Plataforma de Compras Electrónicas. Sessão de Apresentação do Projecto

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1 Plataforma de Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 16 de Abril de 2007 Dr.ª Rosário Fernandes

2 Estatísticas do Projecto (Fevereiro e Março de 2007) Utilizadores Orgânicas Fornecedores / Catálogos Linhas de catálogo Pedidos realizados (requisições) Valor dos pedidos Notas de encomenda colocadas (totais) Notas de encomenda colocadas (catalogadas) Valor das notas de encomenda (70%) Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

3 Compras Electrónicas Catalogadas Sistema de Compras Electrónicas Divisão A Divisão B Divisão (...) Armazém (...) Cria Requisição de Compra. Pesquisa catálogo. Associa a Contrato que Fornece Cabimento Dir.. Municipal Chefe Divisão A Chefe Divisão B Chefe Divisão (...) Chefe Armazém (...) Visa Requisição de Compra Aprovação Entidade Competente * * Em função do valor Compromisso. Aprova Requisição de Compra. Encomenda enviada automaticamente. FORNECEDOR Dir. Municipal Divisão A Divisão B Divisão (...) Armazém (...) Recepciona bens DMFP Serviços Contabilidade Recepciona e verifica factura. Insere nº factura e ordem de pagamento. Aplicações Externas Integração com Sistema de Gestão Financeira POCAL / SCA Integração com Sistema de Gestão de Stocks GES 4 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

4 Compras Electrónicas Extra Catálogo Mercado Fornecedor Propostas Encomenda Bens + Guia Remessa Factura Dir. Municipal DMFP CMP Dir. Municipal DMFP Dir. Municipal Dir. Municipal DMFP / DMCCO Departamento / Divisão Requisitante Divisão Compras* Contabili dade Entidade Competência Despesa* Divisão Compras Entidade Competência Despesa* Departamento / Divisão Requisitante Contabili dade * Em função do valor * Em função do valor Cria Requisição Insere Valor Estimado Visa / Aprova Requisição Valida / insere C.E. Insere nº Cabimento Visa / Aprova Requisição Visa / Aprova Requisição Inscreve condições compra, fornecedor, valor Visa / Aprova Requisição Compromiso Recepciona Bens Insere Nº Factura Insere Nº Pagamento Aplicações Externas 5 Integração com Sistema de Gestão Financeira POCAL / SCA Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16 Integração com Sistema de Gestão de Stock GES

5 Plataforma de Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 16 de Abril de 2007

6 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Projecto Porto Digital 16 de Abril de 2007 INSERIR TEXTO INSERIR TEXTO Promotores: Co-financiado por:

7 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Como surgiu? Candidatura da cidade do Porto ao programa Portugal Digital; Programa gerido pelo Programa Operacional para a Sociedade do Conhecimento; De uma forma geral a sociedade como um todo caminha voluntária ou involuntariamente para a Sociedade da Informação e do Conhecimento. Para que este caminho seja feito de uma forma sustentada é essencial envolver a sociedade civil e as fontes de inovação, de forma a construirmos uma sociedade mais coesa, equilibrada e competitiva. Promotores: Co-financiado por:

8 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Os números 3 promotores; 37 parceiros; 9,127 M Horizonte de Execução: 1/1/2005 a 30/6/ ,51% de execução em 15/12/2006 dos quais 68,61% ocorreram no ano de documentos de despesa 7 sub-projectos Promotores: Co-financiado por:

9 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Infra-estruturas Anel de fibra óptica Novembro de 2006 Equipamento activo da rede Abril de 2007; Data Center Março de 2007; Capilaridade em curso Promotores: Co-financiado por:

10 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Plataforma Tecnológica Portal CMP: -Janeiro de 2007 Portal do Turismo - Abril de 2007 Carta Cultural do Porto Junho de 2007 Promotores: Co-financiado por:

11 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF E-Cidadania Portal do Colaborador CMP Maio 2007 Extranet CMP Junho 2007 Portal do Executivo Junho de 2007 Gestão Documental CMP Abril de 2007 Centro de Contacto CMP Junho de 2007 Unidade de digitalização Junho de 2007 SIURB Urbanismo CMP Julho de 2007 Promotores: Co-financiado por:

12 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Serviços On-Line Fale Connosco Janeiro de 2007 Atendimento on-line Maio 2007 Mapa Interactivo da Cidade Junho 2007 Promotores: Co-financiado por:

13 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Cidade das Profissões Inaugurado em Outubro 2006 Em curso projecto piloto com DREN; Eventual alargamento a outros Concelhos; Concertação com a rede internacional Citées de Métiers; Promotores: Co-financiado por:

14 Sessão de apresentação da Plataforma de Compras Electrónicas da CMP Auditório Biblioteca Almeida Garrett Abril de 2007 VCF Obrigado Promotores: Co-financiado por:

15 Plataforma de Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 16 de Abril de 2007

16 Contexto do Projecto Porto-Digital 2 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

17 Equipa e Metodologia Projecto desenhado à medida das necessidades da CMP; Criação de equipas mistas (CMP + prestadores de serviços); Envolvimento na tomada de decisão dos dirigentes e técnicos responsáveis pelas áreas de Compras; Validação conjunta dos pressupostos utilizados; Criação de um ambiente piloto restrito e posterior arranque para toda a organização; Continuo envolvimento de todas as Direcções Municipais em tarefas de agregação de necessidades, negociação e catalogação. 3 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

18 Planeamento do Projecto ARRANQUE ANÁLISE E DESENHO CONFIGURAÇÃO OPERACIONALIZAÇÃO Plano detalhado do projecto com DMFP Apresentação projecto à DMASU e AGDP Criação de equipas de projecto DMFP e DMASU Análise da despesa e recolha dos processo de compra actuais Desenho dos processos de compra futuros Selecção dos utilizadores da DMFP e DMASU Recolha de informação sobre integração de sistemas Configuração da plataforma com base nas regras de negócio Desenvolvimento da integração de sistemas Apresentação às restantes Orgânicas e Selecção dos utilizadores Testes da plataforma sem integração Testes da plataforma com integração e aceitação de sistemas Reporte, correcção de erros e realização de novas vagas de testes Workshop com fornecedores Carregamento de catálogos Realização de quatro negociações dinâmicas Formação aos utilizadores da DMASU e DMFP Realização da 1ª Transacção Formação aos utilizadores das restantes Orgânicas JANEIRO 05 DEZEMBRO 05 JULHO 06 DEZEMBRO 06 4 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

19 Metodologia Implementada Centralização da componente estratégica e de negociação enquanto que as tarefas operacionais deverão ser descentralizadas pelos serviços Responsabilidade D M Compras Análise das categorias de compra Uma Uma Vez Vez por por Produto Produto Definição da estratégia Gestão estratégica de compra Selecção de fornecedores Negociação Gestão do Contrato Serviços Repetido Repetido por por Produto Produto Requisição Encomenda Recepção Gestão Transaccional D M Compras está focalizada nas tarefas estratégicas e de negociação; D M Compras garante que as tarefas de agregação de necessidades de compra dos Serviços da CMP são geradoras de poupanças; A componente transaccional encontra-se descentralizada, suportada pela plataforma de compras electrónicas; Os meios humanos foram libertados para tarefas de maior valor acrescentado. Criação de Valor 5 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

20 Importância da Centralização da Função Compras (os 3 EEE) os recursos devem ser disponibilizados Economia em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço relação entre os meios obtenção utilizados objectivos e os específicos fixados, resultados bem como obtidos dos resultados esperados Economia Eficiência Eficiência Eficácia Eficácia 9 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

21 Benefícios da Agregação e da Negociação Centralizada Poupança Média - 8,9% ,11 185,198,11 Valor de abertura do leilão Despesa pós-leilões Negociação Online Data Valor de Abertura Licitações Melhor Licitação Ganhos Ganhos % Concorrentes Consumíveis de Informática , , ,00 5,2% 7 Material e Equipamento de Escritório , , ,00 13,9% 8 Suporte de Dados e Consumíveis Multimarca , , ,00 4,1% 7 Gás Butano e Propano Engarrafado , , ,00 12,7% 3 10 Total* , , ,00 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16 8,9%

22 Tempo dos processos Caso Prático Legenda Tempos de Processo Bens catalogados Requisitar Pesquisar Aprovar Encomendar Procedimento Tempo Médio DIAS Redução 80% no tempo médio face ao processo tradicional Tempos de Processo bens não catalogados Tempo Médio DIAS Redução de 53% no tempo médio face ao processo tradicional 11 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

23 Arquitectura da Plataforma de Compras Electrónicas Fluxo Físico de Entrega de Mercadorias (Guia de Remessa) 6 5 Recepção da Encomenda Nota de Encomenda 1 SISTEMA DE COMPRAS ELECTRÓNICAS TRADEFORUM 3 Envio da Encomenda ao Fornecedor Actualização do estado da encomenda 4 FORNECEDOR Integração para cabimento e compromisso 2 Integração para Gestão de Contratos, Armazéns 7 SCA GES OAD 12 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

24 Integração da Plataforma de Compras Electrónicas com o ERP Empresas Municipais e Outras Entidades Participadas Plataforma de Compras Electrónicas SCA GES OAD 13 Projecto Compras Electrónicas Sessão de Apresentação do Projecto 07/04/16

25 Por uma Reinvenção da Governação Pública

26 Planos de Acção Iniciativas e Programas Uma Relação de Transparência com o Cidadão Promover a qualidade e eficiência nos serviços públicos Administração Pública Moderna e Eficiciente Orientação para o Cidadão Nova Capacidade Tecnológica Gestão Eficiente das Compras Serviços Próximos dos Cidadãos Adesão aos Serviços Públicos Interactivos Racionalização de Custos de Comunicação

27 Planos de Acção Iniciativas e Programas Consolidar a Eficiência na AP Aumentar o tempo útil dos Portugueses Maior rapidez de execução com serviços imediatamente disponíveis Menos tempo desperdiçado com questões burocráticas Gestão automática e sistematizadas de situações típicas Maior acessibilidade e capacidade de aprendizagem

28 Planos de Acção Iniciativas e Programas Compras Electrónicas: Mais e Melhor acelerar a utilização de meios electrónicos no processo aquisitivo gerar poupanças estruturais e ganhos de eficiência nas compras do Estado Aumentar a transparência e a qualidade de serviço prestado pelo Estado Facilitar e alargar o acesso das empresas, grandes e pequenas, ao mercado das compras públicas. Dinamizar as compras públicas electrónicas Generalizar as compras electrónicas no tecido empresarial Português

29 Compras Electrónicas: Mais e Melhor Planos de Acção Iniciativas e Programas 1. Estratégia, objectivos e monitorizaçã o 2. Compras públicas electrónicas 3. Compras electrónicas no tecido empresarial 4. Condições de base para a generalização das compras electrónicas

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