A Gestão por Processos e a Automação na Administração de Pessoal. Paulo Beck Agens TI paulo.beck@agens.com.br

Transcrição

1

2 A Gestão por Processos e a Automação na Administração de Pessoal Paulo Beck Agens TI paulo.beck@agens.com.br

3 Os Principais Elementos na Realização das Atividades nos Escritórios Pessoas (colaboração / Comunicação) Processos (automação) Documentos (digitalização, anexos) Sistemas (transações, informações, integração)

4 Inclusão Digital x Integração Digital O é a principal ferramenta de comunicação O negócio da empresa estáatendido por um ERP Os documentos estão disponíveis em formato digital nos servidores de arquivos Planilhas eletrônicas são utilizadas para produzir dados de apoio e complementar funcionalidades dos sitemas ESTES ELEMENTOS ESTÃO REALMENTE INTEGRADOS?

5 Clientes e Fornecedores Internos Setor Demandante Setor de RH

6 O Uso do Tempo Quanto tempo éempregado no entendimento, validação e transposição das informações contidas nas demandas? Quanto tempo éempregado na geração de comunicações com os clientes internos durante os processos? Quanto tempo éempregado efetivamente na execução das atividades especializadas? Quanto tempo é gasto com solicitações não atendidas?

7 Solicitação de Desligamento Lançamento da Data de Desligamento Lançamento dos Eventos de Cálculo Cálculo da Rescisão Emissão do Recibo, Guias e Depósito Processo + Documentos Agendamento de Exames Demiss. Lançamento do Resultado do Exame Cadastro de Currículos Agendamento de Entrevistas Seleção de Candidatos Admissão Orientação àfunção x Processo Comunicação ao Gestor

8 Benefícios Eficiência Melhoria da Qualidade dos Serviços Padronização e Conformidade Transparência e Rastreabilidade Maior Proximidade com os Colaboradores

9 Benefícios Eficiência: eventos que vão desde uma solicitação de férias atéuma reposição de pessoal são lançados automaticamentenos sistemas de RHe Folha de Pagamentoàpartir das informações preenchidas nos formulários eletrônicos, evitando redigitação, erros e retrabalho.

10 Benefícios Eficiência: a tramitação de documentospassa a ocorrer de forma eletrônica. Os documentos são digitalizadosno momento que dão entrada nos processos, tornando-se acessíveis em outras etapas sem necessidade de cópias e deslocamentos físicos entre as pessoas.

11 Benefícios Melhoria da Qualidade dos Serviços: com a automação, ocorre a redução das atividades operacionais e de controlerealizadas pelos funcionários de RH, e o tempo pode ser melhor utilizado para atividades táticase estratégicas, refletindo na melhoria do atendimento.

12 Benefícios Padronizaçãoe Conformidade: os Procedimentos Administrativossão executados conforme os processos definidos pela instituição.

13 Benefícios Transparênciae Rastreabilidade: todas as etapas da execução dos Procedimentos Administrativosficam registradas, juntamente com a identificaçãodos envolvidos, prazose até comentários. Estas informações podem ser recuperadas a qualquer momento tanto para fins de auditoria como de acompanhamento.

14 Benefícios Maior Proximidade da Empresa com os Colaboradores: através da disponibilização do processo em meio digital, os colaboradores podem realizar solicitações de forma eletrônica para si ou para seus subordinados e acompanhar o andamento até a efetivação.

15 Produto Final Formulários Eletrônicos Listas de Tarefas

16 Tempo médio de resposta após receber atividades Tempo total de atraso Produto Final na execução de tarefas Tempo médio de atraso na execução de tarefas Épossível gerar uma série de consultas gerenciais a partir da automação Este relatório mostra uma estatística de tempos por USUÁRIO. Através dele, é possível determinar...

17

18 Muito Obrigado! Paulo Beck Agens TI

19