Caso de Sucesso: Gestão documental de expediente. Cláudia Cavaco Henriques CCDRAlentejo

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1 Caso de Sucesso: Gestão documental de expediente Cláudia Cavaco Henriques CCDRAlentejo

2 Cláudia Cavaco Henriques Chefe de Divisão dos Recursos Humanos e Arquivo da CCDR Alentejo SGD em Alfresco

3 Caso de Sucesso (CCDRAlentejo - Serviço Periférico da administração direta do Estado, dotados de autonomia administrativa e financeira) Desafio inicial e a Solução Factos e Números Componente Financeira Solução Tecnológica Lições Aprendidas

4 Caso de Sucesso: Gestão Documental do Expediente Enquadramento A CCDRA é um organismo da Administração Pública que tem por missão: Executar as polítcas de ambiente, de ordenamento do território e cidades e de desenvolvimento regional, promover a atuação coordenada dos serviços desconcentrados e apoiar tecnicamente as autarquias locais e as suas associações.

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6 Estatstcas sobre os documentos de arquivo... Em média, cada trabalhador, perde 12% do seu tempo à procura de documentos na secretária ou no arquivo. 90% dos documentos com que trabalhamos no dia-a-dia estão misturados com outros documentos. 80% dos documentos manuscritos nunca mais são consultados. 50% de todos os documentos no nosso arquivo são duplicados ou encontram-se desatualizados. 30% a 40% de todos os registos de informação podem ser imediatamente digitalizados permitndo a destruição do seu original. O tempo dispendido na gestão de documentos representa uma das 10 atvidades que mais tempo consome numa organização. 15% dos documentos manuseados perdem-se. 7.5% de todos os documentos que se perdem são irrecuperáveis e 3% estão mal arquivados. Em média cada documento é copiado 9 vezes.

7 O Problema A CCDRA, a exemplo de muitos outros organismos estatais, dispõe de um serviço, com funções de Expediente, que formaliza a receção e o envio dos documentos, trocados entre a organização e o exterior. O problema colocado é o de responder efcazmente aos desafos da gestão de todo o enorme fuxo de documentos fsicos, recebidos pelo correio tradicional, de documentos eletrónicos, recebidos por , ou de faxes. O apoio de ferramentas informátcas adequadas, capazes de gerir todos os fuxos envolvidos, e que permitam a desmaterialização digitalização de documentos em suporte de papel - a fm de facilitar a respetva visualização para efeitos de consulta ou de aprovação, pode revelar-se da maior utlidade.

8 A 1ª Solução Perante as difculdades na gestão dos documentos da CCDRA, a equipa da MoreData concebeu e desenvolveu um sistema de gestão documental, capaz de gerir o fuxo de documentos no interior da organização, incluindo o respetvo arquivo e indexação em formato eletrónico. O sistema estava baseado no sofware Alfresco, líder na gestão documental open-source, acrescido de um sistema de workfow, visualização e classifcação próprio. A interface da aplicação funcionava totalmente num browser, pelo que o sistema podia ser facilmente usado em qualquer local, descentralizado ou não, da CCDRA

9 Benefcios Com o sistema de gestão documental baseado em Alfresco, a CCDRA passou a poder digitalizar todos os documentos recebidos ou gerados pela sua organização, em qualquer dos vários locais em que desenvolve as suas atvidades. O fuxo dos documentos passou a ser imediato, eliminando-se assim as esperas induzidas pelas respetvas transferências interdepartamentais e/ou entre técnicos e dirigentes. Os documentos fsicos, em suporte de papel, passaram a poder ser arquivados à entrada na insttuição, evitando a intervenção humana no seu transporte entre serviços e/ou locais. Em suma, além dos assinalados ganhos em efcácia, a CCDRA também ganhou em efciência nesta atvidade, desde logo pela poupança em recursos humanos, que foram libertados para o desempenho de outras tarefas, em outras áreas.

10 Característcas da Solução As principais característcas desta solução são as seguintes: Interface Web, necessitando apenas de um posto de trabalho com acesso à rede e browser web Arquivo electrónico de documentos digitalizados Gestão de tarefas e encaminhamento Integração com fax (Hylafax) e (IMAP) Tratamento de tarefas pendentes Serviço de Expediente: Tratamento de entradas por registar Tratamento de saídas por numerar Listagens de Controlo Diário Registo de saídas Registo de circulação interna Listagens de Pendentes por Departamento Gestão de Entdades Gestão de Processos Pesquisa de Documentos Pesquisa de Tarefas Gestão de Permissões (G. Sistema) Delegação de Competências

11 O que é o SGD da CCDRAlentejo? É uma aplicação de Gestão Documental desenvolvida na CCDR Alentejo que pretende ser uma aplicação de suporte à modernização administratva da própria insttuição. Os documentos em papel contnuam ainda a circular, no entanto, pretende-se com o gradual desenvolvimento e implementação da aplicação SGD nas diversas Unidades Orgânicas da CCDRA: Ter uma única aplicação de registo de entrada de documentos; Que a circulação de documentos em papel seja progressivamente reduzida (um dos objetvos da Gestão Documental em suporte eletrónico é a desmaterialização de documentos, ou seja, a não existência de suporte material (papel) para a circulação da informação); Simplifcar os procedimentos e os processos de tomada de decisão; Desenvolver métodos de trabalho mais simples e automatzados; Reduzir prazos de resposta; Reduzir custos.

12 Quais são os principais objetvos do SGD da CCDRAlentejo? O SGD tem como objetvos gerais: Representação em formato eletrónico de informação de carácter administratvo e insttucional, nomeadamente, correspondência interna e externa, legislação interna e externa e publicações através da criação de um (ou vários) arquivo (s) digital (is); Implementações de mecanismos seguros de circulação eletrónica de documentos; Garantr a confdencialidade dos dados, suportando diferentes níveis de acesso à aplicação; Criar uma plataforma tecnológica, de utlização simples e integrada, que permite a gradual substtuição dos documentos em papel e processos administratvos associados, por um sistema eletrónico que faculte a digitalização, encaminhamento, despacho, notfcação e preparação de indicadores de suporte à decisão, de toda a documentação entrada, saída e processada por cada unidade orgânica da CCDR Alentejo; Melhorar a comunicação interna.

13 Como foi desenvolvido o SGD da CCDRAlentejo? O SGD foi projetado e inicialmente desenvolvido em parceria com a MoreData, em 2010 (Alfresco Community); Numa segunda fase com a Primesof, em 2012 (Alfresco Enterprise); Atualmente com a colaboração da Universidade de Évora (2013). É uma aplicação que ainda contnua em desenvolvimento, pois é evolutva

14 Metodologia seguida na implementação do SGD compreendeu 3 grandes fases

15 FACTOS E NÚMEROS nr. users: 191 nr. servidores: 2 blades GB disco nr. sites: 1 Centro de Dados na Sede (Évora) 4 Edificios (Évora, Beja, Portalegre, Santo André)

16 TÍTULO DA APRESENTAÇÃO COMPONENTE FINANCEIRA OPEN SOURCE Investmento inicial em sofware OSS IVA Recursos humanos para assegurar a produção e suas competências: 1 informátco + 1 coordenador Envolvimento de dirigentes, secretariados e trabalhadores em geral

17 Principais vantagens do SGD da CCDRAlentejo (1)? 1) Facilitar a tarefa de registo de Documentos (Entrados, Saídos e Internos) e proceder a alguma normalização no tratamento dos mesmos; 2) Possibilitar a digitalização de Documentos e sua manipulação tendo em vista a redução do consumo de papel e um melhor acompanhamento dos processos através da componente visual dos documentos envolvidos; 3) Pesquisar Documentos registados, permitndo que, em qualquer momento, se possa saber qual foi o remetente ou destnatário, quando foi enviada ou recebida, qual o número e data de registo do documento, qual o número do processo, qual o assunto tratado, quais as unidades orgânicas/trabalhadores pelas quais as cópias distribuídas transitaram; 4) Na sua área de trabalho, cada utlizador pode servir-se de várias funcionalidades ( , digitalização, pesquisa, ); 5) Permitr a defnição do percurso dos diversos Documentos e igualmente defnir o mapeamento dum documento, tendo como base o assunto e/ou tpo de processo a que diz respeito.

18 Principais vantagens do SGD da CCDRAlentejo (2)? 6) Desmaterialização da documentação e dos processos de tramitação associados ; 7) Automatzação e uniformização dos processos de trabalho; 8) Gestão do arquivo de um organismo de uma forma centralizada; 9) Normalização dos documentos, critérios de arquivo e procedimentos; 10) Rapidez na disponibilização, acesso e tratamento dos documentos; 11) Controlo e segurança da informação e dos fuxos de informação (documentos e processos); 12) Ganhos de efciência administratva e processual com consequentemente redução de custos operacionais; 13) Redução da necessidade de espaço fsico para arquivo e do custo com fotocópias; 14) Possibilidade de medir a efciência de recursos. Estes fatores consttuem uma mais-valia no suporte ao processo de negócio da organização.

19 3 Conceitos Fundamentais da Gestão Documental Workflow MetaDados Rastreabilidade

20 SGD da CCDRAlentejo Página de Entrada

21 SGD da CCDRAlentejo (2) O Meu Painel

22 SGD da CCDRAlentejo (3) - Tarefa

23 SGD da CCDRAlentejo (4)

24 SGD da CCDRAlentejo (5)

25 SGD da CCDRAlentejo (6) - Workfow

26 SGD da CCDRAlentejo (7) - Workfow

27 SGD da CCDRAlentejo (8) - Relatório

28 SGD da CCDRAlentejo (9) - Metadados

29 SGD da CCDRAlentejo (10) Plano de Classifcação

30 SGD da CCDRAlentejo (11) Todas as Tarefas/O Meu Perfl

31 TÍTULO DA APRESENTAÇÃO LESSONS LEARNED Aspetos positivos: Desmaterialização de processos; Ganhos de eficácia e eficiência (fazer mais com menos recursos); Redução dos tempos de acesso à documentação e consequente redução dos tempos de resposta; Redução da necessidade de espaço físico para arquivo; Oportunidades de melhoria: Relatórios de apoio à gestão; Implementação da assinatura digital; Obrigatoriedade de classificação documental (de acordo com a MEF).

32 Caso de Sucesso: Gestão Documental do Expediente Claudia Cavaco Henriques 13 de dezembro de 2013 OBRIGADO!

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