Gestão de Empresas de Contabilidade
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- Eric Peres Azeredo
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1 Gestão de Empresas de Contabilidade Pensada especificamente para as Empresas de Contabilidade, esta solução ARTSOFT permite-lhe o controlo total da gestão, a dois níveis: o trabalho da sua empresa e a contabilidade dos seus clientes. Conheça, analise e avalie a produtividade da sua empresa, enquanto presta um serviço célere e de qualidade aos seus clientes. Automatização dos processos rotineiros e diários; Planeamento operacional individual e/ou de equipas; Controlo na execução de processos; Desmaterialização de processos; Otimização de tempos. CONTROLO DE EXECUÇÃO DE TAREFAS Por utilizadores; Para várias empresas; Tarefas por finalizar; Tempos gastos na execução das tarefas; Distribuição automática de tarefas. TAREFAS AUTOMÁTICAS Processamento automático de salários e mapas legais; Associação de tarefas automáticas a várias empresas; Apuramentos automáticos (IVA, existências, resultados); Integração contabilística on-line. LIGAÇÃO ON-LINE AOS SEUS CLIENTES Transferência automática de dados entre a empresa de contabilidade e os clientes com ARTSOFT; Validação de dados antes do envio; Envio de relatórios aos utilizadores para verificação de erros. ALERTAS E NOTIFICAÇÕES Alertas e notificações baseados no calendário fiscal; Gestão de alertas multi-empresa; Alertas definidos por utilizador sobre uma ou mais empresas; Notificação dos utilizadores sobre a execução das tarefas.
2 O QUE DIZEM OS NOSSOS CLIENTES "(...) A aposta foi ganha e todo o trabalho foi recompensado, a produtividade da firma aumentou bastante, os prazos foram encurtados (...) Tudo isto trouxe uma grande satisfação por parte dos clientes o que, em tempos de crise, ajuda na sua fidelização e no nosso crescimento (...)." "Penso que a ligação à ARTSOFT irá durar por muitos e longos anos". Paulo Machado, Sócio Gerente Linkonta "(...) A integração contabilistica on-line dos documentos, o módulo de tesouraria e a análise financeira permitem-nos uma análise e previsão ao minuto, com base em parâmetros flexíveis. O ARTSOFT tem-se revelado uma ótima ferramenta de trabalho pela sua constante atualização, cumprimento de disposições legais e inovação". Miguel Lourenço, Sócio Gerente Produmar
3 Como posso tirar partido desta da Solução? REDUZA O TEMPO GASTO EM TAREFAS ROTINEIRAS Um contabilista prepara-se para efectuar o apuramento do IVA em n empresas, pelo que necessita manualmente de abrir todas essas entidades individualmente, a fim de efectuar a mesma operação repetidamente. Depois de uma manhã ocupada, e considerando que é também o momento do fecho de contas em outras y empresas, este processo de reabertura é então ser repetido - um processo lento que em nada incrementa a produtividade do profissional em causa. O contabilista não só consegue gerir tarefas e accionar notificações/lembretes por datas de processamentos que se aproximam, como accionar por grupo de empresas as operações de passagem do ano, gestão de Recursos Humanos (processamento de salários automáticos, retenções ) e outros mapas legais (ex. IES). Para facilitar a escolha das empresas na gestão das rotinas a efectuar, estas poderão ser agrupadas por sector (serviço, industria, comercial, agrícola, IPSS, etc.), por tarefas dos utilizadores (processamento de salários, apuramentos, tipo de regime de IVA, etc.), ou por qualquer outro critério que o gabinete entenda aplicar. Uma forma simples e eficaz de realizar tarefas rotineiras e forma totalmente automática e sem falhas.
4 SIMPLIFIQUE O PROCESSAMENTO CONTABILÍSTICO DOS FSE Um cliente costuma guardar mensalmente todas as facturas de Fornecimentos e Serviços Externos (FSE) a fim de as entregar no final do mês ao seu contabilista, que processa esses lançamentos. Repetindo este cenário num conjunto ampliado de outros clientes, verificamos que a empresa de contabilidade recebe então, a determinado momento do mês, um conjunto alargado de documentos de várias empresas para processamento pelo profissional de contabilidade. O processamento destes documentos vai demorar algum tempo e ocupar o profissional durante um longo período de tempo, que poderia ser usado em tarefas de maior valor acrescentado. Actualmente já existe a possibilidade de o próprio cliente, ou um dos seus funcionários sem formação em contabilidade, proceder à inserção desses lançamentos, reduzindo tempo, custos, e erros de registo. A solução ARTSOFT possibilita que utilizadores não especializados façam lançamentos na contabilidade graças a um sistema de regras específico e altamente parametrizável que controla erros de inserção (por exemplo, uma factura de um fornecedor de energia fica automaticamente alocada à respectiva conta do plano de contas). Com esta solução é possível a ligação do ERP do cliente com o da Empresa de Contabilidade. Esta ligação permite então que os referidos processamentos sejam automaticamente integrados na contabilidade do cliente/empresa, libertando o gabinete de contabilidade para outras actividades de maior valor acrescentado. Esta informação pode ser enviada de forma automática e com periodicidades semanais ou mensais.
5 PLANEIE E COORDENE AS TAREFAS DO SEU GABINETE O responsável de uma empresa de contabilidade programa as tarefas da sua equipa mensalmente, com base do calendário fiscal e da carga de trabalho existente. Por exemplo, no caso do apuramento do IVA, que por norma é efectuado até ao dia 15 de cada mês por três funcionários - um que revê a existência de alguma anomalia, um que efectivamente processa a rotina, e outro que fiscaliza essa última operação - estamos perante um circuito moroso e que, por se encontrar disperso, é propício a esquecimentos, paragens desnecessárias e tempos mortos. A solução Gestão de Empresas de Contabilidade possui um sistema centralizado cuja informação correcta e actualizada (ex. nº de recursos humanos disponíveis, nº tarefas por realizar), permite a criação de circuitos automáticos dentro da empresa. Com o funcionário A (ou equipa operacional de funcionários A) a terminar a tarefa rever anomalias, automaticamente encaminhando-a para o funcionário B, que depois de apurar o IVA, o envia ao funcionário C para fiscalização do apuramento. A acrescer, caso a tarefa seja classificada como prioritária, pode, em qualquer dos funcionários referidos, sobrepor-se às suas tarefas actuais, permitindo ajustes imediatos ao planeamento face ao contexto. Considerando equipas operacionais em que a tarefa rever anomalias pode ser efectuada por três colaboradores distintos, o sistema facilita ainda a escolha do colaborador com maior disponibilidade, sem sobrecarga de trabalhos. Com esta solução é também possível controlar quanto tempo demora cada funcionário na execução de cada tarefa e qual o que agrega maior número de tarefas; sendo ainda capaz de parametrizar notificações (ex. na aplicação, ou SMS) com o objectivo de alertar o utilizador ou o superior hierárquico sobre o estado de determinada tarefa ( a data limite de tratamento já expirou, está por tratar há mais de x tempo etc).
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