FACILITIES Manual Integração

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1 FACILITIES Manual Integração

2 Objetivos e Responsabilidades FACILITIES: Responsável por gerenciar os serviços de apoio e infra-estrutura que suportam o core business (atividade fim) da empresa. Tem como meta agregar valor ao negócio à medida que propõe soluções inovadoras para otimizar despesas e realizar investimentos que geram oportunidades de simplifica a gestão e melhorar os processos internos. Usualmente asseguram estes compromissos com a contratação e gerenciamento de empresas terceirizadas, monitorando-as através de: Auditorias de processos; Indicadores de performance; Feedback dos usuários e; Medição dos níveis de satisfação.

3 Organograma GERENTE DE FACILITIES - VINHEDO Luciano Brunherotto Phone Mobile ANALISTA DE FACILITIES - VINHEDO Alison Funari Phone Mobile

4 Acessos às Áreas Restritas Ao ingressar na companhia você receberá além do crachá de identificação com foto, um cartão magnético de PROXIMIDADE para acesso as áreas controladas (portaria, restaurante, produção, laboratórios, etc). Inicialmente o acesso é liberado apenas para as cancelas de veículos, catraca da portaria e restaurante. Havendo necessidade de circulação em alguma área restrita, o gestor direto formalizará o pedido para o responsável da área restrita, e com esta autorização a área de Facilities poderá liberar os acessos.

5 Restaurante Nossas refeições serão servidas no restaurante por um prestador de serviços (SPLENDIDO) de segunda a sexta-feira nos horários abaixo: Café da Manhã : das 07:00hs às 07:50hs Almoço: das 11:30hs às 14:00hrs O cardápio da semana será divulgado no próprio restaurante. Para acessar o restaurante aproxime seu cartão magnético no leitor da catraca, aguarde o sinal verde do painel e gire a catraca. Havendo necessidade de oferecer a refeição para algum visitante, solicite ao seu gestor, membro do Comitê Executivo o crachá específico para este fim. ATENÇÃO: O acesso ao restaurante deve ser usado somente para a SUA refeição, o acesso é limitado 1(Hum) por período. As despesas serão debitadas no sistema do Centro de Custo em que você está alocado na contabilidade.

6 Transporte de Pessoal Contamos com um serviço de transporte profissional de fretamento, como liberalidade da empresa, sendo mais um benefício para minimizar o tempo deslocamento com maior conforto entre a residência trabalho residência dos colaboradores Takasago. O fretado sai de Santo André e passa pelo ABC, Rodoanel, Anhanguera até chegar em Vinhedo. Os interessados poderão procurar a área de Facilities no ramal 9130, visando formalizar a sua adesão para utilização do transporte TAKASAGO.

7 Reservas de Salas Contamos com uma estrutura de 5 Salas para Reuniões com agendamento através da REDE, sendo elas: Para realização de sua reserva, basta visualizar a disponibilidade no diretório disponível na rede TAKASAGO

8 Correspondências ( Correios ) Dispomos de um contrato padrão com os CORREIOS, que proporcionará comodidade, confiabilidade no envio, otimização dos custos e prazo para faturamento de nossas remessas. Data e Horário de Coleta: A coleta será realizada na Portaria da Takasago Vinhedo todas as Terças e Quintas-Feiras, impreterivelmente às 12hs (meio dia) pelo CORREIO. Obs.: As alterações em dias de feriado e/ou ponte deverão ser informadas pela área de Facilities oportunamente. Local de Entrega para envio das Remessas na Takasago: Todas as Correspondências deverão ser centralizadas na sala do Analista de Facilities e entregues devidamente preenchidas (conforme explicação abaixo) até às 11hs nos dias de coleta.

9 Correspondências ( Correios ) Formulário de Postagem: Visando garantir a confiabilidade no processo de envio e a correta alocação das despesas nos Centros de Custo, será necessário preencher o formulário anexo (exemplo abaixo) com as informações necessárias para a devida postagem da correspondência. O mesmo deverá ser entregue juntamente com a correspondência na sala do Analista de Facilities. ATENÇÃO para o correto preenchimento do formulário.

10 Correspondências ( Correios ) Tabela Centros de Custo / Cartão de Postagem: Toda e qualquer correspondência terá que ser identificada por área Responsável / Centro de Custo, através dos respectivos Cartões Postais relacionando cada Centro de Custo da Takasago a um Cartão Postal.

11 Motoboy Toda e qualquer solicitação de MOTOBOY deverá ter agendamento prévio com 1 dia de antecedência, constando a solicitação via sistema disposta a seguir: A remessa deve ter seu endereçamento completo e ser devidamente embalada. Lembre-se: Com o objetivo de otimizar os custos, vamos trabalhar com agendamento prévio das solicitações. As remessas serão retiradas e/ou entregues diretamente ao solicitante especificado na solicitação.

12 Taxi A TAKASAGO dispõe de contrato corporativo com uma empresa EXPRESSO LINE Este serviço esta disponível a todos os colaboradores, desde que autorizado pelo gestor responsável. Antes mesmo de solicitar o serviço de TAXI, é aconselhável autorização prévia do gestor direto, pois todo e qualquer custo com locomoção será debitado do centro de custo da área e assinado pelo Gestor membro do Comitê Executivo.

13 Help Desk Para maior Comodidade e Controle dos processos dispomos em operação do sistema HELPDESK TAKASAGO para os serviços de FACILITIES, Isto significa que todas as solicitações deverão ser efetuadas pelo sistema, e somente através deste meio, sem contato direto por telefone com a área de Facilities e/ou prestadora de serviço. Assim, estas solicitações serão automaticamente enviadas pelo sistema, visualizadas e atendidas pela prestadora do serviço remotamente e on-line do seu escritório, e a área de Facilities irá gerenciar / monitorar os processos e prazos pelo sistema. Como acessar o sistema? É preciso acessar o endereço eletrônico clicar em cadastro para abertura de chamados. Você terá disponível seu cadastro para iniciar a operação. Preencha os dados e aguarde o para confirmação. IMPORTANTE: Ao receber o do sistema na sua Caixa de Entrada (Outlook), clicar em CONFIRMAR, pois somente após esta confirmação você poderá utilizar o login e senha cadastrados.

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