Quais são os objetivos?

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2 O que é EFD-Social EFD é a sigla para Escrituração Fiscal Digital. É o nome dado ao sistema que vai unificar o registro de escrituração das empresas em um único cadastro a ser compartilhado por diversos entes da Administração Direta e Indireta Federal, como a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal e o Ministério do Trabalho e Emprego. O programa também é conhecido como SPED Folha ou esocial. Ainda faltam definições sobre datas a legislação específica. O que existe sobre o tema é o decreto nº 6.222, de 2007, e o Ato Declaratório Executivo Sufis nº 5, de Porém, com o que já foi apresentado, é possível saber como será o funcionamento do sistema de forma global, como ele está desenhado e como funcionarão boa parte dos processos. A previsão para o começo do envio de registros nesse formato para as empresas é o primeiro semestre de 2014.

3 Quais são os objetivos? A principal ideia do EFD-Social é concentrar a captação de informações em um único produto. Deixam de existir separadamente a folha de pagamento, o DIRF, CAGED, SEFIP, RAIS, MANAD e etc para serem todos registrados no SPED Folha. Assim, passa a existir um local de consulta integrada para diversos órgãos da administração direta e indireta federal.

4 Apesar de centralizar as informações de várias obrigações, o envio não será único. Os prazos seguem os mesmos das obrigações anteriores, entretanto, a mudança fica por conta do sistema que compartilha um cadastro único e concentra os dados. Assim, eventos trabalhistas como a admissão e a demissão devem ser e demissão devem ser registrados imediatamente, como também afastamentos e licenças. A folha de pagamento, por exemplo, deve ser enviada mensalmente, até o dia 7 do mês subsequente. Até o momento, já participam do projeto a Receita Federal, a Caixa Econômica Federal, o Instituto Nacional de Seguro Social (INSS) e os ministérios da Previdência Social e do Trabalho e Emprego.

5 Quais são os maiores Quais são o impactos? Primeiramente, é preciso deixar claro que 100% das cerca de 6 milhões de empresas em atividade no Brasil serão afetadas pelas mudanças do esocial, inclusive os microempreendores individuais (MEI). A centralização de uma série de informações em um sistema único é, sem sem dúvida, o grande impacto que será sentido por quem estava acostumado a preencher diversas obrigações fiscais e trabalhistas separadamente.

6 Quais são o A última grande mudança, ainda sem data para ser implementada, é o fim da carteira de trabalho tradicional. A partir dos próximos anos, o objetivo é que o documento seja no formato de cartão digital, que conterá todas as informações trabalhistas do empregado.

7 Quais são os maiores benefícios? A ideia do projeto é que todos empregadores, trabalhadores, contribuintes e Governo Federal saiam ganhando. Para o empregador, a redução do número de processos de trabalho e a centralização de todos os registros em um único sistema vai representar diminuição de retrabalho e, consequentemente, ganho de tempo e redução do gasto de recursos em longo prazo. Para os trabalhadores, a ideia é reduzir a informalidade. Com todos os registros feitos no SPED Folha, a fiscalização fica bastante facilitada, o que deve, em longo prazo, coibir os vínculos de contrato informais, garantindo ao trabalhador todos os direitos previstos por lei.

8 Para os contribuintes e Governo Federal, o ganho vem de um aumento da base de arrecadação de tributos sem o consequente aumento de carga tributária. Ou seja, o Governo pretende arrecadar mais sem aumentar ou criar nenhum tributo, coibindo a fraude e a sonegação através da fiscalização integrada e cruzamento de dados entre vários órgãos.

9 O primeiro passo, principalmente se a sua empresa é de grande porte, é começar a se preparar desde já. A data para começo da implantação do esocial ainda não está confirmada, mas as primeiras previsões já indicam para começo de Como a mudança de sistema vai representar a adaptação de uma série de processos de trabalho, a preparação deve começar agora.

10 O que deverá ser um problema recorrente, pelo menos no primeiro momento, é o de inconsistências cadastrais. O sistema não vai aceitar cadastros que não estejam iguais aos do Cadastro Nacional de Informações Sociais (CNIS) e que não preencham todos os requisitos exigidos. Essa deve ser a primeira preocupação da sua empresa: começar a trabalhar na captação dos cadastros.

11 Quem deve participar da mudança Vários setores devem fazer parte da adequação ao esocial, principalmente no começo: folha de pagamento, contabilidade, medicina do trabalho, logística, financeiro, entre outros. Os trabalhos dos setores de Recursos Humanos (RH) e Tecnologia da Informação (TI), porém, devem ser os mais intensos entre todos. O RH deverá revisar cada um dos cadastros, para que não apresentem inconsistências que inviabilizarão o registro. Já a TI terá que criar soluções de software a hardware para o esocial. Para uma empresa de grande porte ficaria impossível registrar cada um dos eventos manualmente no site.

12 Além disso, o padrão dos arquivos deixa de ser o tradicional txt, passando a ser XML, tornando o processo um pouco menos intuitivo, caso não exista um software específico. Dependendo do tamanho da empresa, será preciso destacar um corpo de funcionários especificamente para a adaptação ao EFD-Social, assim como se deve cogitar a compra de novos equipamentos e softwares específicos que já estão sendo comercializados para esse fim. A consultoria de empresas especializadas em soluções para o esocial também deve ser cogitada. A princípio, as punições para quem não cumprir as obrigações trabalhistas e fiscais são as mesmas que existiam anteriormente. A única coisa que muda é a maior possibilidade de fiscalização e cruzamento de informações entre vários entes, graças ao cadastro único.

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14 Sistema da folha de pagamento Independentemente do tamanho da empresa, será necessário adotar um novo modelo de folha de pagamento, o EFD-digital (também conhecido como SPED Folha). Ele continuará sendo transmitido mensalmente, mas será feito de forma digital e centralizada. O SPED Folha vai reunir todos os pagamentos relativos à Previdência Social e as informações do Livro de Registro de Empregados. O levantamento das informações sobre eventos relacionados aos trabalhadores precisará ser mais ágil, mas a unificação também torna a entrega mais fácil.

15 Treinamento de pessoal Será preciso investir na contratação de funcionários familiarizados com esses novos processos, ou do treinamento do pessoal interno para tal. Pode ser necessário também adquirir equipamentos novos. Dependendo do caso, uma consultoria pode ser outra excelente alternativa neste período de adequação. Sobretudo em micro e pequenas empresas, este investimento pode ser um peso considerável tanto na operação quanto no orçamento normais. Por isto, a melhor política é começar com antecedência. Com mais tempo para o preparo, facilita-se o aprendizado dos colaboradores e evitam-se eventuais despesas com multas decorrentes do descumprimento da lei.

16 Conclusão As datas de implantação ainda não estão confirmadas, mas é certo que o EFD Social é pra valer e vai ser a realidade das empresas num futuro bastante próximo. Empresários e funcionários devem começar a se envolver no projeto de transição imediatamente para não terem problemas de adaptação. Como toda transição, surgirão vários problemas e dificuldades. Trabalhando desde já na criação de soluções, sua organização não vai tomar sustos. Apesar de ser recente, já existem uma série de empresas estudando e criando soluções para o esocial.

17 O objetivo principal do esocial é aumentar a arrecadação do Governo Federal sem aumentar a carga tributária. Ou seja, sem a criação de mais impostos e taxas, o que é sempre bom para você, empregador. E também para o contribuinte, é claro. Por fim, não deixe de acompanhar as novidades sobre o programa, já que ainda faltam a definição de datas e de como se darão a maioria dos processos. A legislação mais específica sobre o programa aparecerá progressivamente nos próximos meses. Nos dois sites abaixo você pode acompanhar periodicamente quais são as novas informações sobre o EFD Social. sped

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