Organização Inteligente da Informação

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Giovanna Camarinho Faro
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1 Organização Inteligente da Informação O papel dos sistemas de gestão documental na organização da informação

2 A realidade de muitas organizações

4 Organização da Informação

5 01 Desmaterialização de documentos 5

6 Traz diversas vantagens: Possibilidade de consultas simultâneas; Eliminação/diminuição da circulação de documentos em papel; Conservação dos originais; Facilidade no controlo de acessos.

7 02 Assinatura electrónica de documentos e despachos 7

8 A utilização da assinatura electrónica permite validar documentos e despachos. O sistema de Gestão Integrada de Informação da Quidgest permite a assinatura electrónica de documentos e despachos. Assinatura electrónica de despachos

9 03 Implementação de sistemas de encaminhamento digital de documentos 9

10 O encaminhamento de documentos pode ser efectuado por dois processos distintos com diferentes graus de automatismo: Encaminhamentos ad-hoc Workflows

11 Os sistemas de Gestão Documental da Quidgest permitem o encaminhamento através das duas formas. Encaminhamento de documentos

12 Vantagens na Gestão de Recursos

13 De acordo com um estudo da CoSign a desmaterialização de documentos significa um retorno do investimento a curto prazo Os custos associados à circulação de papel dividem-se em 5 grandes áreas

14 Impressão Tipo de organização Nº páginas Preço por página Total 25 utilizadores $ 0,03 $ utilizadores $ 0.03 $ O pressuposto é de que cada utilizador assina cerca de dois documentos por dia e de que cada um tem em média duas páginas Encaminhamento Tipo de organização Nº documentos encaminhados Total 25 utilizadores $ utilizadores $ O pressuposto é de que cerca de 50% dos documentos precisam de ser encaminhados para o exterior

15 Digitalização Tipo de organização Nº páginas Preço por página Total 25 utilizadores $ 0,50 $ utilizadores $ 0,50 $ O pressuposto é de que cerca de 50% dos documentos são digitalizados e arquivados em formato digital Arquivo Tipo de organização Nº páginas Preço por página Total 25 utilizadores $ 0,83 $ utilizadores $ 0,83 $ O pressuposto é de que cerca de 50% dos documentos arquivados em papel

16 Perda e recuperação Tipo de organização Documentos recuperados Preço por página Documentos perdidos Preço por página Total 25 utilizadores 751 $ $ 40 $ 22, utilizadores $ $ 40 $ 180,000 O pressuposto é de que se perdem cerca de 7,5% dos documentos de uma empresa. Desses documentos, cerca de 80% dos documentos perdidos são recuperados e os restantes 20% precisam de ser reproduzidos.

17 Resumo de custos Tipo de custo 25 utilizadores 200 utilizadores Impressão $ 750 $ Encaminhamento $ $ Digitalização $ $ Arquivo $ $ Perda e recuperação $ $ Total $ $ Total (Euros)* * conversão à taxa de câmbio EUR-USD de 1,4335, válida a 03/09/09

18 Retorno do Investimento (ROI) Tipo de custo Cliente médio (200 utilizadores) Total Sistema + Contrato de Manutenção Instalação + Horas de Manutenção (4 x 12%) X (4 x 24) x Formação (grupos) 1 x x Electricidade 4 x Custo Total do Sistema (Sistema + Serviços + Electricidade) Percentagem de retorno (4 anos) ((4 x ) ) / x %

19 Projecto para o futuro Gestão Integrada de Informação Gestão de bibliotecas Gestão de centros de documentação Gestão de conteúdos multimédia Gestão de conteúdos Gestão global de toda a informação de uma organização

20 Muito obrigada! Beatriz Bagoin Guimarães

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