Tutorial Portal Prestador. Módulo Oficina

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1 Tutorial Portal Prestador Módulo Oficina V.7 08/2014

2 1 - Após o cadastro, a oficina receberá um Primeiro Acesso que irá informar o link de acesso, usuário e senha temporária. A senha temporária poderá ser trocada pelo usuário no próprio Portal em: Configurações de Usuários. ACESSO AO PORTAL DE OFICINAS Prezado OFICINA XXXXX, Acesse nosso Portal de Oficinas, cumpra os 5 passos abaixo e acelere seu recebimento: Passo 1: Informe a data de inicio de reparos; Passo 2: Informe a data de conclusão dos reparos e entrega do veículo; Passo 3: Emita a Nota Fiscal com base nos dados fornecidos no portal e anexe seu PDF; Passo 4: Anexar 2 fotos do veículo devidamente reparado; Passo 5: Imprima o protocolo e envie a nota fiscal para a Tokio Marine Seguradora (exceto NF-e); Seguem seus dados de acesso ao Portal de Oficinas: URL: https://portal.tokiomarine.com.br/acesso/prestador Login: (CNPJ da Oficina) Senha de acesso: 9S9999 Recomendamos a alteração de senha em seu primeiro acesso.

3 2 A tela abaixo ilustra a página de acesso do sistema Portal Prestador, o usuário deverá inserir o Login e Senha informados no Primeiro Acesso. O login por padronização será o nº do CNPJ da Oficina (somente os números) que está cadastrado na CIA. 3 Após o 1º acesso de validação, caso o usuário se esqueça da senha de acesso o mesmo poderá recuperar a senha cilcando no link: Esqueceu a sua senha? Cique aqui. (conforme a tela acima), e assim o sistema apresentará a página abaixo onde usuário deverá inserir o Login (Nº do CNPJ da Oficina cadastrado) e o endereço de principal da oficina (cadastrado na CIA). O usuário receberá um com nova senha para acessar o Portal. 4 A tela abaixo trata-se da página inicial do Portal (Home), onde ficam localizados os links para utilização dos recursos disponíveis no sistema.

4 5 - Para pesquisar os processos o usuário deverá clicar em Consultar Processos a página irá disponibilizar diversas formas de pesquisa: (por período; por status; pelo nº de sinistro; pela placa do veículo) na parte inferior há o grid que lista os processos encontrados através dos filtros utilizados. Para acessar os detalhes de cada processo, o usuário deverá clicar no link: Clique Aqui do respectivo processo encontrado no grid.

5 6 Após a realização da vistoria e a liberação dos reparos é obrigatório que a oficina insira a data de ínicio dos reparos na janela habilitada na parte inferior da página (conforme ilustração), caso isto não ocorra a oficina receberá um diario alertando a respeito e após o 5º dia útil contados a partir da liberação dos reparos o sistema assumirá automaticamente a data atual.

6 7 Após a fase que a Oficina insere a data de ínicio dos reparos, os faróis do sistema são estimulados para a próxima fase (Reparos), e um novo recado aparece orientando o usuário do sistema, que deverá assim que concluir os reparos do veículo inserir a data de conclusão na janela que é habilitada na parte inferior da página. 8 Concluído os reparos do veículo e inserido as datas mencionadas anteriormente, os faróis do sistema são estimulados novamente para a próxima fase (Entrega do Veículo), então a Oficina deverá tirar *2 fotos nítidas do veículo pronto em 45º opostas demonstrando o veículo reparado e as placas, guardar as mesmas que serão utilizadas no ato do faturamento e inserir a data de entrega do veículo ao proprietário na janela habilitada na parte inferior da página. *Procedimento Obrigatório que implica na aceitação do pedido de Faturamento.

7 9 Após a fase de entrega do veículo é habilitado um link Informações de Faturamento caminho este utilizado para a oficina visualizar as informações sobre o faturamento, como os valores aprovados, dados da CIA a serem utilizados pela Oficina para emitir a (s) Nota (s) Fiscal (is) e registrar a solicitação do faturamento.

8 10 A página abaixo trata-se do detalhamento das informações de faturamento, nesta fase a Oficina pode observar informações do processo e preencher os campos em branco anexando a Nota Fiscal Digitalizada e as imagens do veículo para solicitar o faturamento.

9 10.1- Deve ser preenchido primeiramente os dados da nota fiscal de Mão de obra, e após salvar deve-se retornar ao processo para o preenchimento da nota fiscal de Peças, ou seja esta tela será preenchida 2 vezes. Abaixo, instruções desta fase: Valores disponíveis a serem faturados pela Oficina compostos em: Mão de Obra ( ) franquia (+) peças e/ou (-) Avarias e/ou QBR. Dados que deverão ser utilizados pela Oficina para confeccionar a Nota Fiscal do respectivo processo. Atentar-se, pois os dados são alterados a cada processo e região! A Oficina deverá selecionar o tipo de Nota Fiscal de acordo com a nota confeccionada O sistema calculará automaticamente o valor a faturar de acordo com os valores disponíveis e o tipo de nota selecionada, este valor deverá ser confirmado pelo usuário no campo: Valor emitido.

10 Acima estão os campos onde a Oficina deverá anexar a Nota Fiscal digitalizada (Física ou Eletrônica) e as imagens do veículo (2 fotos em 45º opostas demonstrando o veículo reparado e as placas). Após estes passos é só salvar a solictação de faturamento. 11 **Após salvar a solicitação de faturamento o usuário deverá retornar a tela de detalhes do processo e acessar o link: Protocolo do Sinistro, o sistema abrirá um documento de identificação que deverá ser impresso e anexado a Nota Fiscal Física / Talão e enviado à CIA. Conforme o endereço de Caixa Postal contido no protocolo. ** Somente as Notas Fiscais de Talão deverão ser enviadas para a caixa postal da CIA, e tal procedimento é obrigatório.** ATENÇÃO!! É imprescindível o envio do protocolo a CIA. Juntamente com a nota fiscal de TALÃO.

11 Modelo do documento Protocolo Sinistro que deve ser enviado á CIA junto com as Notas Fiscais Físicas / Talão.

12 12 Solicitação de complemento a partir da utilização do Portal. Após localizar o processo a ser complementado com ajuste a oficina deverá clicar em Retorno de Vistoria e automaticamente um pedido de vistoria será disparado ao regulador. Botão específico para solicitação de vistorias complementares. Após o acionar o botão Retorno de Vistoria a oficina deverá confirmar o agendamento clicando em OK. IMPORTANTE!! A vistoria será realizada em até 2 dias uteis. A oficina não poderá solicitar novo complemento até que a vistoria anterior retorne ou seja realizada.

13 13- Ferramenta Fale com Analista. A oficina poderá enviar a mensagem diretamente ao analista responsavel que irá sanar duvida ou pendencia, basta selecionar o assunto correto.

14 OBS.: Somente deverá ser enviado referente ao assunto Peças se constatado atraso no fornecimento pela CIA. Demais chamados enviados sobre este assunto serão descartados. 14- Extrato Pagamento, possibilita a oficina obter extrato de pagamento de sinistros quitados no periodo de até dois anos. Obter extrato em Excel.

15 15- Na opção Reparos, de acordo com a necessidade da oficina é possivel alterar a data inicio/conclusão de reparos e entrega do veiculo. Obs.: Qualquer alteração nas datas serão monitoradas pela Cia. 16- Dados Cadastrais Neste campo a oficina terá como manter seu , telefone e endereço sempre atualizados junto a Cia.

16 17- Em Consultar Orçamento a oficina poderá visualizar a ultima versão do orçamento, basta clicar no botão abaixo. Consultar ultima versão. Após clicar em Consultar Orçamento clique em orçamento e procure sempre pela ultima versão.

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