Como acessar e utilizar o Escritório Virtual

Transcrição

1 Como acessar e utilizar o Escritório Virtual A proposta deste manual é ser o mais resumido possível, abordando os principais aspectos para que qualquer usuário possa acessar e utilizar os Escritórios Virtuais. Um Escritório Virtual é um espaço para compartilhamento de documentos, tarefas, calendários e avisos entre pessoas de um mesmo grupo. Este espaço pode ser acessado de qualquer computador conectado na Internet e a qualquer hora do dia. 1. Opções de Login: O acesso aos Escritórios Virtuais se dá por meio dos link disponível na área intitulada Extranet, do portal da Eletrobras. a. A página a seguir é o portal de entrada aos Escritórios Virtuais: (Destaque para o menu Opções de Login

2 b. Observando o menu lateral esquerdo, há as Opções de Login, que divide o acesso em duas categorias: i. Funcionários da Eletrobras: Todos os funcionários da Eletrobras, incluindo os terceirizados e consultores que possuam login em nossa rede, podem utilizar este acesso. ii. Outros: Todos os demais usuários que não possuam login em nossa rede deverão fazer login por meio deste link. 2. Acesso: Esta opção do menu deve ser utilizada somente por pessoas que não são funcionários da Eletrobras, uma vez que o objetivo é a solicitação da criação de logins na base de usuários dos Escritórios Virtuais. a. Solicitar Login: Esta opção abre uma página com o formulário para solicitação da criação de logins e deve ser preenchida caso o usuário não seja funcionário da Eletrobras e nunca tenha acessado nenhum Escritório Virtual.

3 O formulário deve ser preenchido conforme o modelo abaixo: Ao clicar no botão Solicitar Login, o usuário receberá um confirmando a solicitação, que estará pendente da liberação pelos gestores do Portal. Uma vez que o cadastro seja aprovado, um novo será enviado pelo sistema. A partir deste ponto o acesso ao Escritório Virtual poderá ser solicitado ao gestor, para que o mesmo inclua o login criado no Escritório Virtual. b. Recuperar Senha: Esta opção abre uma página com o formulário para recuperação de senha. Ao enviar esta solicitação, o sistema enviará um e- mail com uma nova senha, gerada automaticamente, mas que poderá ser alterada posteriormente.

4 3. Efetuando Login: a. Funcionários da Eletrobras: i. Se o acesso for realizado por meio de um computador conectado na rede corporativa da Eletrobras, a autenticação ocorrerá automaticamente, apresentando o nome do usuário na barra de logon e mostrará todos os Escritórios Virtuais que o mesmo possui acesso. ii. Se o acesso for realizado por meio de um computador conectado fora da rede corporativa da Eletrobras, a autenticação abrirá uma janela Pop Up para a inclusão das credencias de acesso, formadas pelo login e senha do funcionário, conforme o exemplo da imagem abaixo: Obs.: O login deve ser precedido do prefixo: ELET-RJ\

5 b. Outros: i. Esta modalidade abre uma página com um formulário de acesso, mas só deve ser utilizada por aqueles que não são funcionários da Eletrobras e tiveram um login criado manualmente pelo formulário de solicitação.

6 4. Entrando no Escritório Virtual: Uma vez logado no sistema, o usuário visualiza os Escritórios Virtuais que possui acesso, bastando clicar sobre o nome de um deles para entrar.

7 5. Tela inicial do Escritório Virtual Esta é a tela inicial de um Escritório Virtual. A partir dela é possível acessar as principais funcionalidades disponíveis. No menu da esquerda existem duas categorias: Colaboração, que contém alguns utilitários como: Avisos aos integrantes, Calendário compartilhado, Gerenciador de Tarefas do grupo e Listas de discussão. Já a categoria Bibliotecas, contém o repositório de documentos que será compartilhado entre os membros do Escritório Virtual. Na área central temos a Barra de Login e o Calendário compartilhado, enquanto que na barra da direita temos o Quadro de avisos e as Tarefas individuais. Todos os itens serão melhor explicados adiante.

8 a. Menu Lateral Esquerdo: i. Colaboração: 1. Avisos: Ao clicar no menu Avisos, o usuário é levado para a página de avisos, onde é possível adicionar, remover e modificar avisos que serão exibidos na barra da direita do Escritório Virtual. a. Adicionando um novo Aviso: Clicar no link [+ Adicionar novo aviso] Será aberta a janela abaixo. Preencher os campos Título, Corpo e opcionalmente, Vencimento, uma data para o aviso deixar de ser exibido.

9