Ministério da Economia e da Inovação Secretaria-Geral

Transcrição

1 Apresentação Data: 6 de Novembro de 2006

2 Organismos do MEI Organismos do MEI no projecto-piloto de Factura Electrónica: (integrando a prestação centralizada de serviços a 10 organismos do MEI) IAPMEI ICEP

3 Índice I. Enquadramento II. III. Objectivos SGMEI (contexto da ) I. SGMEI II. III. IV. Processo actual na SGMEI Processo com factura electrónica na SGMEI Ganhos com a factura electrónica Estratégia SGMEI

4 Enquadramento A Secretaria Geral do Ministério da Economia e da Inovação, no contexto da prestação centralizada de serviços, apoia já 10 organismos nas áreas financeira, gestão do património, gestão de recursos humanos, sistemas de informação e comunicação, gestão de viaturas, aquisição de bens e serviços, apoio jurídico e contencioso, documentação e informação GAB/MEI GAB/SEAII GAB/SECSDC GAB/SET DRE/LVT DGGE DGE GEE GAB/PRIME CACMEP Processos de Gestão Documental em funcionamento regular Integração com a aplicação Sistema de Informação Contabilística (SIC) Recente implementação das compras electrónicas Implementação de Factura Electrónica

5 Índice I. Enquadramento II. III. Objectivos SGMEI (contexto da ) I. SGMEI II. III. IV. Processo actual no SGMEI Processo com factura electrónica no SGMEI Ganhos com a factura electrónica Estratégia SGMEI

6 SGMEI (Sistema Piloto) Fornecedores enviam facturas de todos os organismos apoiados pela SGMEI no âmbito da PCS (11 organismos) Plataforma de Gestão de processa facturas recebidas Conversão para formato standard Arquivo dos documentos Facturas são integradas: Na aplicação de workflow documental existente No sistema SIC Os funcionários da SGMEI gerem a informação: Através do interface web da aplicação Através dos interfaces existentes de gestão documental Através do Sistema SIC

7 Processo actual na SGMEI Overview processo de facturação actual Requisição Electrónica Gestão Documental Documentação em falta Custos de arquivo Pedido de 2ª via reinício do processo Requisição Oficial Contrato Classificação Registo manual Recepção de Factura Numeração automática e digitalização Validação de factura e arquivo Registo no SIC Registo no sistema de compras Pagamento de Factura SIC Reconciliação manual de pagamentos Arquivo de processo Erros associados ao registo Dificuldades em relacionar com as requisições Perda de documentação Erros de factura Validação manual Custos e demora na validação e arquivo das facturas Custos extraordinários (juros de mora) Custos de tempo

8 Processo com factura electrónica na SGMEI Overview processo de factura electrónica Requisição Electrónica Requisição Oficial Contrato Classificação Gestão Documental Registo manual Recepção de Factura Numeração automática e digitalização Validação de factura e arquivamento Processo + facilitado Registo automático no SIC Registo automático no sistema de compras Pagamento de Factura SIC Documentação em falta Custos de arquivo Pedido de 2ª via reinício do processo Reconciliação manual de pagamentos Arquivo de processo Erros associados ao registo Dificuldades em relacionar com as requisições Perda de documentação Custos e demora na validação e arquivo das facturas Custos extraordinários (juros de mora) Custos de tempo

9 Processo com factura electrónica na SGMEI Overview processo de Facturação Electrónica Requisição Electrónica Registo automático na Gestão Documental Requisição Oficial Plataforma de Registo automático no SIC Pagamento de Factura SIC Reconciliação manual de pagamentos Arquivo de processo Contrato Registo automático no Sistema de compras Inexistência de erros de processamento de dados (processamento automático) Fácil relacionamento com pedidos de compra Não existe perda de documentação Recepção e aceitação instantânea Detecção eficiente e mais rápida de erros nas facturas Reconciliação de dados automática Redução de tempo/custo relacionado com processo Processo com factura electrónica

10 Número de Facturas Total de facturas processadas anualmente pela : 6000 Os fornecedores envolvidos no projecto-piloto representam 59% do total das facturas recebidas Número de Facturas processadas Re sta nte s 41 % CT T 2% ED P 6% PT 51 % EDP PT CTT Restantes

11 Ganhos de Produtividade Ganhos de Produtividade Esforço o alocado ao tratamento de Facturas % Com a adopção total da Factura Electrónica o ganho de produtividade é de cerca de 35% Número de Facturas Electrónicas alocado ao tratamento de Facturas % Esforço a Ganhos de Produtividade Sem FE Projecto Piloto 6 Maiores Emissores Total A adesão à factura electrónica pelos fornecedores envolvidos no Projecto- Piloto (PT, CTT, EDP) permitirá nesta SG um ganho de produtividade de cerca de 12% A adesão pelos 6 maiores fornecedores (82% das facturas), permitirá nesta SG um ganho de produtividade idade de cerca de 29% Número de Facturas Electrónicas

12 Índice I. Enquadramento II. III. Objectivos SGMEI (contexto da ) I. SGMEI II. III. IV. Processo actual no SGMEI Processo com factura electrónica no SGMEI Ganhos com a factura electrónica Estratégia SGMEI

13 Estratégia SGMEI Organismos do Ministério SGMEI Promotor Facilitador Factura a Electrón nica Entidades Privadas - Fornecedores

14 Estratégia SGMEI Factura electrónica Compras Electrónicas Gestão documental Desmaterialização de Documentos Optimização de processos Ganhos de eficiência e eficácia Certificação digital Processo de aquisição de bens e serviços

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