E-FACTURA. Serena Cabrita Neto

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1 ECONOMIA DIGITAL E DIREITO E-FACTURA Serena Cabrita Neto Partilhamos a Experiência. Inovamos nas Soluções. 20 Novembro 2013

2 A Factura na era digital Adequação e adaptação da Factura aos novos meios digitais e informáticos - Mais prático e eficaz para clientes e fornecedores; - Mais e melhor controlo por parte das autoridades competentes. Factura Electrónica (adiante) Utilização de Softwares certificados Os sujeitos passivos de IRS ou de IRC, para emissão de facturas, estão obrigados a utilizar, exclusivamente, programas informáticos de facturação certificados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Excepções: - Software produzido internamente; - Volume de negócios inferior ou igual a ; - Número de facturas emitidas inferior a unidades; - Operações através de aparelhos de distribuição.

3 A Factura na era digital Comunicação dos elementos da factura Obrigação de comunicar, por transmissão electrónica de dados, os elementos das facturas emitidas nos termos do Código do IVA. Meios disponíveis: i) Webservice; ii) Ficheiro SAF-T (PT); iii) Portal das Finanças; iv) Modelo de declaração aprovado pela Portaria n.º 426-A/2012 SAF-T PT (Standard Audit File for Tax purposes) - versão portuguesa Ficheiro normalizado (em formato XML) que permite exportar facilmente, e em qualquer altura, diversos registos contabilísticos, de facturação, de documentos de transporte, num formato legível e comum, independentemente do programa utilizado, sem afectar a estrutura interna da base de dados do programa ou a sua funcionalidade. -facilita a extracção e tratamento da informação; -facilita a recolha em formato electrónico dos dados fiscais relevantes por parte dos inspectores tributários.

4 Conceitos base Factura: Documento comercial cuja emissão é, em regra, obrigatória para todos os transmissores de bens ou prestadores de serviços. Constitui um elemento essencial para o mecanismo de funcionamento do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA). Factura Electrónica É o mesmo documento comercial mas reduzido a um formato electrónico - "desmaterializado". Validade idêntica à da factura em papel - desde que contenha as menções obrigatórias para qualquer factura, e satisfaça as condições exigidas na lei para garantir a autenticidade da sua origem e a integridade do seu conteúdo. Emitida e recebida em formato electrónico

5 Normativos aplicáveis Artigo 36º n.º 10 (Código do IVA) Prazo de emissão e formalidades das facturas (redacção do DL n.º 197/2012, de 24/8, entrada em vigor em ) As facturas podem, sob reserva de aceitação pelo destinatário, ser emitidas por via electrónica desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adoptada, nomeadamente, uma assinatura electrónica avançada ou um sistema de intercâmbio electrónico de dados. Para procederem à emissão de facturas electrónicas, os emitentes devem obter o consentimento dos destinatários. Os acordos celebrados entre os emitentes e os destinatários de facturas electrónicas devem estar actualizados e disponíveis para consulta pela administração tributária.

6 desde que seja garantida a autenticidade da sua origem, a integridade do seu conteúdo e a sua legibilidade através de quaisquer controlos de gestão que criem uma pista de auditoria fiável, considerando-se cumpridas essas exigências se adoptada, nomeadamente, uma assinatura electrónica avançada ou um sistema de intercâmbio electrónico de dados. Autenticidade da origem : comprovação da identidade do fornecedor ou prestador ou do emitente da factura; Integridade do conteúdo : o facto de o conteúdo da factura não ter sido alterado; Considera-se garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das facturas electrónicas se adoptado, nomeadamente, um dos seguintes procedimentos: - Aposição de uma assinatura electrónica ; - Utilização de um sistema de intercâmbio electrónico de dados, Conservação: as facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica devem ser conservados, sem alterações, por ordem cronológica de emissão e recepção.

7 Regras fundamentais Os sistemas informáticos de emissão de facturas electrónicas devem garantir as seguintes funcionalidades: - A integridade do conteúdo da factura electrónica ou documento equivalente; - A autenticidade da origem de cada factura electrónica ou documento equivalente; - A integridade da sequência das facturas electrónicas ou documentos equivalentes; - A validação cronológica das mensagens emitidas; - O arquivamento, em suporte informático, das facturas electrónicas. DEVER ACESSÓRIO: Os emitentes devem garantir a conservação do suporte das facturas

8 Dever Acessório de manutenção das facturas, engloba, sob pena de prática de infracção punível nos termos do RGIT: A manutenção, durante 10 anos, da autenticidade, integridade e disponibilidade do conteúdo original das facturas e documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica; A não duplicação das facturas ou documentos equivalentes emitidos e recebidos por via electrónica; Mecanismos que permitam verificar que o certificado utilizado pelo emissor da factura electrónica ou documento equivalente não se encontra revogado, caduco ou suspenso na respectiva data de emissão. Incumprimento: punível nos termos do art. 120.º do Regime Geral das Infracções Tributárias (coima entre 225 e )

9 A Autoridade Tributária tem direito ao acesso em linha (online), ao carregamento e à utilização dos dados constantes das facturas emitidas e recebidas por via electrónica por: -Sujeitos passivos estabelecidos em território nacional; -Sujeitos passivos de outro Estado membro relativamente às facturas em que o IVA seja devido em território nacional. A autoridade competente de outro Estado membro tem direito ao acesso em linha, ao carregamento e à utilização dos dados constantes das facturas emitidas e recebidas por via electrónica por: -Sujeitos passivos que disponham de sede, estabelecimento estável ou domicilio em território nacional, relativamente às facturas em que o IVA seja devido nesse Estado-membro.

10 Vantagens da Factura Electrónica: Economia Verde; Poupança de custos relacionados com a impressão; Processamento mais rápido da facturação; Garantia de recepção das facturas electrónicas por parte dos destinatários, sem possibilidade extravio; Facilidade e rapidez na comunicação com os clientes; Armazenamento das facturas em formato electrónico; Possibilidade de adopção de uma diversidade de mecanismos que incrementem valor Receber um de notificação quando lhe é enviada uma factura; Redução do volume de correspondência.

11 QUESTÕES E-FACTURA

12 Serena Cabrita Neto Partner - Tax T. (+351)

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