Universidade Federal de Roraima Diretoria de Tecnologia da Informação SIG Software e Consultoria em T.I
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- Marco Valverde Antunes
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1 SIPAC - PROTOCOLO Manual de Memorand Cadastro e Autenticação 1 Tela Inicial do SIPAC Ao acessar o SIPAC, a tela acima é apresentada. Nela, estão presentes todos os memorandos destinados ao usuário que efetuou o login. Nessa tela, é possível visualizar, marcar para acompanhamento, visualizar detalhes, visualizar leitura, responder e encaminhar o memorando. 2 Operações 2.1 Memorando Eletrônico Circular O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc a serem adotados por determinado setor do serviço público. Sua característica principal é a agilidade. A tramitação do memorando em qualquer órgão deve
2 pautar-se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. CAMINHO DE ACESSO PELO SISTEMA SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro/Autenticação Cadastrar Memorando Circular. Para enviar um memorando circular é necessário que seja selecionado o grupo que irá receber o mesmo.
3 O sistema exibirá uma lista com os grupos de destinatários já cadastrados. Esses grupos são criados através do SIGADIM. Portanto, caso nessecite de um grupo especifico, solicite a sua criação a equipe da DTI - CSI. Na próxima tela, será exibida para o usuário o campo para digitação do memorando. Segue uma exempĺo na imagem abaixo.
4 Ainda é possível adicionar algum arquivo no memorando eletrônico. é possível visualizar o mesmo através do link: Pré-Visualizar. Após informar as informações do memorando e clicar em Continuar, será necessário informar um servidor que será o responsável por autenticar o memorando. Para que outras pessoas possam ler esse memorando, é necessário que o servidor responsável pelo mesmo realize a sua autenticação digital. Apenas servidores com níveis de responsabilidade CHEFE, VICE ou GERENTE podem autenticar memorandos. Na tela acima, para apenas salvar as informações fornecidas no memorando, clique em Gravar. O usuário poderá também realizar o envio do memorando ao responsável, clicando em Enviar para Autenticação. A página gerada será comum para as duas funções: Gravar e Enviar para Autenticação. Caso o memorando seja enviado para autenticação, a tela a seguir será exibida.
5 2.2 Memorando Eletrônico Esta funcionalidade permite que o usuário cadastre um memorando eletrônico no sistema da Instituição. Memorandos são documentos utilizados na comunicação interna da Instituição e devem servir como um mecanismo de comunicação somente entre suas unidades, com exceção de envios destinados a chefes, vice-chefes e gerentes desses setores. CAMINHO DE ACESSO PELO SISTEMA SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro/Autenticação Cadastrar Memorando. A principal diferença no processo de cadastro do memorando eletrônico circular e este memorando eletrônico é que o primeiro é enviado para um grupo previamente cadastrado pela equipe da DTI CSI, já o segundo é enviado para umas das unidades da UFRR. OBS: Os passos para cadastro são os mesmo do item Autenticar Memorando Esta função possibilita a autenticação de Memorandos Eletrônicos. Todo memorando cadastrado possui um ou mais servidor(es) responsável(is) pela sua autenticação. A autenticação de todos os responsáveis se faz necessária para que o memorando possa ser recebido pelo(s) destinatário(s). CAMINHO DE ACESSO PELO SISTEMA SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro/Autenticação Autenticar.
6 Ao acessar o caminho acima especificado, o servidor responsável verá uma lista com todos os mesmorandos que necessitam de sua autenticação. É possível visualizar, alterar, autenticar e remover o memorando eletrônico. Ao clicar em Autenticar(Ícone da Chave), o sistema exibirá uma nova tela solicitando a senha do usuário para autenticação. Após informar a senha o usuário autenticador têm duas opções: Autenticar e Enviar ou Autenticar e Não Enviar. Enviando o memorando, a seguinte tela será exibida:
7 Caso o memorando seja autenticado e não enviado para a unidade de destino, o mesmo ficará guardado na unidade (SIPAC Módulos Protocolo Memorandos Cadastro/Autenticação Alterar Memorando), permitindo que o cadastrante, envie o memorando.
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