartas Ofícios Requisições Fax E mails Facturas.

6 Documentos : como lidamos Triamos Carimbamos Protocolamos Distribuímos Transportamos Registamos Classificamos Devolvemos Arquivamos

7 Documentos : volume Volumes e volumes de documentos Complexidade da gestão de documentos cresce exponencialmente!!! 50 não há problemas 500 é complicado 5000 é um pesadelo!!!!! > 5000 CAOS!!!!!

8 Gestão Documental Como gerir esta complexidade?? Adoptando um Sistema de Gestão documental Mudança cultural Controlo dos fluxos de documentos: Formas de produção Aquisição Processamento Circulação Avaliação Armazenamento Disseminação Preservação

9 Sistema de Gestão Documental Solução quepermita: Arquivo e organização de documentos e processos em formato electrónico, disponibilizando mecanismos que permitam a automatização da circulação dos mesmos, bem como o controlo do seu estado e/ou localização em qualquer momento.

10 Sistema de Gestão Documental Alinhar recursos tecnológicos com o planeamento estratégico: Gerar fluxos de documentos Criar um espaço virtual que congregue o maior número possível de fontes de informação estruturadas e classificadas Scanner SGD E mail Fax Server Pastas Servidor

11 Sistema de Gestão Documental Documentos, dados e tarefas, circulam de acordo com um conjunto de regras pré definidas. Maior eficiência Cada interveniente concentra se na sua função Controlo e aceleração do tratamento da informação Liberta os colaboradores lb para outras tarefas Cada colaborador Tem tarefas bem definidas Apenas acede aos documentos respeitantes à sua função

12 Sistema de Gestão Documental Maior fluidez da informação Rapidez de Acesso Controle da informação Redução da circulação do papel Segurança Física Acesso Autenticação Qualidade e Fiabilidade da informação Redução de Custos

13 Sistema de Gestão Documental As instituições que implementam a Gestão Documental não conseguem prescindir mais dela pelos enormes ganhos daí resultantes. Há dez anos um telemóvel não era essencial Hoje é uma ferramenta estratégica e imprescindível!!!!

14 Tempo Inteligente não se perde!! Numa instituição moderna não cabe o conceito perder tempo. As soluções, como a Gestão Documental, que nos permitem reduzir o tempo, automatizando ti tarefas, são essenciais ii para trabalhar melhor.