DESCRITIVO DA EMPRESA CÉLULA GESTAO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E INFORMAÇÕES LTDA

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1 DESCRITIVO DA EMPRESA CÉLULA GESTAO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E INFORMAÇÕES LTDA A Célula está localizada na Rod Br 040, km 800, n 24, no Condomínio Empresarial Park Sul, município de Matias Barbosa, próximo à entrada da cidade de Juiz de Fora. Nossas unidades possuem estantes projetadas e construídas usando conceitos rígidos de segurança, de forma a proporcionar resistência estrutural na verticalização. Possuímos circuito interno de alarme 24h por dia, sistema de segurança interno contra incêndio e monitoramento 24h por dia da temperatura do Data Center, backups de segurança internos e externos dos servidores, bem como vigilância 24 horas por dia, 7 dias na semana, dos galpões do Condomínio Empresarial. Contamos com profissionais treinados e qualificados para atender às necessidades de nossos clientes. Possuímos veículos próprios e equipe qualificada quanto aos procedimentos de segurança e conservação adotados na manipulação das embalagens e documentos transportados. A CÉLULA assume a responsabilidade de manter rigoroso sigilo sobre quaisquer dados ou informações decorrentes dos documentos que lhe forem confiados para armazenagem, conforme descrito na cláusula 4.8 do contrato assinado entre as partes. O galpão de armazenagem dos documentos tem acesso restrito às pessoas autorizadas, sendo que as caixas padrão para armazenagem dos documentos não tem na sua parte externa qualquer identificação com o nome da empresa, ou com o seu conteúdo. O HMTJ, opcionalmente, poderá lacrar as caixas com lacres próprios. SISTEMA DE GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED): A CÉLULA disponibiliza para o HMTJ um sistema de gerenciamento de documentos para acesso via internet, denominado sistema GED. O sistema GED faz o controle de usuários que acessam a base de dados da HMTJ através de senhas de identificação, habilitação e permissão, senhas estas que são criptografadas, além do acesso seguro ao GED via HTTPS. A base de dados do HMTJ no sistema GED é gerenciada por pessoa designada pelo representante legal do HMTJ, denominado GESTOR, e seus dados estão registrados no ANEXO I do Contrato, onde a CÉLULA procedeu a correspondente habilitação e liberação de acessos e permissões no sistema GED. O GESTOR com sua senha de identificação/acesso é responsável pelo cadastro e habilitação no sistema GED de outros usuários. O GESTOR a qualquer momento poderá também desabilitar um usuário no sistema GED. 1

2 Caso haja substituição do GESTOR, a empresa HMTJ deverá comunicar expressamente por escrito em papel timbrado da empresa os dados do novo GESTOR conforme descrito no ANEXO I do contrato. O referido documento deverá ser obrigatoriamente assinado pelo GESTOR e Representante legal da HMTJ. O Sistema GED poderá ser utilizado para: Várias possibilidades de consultas aos documentos; Solicitação de cópias de documentos ou digitalização sob demanda; Requisição de Material/embalagens; Requisição de caixas/documentos para consultas; Devoluções de consultas realizadas; Ativação ou desativação de usuários, incluindo definição de permissões individuais; Acompanhamento de solicitações por usuário; Consulta On line das imagens dos prontuários previamente digitalizados. BENEFICIOS DO RASTREAMENTO DE PRONTUÁRIOS NO GED: O sistema GED otimiza o procedimento de consulta e armazenagem dos prontuários do HMTJ. Os prontuários são cadastrados individualmente no Sistema GED de acordo com índices definidos pelo HMTJ. Cada prontuário recebe uma etiqueta de código de barras, seus índices são digitados no GED, possibilitando múltiplas consultas, segurança no acesso e rastreabilidade. Indices escolhidos: NÚMERO DO SAME/PRONTUÁRIO NOME DO PACIENTE DATA DE INTERNAÇÃO DATA DA ALTA Os índices adicionais solicitados pelo HMTJ estão sendo incluídos no Sistema: SEXO DATA DE NASCIMENTO CID NOME DA MAE DATA DO ÓBITO Com a decisão pela terceirização da guarda dos prontuários, o hospital deixa de ter a preocupação constante com espaço adequado para o armazenamento do grande volume de documentos gerados mensalmente e com mão de obra qualificada para organizar e manusear esta documentação. 2

3 O Hospital também ganha espaços internos para uso da atividade fim da empresa, tendo a garantia que o seu documento está armazenado em local seguro, com rastreabilidade e controle de acesso. ATENDIMENTO: O nosso atendimento será das 08:00h às 18:00h, de segunda a sexta-feira, com prazo de até 24 horas, contados a partir do dia e hora de registro do requerimento, para disponibilização, entrega ou coleta dos documentos. Para os atendimentos emergenciais, o tempo de atendimento é de até 4 horas a contar do registro do requerimento. Caso seja necessário utilizar as dependências da Célula para consulta de documentos, disponibilizamos uma sala própria, estando aberta a auditorias e visitas dos órgãos de vigilância e saúde publica de qualquer instancia (municipal, estadual ou federal), desde que seja acompanhado por funcionário autorizado pelo HMTJ para solicitação e consultas de documentos. GERENCIAMENTO E CONTROLE DE DOCUMENTOS: A CÉLULA fará o gerenciamento e controle dos documentos do HMTJ. Entende-se por documento, toda e qualquer base de conhecimento fixada materialmente por registro gráfico, magnético ou ótico, que possa ser cadastrado para consulta, incluindo, mas não limitado a registros gráficos de qualquer natureza, disquetes, suportes fonográficos e audiovisuais sob qualquer formato, bases de dados e registros backups. Entende-se por cadastro, a aplicação de um mecanismo de identificação de código de barras para cada documento no sistema GED, com o objetivo de permitir o seu manuseio. O mecanismo de indexação será estabelecido de acordo com as características do documento. Em qualquer hipótese, a aplicação do mecanismo de identificação terá como única finalidade permitir o manuseio de cada documento, e não a identificação de seu conteúdo. Entende-se por indexação o cadastro no sistema GED de campos específicos para consulta futura dos documentos. O HMTJ, desde que a natureza do documento assim permita, poderá optar pela sua consulta da imagem do documento, direto no sistema GED, mediante solicitação, através do formulário de requisição emitido no sistema GED. MANUSEIO E MOVIMENTAÇÃO DOS DOCUMENTOS Entende-se por manuseio a retirada ou a recolocação de caixas/documentos nas estantes da CÉLULA, possibilitando ao HMTJ a livre consulta a seus documentos. Entende-se por movimentação o transporte de caixas/documentos, a pedido do HMTJ, através do formulário de requisição /comprovante de entrega / devolução de caixa emitido via GED, do galpão da CÉLULA a um local indicado pelo HMTJ ou vice-versa, em um prazo máximo de 24 (vinte e quatro) horas, exceto sábados, domingos e feriados. O serviço de movimentação, em qualquer hipótese, não engloba o serviço de manuseio. 3

4 Os serviços de manuseio serão prestados exclusivamente pela CÉLULA, cabendo ao HMTJ a opção pela utilização dos serviços de movimentação. Relatório de Acompanhamento dos Serviços de Gestão de Documentos Assinatura do Contrato: 08/02/2010 Início dos Trabalhos: 18/02/2010 Colocação dos documentos previamente dedetizados em caixas padrão CE 20/20. Transporte para as dependências da Célula (4 viagens de caminhão). Início dos trabalhos de organização em 04/03/2010, composto de: Implantação: Materiais e Serviços Unidade Volume Coletado Coleta e Transporte de Implantação Caixa CE 20/ Caixa de papelão duplo CE 20/20 Caixa 1539 Cadastro e implantação Repositórios Caixa 1539 Indexação de Prontuário Prontuário Sob demanda Manuseio de Entrada Caixa 1539 Obs: A Célula não cobrará o excedente de indexação de prontuários. Serviços Mensais: SERVIÇOS MENSAIS Materiais e Serviços Unidade Quantidade (previsão) Licença de Uso do Sistema GED licença 1 Armazenamento Caixa CE 20/20 caixa Serviços sob demanda documento Sob demanda 4

5 FOTOS DO ARQUIVO DO HMTJ ANTES DA TERCEIRIZAÇAO: 5

6 FOTOS DO ARQUIVO DA CÉLULA: 6