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1 iportalmais Rua Passos Manuel, n.º 66 / Porto - Portugal Telefone: Fax: mail@iportalmais.pt MULTICERT Estrada Casal de Canas, Lote 6 Alfragide Amadora - Portugal Telefone: Fax: info@multicert.com Copyright 2002/2010 MULTICERT - Todos os direitos reservados. A MULTICERT detém todos os direitos de propriedade intelectual neste documento ou foi devidamente autorizada para os utilizar. Todas as marcas incluídas neste documento são utilizadas apenas para identificar produtos e serviços e estao sujeitas a regras legais. O documento ou partes não pode ser copiado, reproduzido, arquivado, traduzido ou transmitido a terceiros por qualquer meio sem consentimento prévio da MULTICERT.

2 iportaldoc Sistema de Gestão Documental e Workflow

3 O iportaldoc é uma solução de Gestão Documental e Workflow "made in" Portugal perfeitamente adaptada à realidade portuguesa, quer no seu modelo de licenciamento, quer nas funcionalidades que fornece. Vocacionada para empresas que pretendem a resolução de problemas recorrentes e simples de gestão de documentos, o iportaldoc permite que a baixo custo, tanto micro-empresas como grandes empresas beneficiem das vantagens da gestão documental. A informação chega à sua organização sobre diversas formas e sobre vários formatos: documentos digitalizados de correspondência, faxes, correio electrónico, documentos produzidos por um ERP ou pelos seus colaboradores nos seus computadores. Uma ferramenta de Gestão Documental deve ter capacidade para lidar com estas diversas fontes e formatos de documentos com o objectivo de potenciar um armazenamento, classificação e consulta mais eficaz. O iportaldoc com a sua integração na rede de comunicações potencia a captura e armazenamento eficaz de documentos sobre qualquer fonte ou formato e a partir de qualquer ponto de origem: scanner, fax, ERP, servidores de ou estações de trabalho. Através destas interfaces mais intuitivas, o iportaldoc permite a diminuição do impacto da mudança e portanto a implementação integrada em toda a organização. O sistema de workflow integrado permite a obtenção de informação sobre os processos de negócio da organização e a captura ou criação de documentos associados a esses processos (outputs). Sabendo qual o estado dos seus processos poderá, a partir de qualquer local, mais facilmente implementar melhoria de processos e responsabilizar os seus intervenientes por esse progresso. A pesquisa ágil de documentos e capacidade de consulta de informação sobre os processos de negócio da empresa são factores chave nos dias que hoje correm, tornando fulcral a adopção de ferramentas que potenciem estes princípios essenciais.

4 A MULTICERT identifica sempre a solução mais adequada para os seus clientes, procurando satisfazer todas as suas necessidades e adaptando-se à sua realidade e lógica de negócio. Com o objectivo de enriquecer a nossa oferta de soluções de Gestão de Informação e de desmaterialização de documentos e processos celebrámos uma parceria com a IPortalMais para fornecimento de serviços em iportaldoc. Com esta parceria poderemos proporcionar aos nossos clientes uma solução 100% nacional para resolução de problemas recorrentes na gestão de documentos, garantindo uma solução adaptada às necessidades emergentes de uma pequena e média empresa e atenta às suas especificidades. Acreditamos com confiança nos resultados desta empresa jovem e promissora, ao mesmo tempo que assistimos atentamente aos seus sucessos nacionais e aos seus primeiros passos internacionais. Com o iportaldoc poderemos oferecer uma solução que permite a implementação das melhores práticas de gestão de informação (em formato documento) a um custo reduzido. Pequenas e médias empresas podem agora assumir um projecto de gestão de documentos e desmaterialização de processos com a confiança de um investimento gradual e com retorno objectivo. Sofia Neto (gestora de informação da MULTICERT)

5 Será que o iportaldoc se adequa à minha organização? O iportaldoc é vocacionado para empresas que queiram resolver rapidamente problemas de gestão de documentos tais como: identificação única de documentos, controlo e normalização de documentos, dificuldades de recuperação (pesquisa), dificuldades em identificar em que estado se encontra um documento, entre outros. Com um modelo de licenciamento que se adapta ao crescimento do impacto da gestão de documentos na sua empresa, pode começar por um pequeno departamento (como o comercial, onde o controlo de propostas a clientes é cada vez mais fulcral) e gradualmente avançar para uma implementação integrada e global em toda a empresa. Cenário 1 - Repositório A organização deseja desenvolver um repositório digital para armazenamento dos documentos Pretende-se garantir que os documentos electrónicos produzidos pelos colaboradores, os documentos digitalizados, os documentos recebidos por fax ou por e mesmo os criados no ERP, se encontram a ser geridos por uma única e só ferramenta. Pretende-se, ainda, substituir o actual sistema de Pasta Partilhada (shared drive) para distribuição dos documentos, por um sistema que ofereça mais controlo, que fomente a criação de regras automáticas para classificação, notificação e encaminhamento de documentos. Objectivos: Tornar disponíveis todos os documentos electrónicos produzidos na organização e centralizá-los, agilizando a sua pesquisa.

6 Será que o iportaldoc se adequa à minha organização? O iportaldoc conseguirá responder aos objectivos de cada um dos cenários de uma forma simples, intuitiva e perfeitamente adaptada à sua organização. Várias organizações já fizeram a sua aposta em iportaldoc, conheça quais na próxima secção. Cenário 2 - Desmaterialização do Arquivo Físico A organização pretende digitalizar os documentos presentes no seu arquivo físico e torná-los passíveis de pesquisa on-line. A par da desmaterialização do arquivo, a organização pretende armazenar os documentos em formato electrónico que produz e aqueles que recebe diariamente (correspondência). Objectivos: Tornar disponíveis todos os documentos produzidos (incluindo documentos em papel) e recebidos na empresa e centralizá-los, agilizando a sua pesquisa. Cenário 3 - Desmaterialização de Processos A organização pretende desmaterializar os processos, passando, portanto, a geri-los num sistema de informação próprio, gerando, comunicando e arquivando a informação produzida nesses processos em formato digital. Com este sistema, a organização pretende não só identificar facilmente em que estado se encontra determinado processo como também aplicar métricas para medir a actividade da empresa. Objectivos: Agilizar os processos da empresa, eliminar o papel e facilitar a monitorização dos processos, garantindo todo o valor probatório dos documentos.

7 Quem utiliza iportaldoc? Veja mais em:

8 Características Adapta-se O iportaldoc não impõe estruturas informacionais, nem obriga à alteração daquilo que são práticas comuns na sua organização. Pode aceder e armazenar documentos da forma mais adequada tendo em conta a sua Política de Informação: através de browser, cliente de ou gestor de ficheiros do seu computador. Contextualiza Cada documento criado ou capturado poderá ter outros documentos associados ou mesmo estar armazenado em diferentes pastas. Através destas associações poderá ter o conhecimento completo do assunto a que o documento diz respeito e identificar objectivamente todos os passos até à tomada de decisão. Gere independentemente do formato Seja através da digitalização de documentos, recepção via fax ou , criação directa no browser ou simples upload de documento electrónico, o iportaldoc permite a gestão de qualquer tipo de documento sobre as mais variadas formas e formatos. Normaliza Poderá criar os seus documentos a partir de modelos pré-configurados. Crie cartas, propostas, encomendas, requerimentos ou outro qualquer tipo de documento a partir de modelos, potenciando assim a normalização de documentos e a criação de relatórios estatísticos mais eficazmente.

9 Características Controla Controle os seus documentos através de fluxos documentais. Os fluxos documentais (workflow) são facilmente configuráveis no iportaldoc. Desenhe, altere e actualize os seus fluxos documentais através de um simples de drag-and-drop. A linguagem de notação de iportaldoc é gráfica, simples e intuitiva. Os workflows ainda permitem calendarizar toda a sua actividade, notificando todos os envolvidos num projecto de prazos, milestones ou outros elementos que considere relevantes para agilização dos seus processos. Protege Cada colaborador tem acesso apenas à informação que necessita ter, de acordo com a função que desempenha, eliminando assim ruído informacional e diminuindo o risco de fugas de informação. Com a utilização de certificados digitais MULTICERT poderá ainda garantir o valor probatório dos seus documentos electrónicos, uma vez que a solução iportaldoc permite a assinatura digital. Através desta funcionalidade pode implementar esquemas de aprovação e confirmações para cada tipo de documento, garantindo-lhe aplicar mecanismo de segurança à informação da sua empresa.

10 Características Pesquisa Pesquise documentos com base dos campos de meta-informação utilizados na descrição de documentos. Pesquise documentos por data, autor, título, assunto ou outro qualquer elemento de descrição do documento. mail, todas as tarefas que lhe faltam cumprir. Por outro lado, através da simples aposição de um código no corpo da mensagem ou no assunto do , poderá arquivar automaticamente os seus s. Mede Notifica Sempre que deseje ser notificado, o iportaldoc irá enviar um com um aviso de actividades pendentes. Desta forma, pode receber no seu e- Obtenha relatórios pormenorizados por actividade, colaborador, entre outras possibilidades assegurando-lhe assim estatísticas actuais da actividade da sua empresa.

11 Funcionalidades Principais & Requisitos Técnicos Funcionalidades de Captura/Criação e Classificação de Informação: - Identificação única de documentos (com esquema de código customizável) - Atribuição de números únicos de entrada a documentos físicos - Arquivo de documentos sobre um plano de classificação configurável e adaptável de acordo com os requisitos de cada instituição - Desenho e criação de documentos com base em modelos configuráveis para garantir a normalização da informação - Carregamento de documentos electrónicos via interface Web, share drive, envio por correio electrónico, transferência FTP ou digitalização via scanner - Classificação por meta-informação configurável - Relacionamento e associação de documentos - Gestão de versões - Assinatura digital de documentos Funcionalidades de Pesquisa e Consulta de Informação: - Pesquisa rápida sobre palavras-chave, títulos, sumários e revisões - Pesquisa avançada sobre os atributos que classificam a informação - Pesquisa tendo em conta atributos de processo de negócio (intervenientes, acções, estados, entre outros) - Controlo de Acesso de acordo com perfil ou função

12 Funcionalidades Principais & Requisitos Técnicos Funcionalidades de Workflow: - Gestão flexível de fluxos documentais (através do intuitivo sistema de workflow) - Encaminhamento de documentos para realização de tarefas de classificação, consulta entre outras - Configuração simples e intuitiva, baseada em máquinas de estado - Notificações automáticas de acções e/ou tarefas pendentes, enviadas por correio electrónico - Possibilidade de autenticação via acesso biométrico para aprovação e confirmação de acções - Bloqueio de documentos sempre que se encontram num fluxo documental activo - Possibilidade de edição de partes do documento de acordo com o estado em que se encontra - Histórico de processo para consultar todas acções desencadeadas ao longo do workflow - Workflow ad-hoc ou pré-configurado Requisitos Técnicos: - Servidor IPbrick (sistema operativo Linux, servidor de , servidor de ficheiros, servidor de domínio, servidor de impressão, servidor de base de dados, antivírus, firewall). - Web Browser : Internet Explorer, Firefox

13 Prestação de Serviços MULTICERT A MULTICERT pertence à rede nacional de parceiros da iportalmais por valorizar o importante contributo do iportaldoc para a Gestão Documental em Portugal. Perfeitamente adaptada à realidade portuguesa, esta solução permite assegurar a resolução de questões afectas à desmaterialização de documentos de uma forma simples, segura e a baixo custo para pequenas e médias empresas. Procuramos identificar qual a melhor solução para os nossos clientes e, portanto, contamos com o iportaldoc para projectos de gestão de informação onde as necessidades dos clientes se focam sobretudo na gestão documental e controlo de processos. Para uma implementação eficiente de iportaldoc a MULTICERT disponibiliza os seguintes serviços: - iportaldoc User: consultoria funcional e formação em iportaldoc na óptica do utilizador - iportaldoc Information Manager: consultoria funcional em Gestão de Informação orientada para a utilização de iportaldoc na implementação de boas práticas e customização de iportaldoc (como hierarquia documental, templates e workflows). - iportaldoc System Administrator: instalação, configuração, monitorização e implementação de iportaldoc

14 Valores de Investimento para iportaldoc Para gerir melhor o seu investimento, o iportaldoc oferece-lhe um licenciamento por utilizador, permitindolhe, ir comprovando a sua eficácia gradualmente. Implementando, primeiro nas áreas mais críticas, pode ir gradualmente aumentando o número de utilizadores, beneficiando de descontos. iportaldoc Utilizadores Valor Caso pretenda adicionar mais utilizadores ao seu iportaldoc poderá fazê-lo em qualquer patamar: Licença para utilizadores adicionais (preço por licença de acordo com patamar) Utilizadores Valor Unitário Nota: Aos valores apresentados acresce a taxa de IVA em vigor.

15 Empresas A "MULTICERT - Serviços de Certificação Electrónica S.A." tem uma estrutura accionista totalmente nacional (SIBS, CTT, INCM e PT Prime), tendo iniciado a sua actividade em Abril de A MULTICERT é pioneira no desenvolvimento de soluções e serviços imprescindíveis em ambientes electrónicos seguros e de confiança (Cartão de Cidadão, Passaporte Electrónico Português, MDDE, Plataforma de Autenticação EMV/CAP, Factura Electrónica). Uma vez que as exigências do mercado conduzem a novas oportunidades para Segurança de Informação, comprometemo-nos continuadamente e pro-activamente a fornecer soluções inovadoras que se encontram alinhadas com as exigências dos nossos clientes e, paralelamente, a acrescentar valor aos nossos actuais serviços e soluções para os tornar referências a nível de mercado, sempre apoiados na nossa incomparável experiência e recursos.

16 Empresas A iportalmais iniciou actividade em 2000 e é constituída por uma equipa totalmente nacional. Actualmente, desenvolve e distribui conhecimento através dos sistemas operativos em rede baseados em Linux, soluções de segurança da Kaspersky Lab e software de gestão documental fazendo com que esta IT seja simplificada e de baixo custo, sendo utilizada em negócios e em organizações públicas. A iportalmais desenvolve ferramentas e soluções realmente confortáveis que simplificam e aceleram a instalação e a configuração das soluções dos sistemas operativos e procura oferecer uma solução de gestão documental e workflow totalmente adaptada às necessidades do mercado português, não ignorando no entanto a internacionalização, na qual vem dando os primeiros passos.