GERENCIAMENTO DE IMAGENS DE DOCUMENTOS ATRAVÉS DE SOLUÇÃO HÍBRIDA NA SEFAZ/RS

Transcrição

1 SUPERVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO SETOR DE MICROFILMAGENS GERENCIAMENTO DE IMAGENS DE DOCUMENTOS ATRAVÉS DE SOLUÇÃO HÍBRIDA NA SEFAZ/RS EDOC 2012 PORTO ALEGRE 1

2 SETOR DE MICROFILMAGENS Na década de 70, criação da microfilmagem. 1996: implantação da digitalização. 1999: obsolescência do software de digitalização e do parque de microfilmagem. 2001: busca de alternativas 2004: implantação do sistema híbrido 2012: renovação scaneres e software 2

3 SETOR DE ARQUIVO Setor criado em 2002 Área ocupada em 4 locais Arquivo corrente: 217 m², Lotergs: 277 m², Edu Chaves: 75m² Diapo: 415 m². 3

4 4

5

6 6

7

8 SETOR DE ARQUIVO Aplicação da TTD Para cada processo (documento) é um prazo: Documentos de caixa: 10 anos e depois eliminação. Demonstrativos: 02 anos e depois eliminação. Administrativos e impugnações de AL: + de 10 anos. 8

9 QUANTIDADE DE PROCESSOS Gerados Arquivados Microfilmados

10 SISTEMA HÍBRIDO implantação de Sistema Híbrido escaneamento precedendo a microfilmagem; microfilme como mídia final, até o decorrer do prazo de guarda da documentação, permanência de arquivo digital das imagens dos documentos mais consultados. 10

11 SISTEMA HÍBRIDO Equipamentos: Três escâneres de alta velocidade (67 a 85ppm A4) Dois escâneres de mesa formato A3 (25ppm A4) Seis escâneres de mesa formato A4. Uma microfilmadora Eletrônica Digital. Um Scanner de microfilmes, modelo DSV

12 SISTEMA HÍBRIDO Equipamentos: Duas leitoras revisoras de microfilme. Um Equipamento Servidor Gerenciador de Aplicativo de Armazenagem de Documentos. Dez micros para as estações produção/cliente. Programa de Software de gerenciamento Eletrônico de Imagens de Documentos DocuWare 12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22 22

23 23

24

25

26 PESSOAS ENVOLVIDAS SERVIDORES TERCEIRIZADOS ESTAGIÁRIOS TOTAL

27 BENEFÍCIOS DO SISTEMA HÍBRIDO Redução de espaço físico. Simplificação no preparo de documentos. O equipamento gera microfilmes, mantendo a SEFAZ dentro da mídia legalmente reconhecida. Qualquer arquivo que possa ser convertido para imagem, pode ser gravado em microfilme. 27

28 BENEFÍCIOS DO SISTEMA HÍBRIDO Possibilidade de microfilmagem de dados contidos nos servidores da SEFAZ, desocupando espaço nos mesmos. Redução de gasto com microfilmes. Passamos a utilizar filmes de 200 pés. 28

29 BENEFÍCIOS DO SISTEMA HÍBRIDO TIPO DE DOCUMENTO UTILIZAÇÃO DE MICROFILMES MICROFILMAGEM FILMES 100 PÉS REDUÇÃO FOTOGRAMAS P/ FILME MICROFILMAGEM ELETRÔNICA FILMES DE 200 PÉS REDUÇÃO FOTOGRAMAS P/ FILME GANHO EM 100 PÉS Guias Arrecadação (padrão, menor que A4) Processos Administrativos (A3 e A4) 40x x % 27x x % 29

30 BENEFÍCIOS DO SISTEMA HÍBRIDO Envio de imagem de qualquer microfilme (desde 1972 até hoje), via rede ou CD, através do escaneamento do microfilme. Diminuição o tempo de atendimento das solicitações de cópias. Redução de gasto com toner para leitora copiadora. Diminuição de retrabalho. 30

31 BENEFÍCIOS DO SISTEMA HÍBRIDO O software permite a integração com outros softwares, Banco de Dados e Sistemas Operacionais. Possibilidade de acompanhar a implantação de novas tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Informação. Qualificação dos serviços prestados pela Microfilmagem, frente às novas tecnologias disponíveis. 31

32 SITUAÇÃO APÓS AQUISIÇÃO DO SISTEMA HÍBRIDO O Sistema Híbrido trouxe maior agilidade na digitalização e microfilmagem, com o aproveitamento total da mídia microfilmada e a possibilidade de disponibilizá-las em meio digital e remessa ao requerente através de para qualquer parte do estado, mesmo dos microfilmes já existentes. O número de pessoas diminuiu e o volume de documentos processados foi triplicado. 32

33 SITUAÇÃO APÓS AQUISIÇÃO DO SISTEMA HÍBRIDO Os quatros fatores fundamentais que contribuíam para diminuir o passivo. 1. Criação do Setor de Arquivo especializado, ocorrido em 2002 PDD e TTD 2. Aplicação da TTD, parcialmente até janeiro de 2008 e integralmente a partir dessa data. 33

34 SITUAÇÃO APÓS A IMPLANTAÇÃO DA SOLUÇÃO 3. Implantação de código de barras nas guias de arrecadação em Nova tecnologia de GED implantada no Setor de Microfilmagem. 34

35 RESULTADOS COM O SISTEMA HÍBRIDO PRODUÇÃO DE IMAGENS IMAGENS DE DOCUMENTOS ANO PADRÃO A4 PADRÃO 11x21 cm SEM PADRÃO até A3 Total/ano a

36 RESULTADOS COM O SISTEMA HÍBRIDO PROCESSOS MICROFILMADOS ANO Total/ano / TOTAL

37 RESULTADOS COM O SISTEMA HÍBRIDO SOLICITAÇÕES DE CÓPIAS ANO PEDIDOS PAPEL DIGITAL TOTAL TOTAL ,60% 94,40% 37

38 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS NA SEFAZ Em papel Guardamos nos locais de arquivo, cumprimos a tabela e depois eliminamos. Apenas os com guarda superior a 10 anos são microfilmados. Em microfilme pelo tempo de guarda mais longo dos processos. Eletrônicos STI Digitais só trabalhos especiais. 38

39 Obrigada! Elisabete Favero Chefe do SEMID - SEFAZ/RS elisabetef@sefaz.rs.gov.br 39