CA Vida Companhia Seguros Vida. - Gestão Documental - Produtividade, Captura e Indexação

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1 CA Vida Companhia Seguros Vida - - Produtividade, Captura e Indexação Maio de 2012

2 - A CA Vida - Estrutura Comercial e Interna O Grupo CA Caixas Agrícolas: 87 Total de Balcões: 722 Cobertura da Rede de 93% do País Clientes CA Mais de A CA Vida Colaboradores CA Vida: 40 Clientes CA Vida Facturação Prémios (2011) 302,795 M Quota de Mercado (2011) = 4,1% 5º Lugar no Ranking de Seguradoras Vida (2011)

3 - O Arquivo - Fase 1 ( ) Arquivo exclusivamente em papel Custódia interna (Área 50m2 (em 2 salas) Cerca de 240 metros lineares de estantaria Consulta livre / sem gestão de acessos Chave Principal Nº de Cliente Fase 2 ( ) Arquivo digitalizado em 2 classes documentais (Apólices e Financeiro) Custódia do Arquivo por entidade privada, exterior à CA Vida Cerca de 480 metros lineares de estantaria Pesquisa por portal web, com acessos controlados pela classe documental Chaves Principais Nº de Cliente e Nº Financeiro

4 - O Arquivo - Fase 3 edoclink (2009- presente) Arquivo digital indexado em 17 Livros, 54 Classes de Processos, 14 Classificações (de 1º Nível) e 56 Campos Adicionais Pesquisáveis Arquivo físico em custódia no Arquivo Central do Grupo CA (700 metros lineares de estantaria) Acessos controlados ao nível dos Livros e dos grupos de utilizadores através da Active Directory

5 - edoclink e Kofax - Entrada de Documentação Separação, Preparação e Loteamento Digitalização / Captura (Kofax Capture) Validação/ Indexação (Kofax Validation) Release para o edoclink Entrada de Documentação Por , fax, correio interno e externo (90% da produção diária chega por correio antes das 09h00). Separação, Preparação e Loteamento Separação/Organização da documentação por tipologia e/ou departamento de destino (de forma a prioritizar e facilitar a digitalização e indexação) Criação de lotes segundo a tipologia do documento (com ou sem código de barras, formulário ou manual) O loteamento tem influencia no fluxo documental, uma vez que só quando um lote é validado na íntegra, os documentos são encaminhados para o seu destino. Ou seja, lotes maiores demoram mais tempo a ser disponibilizados.

6 - edoclink e Kofax - Entrada de Documentação Separação, Preparação e Loteamento Digitalização / Captura (Kofax Capture) Validação/ Indexação (Kofax Validation) Release para o edoclink Captura / Digitalização Criação de lotes digitais pelo Kofax Capture, respeitando a tipologia documental (o tipo de lote criado, determina se poderão vir a ser desencadeados automatismos, que facilitarão as fases seguintes) Lote Manual Lotes Formulário (vários tipos) Lote Código de Barras Validação / Indexação Respeitando as prioridades definidas, cada colaborador escolhe o lote a validar e associa o mesmo a uma pasta física onde o mesmo ficará guardado, no local de custódia.

7 - edoclink e Kofax - Entrada de Documentação Separação, Preparação e Loteamento Digitalização / Captura (Kofax Capture) Validação/ Indexação (Kofax Validation) Release para o edoclink Validação / Indexação (continuação I) Cada registo é criado e preenchido (de forma mais ou menos automatizada) dependendo do tipo de lote criado na fase anterior: Lotes Manuais Preenchimento manual de alguns campos, mas com alguns automatismos associados. Por exemplo, ao preencher manualmente o Nº de Apólice, podemos submeter o mesmo a comunicação com o Sistema de Gestão (GIS), que retornará o Nome, NIF, Produto, Nº de Cliente, etc. e associará automaticamente o novo Registo ao respectivo Processo de Apólice Lotes Formulário São tipos de documentos pré-definidos (existem vários) com automatismos mais complexos associados. Ao serem digitalizados, o Kofax reconhece o formulário (por OCR) e preenche campos, atribui classificações e comunica com o GIS. Ainda assim, alguns campos podem permitir preenchimento manual. Lotes Código de Barras Todo o preenchimento e comunicação com o GIS é feito automaticamente.

8 - edoclink e Kofax - Entrada de Documentação Separação, Preparação e Loteamento Digitalização / Captura (Kofax Capture) Validação/ Indexação (Kofax Validation) Release para o edoclink Release para o edoclink Envio e disponibilização dos documentos em formato digital para o edoclink. Os Registos ficam imediatamente disponíveis para consulta no edoclink, por qualquer um dos campos de indexação ou Livro, mediante os acessos definidos. Os Registos podem (automaticamente) ter Distribuições ou Percursos pré-definidos, resultantes de combinações entre Classificações e Livros escolhidos aquando da fase de Validação.

9 - edoclink e Kofax - Entrada de Documentação Separação, Preparação e Loteamento Digitalização / Captura (Kofax Capture) Validação/ Indexação (Kofax Validation) Release para o edoclink Release para o edoclink (continuação) Exemplo 1 - Uma Nota de Crédito, registada no Livro Financeiro com a Classificação , tem automaticamente uma distribuição sequencial para as Áreas de Gestão de Carteira e Financeira Exemplo 2 - Uma proposta de risco é composta por dois registos (de dois livros diferentes). O comportamento automático que desenvolvemos é o de juntar os dois registos numa só distribuição. Assim: Registo #1 do Livro Apólices (Classificação ) + Registo #2 do Livro Dados Médicos (Classificação ), têm automaticamente uma só distribuição para a Área de Subscrição Médica

10 - - O edoclink em Números Todas as áreas e colaboradores internos da CA Vida são utilizadores edoclink São criados por dia, em média de 600 registos (podem chegar aos 4000 em alturas de pico) 10 minutos é o tempo após o término da abertura do correio matinal, que demoram as primeiras Distribuições a chegar às Áreas e Utilizadores a que se destinam Toda a produção nova (novos contratos, propostas, etc.) estão tratadas (e disponíveis para as áreas técnicas) antes das 12h00 Actualmente o edoclink da CA Vida, conta com mais de Registos

11 - - Ganhos de Produtividade Maior rapidez no acesso à informação transversal a toda a organização - Acesso imediato a toda a documentação Melhor organização com a introdução de processos Acessos distintos e limitado por tipologia de documentos (ex: dados clínicos dos segurados com acesso restrito à equipa médica) Maior controlo na validação de tarefas pendentes e cumprimento de prazos Tramitação electrónica Menor tempo no processamento de documentos ( 1 minuto/documento): Indexação automática de todos os documentos produzidos internamente Códigos de Barras e consulta ao sistema central GIS Indexação automática de documentos financeiros produzidos externamente (Caixas de Crédito Agrícola) Leitura OCR e consulta ao sistema central GIS Regras para preenchimento automático de campos Encaminhamento automático com base em regras e nos dados de classificação Criação automática de processos

12 - - O edoclink e o Futuro Incrementar a utilização do Código de Barras. Aumentar progressivamente o número de formulários disponíveis. Integrar o edoclink no portal da Solução de Backoffice.

13 Obrigado pela Atenção! Maio de 2012

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